Lezing 7 december IPMA

Transcriptie

1 Lezing 7 december IPMA Portfoliomanagement bij onvoorspelbaarheid

2 Portfolio Management (PfM), definition PfM is the management of one or more project portfolios so as to maximize the contribution of projects to the overall welfare and success of the enterprise. Projects must be aligned with the firm s strategy and goals. Projects must be consistent with the firm s values and culture. Projects must contribute to a positive cash flow for the enterprise. Projects must effectively utilize the firm s resources both people and other. Projects must not only provide for current contributions to the firm s health, but must help to position the firm for future success. PfM provides a rational decision making system to ensure these business rules

3 Three important issues Managing projects in the right way (Project Management) And Managing the right projects (Portfolio Management) And Managing the right amount of projects (Capacity Management)

4 Collaborating Processes Strategy Definition Capacity Management Portfolio Management Project Management

5 Positionering Portfoliomanagement Visie Missie Strategie Lijnmanagement Projectportfolio management Lijntaken (herhalende taken en processen) projecten en programma s Gemeenschappelijke resources Bron: The standard for portfoliomanagement, PMI

6 The Playing Field (planningshorizon) Management Team / Portfolio Board Project Leader Resource Manager Daily Project Process Yearly Strategic Portfolio Definition Process 1-3 months Tactical Portfolio Update Process Principal Portfolio Coordinator Principal is accountable for project success to general management

7 Wat denkt u hiervan? Onder onvoorspelbaarheid is top down sturing minder adequaat De medewerker heeft met zijn of haar inschattingen (haalbaarheid, maakbaarheid, taaktijd, doorlooptijd, meerwaarde) in de praktijk grote invloed op sturing Het keuzeproces heeft niet alleen op basis van ratio plaats, misschien zelfs wel veel minder dan PPM s toe willen geven. <nummer> p2ontwikkeling

8 Startpunt van overdenking Toch staat de medewerker formeel buiten het besluitvormingsproces En wordt bij PPM alleen rationaliteit ingezet voor complexiteitsreductie Welke additionele sturingscapaciteit kan deze blinde vlek zichtbaar maken? <nummer> p2ontwikkeling

9 Een zienswijze op de praktijk Bestuurlijke ambities Input interne omgeving Throughput Ambities zijn groter dan mogelijkheden Werk wordt altijd subjectief ingeschat Werkvoorraden lopen op als gevolg van grotere onvoorspelbaarheid in de omgeving (filmpje) beleidsomgeving of markt Output Probleemstelling

10 Het Sjoelbaksyndroom Sjoelbaksyndroom: hoge werkvoorraden versnippering en levertijden Vertrouwen komt onder grote druk Het sjoelbaksyndroom maakt het onmogelijk verantwoordelijkheid te dragen Vrijblijvendheid, werkdruk en stagnatie blijven in stand Verantwoordelijkheden worden uitgehold. Logica heeft beperkte geldigheid <nummer> p2ontwikkeling

11 Metingen van versnippering De werkwijze versplintert doordat velen op elkaar wachten en niemand zijn werk compact kan inrichten. Aard van conclusies en aanbevelingen

12 Herwaardering van de rol van de medewerker Directie Strategie / beleidsbepaling B&W Capaciteits Management Programma (portfolio) Management zelf management Project Management

13 Verantwoordelijkheid en indicatoren strategisch portfolio resource - management Planningsgraad Planningshorizon Versnippering Portfolio projectresource - management zelf project resource - management nu 3 mnd 1 jaar 4 jaar Planningshorizon

14 Discussie Sluit PPM wel voldoende aan op meerduidigheid? Het Sjoelbaksyndroom is een organisatieziekte die niet met logica kan worden bestreden Niet alleen inhoudelijk, ook veranderkundig probleem. Medicijn: Grotere transparantie en verantwoordelijkheid Dialoog over werkvoorraad en prio Ontwikkeling van zelfsturing voor kortste horizon <nummer> p2ontwikkeling