Het bouwen van autonomie in teams

Transcriptie

1 Flanders Synergy Congres 2017 Het bouwen van autonomie in teams Frank De Craecker & Tim Van Daele #FScongres

2 Hoe kunnen wij de autonomie van onze teams duidelijk omschrijven?

3 Hoe kunnen we de autonomie van onze teams opbouwen (of soms heropbouwen)?

4 Uitgangspunt : We hebben goed ontworpen teams

5 Dit betekent Ik heb visie 2. Ik ken mijn directe processen (het uitvoerende, primaire werk) 3. Ik heb mijn organisatie zo stroomsgewijs mogelijk ontworpen in autonome eenheden en teams Waarbij de mate van verknipping van het proces over eenheden en teams heen wordt bepaald door de mate van standaardisering die mogelijk en wenselijk is.

6 Stel, we kwamen uit bij een teamgebaseerd regime Teams die denken en doen in functie van het product of de dienst voor de klant 6

7 Een voorbeeld uit de ICT Team regio noord Klantvraag begrijpen Oplossing bedenken Oplossing bouwen Oplossing testen Oplossing installeren Team regio zuid Klantvraag begrijpen Oplossing bedenken Oplossing bouwen Oplossing testen Oplossing installeren

8 Vraag 1 : Mogen zij deze uitvoerende taken volledig autonoom doen?

9 JA, tenzij er een goede gemotiveerde reden is om dat niet zelf autonoom te mogen doen 9

10 Ja (autonomie), want... Sneller problemen signaleren en oplossen Minder informatieverminking Gericht inspelen op actuele, specifieke situatie Directe terugkoppeling over het effect van de gekozen oplossing, basis voor leren/verbeteren Vergroten kwaliteit van de arbeid en betrokkenheid, lager stressrisico Ontlasten leiding & staf en vergroten toegevoegde waarde... 10

11 Tenzij,... 11

12 Alle regelactiviteiten worden opgenomen door de teams, tenzij we kunnen motiveren dat we ze er beter uitknippen De regelactiviteit wordt opgenomen door het team tenzij Kader Kennis en informatie Impact van beslissingen Tijdshorizon Het team het vereiste referentiekader niet heeft Het team de vereiste kennis en oordelend vermogen niet heeft Het team niet kan evalueren wat de impact is van de te nemen beslissingen De tijdshorizon het onmogelijk maakt voor het team om de beslissing te nemen 12

13 Hoe? 13

14 Nerd alert! Regelkringen 14

15 Een regelkring in elke activiteit Normen / vereisten / verwachtingen bepalen Bijsturen Methode en aanpak bepalen Opvolgen en vergelijken tav de norm Proces uitvoeren

16 Een voorbeeld uit de ICT Team regio noord Klantvraag begrijpen Oplossing bedenken Oplossing bouwen Oplossing testen Oplossing installeren Team regio zuid Klantvraag begrijpen Oplossing bedenken Oplossing bouwen Oplossing testen Oplossing installeren

17 Oplossing bouwen Wanneer is een oplossing goed gebouwd? Wanneer kunnen we die oplossing als geslaagd beschouwen? Normen / vereisten / verwachtingen bepalen Op welke manier moet een oplossing worden gebouwd? Welke methodieken, welke taal, welke afspraken zijn er voor het bouwen van oplossingen? Werd de oplossing gebouwd conform onze normen en verwachtingen? Bijsturen Indien niet conform, waar wringt het schoentje? Methode en aanpak bepalen Opvolgen en vergelijken tav de norm Proces uitvoeren De oplossing bouwen.

18 Dus... als een team autonoom een oplossing mag bouwen... 18

19 Remember : we knippen zo weinig mogelijk in kritische regelkringen lange en onbetrouwbare doorlooptijden - wachttijden Noodzaak tot centrale planning die zelden actueel is Voortgang order onzichtbaar voor team Tegengestelde belangen centrale planning kijkt naar kwanti-tijd, het team kijkt naar kwali-tijd. Tegengestelde belangen door verschil in lusten en lasten en het ontstaan van politieke spelletjes paraplu! Grote afstemnoodzaak: door het knippen ontstaat er nood tot afstemmen en afstemmen kost uren. Moeizame integrale kwaliteitsbeheersing (met hoge kwaliteitskosten) Moeizame productinnovatie en verbeteringen Eigenaarschap betrokkenheid daalt Zelfvertrouwen ondermijnd Leidinggevende als pompier Zaakvoerder storingsbaken 19

20 Vraag 2 : Indien zij dit toch niet volledig autonoom mogen doen, wie doet het dan wel?

21 Denk eerst horizontaal, dan verticaal 21

22 LG van LG Overleg tussen sommige LG van LG Overleg tussen alle LG van LG STOP Hiërarchisch leidinggevende Overleg tussen sommige leidinggevenden Overleg tussen alle leidinggevenden Klant De methode rond oplossing bouwen Horizontaal overleg tussen teams Een experten team Een ondersteunend team

23 In ons voorbeeld Team regio noord Klantvraag begrijpen Oplossing bedenken Oplossing bouwen Oplossing testen Oplossing installeren

24 In ons voorbeeld LG van LG Overleg tussen sommige LG van LG Overleg tussen alle LG van LG STOP De verwachtingen/normen én (deels) de methode rond oplossing bouwen dient afgestemd worden over de teams heen, want deze teams werken op een Hiërarchisch leidinggevende gemeenschappelijk platform waarrond afspraken nodig zijn. Zonder deze afspraken kan het éne team de oplossingen van een ander team in het gedrang brengen (Impact) Overleg tussen sommige leidinggevenden Overleg tussen alle leidinggevenden Klant Horizontaal overleg tussen teams Een experten team Een ondersteunend team

25 Vraag 3 : En wat nu met al die andere (indirecte) activiteiten die nodig zijn om die directe geregeld te krijgen?

26 Wat moet worden gedaan vooraleer de uitvoering kan starten. Bv. verkoop, bestellingen, voorraadbeheer, aankoop, marketing, planning, Organiserende activiteiten Het werk op elkaar afstemmen en coördineren, samen met anderen verbeteren en vernieuwen van werkprocessen. bvb Inhoudelijk overleg Voorbereidende activiteiten Uitvoerende activiteiten Controlerende activiteiten Hetgeen we moeten doen om ervoor te zorgen dat de uitvoering voortgang kan blijven vinden of verbeterd kan worden. Dit heeft betrekking op het onderhouden, verbeteren of vernieuwen van het arbeidsproces, bv. door middel van onderhoud, recrutering, opleiding, ict, Ondersteunende activiteiten De uitvoering van het werk opvolgen. Kwaliteit, financieel,.

27 Idem : Het team, tenzij ik goede KKIT redenen heb of... dit voor het team niet kritisch is om haar directe activiteiten goed te kunnen uitvoeren 27

28 In ons voorbeeld Team regio noord Klantenvragen genereren Plannen Testomgeving bouwen Opleiden Budget beheren Klantvraag begrijpen Oplossing bedenken Oplossing bouwen Oplossing testen Oplossing installeren Boekhouding Onderhoud Personeels beleid Logistiek...

29 In ons voorbeeld LG van LG Overleg tussen sommige LG van LG Overleg tussen alle LG van LG STOP Hiërarchisch leidinggevende Overleg tussen sommige leidinggevenden Overleg tussen alle leidinggevenden Klant Boekhouding Horizontaal overleg tussen teams Een experten team Budgetbeheer Een ondersteunend normen en methodiek team

30 Vraag 4 : Opgelet hé, er zijn ook nog tactische en strategische activiteiten die we moeten doen. Wat daarmee?

31 Hetzelfde... 31

32 Een voorbeeld uit de ICT Strategische partnerships met andere oplossing bouwers Capaciteit over teams heen regelen Tactische projecten opzetten en realiseren Visie en strategie uitwerken en vertellen Toewijzen van grote klanten aan een regio team Organisatieontwerp...

33 In ons voorbeeld LG van LG Overleg tussen sommige LG van LG Visie en strategie Organisatieontwerp uitwerken en vertellen Overleg tussen alle LG van LG STOP Hiërarchisch leidinggevende Overleg tussen sommige leidinggevenden Capaciteit over teams heen regelen Tactische projecten opzetten en Overleg tussen realiseren alle leidinggevenden Toewijzen van grote klanten aan een regio team Klant Horizontaal overleg tussen teams Strategische partnerships met andere oplossing bouwers Een experten team Een ondersteunend team

34 Nerd alert (2)!

35 Hoe kunnen wij de autonomie van onze teams duidelijk omschrijven? En zelfs meer we bouwen onze horizontale en verticale besturingslogica daar helemaal mee op!

36 Hoe kunnen we de autonomie van onze teams opbouwen (of soms heropbouwen)?

37 Ja maar, Frank/Tim...

38 Vraag 5 : Groeien, ok. Maar wat is de juiste volgorde?

39 Teamfasenmodel - theorie Zelfsturend vermogen Team Open team Groep Bundeling individuen Vakmanschap en kennis Organiserend vermogen Zelfstandigheid Samenwerkingsvermogen Zelfcorrigerend Tijd Ondernemerschap Zelfreinigend vermogen

40 Teamfasenmodel - praktijk Ondernemerschap Zelfsturend vermogen Organiserend Vermogen Samenwerkingsvermogen Vakmanschap Tijd

41 Vraag 6 : OK, nu concreet graag...

42 Bepaal het pad van een team Neem de bevoegdheden die, met de kop in de wolken, aan het team zijn toegewezen Plaats deze op de as van links naar rechts hoe bouwen we zelfstandigheid op? Startpunt: de opbouwlogica het meest cruciale eerst. 42

43 Bepaal de regelkring van een team verantwoordelijkheidsgebied/ regelcapaciteit 20 % 40 % 60 % 80 % Mate van zelfstandigheid 43

44 Of op deze assen Ondernemerschap Zelfsturend vermogen Organiserend Vermogen Samenwerkingsvermogen Vakmanschap Tijd

45 De case Een operationeel team binnen een productiecontext 45

46 verantwoordelijkheidsgebied/ regelcapaciteit nemen van disciplinaire maatregelen beoordelen individuele productiviteit selecteren teamvertegenwoordigers product aanpassingen aanbrengen budget opstellen en bewaken inkopen (hulp) middelen lay-out ontwerpen afstemmen met externe klant afstemmen met externe toeleveranciers aangeven van verbeteringen inlenen personeel afstemmen met hulp- en stafdiensten vakantieplanning routine onderhoudszaken detailplanning kwaliteitsbeheersing instrueren teamleden bewaken veiligheid, orde en netheid 20 % 40 % 60 % 80 % Mate van zelfstandigheid

47 Bepaal het olympisch minimum Wat is de minimale graad van autonomie dat je verwacht van een volwaardig team binnen uw organisatie? 47

48 De case Een operationeel team binnen een productiecontext 48

49 Minimum als team verantwoordelijkheidsgebied/ regelcapaciteit nemen van disciplinaire maatregelen beoordelen individuele productiviteit selecteren teamvertegenwoordigers product aanpassingen aanbrengen budget opstellen en bewaken inkopen (hulp) middelen lay-out ontwerpen afstemmen met externe klant afstemmen met externe toeleveranciers aangeven van verbeteringen inlenen personeel afstemmen met hulp- en stafdiensten vakantieplanning routine onderhoudszaken detailplanning Olympisch kwaliteitsbeheersing minimum als instrueren teamleden team bewaken veiligheid, orde en netheid 20 % 40 % 60 % 80 % Mate van zelfstandigheid

50 Bouw het teamontwikkelpad Een teamontwikkelpad (TOP) heeft als doel het mogelijk groeipad duidelijk te stellen binnen de organisatie. Dit groeipad kan opgedeeld worden in slots of sprints. Wat dient het team eerst op te kunnen pakken voor de volgende stap kan gemaakt worden? Maak pakketten van regelactiviteiten zodat het duidelijk is binnen de organisatie wat de verschillende niveaus van autonome teams zijn. 50

51 Wist je dat Een teamontwikkelpad (TOP) toelaat voor elke medewerker scherp te stellen wat autonomie in het team betekent. Een TOP een dashboard kan zijn voor de (toekomstige leidinggevende om zo ook zijn (toekomstige) rol te bepalen in relatie tot het team of meerdere teams. De snelheid of tempo kan verschillen voor elk team. De verschillende fasen van een team duidelijk invulling te geven in uw organisatie. De weg is duidelijk, de keuze aan de organisatie of het pad als dan niet gevolgd dient te worden. De graad van sturing, die nodig is op weg naar autonomie of zelfsturing 51

52 Evolutief Pad verantwoordelijkheidsgebied/ regelcapaciteit nemen van disciplinaire maatregelen beoordelen individuele productiviteit selecteren teamvertegenwoordigers product aanpassingen aanbrengen budget opstellen en bewaken inkopen (hulp) middelen lay-out ontwerpen Slot afstemmen met externe klant afstemmen met externe toeleveranciers aangeven van verbeteringen inlenen personeel Slot afstemmen met hulp- en stafdiensten vakantieplanning routine onderhoudszaken detailplanning kwaliteitsbeheersing Olympisch minimum instrueren teamleden bewaken veiligheid, orde en netheid Slot 20 % 40 % 60 % 80 % Mate van zelfstandigheid

53 Waar staat de team nu? verantwoordelijkheidsgebied/ regelcapaciteit nemen van disciplinaire maatregelen beoordelen individuele productiviteit selecteren teamvertegenwoordigers product aanpassingen aanbrengen budget opstellen en bewaken inkopen (hulp) middelen lay-out ontwerpen afstemmen met externe klant afstemmen met externe toeleveranciers aangeven van verbeteringen inlenen personeel afstemmen met hulp- en stafdiensten vakantieplanning routine onderhoudszaken detailplanning kwaliteitsbeheersing instrueren teamleden bewaken veiligheid, orde en netheid 20 % 40 % 60 % 80 % Mate van zelfstandigheid

54 Fase 1 verantwoordelijkheidsgebied/ regelcapaciteit nemen van disciplinaire maatregelen beoordelen individuele productiviteit selecteren teamvertegenwoordigers product aanpassingen aanbrengen budget opstellen en bewaken inkopen (hulp) middelen lay-out ontwerpen afstemmen met externe klant afstemmen met externe toeleveranciers aangeven van verbeteringen inlenen personeel afstemmen met hulp- en stafdiensten vakantieplanning routine onderhoudszaken detailplanning kwaliteitsbeheersing instrueren teamleden bewaken veiligheid, orde en netheid 20 % 40 % 60 % 80 % Mate van zelfstandigheid Ondersteunend team Teamcoach In team met sterrolhouders Besturend team

55 Fase 2 verantwoordelijkheidsgebied/ regelcapaciteit nemen van disciplinaire maatregelen beoordelen individuele productiviteit selecteren teamvertegenwoordigers product aanpassingen aanbrengen budget opstellen en bewaken inkopen (hulp) middelen lay-out ontwerpen afstemmen met externe klant afstemmen met externe toeleveranciers aangeven van verbeteringen inlenen personeel afstemmen met hulp- en stafdiensten vakantieplanning routine onderhoudszaken detailplanning kwaliteitsbeheersing instrueren teamleden bewaken veiligheid, orde en netheid 20 % 40 % 60 % 80 % Mate van zelfstandigheid

56 Fase 3 verantwoordelijkheidsgebied/ regelcapaciteit nemen van disciplinaire maatregelen beoordelen individuele productiviteit selecteren teamvertegenwoordigers product aanpassingen aanbrengen budget opstellen en bewaken inkopen (hulp) middelen lay-out ontwerpen afstemmen met externe klant afstemmen met externe toeleveranciers aangeven van verbeteringen inlenen personeel afstemmen met hulp- en stafdiensten vakantieplanning routine onderhoudszaken detailplanning kwaliteitsbeheersing instrueren teamleden bewaken veiligheid, orde en netheid 20 % 40 % 60 % 80 % Mate van zelfstandigheid

57 Even 3 vragen van ons aan jullie :

58 1. Geeft dit ook duidelijkheid aan de leidinggevende en zijn/haar veranderende rol?

59 2. Dezelfde vraag : duidelijkheid over de evoluerende rol van ondersteunende teams?

60 3. Is deze expliciete uitwerking van het groeimodel steeds mogelijk en wenselijk?

61

62

63 Ga met ons in dialoog! Geert en Maarten horen graag jouw mening over onze ledenwerking, opleidingen, etc. Vul ook onze online-enquête in die we je na het congres sturen Heb je verder nog feedback? Spreek hen graag aan!