Wat is de definitie van een project volgens de A4-projectmanagement methode?

Transcriptie

1 Wegwijzer voor methoden bij Projectmanagement 2de geheel herziene druk Fritjof Brave.; Erwin Baardman; Ariane Moussault, A4 projectmanagement Wat is de definitie van een project volgens de A4-projectmanagement methode? Een project is een vooraf bepaalde nieuw resultaat waarvan de doelbijdrage vastgesteld wordt en waarvoor de uit te voeren acties ontworpen worden. Wat is de kern van de A4 projectmanagement methode? - Arbeidsdeling en coördinatie; opdelen en samenvoegen van werk - Back and front office; de binnenkant is gericht op het team en de werkzaamheden, de buitenkant op de verantwoording en communicatie naar buiten Wat betekenen de A4 kwadranten? Aanleveren: wat moet er gerealiseerd worden Activeren: hoe moet het gerealiseerd worden Afwegen: voortgangsbewaking en bijsturing werkzaamheden Afronden: overdragen projectresultaat Afstemmen: het binden van projectresultaat aan de omgeving Wat is de scope van de A4 projectmanagement methode? A4 projectmanagement is niet geschikt voor het sturen op doelstellingen en strategie. Daarvoor zijn A4 programma en portfolio management ontwikkeld. Pagina 1 van 12

2 Wat is het uitgangspunt van de A4 projectmanagement methode? Project management is zowel techniek als communicatie. Specificatie en planning zijn de technische fundamenten waarop alle beslissende sociale aspecten worden gebouwd: afstemming is de kern van succes. Wat houdt het eerste kwadrant Aanleveren in bij de A4-projectmanagement methode? Wat moet het project opleveren, afbakening resultaat. Resultaat moet aansluiten op doelstellingen opdrachtgever (het waarom). Dit kwadrant is gericht op voorbereidende besluitvorming en afstemming. Tevens worden er ook stakeholders betrokken (acceptanten). Tevens is de beschrijving van de IST en SOLL onderdeel van de A4 project management methode. Wat houdt het tweede kwadrant Activeren in bij de A4 projectmanagement methode? Hoe wordt het in de projectovereenkomst vastgestelde projectresultaat gerealiseerd. Bepaling van de werkzaamheden, mensen, middelen en tijd. Dit kan gedaan worden met een Work break down structure (WBS). Daarna wordt er een planning opgesteld. De planning geeft de doorlooptijd en inzet van mensen en middelen weer. Tevens wordt ook de organisatorische inrichting, informatievoorziening en teamsamenstelling(multidisciplinair), risico's bepaald. Het resultaat is een plan van aanpak. Wat houdt het derde kwadrant Afwegen in bij de A4 projectmanagement methode? Het meten van voortgang van werkzaamheden en bijsturing op basis van het opgestelde plan van aanpak. Voortgang wordt gemeten op een aantal harde aspecten, zoals mijlpalen, prestatie indicatoren, tijd, geld, risico's en contracten. Tevens ook zachte aspecten als personeel en organisatie. Het resultaat is een bijsturingsrapportage. Pagina 2 van 12

3 Wat houdt het vierde kwadrant Afstemmen in bij de A4 projectmanagement methode? Het voltooien van het project en het overdragen van het projectresultaat, evaluatie van het totstandkomingsproces, het opstellen van het financieel overzicht en decharge. Wat houdt de kern Afstemmen in bij de A4 projectmanagement methode? Vroegtijdige acceptatie van het projectresultaat en tijdens het project op tijd aanpassen aan wijzigingen die zich voordoen. Acceptatie betreft vooral de opdrachtgever en stakeholders. Wat is het toepassingsgebied van de A4 projectmanagement methode? Kleine tot middelgrote projecten, waarbij het implementeren van het project resultaat en de acceptatie hiervan door de omgeving centraal staat. 5.2 Atern Wat is de definitie van een project volgens de Atern projectmanagement methode? Een initiatief gericht op de ontwikkeling en ingebruikname van een product vanuit een balans tussen mensen en techniek. Wat is de kern van de project management methode Atern? Voortdurend gecontroleerde aanpassing aan de veranderende vraag. Agile methode. Pagina 3 van 12

4 Wat is de scope van de projectmanagement methode Altern? Een methode waar het uitgangspunt is dat alle veranderingen en alle besluiten voortdurend zijn aan te passen vanwege veranderde omstandigheden of veranderde inzichten. Projectopdracht, opleverdatum eb budget worden niet aangepast. Wat zijn de uitgangspunten van de projectmanagement methode Altern? Elk project moet gekoppeld zijn aan helder gedefinieerde strategische doelen en gericht op de snelle en tijdige oplevering van de werkelijke businesswaarde. Dit vereist: - Betrokkenheid en samenwerking van alle stakeholders - Focus op direct bruikbare (deel)resultaten Op welke basisprincipes/filosofie is de projectmanagement methode Atern gebaseerd? - Focus op bedrijfsbehoefte - Lever op tijd - Werk samen - Compromisloze sturing op kwaliteit - Ontwikkel iteratief - Werk incrementeel vanuit een stevige basis - Communiceer duidelijk en continu - Toon aan dat je in controle bent Wat is het grootste verschil in aanpak van Atern en traditionele methode? Projecten worden gemanaged op tijd en kosten, terwijl features worden vast gezet, kwaliteit wordt vaak door tijdsdruk een variabele. Atern gaat uit van een vaststaand budget en een vaste deadline, de nadruk ligt op de beheersing van functionaliteit Pagina 4 van 12

5 Welke 4 besluitvormingsniveau's onderkent Altern en welke rollen komen daarbij terug? 1. Binnen een projectteam 2. Binnen het project, over teams heen 3. In de stuurgroep Op deze niveau's komen de volgende 3 rollen terug: 1. De probleemhebber/inhoudelijk deskundige 2. De oplosser/technisch deskundige 3. De voortgangsbevorderaar/organisator Hoe gebeurd het managen van de scope bij een Atern project? Het managen van de scope gebeurd doormiddel van timeboxing. Timeboxing is continue besluitvorming waar de Moscow criteria de grondslag zijn. MoSCoW: Must have, Should have, Could have, Won't have Hoe lost de Atern projectmanagement methode complexiteit op? Doormiddel de opdeling in incrementen: opsplitsen van een project in kleine, vrijwel onafhankelijke, vaak parallelle deelprojecten. Dit vergt een flexibele architectuur. Atern beschrijft een voorkeursfasering inclusief op te leveren product per fase, maar geeft ook aan onder welke omstandigheden een betere variant gekozen moet worden. Er zijn steeds overgangen mogelijk naar eerder fasen. Er wordt gebruik gemaakt van een productgebaseerde planning. Wat is het toepassingsgebied van de projectmanagement methode Atern? Organisatie's waar wordt beschreven in fasering, de rollen en producten vereenvoudigd moeten worden. Pagina 5 van 12

6 5.4 Project management Body of Knowledge Wat is definitie van een project volgens PMBOK? Een tijdelijke onderneming om een uniek product, dienst of resultaat te creëren. Projectmanagement is de toepassing van kennis, vaardigheden, hulpmiddelen en technieken op projectactiviteiten aan om aan de projectvereisten te voldoen. Wat is de scope van PMBOK? PMBOK schrijft niet voor maar laat het project de best practices kiezen die voor het onderhavige project het meest geschikt zijn. PMBOK is geen methode maar een raamwerk. Uit welke 3 hoofddelen bestaat PMBOK? - Het projectmanagement raamwerk - De standaard voor het managen van een project - De kennisgebieden van projectmanagement Wat wordt er in het raamwerk van PMBOK beschreven? - De definitie van een project - Omschrijving projectmanagement - Relatie tussen project, programma en portfoliomanagement - Rol van de projectmanager - Interactie tussen projecten en de omgeving waarin ze worden uitgevoerd - Projectlevenscyclus, - fasering en hoofdprocessen - Belanghebbende of projectstakeholders - Concepten voor de organisatorische verankering van projectmanagent Pagina 6 van 12

7 Wat wordt er in de standaard van PMBOK beschreven? Er worden 5 hoofdprocessen beschreven namelijk: 1. Initiatieprocessen; definitie van het project of projectfase en de toestemming om te starten 2. Planningsprocessen; definitie en verfijning van doel, resultaat, scope. Ontwerpen vastleggen van de aanpak. 3. Uitvoeringsprocessen; inzetten mensen en midellen om het projectplan ten uitvoer te brengen 4. Beheerprocessen; meten en volgen proces 5. Afsluitingsprocessen; formele acceptatie projectresultaten Wat zijn de 8 binnen PMBOK onderkende kennisgebieden? - Integratie - Scope - Tijd - Kosten - Kwaliteit - Personeel - Communicatie - Risico - Inkoop 5.5 Prince2 Wat is de definitie van een project volgens Prince2? Een project is een tijdelijke organisatie die in het leven is geroepen met als doel de oplevering van een of meer producten op grond van een overeengekomen businesscase Wat is de kern van Prince2? Procesaanpak rond een businesscase Pagina 7 van 12

8 Wat is de scope van Prince2? Prince2 is gericht op het managen van een project en op het managen van de inzet van mensen en middelen in een project. Er zijn 3 gebieden die buiten de scope staan: specialistisch werk, technieken en leiderschapskwaliteiten. Het succes van Prince2 staat of valt met het aanpassen op de organisatie, de omvang, doorlooptijd en kosten Wat zijn de uitgangspunten van Prince2? - Projecten worden uitgevoerd in een beheerste omgeving - Een project is pas succesvol als alle betrokken partijen tevreden zijn met het projectresultaat - Succesvolle projecten zijn business driven - Samenwerking tussen alle bij het project betrokken partijen leidt tot meer succesvolle projecten - Wat werkt wordt door de praktijk bepaald In welke 7 principes zijn de uitgangspunten van Prince2 te benoemen? - Voortdurende zakelijke rechtvaardiging - Gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden - Managen per fase - Management by exception - Productgerichte aanpak - Op maat maken voor de projectomgeving Pagina 8 van 12

9 In welke 7 thema's worden de 7 principes van Prince2 uitgewerkt? Aan de 7 thema's moet voortdurend aandacht besteed worden- Businesscase - Organisatie - Kwaliteit - Plannen - Risico - Wijzigingen - Voortgang In welke 7 processen worden de 7 principes van Prince2 uitgewerkt? De 7 processen bevatten een verzameling van activiteiten die noodzakelijk voor succesvol sturen, managen en opleveren van een project. - Opstarten van een project (SU) - Sturen van een project (DP) - Initiëren van een project (IP) - Beheersen van een fase (CS) - Managen productoplevering (MP) - Managen faseovergang (SB) - Afsluiten van een project (CP) 5.7 Projectmatig creeren Wat is de definitie van een project volgens Projectmatig creëren(pmc)? Projecten zijn tijdelijke structuren, gebaseerd op flexibele inzet van mensen en inzet, gericht op realiseren van een concreet resultaat binnen scherpe afspraken over tijd, geld en kwaliteit. Pagina 9 van 12

10 Wat is de kern van de projectmanagement methode projectmatig creëren? Het commitment van alle betrokkenen. Alles draait om de balans en de interactie tussen omgeving, persoonlijk leiderschap, samenwerking en structuur. Wat zijn de uitgangspunten van Project matig creëren? Een project is een creatieproces waarin de betrokkenheid en creativiteit van mensen centraal staan en systemen, de analysis, planning, and control, een ondersteunende rol vervullen. De kern is het vrijmaken van energie bij de teamleden en andere projectbetrokkenen, wat leid tot een creatieve productie van hoge kwaliteit. Er is sprake van een duidelijke taakverdeling: - De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het wat (wat is het resultaat) - Het project team is verantwoordelijk voor het hoe Waardoor kenmerken succesvolle projecten zicht volgens Projectmatig creëren? - Voedingskracht; Zij kant; de mate waarin het project is verankerd in de omgeving, welke altijd het bestaansrecht van het project bepaald. Een gedragen businesscase is een van de indicaties - Persoonlijke kracht; Ik kant; het individu dat mijn zijn ideeën, creativiteit en visie, leiderschap, bewustzijn, commitment bepalend is voor het succes - Vormkracht; Het kant; het vermogen om de gevisualiseerde oplossingen om te zetten in tastbare resultaten. Harde instrumenten bijv. WBS - Samenwerkingskracht; Wij kant; de mate waarin betrokkenen bereid en in staat zijn onderlinge afhankelijkheid iets tot stand te brengen dat het individuele vermogen overstijgt Pagina 10 van 12

11 5.8 Projectmatig werken Wat is de definitie van een project volgens Projectmatige werken? Een project is een tijdelijke, resultaatgerichte samenwerking waarbij gebruikgemaakt moet worden van schaarse middelen Wat is de kern van de projectmanagement methode Projectmatig werken? Beheersing van fasering. Projectmatig werken bestaat uit faseren, beslissen en beheersen. Tevens zijn samenwerking, projectleiderschap, teambuilding, risicomanagement en scheppen van draagvlak noodzakelijke processen van Projectmatig werken. Wat is de scope van Projectmatig werken? Conceptuele methode - Projectmatig werken vs routine en improvisatie - Invoeren van projectmatig werken - Projecten en moeder organisatie - Typen projecten - Risico analyse en management projecten - Succesfactoren en strategisch management van projecten - Proces en programma management Tevens krijgt het analyseren en omgaan met cultuurverschillen de nodige aandacht. Wat zijn de uitgangspunten van Projectmatig werken? - Eerst denken, dan doen - Doordenken van voren naar achter en van achter naar voren - Van grof naar fijn Pagina 11 van 12

12 Uit welke 3 met elkaar verweven processen bestaat Projectmatig werken? 1. Resultaat en doelen - de na te sterven doelen of de op te lossen problemen - het te bereiken resultaat - de afbakening ten opzichte van de omgeving waarin het project wordt ontwikkeld en gebruikt 2. Faseren - initiatieffase; projectdoelen, globaal projectresultaat en afbakening - definitiefase; eisenpakket - ontwerpfase; gekozen oplossing - voorbereidingsfase; werkwijze, materialen, resources - realisatiefase; operationeel projectresultaat - nazorg; feitelijk gebruik en onderhoud van resultaat 3. Beheersen Alle activiteiten die nodig zijn om inhoudelijke werkzaamheden te managen - Tijd - Geld - Kwaliteit - Informatie - Organisatie Pagina 12 van 12