5.4 Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide )

Transcriptie

1 Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide ) D eel I van de beschrijving van PMBOK Guide (verder in dit hoofdstuk: PMBOK genoemd) is gereviseerd en geautoriseerd door Cees Pijs, bestuurslid van het Project Management Institute (PMI), Netherlands Chapter. DEEL I Definitie project Een project is volgens het Project Management Institute (PMI) een tijdelijke onderneming om een uniek product, dienst of resultaat te creëren. Daarbij wordt projectmanagement gezien als de toepassing van kennis, vaardigheden, hulpmiddelen en technieken op projectactiviteiten om aan de projectvereisten te voldoen De kern van PMBOK De kern van het PMI-gedachtegoed is beschreven in de Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide). Uit de praktijk blijkt dat dit standaardwerk een professionele aanpak van projectmanagement beschrijft die toepasbaar is voor de meeste projecten Historie De PMBOK, waarvan eind 2008 de vierde editie is uitgegeven, is het resultaat van een evolutie van best practices die zijn verzameld vanaf In de afgelopen jaren is voortdurend onderzoek gedaan naar wat wereldwijd als best practices voor projectmanagement wordt aangemerkt. Elke editie van de PMBOK reflecteert daarmee de stand van zaken van de wereldwijde kennis op het vakgebied. Kennis die zich in de praktijk heeft onderscheiden en bewezen. De PMBOK is daarom vooral een wereldwijde verzameling leerpunten die gestructureerd via kennisgebieden en processen wordt ontsloten. De vierde editie kent een groot aantal wijzigingen ten opzichte van de derde editie. Het grootste verschil is de directe koppeling in terminologie tussen de PMBOK en de PMIstandaarden voor programmaen portfoliomanagement. Sinds 2004 is de PMBOK en de daaraan ten grondslag liggende gedachte door PMI verder uitgewerkt voor de vakgebieden programmaen portfoliomanagement. Daarbij heeft ieder vakgebied zijn eigen standaard gekregen. Eind 2008 zijn de tweede edities van de standaarden voor programmaen portfoliomanagement verschenen. De PMBOK en de standaarden voor programmaen portfoliomanagement vormen de basis voor PMI s Organizational Project Management Maturity Model (OPM3 zie paragraaf 2.4.1). OPM3 wordt gebruikt om de volwassenheid van project-, programmaen portfoliomanagement van een organisatie te vergelijken met de verzamelde best practices.

2 5 Projectmanagementmethoden Scope De PMBOK schrijft niet voor, maar laat het aan de projectmanager en zijn team over om die best practices te kiezen die voor het onderhavige project het meest geschikt zijn. Daarom is de PMBOK strikt genomen geen methode, maar een raamwerk Uitgangspunten Dit raamwerk laat zich uitstekend en naadloos combineren met veel gebruikte methoden als PRINCE2, ProjectMatig Werken en zelfs Agile. Feitelijk moet een organisatie niet aan de implementatie van een dergelijke methode beginnen zonder diepgaande kennis van het raamwerk. Daarmee is de PMBOK van groot belang voor de professionalisering van het vakgebied en dient als basis voor de meeste gangbare internationale projectmanagementmethoden. Daarom is de PMBOK in dit boek over projectmanagementmethoden opgenomen. De PMBOK is een overkoepelend document dat van toepassing is op de meeste projecten. Daarnaast zijn er extensies (aanvullingen, uitwerkingen) beschikbaar voor projecten in specifieke branches of voor specifieke onderwerpen Beschrijving van de methode De PMBOK bestaat uit drie hoofddelen: het projectmanagementraamwerk; de standaard voor het managen van een project; de kennisgebieden van projectmanagement. Het raamwerk In het raamwerk wordt de bedoeling van de PMBOK beschreven, met onder andere: definitie van een project; omschrijving projectmanagement; relatie tussen project-, programmaen portfoliomanagement; verschil tussen projecten lijnmanagement; rol van de projectmanager; interactie tussen projecten en de omgeving waarin ze worden uitgevoerd; projectlevenscyclus, -fasering en hoofdprocessen; belanghebbenden of projectstakeholders; concepten voor de organisatorische verankering van projectmanagement. De standaard In deze sectie worden vijf hoofdprocessen beschreven die zijn opgedeeld in 42 deelprocessen.

3 78 Beheerprocessen Ingangsfase/ Start project Initiatieprocessen Afsluitingsprocessen Uitgangsfase/ Einde project Planningsprocessen Uitvoeringsprocessen Figuur en projectmanagement (p. 42 brondocument) De hoofdprocessen zijn: Initiatieprocessen: definitie van een project of projectfase en verkrijgen van toestemming om te starten. Planningsprocessen: definitie en verfijning van doel, resultaat en scope. Ontwerpen en vastleggen van de aanpak om het projectdoel te realiseren. Uitvoeringsprocessen: inzetten van mensen en middelen om het projectplan ten uitvoer te brengen. Beheerprocessen: meten en volgen van het project; identificeren van afwijkingen ten opzichte van het plan en nemen van corrigerende maatregelen waar nodig. Afsluitingsprocessen: formele acceptatie van project(tussen)resultaten, afronden van een fase dan wel het gehele project. Deze hoofdprocessen komen in elke fase van een project terug. Een formeel projectbesluit wordt gevolgd door een plan, dat wordt uitgevoerd en beheerd en uiteindelijk wordt afgesloten. De deelprocessen worden in deze sectie van de PMBOK uitgediept. De kennisgebieden Het projectplan is een van de belangrijkste documenten en in feite een samenvatting of een bundeling van de deelplannen vanuit de acht binnen de PMBOK onderkende kennisgebieden. Daaraan is een overkoepelend kennisgebied toegevoegd: integratie. Binnen dit gebied worden de deelaspecten integraal gemanaged. De kennisgebieden zijn: integratie; scope; tijd;

4 5 Projectmanagementmethoden 79 kosten; kwaliteit; personeel; communicatie; risico; inkoop. Als voorbeeld is het eerste kennisgebied (integratie) uitgewerkt. Dit raakt alle hoofdprocessen en onderkent zes deelprocessen, namelijk: 1 Ontwikkel het projectmandaat. 2 Ontwikkel het projectplan. 3 Manage het project. 4 Beheer de voortgang. 5 Beheer het geheel van wijzigingen. 6 Sluit het project of de fase af. Projectmanagement-procesgroepen Kennisgebieden Initiatie Planning Uitvoering Beheer Afsluiting 4. Integratie 4.1 Ontwikkel het projectmandaat 4.2 Ontwikkel het projectplan 4.3 Manage het project 4.4 Beheer de voortgang 4.5 Beheer het geheel van wijzigingen 4.6 Sluit het project of de fase af Figuur Overzicht kennisgebied Integratie (p. 45 in brondocument, gedeelte afbeelding) Inzoomen op het deelproces Ontwikkel het projectmandaat levert achtereenvolgens een beschrijving van de input, de beschikbare hulpmiddelen en technieken en de output (het procesresultaat). Inputs 1. Werkbeschrijving van het project 2. Businesscase 3. Contract 4. Omgevingsfactoren van de organisatie 5. Bedrijfsstandaarden Hulpmiddelen en technieken 1. Deskundig oordeel Outputs 1. Projectmandaat Figuur Deelproces Ontwikkel het projectmandaat (p. 76 brondocument)

5 Beschikbaarheid PMBOK is verkrijgbaar via de boekhandel en bij PMI; leden van PMI kunnen een beveiligde elektronische kopie gratis downloaden voor eigen gebruik Toepassingsgebied Met de eerdergenoemde extensies is de PMBOK als standaard binnen de meeste branches toepasbaar en wereldwijd het invloedrijkste standaardwerk voor projectmanagement. Er zijn ruim drie miljoen exemplaren in vele talen in omloop. Bovendien zijn er meer dan als Project Management Professional (PMP ) gecertificeerde projectmanagers. De PMBOK en de daaraan gerelateerde denk- en werkwijze wordt in Nederland vooral toegepast in internationaal georiënteerde bedrijven of bij dochters van multinationals die hun hoofdkantoor elders hebben. In Amerika en het Midden-Oosten is de PMBOK de de facto standaard voor projectmanagement. In de opkomende markten (China, India, Brazilië enzovoort) is de PMBOK sterk in opkomst. Een toenemend aantal bedrijven die PMI omarmd hebben, stellen het behalen van het PMP-certificaat als voorwaarde voor promotie naar de senior projectmanagementrangen Beheer van de methode De methode is vastgelegd in: PMI. (2009). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) Nederlandse uitgave, 4 e druk. Van Haren Publishing. ISBN Dit boek is gebruikt als brondocument bij de vergelijking met andere methoden. Daarnaast is er sinds 2009 een snelle introductie, ook wel De kleine PMBOK genoemd, in het Engels: A pocket companion to PMI s PMBOK Guide, Van Haren Publishing, 2009, ISBN Er is ook een Duitse versie beschikbaar en versies in andere talen (zoals Frans en Spaans) zullen volgen. Beheerder van de methode PMI-Project Management Institute Inc. (Newtown Square, Pennsylvania, USA, In Nederland wordt PMI vertegenwoordigd door een lokale afdeling (PMI Netherlands Chapter), die ondersteunt bij het vergaren en onderhouden van kennis. Daarnaast biedt PMI Special Interest Groups en R&D en zijn vijftig universitaire curricula door PMI geaccrediteerd. PMI Netherlands Chapter, Opleidingen PMI laat opleidingen verzorgen tot gecertificeerd projectmanager op verschillende niveaus door Registered Education Providers (REP s). Daarnaast heeft PMI de volgende internationaal erkende certificeringen ontwikkeld: Program Management Professional (PgMP ); Certified Associate in Project Management (CAPM ) basiskennis voor projectteamleden;

6 5 Projectmanagementmethoden 81 PMI Scheduling Professional (PMI-SP ); PMI Risk Management Professional (PMI-RMP ). DEEL II Onderscheidende kenmerken Categorie Aanpak Filosofie Ontwikkeling Fundament Beschikbaarheid Kenmerk Pragmatische toepassing van beschikbare hulpmiddelen en technieken Legt de nadruk op een instrumentele aanpak van projectactiviteiten met daarnaast een gestructureerde benadering van de zachtere aspecten van projectmanagement. Ontwikkeld met de input van projectmanagers vanuit de gehele wereld. Wordt eens in de vier jaar up-to-date gebracht op basis van de wereldwijd veranderende inzichten en leerpunten. Heeft zowel een stevig theoretisch als praktisch fundament, is verankerd in de standaarden voor programmaen portfoliomanagement en die voor organisatorische volwassenheid van project-, programmaen portfoliomanagement. Boek is verkrijgbaar in boekhandel en als elektronische versie voor PMI-leden Sterke kanten en valkuilen bij het gebruik van de methode Sterke kanten Valkuilen Een volledig en theoretisch sterk fundament, geïncorporeerd in en De PMBOK is geen kant en klare afgestemd met programmaen portfoliomanagement. methode, de implementatie in een organisatie is maatwerk. Wereldwijd gedragen, geborgd en beschermd. De certificeringen zijn internationaal erkend en door ISO geaccrediteerd. Een raamwerk met ruimte voor pragmatische toepassingen. Een must voor iedereen die de vakgebieden project-, programmaen portfoliomanagement serieus neemt. Er is geen voorgeschreven set van checklists, sjablonen en hulpmiddelen PMBOK vergeleken Door het brondocument A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) Fourth Edition te scoren volgens het PM-Vergelijkingsmodel, komen we tot de volgende scores van PMBOK:

7 82 Contextmanagement 4. PMBOK Besturing 3 2 Doel / resultaat Contextanalyse 1 Plannen 0 Team Meten en Bewaken Leiderschap Communicatie Risico Figuur De score van PMBOK op de verschillende aspecten van projectmanagement PMBOK scoort erg hoog op de technische aspecten. Op meten en bewaken en op risico scoort PMBOK zelfs de maximaal haalbare score omdat deze methode hiervoor veel hulpmiddelen biedt ter ondersteuning. Op gedragsaspecten scoort PMBOK lager, met name op leiderschap. Op omgevingsaspecten scoort de methode weer erg hoog en op contextanalyse zelfs maximaal.