Op Programma Management Safari

Transcriptie

2 Wie ben ik? Bert van der Hooft Competence lead LogicaCMG Financial Services Bert van der Hooft En ooit op safari geweest No. 2

3 Wat wil ik samen met u doen? Kijken hoe Programma Management in het wild er uit ziet. Op zoek naar de diversiteit Doet mee met deze game drive No. 3

4 Wat gaan we doen? 1 De stelling De varieteit van programma management in het wild Een guided tour 2 De dialoog Een dialoog over de stelling in het Safari Café Micro voorbeeld van een large scale intervention (world café) No. 4

5 De startstelling Programma management vraagt om een meervoudige kijk en een situationele aanpak Managen van de variëteit No. 5

6 Programma Management: op safari Wat kunnen we zien Introductie De variëteit in het wild Programma Management In het wild Programma strategieën Slotstelling No. 6

7 Programma Management: introductie Tien blinde mannen en een olifant No. 7

8 Programma Management: introductie De tien strategiescholen van Mintzberg Ontwerpen (schepping) Planning (formalistisch) Positionering (analytisch) Ondernemen (visionair) Kennis (geestelijk Leren en verbeteren) Politiek (onderhandeling) Cultureel (collectief) Omgeving (reactief) Configuratie (verandering) No. 8

9 Programma Management: introductie Programma Management: een toren van Babel? Beheersing & Blauwdruk Programme Management is the coordinated management of a portfolio of projects that change organizations to achieve benefits that are of strategic importance (MSP: Managing Successful Programmes). Netwerken & Risicomanagement Programma Management is een verzameling tijdelijke inspanningen die mensen in samenwerkende organisaties ondernemen om bepaalde doelen na te streven (Rudi Kor, Gert Wijnen). Variëteit No. 9

10 Programma Management: introductie Programma Managers voor de leeuwen Programma Management Het is niet altijd wat het lijkt No. 10

11 Programma Management: de strategiescholen Wat kunnen we zien Introductie De variëteit in het wild Programma Management In het wild Programma strategieën Slotstelling No. 11

12 Programma Management: de variëteit in het wild De variëteit van Programma Management 10 scholen No. 12

13 Programma Management: de variëteit in het wild Stelling: variëteit vraagt om situationeel Programma Management 10 scholen, vijf hoofdvormen Leiden Plannen Onderhandelen Ontwikkelen Verkennen No. 13

15 Programma Management: De variëteit in het wild Leiden: de premisse Leiden Ondernemers school Waar is de leider? Een visionair proces: Deze benadering beschouwt Programma Management als een visionair proces van de charismatische initiator dan wel de leider van het programma. Politieke (power) School Wie is (vandaag) nummer één? Een onderhandelingsproces: Hier wordt de Programma Management beschouwd als een proces van onderhandeling tussen stakeholders binnen het programma en/of tussen het programma en de externe stakeholders. No. 15

16 Programma Management: de variëteit in het wild Leiden: de kenmerken Leiden Politieke (power) School Politieke spellen Stap voor stap Coalitievorming Doelconflicten No. 16

17 Programma Management: de variëteit in het wild Leiden: de kenmerken Leiden Stap voor stap Besluit (precedent) Strategie d.m.v. geleidelijk ontwikkelend perspectief Besluit Besluit (precedent) Onvermogen om tot strategie te komen; wel vermogen om te besluiten No. 18

18 subgroepen Programma Management: de variëteit in het wild Leiden: de kenmerken Leiden Coalitievorming Belang/doel Belang/doel Belang/doel No. 19

19 Kosten Programma Management: de variëteit in het wild Leiden: de kenmerken Leiden Doelconflicten De praktijk: gescoord? Scoring van portfolio leidde tot eindelijk overzicht en inzicht (Binnen twee minuten) maar we weten toch wel wat goed is? De scoring maakte het politieke keuzeproces zichtbaar Opbrengsten No. 21

21 Programma Management: De variëteit in het wild Plannen: de premisse Plannen Eerst kijken dan bouwen Positioneringsschool Planningsschool Volg de planning Ontwerpschool Schrijft voor hoe Programma Management uitgevoerd zou moeten worden. Kernmerken: Gestructureerd, formeel, analytisch en ontwerpmatig formuleren van het programma Partijen worden tevreden gesteld door een gemeenschappelijk doel en de implementatie van de strategie door het systematisch managen van de schaarse middelen. De projecten realiseren resultaten die bijdragen aan de doelstelling Niets dan de feiten No. 23

22 Programma Management: De variëteit in het wild Plannen: de premisse Plannen Eerst kijken dan bouwen school Planningsschool Volg de planning Sequentiële benadering waarbij het doel en vervolgens het middel (programma, projecten, plateaus) worden benoemd. Eenduidigheid in doelstelling: de projecten dragen bij tot één gemeenschappelijk doel. Optimalisatie van de investeringen (bestede tijd en doorlooptijd) en monitoring daarvan. Ontwerpschool Positionerings- Niets dan de feiten No. 24

23 Programma Management: de variëteit in het wild Plannen: de kenmerken Plannen Ontwerpschool Eerst kijken dan bouwen Een scheppingsproces: Proces van conceptie waarbij de interne situatie van het programma aangepast aan de omgeving. Dit om de best mogelijke pasvorm (match) te verkrijgen. No. 25

24 Programma Management: de variëteit in het wild Plannen: de details Plannen Ontwerpschool Eerst kijken dan bouwen Strategie is vooraf geëxpliceerd De verandering is groot. Beperkte tijd voor realisatie Routinematige aanpak Weloverwogen vorming van een programma Het programma start pas als het duidelijk is wat het eindresultaat (blueprint) is en in welke stappen (plateaus) dit bereikt wordt en welke benefits bereikt worden om de targets te realiseren. Programma is expliciet, eenduidig en strategisch Eenvoudig en aansluitend besturingsmodel Machtscentrum Resourcemanagement: krachten van de organisatie Het programma is af wanneer de strategie volledig is gerealiseerd en de benefits verzilverd zijn. No. 26

25 Programma Management: De variëteit in het wild Plannen: de kenmerken Plannen Planningsschool Volg de planning Een formeel proces: Een strenge reeks stappen van situatieanalyse tot aan de ontwikkeling en de verkenning van diverse alternatieve scenario's. Gericht op de implementatie van de werkend product, systeem, concept of werkwijze. No. 27

26 Programma Management: De variëteit in het wild Plannen: de praktijk Plannen Planningsschool Volg de planning Issue, risk Management Configuration Management Benefits Management Planning Quality Management Stakeholders Management Organisation No. 28

27 Programma Management: De variëteit in het wild Plannen: de praktijk Plannen Planningsschool Volg de planning Issue, risk Management Configuration Management Benefits Management Planning Quality Management Stakeholders Management Organisation In de praktijk meer en meer toegepast als letterlijk ingeraamd werk met instructies, templates en tools en in het functiegebouw opgenomen functies (zoals programma manager). No. 29

28 Programma Management: de variëteit in het wild Plannen: de kenmerken Plannen Als een analytisch proces: Positioneringsschool Niets dan de feiten Portfolio analyse Bijdrage programma aan portfolio No. 30

30 Programma Management: De variëteit in het wild Onderhandelen: de kenmerken Onderhandelen Omgevingsschool Het hangt er vanaf Culturele school De appel valt niet ver van de boom Een reactief proces: Reactie op de uitdagingen die door de omgeving worden opgelegd. Minder structuur door stakeholders het uitgangspunt te laten zijn. Een collectief proces: Deze benadering bekijkt Programma Management als collectief proces dat diverse groepen en afdelingen betrekt binnen het bedrijf; het programma is zo een weerspiegeling van de collectieve cultuur van de organisatie. No. 32

32 Programma Management: De variëteit in het wild Ontwikkelen: de kenmerken Ontwikkelen Cognitieschool Zien is geloven Leerschool Blijven proberen Een geestelijk proces: Programma Management als mentaal proces, waarbij gebouwd wordt hoe mensen patronen en procesinformatie waarnemen en kennis verwerken. Een ontstaansproces: Het Programma Management besteedt intensieve aandacht aan de leerpunten (wat werkte wel en wat niet) om deze "learned lessons" vervolgens op te nemen in haar actieplan. No. 34

34 Programma Management: de variëteit in het wild Verkennen: de premisse Verkennen Configuratieschool Een veranderingsproces Proces om de organisatie van de ene besluitvormingsstructuur naar een andere om te zetten. Van kleur verschieten No. 36

35 Programma Management: op safari Wat kunnen we zien Introductie De variëteit in het wild Programma Management In het wild Programma strategieën Slotstelling No. 37

36 Programma Management: programma-strategieën Leiden Plannen Onderhandelen Ontwikkelen Verkennen Transitie: Transformatie Start, weg en eindpunt zijn bekend Startpunt is bekend Welke veranderstrategie? No. 38

37 Programma Management: programma-strategieën Leiden Plannen Onderhandelen Ontwikkelen Verkennen Sturing door de top Doelgericht Legitieme macht Geen participatie Macht-Dwang proces Initiatief bij de top Doelgericht Expertmacht Inbreng experts Weinig participatie Rationeel proces Meer partijen Resultaatgericht Positiemacht Inbreng partijen Onderhandeling Politiek proces Participatief Probleemgericht Indirecte macht Inbreng medewerkers Veel participatie Leerproces Interactief Toekomstgericht Verbeeldingskracht Samen optrekken Dialoog en conflict Veel interactie Dynamiserend Haalbare oplossing Best maakbare oplossing Motiverende oplossing Samen gemaakte oplossing Oplossing die energie losmaakt Onbekend en in beweging Maakbaar: omschreven en gegarandeerd Bedacht en niet gegarandeerd Geschetst en niet voorspelbaar Onvoorspelbaar Machtscentrum is vereist Zachte aspecten vragen aandacht Vermogen om tot coalitie te komen is nodig Daadkracht is vereist (Zelf)organisatie is nodig Naar: Minztberg, Boonstra en De Caluwé No. 39

38 Programma Management: op safari Wat kunnen we zien De variëteit in het wild De strategie scholen Programma Management In het wild Veranderstrategieën Slotstelling No. 40

39 Programma Management: slotstelling Sluit aan.. Ontwerpen (schepping) Leren en verbeteren) Overdenk bij Programma Management de aansluiting bij de (gehanteerde) strategieschool No. 41

40 Programma Management: slotstelling Sluit aan.. Ontwerpen (schepping) Leren en verbeteren) Leiden Plannen Onderhandelen Ontwikkelen Verkennen Overdenk de Programma Management vorm No. 42

41 Programma Management: slotstelling Sluit aan.. Ontwerpen (schepping) Leren en verbeteren) Leiden Plannen Onderhandelen Ontwikkelen Verkennen Overdenk de Programma Management school in elke fase No. 43