Zorgcontrollersdag 1 februari 2017

Transcriptie

1 Zero-Based-Budgeting in de zorg Zorgcontrollersdag 1 februari 2017

2 Inhoud 1. Welkom en opening 2. Huidig budgetproces 3. Zero-Based-Budgeting (ZBB) 4. Business Case ZBB in de zorg 5. Take-aways

3 1. Welkom en opening Wie zijn wij? Dimitri Sloof Director MC, FM Bob Adams Director MC, FM Ronald Muller Consultant MC, FM Wie zijn jullie?

4 2. Huidig budgetproces Hoe ervaren jullie het huidige budgetteringsproces in jullie organisatie?

5 2. Huidig budgetproces: traditioneel budgetteren?? Het budgetproces duurt vaak lang, vermoeiend en inefficiënt Het budget van vorig jaar hanteren als startbasis en deze muteren met een bepaald percentage geeft management onvoldoende prikkels en commitment Organisaties willen af van managers die het budget beschermen en onnodig prudentie aanhouden Organisaties willen dat managers omgaan met het budget alsof het van hen zelf is, waarbij elke uitgave wordt gevalideerd en geaccordeerd Bij een minimum aan resources is het onvermijdelijk dat managers de aanwending van het budget zo optimaal mogelijk moeten gaan prioriteren en keuzes zullen moeten maken Omdat organisaties grote uitdagingen ondervinden om hun budgetten niet te laten groeien of minimaal gelijk te houden is het noodzakelijk om manieren te vinden om de kosten te drukken

6 3. Zero-Based-Budgeting (ZBB) basisprincipes Wat doet Zero-Based-Budgeting anders? Zero-Based-Budgeting houdt in dat elk kostenitem voor de betreffende periode bottom-up moet worden gevalideerd en onderbouwd ZBB start vanaf nul en hanteert het budget van vorig jaar niet meer als basis, maar gaat uit van een minimaal niveau om de business draaiende te kunnen houden De relevantie van elke functie in de organisatie wordt geanalyseerd in relatie tot de kosten Het budget wordt vervolgens opgebouwd rond wat de organisatie nodig heeft om goed te kunnen functioneren voor de komende periode, ongeacht of het budget hoger of lager is dan het vorige budget Basiselementen Zero-Based-Budgeting Zero-based budgeting (ZBB) vraagt dat alle voorgestelde (noodzakelijke) activiteiten en kosten moeten worden onderbouwd en gevalideerd De aanpak is het meest effectief wanneer activiteiten en kosten niet goed aligned zijn met de strategie van de organisatie Richtlijnen met voorgeschreven opties voor verschillende niveaus waarop services en output gegenereerd worden ZBB wordt vaak ook ingezet in specifieke domeinen en als onderdeel van bedrijfsbrede kostenreductieprogramma s

7 3. ZBB Uitdagingen en voordelen Uitdagingen De Zero-Based-Budgeting benadering stelt het budget bottom-up op en vraagt om tijd, analyses en bijhorende overleggen / rapportages. Sommige managers concentreren hun uitgaven alleen om de meest waardevolle activiteiten zodat hun budgetten niet neerwaarts worden aangepast Het kan ingewikkeld zijn om uitgaven te rechtvaardigen in bepaalde domeinen die geen concrete tastbare producten oplevert. Ter illustratie: wat is de juiste waarde van marketingkosten en hoeveel zou moeten worden geïnvesteerd in R&D? Er dient een balans te worden gevonden in het juiste niveau van budgetvorming zodanig dat de juiste keuzes kunnen worden gemaakt. Te veel details kost teveel tijd in relatie tot de opbrengsten Voordelen ZBB stimuleert managers om efficienter met hun geld om te gaan en doet hen nadenken over elk niveau waarop uitgaven tot stand komen Omdat managers kosten moeten relateren aan activiteiten is het niet waarschijnlijk dat ze hun budgetten in hun eigen voordeel kunnen beïnvloeden ZBB zal tot discussie leiden op managementniveau over de missie van de organisatie en op welke manier deze moet worden bereikt ZBB forceert managers om beslissingen te nemen over welke activiteiten het meest belangrijk zijn voor de organisatie. Op deze manier kunnen non-core activteiten worden uitbesteed of niet meer uitgevoerd

8 8 4. Business Case ZBB in de zorg Wat denk jij? Bediscussieer in groepen van drie jouw visie op Zero-Based-Budgetting In hoeverre kan ZBB waarde toevoegen aan jouw organisatie en wat is daarvoor nodig? Wat zijn voor- en nadelen van het invoeren van ZBB voor jouw organisatie en welke uitdagingen liggen hierbij op de loer? Jullie hebben 20 minuten! Daarna volgt een plenaire discussie over de resultaten van de groepen Zorg voor een woordvoerder!!

9 5. Take-aways Commitment hoger management Betrokkenheid van hoger management en projectmedewerkers is cruciaal om deadlines te halen, resultaten te leveren en verandering mogelijk te maken Ambitie en doelgerichtheid De motivatie van werknemers is een belangrijke factor om successen te kunnen behalen. Hun drive en inzet om succesvol nieuwe ideeën / oplossingen te implementeren zijn een stuwende kracht voor het behalen van structurele voordelen Beschikbaarheid van de juiste tools Een permanente uitrol van ZBB vereist de juiste tooling/formats om de voordelen die ZBB kan bieden volledig te kunnen benutten Acceptatie cultuurveranderingen Mensen kunnen van nature en uit gewoonte moeite hebben met verandering. Volledige commitment vanuit hoger management is een voorwaarde om cultuurveranderingen mogelijk te maken Top management s commitment in change De ZBB resultaten kunnen effect hebben op de dagdagelijkse werkzaamheden (aanpassen en/of schrappen van activiteiten of producten) Geen heilige koeien Een succesvol ZBB project neemt alles onder de loep; niets blijft buiten schot.

10 Contactinformatie Dimitri Sloof Director Financial Management M +31 (0) E sloof.dimitri@kpmg.nl Bob Adams Director Financial Management M E Adams.Bob@kpmg.nl Ronald Muller Consultant Financial Management M +31(0) E Muller.Ronald@kpmg.nl kpmg.com/socialmedia kpmg.com/app 2017 KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. Member firms of the KPMG network of independent firms are affiliated with KPMG International. KPMG International provides no client services. No member firm has any authority to obligate or bind KPMG International or any other member firm vis-à-vis third parties, nor does KPMG International have any such authority to obligate or bind any member firm. All rights reserved. The information contained herein is of a general nature and is not intended to address the circumstances of any particular individual or entity. Although we endeavor to provide accurate and timely information, there can be no guarantee that such information is accurate as of the date it is received or that it will continue to be accurate in the future. No one should act on such information without appropriate professional advice after a thorough examination of the particular situation. The KPMG name and logo are registered trademarks or trademarks of KPMG International.