Datagestuurd werken in het sociaal domein. In control komen op 3 levels of defence

Transcriptie

1 Datagestuurd werken in het sociaal domein In control komen op 3 levels of defence 12 december 2018

2 1

3 Toekomstbestedige werkwijze Van Naar Steekproeven en inzicht achteraf Elke dag grip op risico s / proces (100% controle) Controle vanuit centraal Tijdsintensieve, handmatige controles in processen Integrale risicobeheersing (3-levels) Geautomatiseerde controles, met alleen actie als iets niet goed gaat Losse lijsten, overlappende of incomplete (management)informatie Actueel zicht op de kwaliteit van basisregistraties

4 Risicobeheersing & prestatieverbetering Assurance- en verantwoordingsframework Wet- en regelgeving organisatiedoelen Horizontaal Toezicht Compliance leiden normenkader Risicocommissie verantwoording sturen doelen Werkgroep Risicobeheersing resultaat uitvoeren controles acties data 3

5 Risicobeheersing op 3 levels of defence Ondersteuning decentrale organisatie (Regie bij medewerker ) Dagelijkse bewaking aan de bron, vroeg in het proces Acties bij verantwoordelijke medewerker, helpen bij zelfsturing Zorgen voor een uniforme werkwijze wat is ons beleid / onze afspraak? Zorgen voor kennisoverdracht & snel inspelen op ontwikkelingen Monitoring door management (Tactisch sturen) Ondersteunen management bij analyse grootste risico s Sneller inzicht geven in risico s Verantwoorden naar externe partijen (Strategisch leiden) Van achteraf controle naar dagelijkse controle en regie bij verantwoordelijke medewerker Op basis van goedgekeurde en gecertificeerde controles (ISAE3402) 4

6 3 levels of defence De medewerker wordt geactiveerd om afspraken en procedures goed op te volgen (actielijst in gebruiksvriendelijke portal) De leidinggevende heeft inzicht waar risico s zitten, wat daarvan de impact is, en waar bijsturing noodzakelijk is (monitor) De gemeente kan zich extern verantwoorden op basis van de dagelijks automatisch uitgevoerde controles (compliance raamwerk) 5

7 Onze oplossing Automatisch proces 6

8 ValueCare -Netwerk 7

9 8

10 Voorbeelden controles Algemeen sociaal domein: Cliënt niet (meer) woonachtig in Nissewaard Cliënt mist BSN of BSN ongeldig Geen (geldige) beschikking aanwezig in het dossier Controles op IBAN beschikkingen GBA (nog) niet geverifieerd Geen geldig identiteitsbewijs in dossier

11 Voorbeelden controles WMO/Jeugd (toeleiding/afhandeling): Controles rondom berichtenverkeer (functioneel) Controles rondom tijdigheid (bijv. hulp gestart binnen 10 dagen) Beschikking bevat niet de minimaal benodigde informatie Geen goedgekeurde aanvraag of gespreksverslag aanwezig Tarief in de factuur is niet gelijk aan tarief in het contract Er worden producten gefactureerd die niet zijn toegewezen aan de zorgaanbieder Factuur wijkt meer dan 10% af van het gemiddelde

12 Participatiewet: Voorbeelden controles Gezinssamenstelling is gewijzigd zonder aanpassing van de uitkering De kostendelersnorm is niet juist toegepast: uitkering te hoog Geen rekening gehouden met andere inkomsten: uitkering te hoog Controle op voorschotten boven normbedrag Controle aanvraag levensonderhoud > 7 weken De betaalde uitkering is opvallend hoger (meer dan 50%) dan gemiddeld Controle op omvang betalingen hoger dan euro

13 Resultaten / bevindingen Samen met Value care scope opdracht van Pilot vastgesteld, vanuit optiek van samen ontwikkelen; Verbinden noodzaak met vernieuwing ; leren uit andere sectoren; Opzet zorgde voor: meer samenwerking, samenhang en eigenaarschap; Door multidisciplinaire aanpak goede discussie over processen en werkwijzen; Gestructureerde aanpak en heldere afspraken (in- en extern); Snelheid en duidelijkheid; keuzes maken; Aanpak vergt andere manier van denken en werken; Flexibel inzetbaar: beheersing AVG of administratieve processen.

14 Resultaten/bevindingen Positieve businesscase: Interne controles (tijdbesparing) Voorkomen (oninbare) vorderingen Effectieve inzet capaciteit Besparing accountantskosten

15 Risico s inzichtelijk Welke inzichten heeft het gegeven? Heldere en concrete risicoanalyse binnen het Sociaal Domein Afspraken helder Inzicht in wat precies de geldende afspraken zijn binnen Nissewaard (eenduidige en heldere van afspraken vanuit wetten, verordeningen, inkoopcontracten, etc.) Procesverbetering Goed discussie over procesgang, en direct aanpassingen zodat processen efficiënter verlopen Dagelijkse geautomatiseerde checks Een eerste set geautomatiseerde controles (ook via het jaarrekening traject), met gedetailleerde bevindingen