KWIC INSTRUMENT. Bevoegdheden regelen in het team (uitvoeringsfase) (Cluster project) u Doelstelling instrument u Stappenplan u Sjabloon

Transcriptie

1 KWIC INSTRUMENT 11 Bevoegdheden regelen in het team (uitvoeringsfase) (Cluster project) u Doelstelling instrument u Staenplan u Sjabloon

2 1 Doelstelling van het instrument Het operationele team is de bouwsteen van onze organisatie. Het operationele team is niet alleen verantwoordelijk voor de uitvoering van het primaire proces. In het team moet ook heel wat geregeld worden. De betrachting is om het team bevoegdheden te geven over de regeltaken van het team. Regeltaken zijn taken die ervoor zorgen dat het primaire proces vlot kan verlopen. Regeltaken zijn taken die in klassieke organisaties vrij vaak worden waargenomen door de teamleiding of door de ondersteunende afdelingen. We denken hierbij aan taken die te maken hebben met kwaliteit, veiligheid, expertiseborging, onderhoud, collegiaal samenwerken, planning, enz.. We streven naar een onafhankelijk operationeel team. Een onafhankelijk team is in staat om zijn resultaten te bereiken en is daarvoor zo weinig mogelijk afhankelijk van besturende of ondersteunende gespecialiseerde teams. Het is dan ook wenselijk om de regeltaken die een belangrijke invloed hebben op de resultaten van het team over te dragen naar het team. 2 Staenplan Om de bevoegdheden van de teams te definiëren stellen wij volgend staenplan voor. Stap 1: De identiteit en bestaansreden van de teams vastleggen Ga op zoek naar de identiteit en de bestaansreden van het team. Het team kan dit vastleggen tijdens een workshop. Wat is de opdracht van ons team? Wat mist men als we er morgen niet meer zijn? Waarom bestaan we? (cfr. tool prestatiemeting) Stap 2: Het team kent het primaire proces waar het verantwoordelijk voor is en herkent de regeltaken die nodig zijn om het werkproces van het team optimaal en vlot te laten verlopen. Het team beantwoordt volgende vragen: Het team kent zijn opdracht of bestaansreden. Het team inventariseert alle taken die vandaag door het team worden opgenomen. Het team inventariseert alle taken die door de leidinggevenden van het team worden waargenomen en die zorgen voor een effectief en efficiënt werkproces. Het team inventariseert alle taken die door de ondersteunende afdelingen worden waargenomen en die zorgen voor een effectief en efficiënt werkproces. Alle taken worden geïnventariseerd op postits. Het team noteert 1 idee per postit. Stap 3: de uitvoerende taken worden weergegeven volgens het werkproces van het team. De postits met de uitvoerende taken van het team worden in de volgorde van het werkproces weergegeven. 2 Bevoegdheden regelen in het team (uitvoeringsfase) (Cluster project)

3 Stap 4: de regeltaken van het team worden geclusterd volgens het KWIC- model. De postits met de overige regeltaken worden geclusterd volgens het KWIC-model. De taken die borgen dat het team kwaliteit en klantentevredenheid nastreeft. De taken die borgen dat het werkproces optimaal verloopt. 3 Bevoegdheden regelen in het team (uitvoeringsfase) (Cluster project)

4 De taken die borgen dat het team integer werkt. De taken die borgen dat het team collegiaal samenwerkt. Stap 5: de bevoegdheden worden toegewezen Het basisprincipe is dat we erop uit zijn om zoveel mogelijk bevoegdheden naar het team over te dragen. We willen dat het team zijn bevoegdheid zelfstandig kan opnemen en dat zijn inter-afhankelijkheid van anderen zo klein mogelijk is. We streven ernaar t om de regeltaken die een belangrijke invloed hebben op de teamprestaties van het team, over te dragen. Tevens willen wij de gespecialiseerde ondersteunende teams en de besturende teams ontlasten van regeltaken die beter door het operationele team kunnen worden opgenomen. Door KWIC te gebruiken als houvast verkrijgen wij een goede mix van verschillende regeltaken en vermijden wij dat het team alleen maar regeltaken opneemt die gericht zijn op kwaliteit en klantentevredenheid (resultaatgericht). Bij iedere regeltaak wordt geëvalueerd wie hierover bevoegd is, als volgt: Onze bevoegdheid Regeltaak A Regeltaak B Regeltaak C Orde en Netheid weekplanning Onderhoud machinepark Team RZ A RO Ondersteunende Team A A GI RO Ondersteunende Team B A GI GI Besturende team A RO A GI: Team Geen Invloed RO: Team Regelt in Overleg (meebeslissen) A:Team Adviseert RZ: Team Regelt Zelfstandig (zelf beslissen) De regeltaken worden geëvalueerd en toegewezen aan het passende team. Volgende overwegingen kunnen helpen bij het juist toewijzen van de bevoegdheden aan het operationele team, het ondersteunende team of het besturende team: Regeltaken waarvan de impact van de beslissing teamspecifiek is worden best toegewezen aan het operationele team. Regeltaken waarvan de impact van de beslissing het team overstijgt worden beter toegewezen aan de coördinerende teams. 4 Bevoegdheden regelen in het team (uitvoeringsfase) (Cluster project)

5 Ondersteunende teams worden best bevoegd voor taken die heel gespecialiseerd zijn waarvan de kennis sterk aan verandering onderhevig is die weinig frequent voorkomen. Het operationele team is best bevoegd voor taken die eenvoudig zijn aan te leren waarvan de kennis vrij stabiel te noemen is die frequent voorkomen Regeltaken die een belangrijke invloed hebben op de prestaties van het team worden dan ook best rechtstreeks toegewezen aan het team. Stap 6: De bevoegdheden worden overgedragen. Het is niet aangewezen om alle bevoegdheden in één keer over te dragen aan het operationele team. De teamcoach of het ondersteunend team zullen in de beginfase van het team nog heel wat regeltaken zelf opnemen. Wanneer het team samen competent is (fase 1 van de teamontwikkeling) kan het team geleidelijk aan meer bevoegd worden over de regeltaken. Het principe van sterrolhouders kan helpen om de portefeuilles van regeltaken toe te wijzen aan het team en om de afstemming over de regeltaken in de gehele organisatie te waarborgen. 5 Bevoegdheden regelen in het team (uitvoeringsfase) (Cluster project)

6 Stap 7: Het RACI-model regelt de bevoegdheden binnen de projecten. De regeltaken zijn nu toegewezen aan het team en de bevoegdheden zijn gedefinieerd. In de organisatie of in het team worden er ook vaak projecten gelanceerd. Projecten zijn processen of systemen die men vandaag nog niet volgt, en die men wil implementeren, tegen een bepaalde einddatum. Het opstarten van een digitaal platform kan bijvoorbeeld een project zijn. We communiceren vandaag nog niet zo en we spreken af dat we tegen een bepaalde einddatum een digitaal platform gaan aanwenden om onze communicatie te regelen. Er wordt hiervoor een projectgroep opgestart met medewerkers van verschillende teams. Vaak worden de projecten wanneer afgerond omgezet tot een proces of een systeem. Eens de projectgroep een digitaal platform heeft gekozen en de opleiding van de medewerkers is gerealiseerd wordt het digitaal platform een vast systeem binnen de organisatie en wordt de projectgroep ontbonden. Het RACI-model is een matrix die gehanteerd wordt om de rollen en verantwoordelijkheden van de personen die bij een project betrokken zijn weer te geven. Op de matrix vindt men de taken en de namen van degenen die betrokken zijn bij het project. Taken Jan Mieke Paul Katrien Veerle Aït Digitale platformen inventariseren R A Digitale platformen evalueren R A R C C I Digitaal platform selecteren R A R C C I Medewerkers informeren I I A R R C Opmaak opleidingsplan C C A R R C. Bij iedere combinatie van een naam en resultaat/proces/taak staat een letter: R, A, C of I. Deze letters staan voor de volgende termen: R (Responsible) degene(n) die het werk doet/doen. Verantwoording wordt afgelegd aan de persoon die accountable is. A (Accountable) degene die (eind)verantwoordelijk, bevoegd is. Als het erom gaat, moet hij/zij het eindoordeel kunnen vellen, vetorecht hebben. C (Consulted) iemand die vooraf geraadpleegd wordt. Is tweerichting communicatie. Deze persoon geeft (mede) richting aan het resultaat, hij/zij wordt voorafgaand aan beslissingen of acties geraadpleegd. I (Informed) iemand die achteraf geïnformeerd wordt over de genomen beslissingen, over de voortgang, bereikte resultaten enz. Dit is één richting communicatie. 6 Bevoegdheden regelen in het team (uitvoeringsfase) (Cluster project)

7 Hanteer volgende richtlijnen bij de opmaak van de matrix: Per op te leveren resultaat/proces is er precies één eindverantwoordelijk A. De persoon met de A-rol moet ook de bevoegdheid (autoriteit) hebben om beslissingen te nemen. Per op te leveren resultaat/proces is/zijn er één of enkele personen R. De A- en C-rollen hebben impliciet ook de I-rol. Minimaliseer het aantal C- en I-rollen. In de matrix zo min mogelijk A, R, C en I s invullen, maar wel zodanig dat het werk gebeurt. 7 Bevoegdheden regelen in het team (uitvoeringsfase) (Cluster project)