Plan van Aanpak. Project Implementatie IPV+ Documentgeschiedenis: 1.0 mei Auteur: Arjen Lievers. 2015, Data Care B.V.

Transcriptie

1 Plan van Aanpak Project Implementatie IPV+ Documentgeschiedenis: 1.0 mei 2015 Auteur: Arjen Lievers 2015, Data Care B.V. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand en/of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de opdrachtnemer/auteur. 1

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Achtergrond Projectdoelstellingen Scope Projectaanpak Projectmanagementstructuur Fasering... 2 Definitiefase... 2 Voorbereidingsfase... 3 Uitvoeringsfase... 3 Stap 1 Leerlijnenpakket(ten)... 3 Stap 2 Leerroutes... 4 Stap 3 Domeinen... 5 Stap 4 Leerlingen... 5 Stap 5 Medewerkers... 6 Nazorgfase Randvoorwaarden Externe afhankelijkheden Mijlpalen / uitgangspunten voor de planning Budget (o.b.v. interne verrekentarieven) Budget (o.b.v. externe verrekentarieven) Rapportage- en vergaderstructuur Project Beheersing Risicomanagement Communicatie

3 1. Inleiding 1.1 Achtergrond IPV+ is een applicatie die het leerstofaanbod van uw school voor uw leerlingen standaardiseert. Ook de implementatie van IPV+ kan worden gestandaardiseerd. In dit document wordt de implementatie van IPV+ op een school op een projectmatige manier beschreven. 1.2 Projectdoelstellingen De doelstellingen van het project implementatie IPV+ is dat de school de implementatie van IPV+ op een vooraf afgesproken tijdstip en volgens vooraf gedefinieerde criteria binnen een vooraf geplande investering in tijd en geld realiseert. Aan de hand van dit projectplan en de bijbehorende handleiding IPV+ is de school in staat om IPV+ zelfstandig te implementeren. Tevens kan DataCare de school ondersteunen bij de implementatie van dit project. Neem contact met ons op voor meer informatie. Doelstellingen: - Op X datum heeft de school opbrengstgericht werken geïmplementeerd binnen een integraal cyclisch proces, aan de hand van een eigen gekozen leerlijn, of leerlijnen, binnen de applicatie IPV+. Dit betekent dat de school op deze datum: - de (duur van de) PDCA-cyclus heeft vastgesteld; - heeft vastgelegd wie de ontwikkelingsperspectieven opstelt; - een keuze heeft gemaakt voor een leerlijn of leerlijnen; - een vastgesteld aantal gestandaardiseerde uitstroombestemmingen heeft ingericht; - de leerroutes heeft ingericht die aansluiten op de uitstroombestemmingen; - de gebruikte methoden, bronnen en toetsen heeft aangesloten op de gekozen leerlijn; - de betreffende geleding heeft geïnformeerd met betrekking tot het opstellen van de OPP s; - de leerkracht heeft geïnformeerd over de uniforme werkwijze met betrekking tot het opstellen van groepsplannen, individuele handelings- en leerlingplannen. 1.3 Scope Binnen de scope van dit project worden uitsluitend inhoudelijke facetten van de implementatie van IPV+ behandeld. Buiten de scope van dit project vallen bijvoorbeeld zaken als: - technische infrastructuur; - koppeling met uw leerling administratiesysteem; 2. Projectaanpak Voor de totale duur van dit project wordt een projectorganisatie opgezet. 2.1 Projectmanagementstructuur Stuurgroep Functie/rol Bestuurder m/v Directeur m/v Naam 1

4 De stuurgroep is eindverantwoordelijk voor het overall eindresultaat van het project implementatie IPV+ en komt formeel bij elkaar voor het bespreken van het projectplan, afwijkingsrapportages en het projecteindrapport. Projectleider Functie/rol Projectleider m/v Naam De belangrijkste verantwoordelijkheid van de projectleider (zie overzicht hieronder) is het zekerstellen dat het project het gewenste eindresultaat oplevert, binnen tijd, budget en volgens de afgesproken kwaliteit. De projectleider heeft de verantwoordelijkheid en bevoegdheid voor de dagelijkse gang van zaken in het project en stuurt het projectteam aan en rapporteert aan de stuurgroep. Projectteam Functie/rol Intern Begeleider m/v Gedragswetenschapper m/v Applicatiebeheerder m/v Leerkracht m/v Naam De projectmedewerkers: zijn verantwoordelijk voor het opleveren van (deel)resultaten volgens de specificaties zoals aangegeven door de projectleider; kunnen beslissingen nemen binnen de door de projectleider aangegeven grenzen; voeren de werkzaamheden uit die voortvloeien uit het project. De projectmedewerkers rapporteren aan de projectleider. De projectmedewerkers zijn door het management gevraagd, dan wel aangewezen, aan het projectteam deel te nemen. 2.2 Fasering Het project implementatie IPV+ omvat de volgende fasen: Definitiefase Evaluatie huidige situatie en werkwijze Formuleren en/of aanscherpen projectdoelstellingen Bepalen van de stuurgroep, projectleider en projectgroep; Bepalen van de overige kaders (Geld, Organisatie, Kwaliteit, Informatie, Tijd); Bepalen van de totale duur van implementatie en fase beslismomenten; Benoemen van de risico s De definitiefase eindigt op X-datum, waarbij een fasebeslisdocument wordt aangeboden aan de stuurgroep. Na akkoord van de stuurgroep kan het project implementatie IPV+ worden voortgezet in de voorbereidingsfase. 2

5 Voorbereidingsfase In de voorbereidingsfase worden door de projectgroep definitieve keuzen gemaakt, welke in de uitvoeringsfase in de IPV+ applicatie worden ingericht: - Het vaststellen van de (duur van de) PDCA-cyclus; - wie zijn verantwoordelijk voor het opstellen van de ontwikkelingsperspectieven van de leerlingen; - welke leerlijn, dan wel leerlijnen worden ingezet; - welke uitstroombestemmingen worden gehanteerd; - welke leerroutes worden ingericht; - welke methoden, bronnen en toetsen worden ingevoerd; - E.v.t. nader aan te vullen De voorbereidingsfase eindigt op X-datum, waarbij een fasebeslisdocument wordt aangeboden aan de stuurgroep. Na akkoord van de stuurgroep kan het project implementatie IPV+ worden voortgezet in de uitvoeringsfase. Uitvoeringsfase In de uitvoeringsfase worden de keuzes in IPV+ doorgevoerd die in de voorbereidingsfase zijn gemaakt. Dit betekent dat de applicatiebeheerder de beheeromgeving IPV+ gaat inrichten. Aan het eind van de uitvoeringsfase vindt de scholing plaats van de medewerkers. Inrichting beheeromgeving IPV+ Stap 1 Leerlijnenpakket(ten) a. Leerlijnenpakket(ten) bepalen (verplicht) Ten eerste dient u een keuze te maken met welk(e) leerlijnenpakket(ten) u in LOGOS wilt werken. Voor een basisschool of een speciale basisschool kunt u veelal volstaan met één leerlijnenpakket voor uw gehele schoolpopulatie. Echter, u kunt ook per doelgroep (bijv. ernstig verstandelijke beperking en licht verstandelijke beperking) en/of per onderwijssoort (SO en VSO) een ander leerlijnenpakket kiezen. U kunt gebruik maken van de standaard leerlijnenpakketten van de CED-Groep, maar u kunt ook uw eigen ontwikkelde leerlijnenpakketten importeren in LOGOS, mits ze aan de voorwaarden voor de opbouw van een leerlijnenpakket voldoen. Zie Handleiding IPV+, paragraaf 3.1, voor het bepalen van de keuze voor het Leerlijnenpakket of de leerlijnenpakketten. b. Leerlijnenpakket(ten) aanscherpen (optioneel) Vervolgens bepaalt u of u gebruik wilt maken van het gehele leerlijnenpakket of van een deel ervan. U kunt per vak- en deelgebied van een leerlijnenpakket besluiten of u het wel of niet wilt gebruiken. Daarnaast beslist u welke doelen van het leerlijnenpakket u aan wilt merken 3

6 als hoofddoelen. Deze doelen zijn bepalend voor de berekening van het beheersingsniveau van de leerlingen. Stap 2 Leerroutes a. Leerroutes bepalen (verplicht) Bij het bepalen van de leerroutes beslist u welke uitstroombestemmingen (bijv. arbeidsmatige dagbesteding, praktijkonderwijs etc.) uw school kan aanbieden. Een uitstroombestemming is een punt op leerlijn waar het onderwijs op uw school eindigt en waar het vervolgonderwijs mee verder gaat. U koppelt uw leerlijnenpakketten aan uw uitstroombestemmingen, zodat de doelen van het leerlijnenpakket aansluiten op uw doelgroep. De weg die een leerling vervolgens aflegt via het leerlijnenpakket om bij een uitstroombestemming te komen, noemen we een leerroute. In LOGOS zijn reeds zes leerroutes ingericht. U dient te beoordelen hoe goed deze leerroutes bij uw school passen en deze indien nodig om te zetten naar uw eigen wensen en behoeften. Zie Handleiding IPV+, paragraaf 3.2, voor het bepalen van de Leerroutes voor uw school b. Streefniveaus bepalen (verplicht) Een streefniveau is het niveau waarop een leerling doelen aangeboden krijgt, afgestemd op het onderwijsjaar en de leerroute waarop het kind geplaatst is. Binnen de leerroutes bepaalt u voor ieder onderwijsjaar welke streefniveaus behaald dienen te worden. Tevens beslist u met welk niveau uit het leerlijnenpakket gestart wordt aan het begin van de schoolloopbaan. Ook voor het onderdeel leerroutes is er een standaardinrichting beschikbaar op basis waarvan u kunt beoordelen of u de inrichting zo laat of dat u hierop aanpassingen wilt doen. Zie Handleiding IPV+, paragraaf 3.2.2, voor het bepalen van de Streefniveaus voor uw leerlijnpakket of leerlijnpakketten. c. Hoofdgebieden bepalen (optioneel) Per leerlijnenpakket en per onderwijsjaar geeft u aan welke vak- of deelgebieden volgens u leidend zijn in het volgen van de ontwikkeling van uw leerlingen. Deze gebieden worden gebruikt om een gemiddeld beheersingsniveau te berekenen en vormen de basis voor de weergave in de PlusMonitor. Zie Handleiding IPV+, paragraaf 3.2.3, voor het bepalen van de Hoofdgebieden voor uw leerlijnenpakket of leerlijnenpakketen. 4

7 d. Methodieken en bronnen bepalen (optioneel) Bepaal voor ieder niveau van een vak- en/of deelgebied welke methodieken en/of bronnen gebruikt kunnen worden om de doelen van het betreffende niveau te behalen. Dit wordt in het groeps- en handelingsplan weergegeven, zodat de leerkracht eenvoudig een keuze kan maken uit passende methodieken en bronnen. Zie Handleiding IPV+, paragraaf 3.24 en 3.2.5, voor het bepalen van de Methodieken en Bronnen voor de vak- en/of deelgebieden van uw school. Stap 3 Domeinen a. Ontwikkelingsperspectiefdomeinen (OPP-domeinen) bepalen (verplicht) Een domein geeft aan welke vakgebieden van een leerlijnenpakket bij elkaar horen. U dient te beslissen welke OPP-domeinen u wilt gebruiken voor uw schoolpopulatie en uit welke vakgebieden de OPP-domeinen bestaan. Een OPP-domein is een kerngebied waarover uitspraken worden gedaan over het verwachte eindniveau van de leerling. In LOGOS zijn al standaard OPP-domeinen aanwezig, maar deze kunnen indien gewenst of noodzakelijk aangepast worden. Zie Handleiding IPV+, paragraaf 3.3.1, voor het bepalen van de Ontwikkelingsperspectiefdomeinen. b. Planningsdomeinen bepalen (verplicht) Een planningsdomein wordt gebruikt om te bepalen voor welk gebied een groeps- of handelingsplan opgesteld wordt. Het planningsdomein vormt samen met de streefniveaus de basisinvulling voor het groepsplan. U dient te beslissen welke planningsdomeinen u wilt gebruiken voor uw schoolpopulatie en uit welk vakgebied of welke deelgebieden de planningsdomeinen bestaan. In LOGOS zijn al standaard planningsdomeinen aanwezig, maar kunnen indien gewenst of noodzakelijk aangepast worden. Zie Handleiding IPV+, paragraaf 3.3.2, voor het bepalen van de Planningsdomeinen. Stap 4 Leerlingen Om inhoudelijk te kunnen gaan werken met IPV+, dienen uw leerlingen in het systeem te staan. Dit kunt u eenvoudig realiseren door een EDEX-bestand te exporteren vanuit uw bestaande leerlingadministratiesysteem en deze vervolgens te importeren in LOGOS. Hiermee staan alle klassen en leerlingen direct op de juiste plek. 5

8 Stap 5 Medewerkers Om ervoor te zorgen dat uw collega s in LOGOS kunnen werken, dient u deze in Toegangsbeheer toe te voegen. Alle medewerkers zullen, nadat u ze toegevoegd heeft, automatisch een ontvangen waarin vermeld staat dat het wachtwoord geactiveerd dient te worden. Wanneer dit gedaan is, kunnen de collega s inloggen in LOGOS. Scholing opstellen ontwikkelingsperspectief Na de inrichting van IPV+ kunnen de OPP s worden opgesteld. In de definitiefase heeft u besloten wie de OPP s gaan opstellen. De betreffende geleding dient bekend te worden met de manier waarop een OPP wordt ingevuld. Zie Handleiding IPV+, paragraaf 5.1 t/m paragraaf voor het opstellen van een OPP voor uw leerlingen. Scholing opstellen groepsplan, handelingsplan en leerlingplan Wanneer de OPP s zijn opgesteld genereert IPV+ zelf, op basis van de inrichting die u in de uitvoeringsfase heeft gedaan, groepsplannen. De groepsplannen zijn de werkdocumenten voor de leerkracht. Tevens kunt u differentiëren in het Individuele Handelingsplan. Tot slot is het Leerlingplan een totaaldocument voor één leerling. De leerkrachten dienen bekend te worden met de werkwijze van het Groepsplan, het Handelingsplan en het Leerlingplan in IPV+. Zie Handleiding IPV+, paragraaf 5.2 t/m paragraaf 5.4.3, voor het opstellen van de Groepsplannen, Handelingsplannen en Leerlingplannen. De uitvoeringsfase eindigt op X-datum, waarbij een fasebeslisdocument wordt aangeboden aan de stuurgroep. Na akkoord van de stuurgroep kan het project implementatie IPV+ worden voortgezet in de nazorgfase. Nazorgfase In de nazorgfase is de module van IPV+ reeds in productie genomen op de school. Voor alle leerlingen zijn ontwikkelingsperspectieven opgesteld en voor alle vakken zijn groepsplannen en eventueel Handelingsplannen en Leerlingplannen gemaakt. Gedurende de PDCA cyclus komen nog drie extra onderdelen van IPV+ aan bod. Deze onderdelen beschrijven wij in de Nazorgfase: Plusmonitor Vanaf 1 juli volgt hier een beschrijving van de Plusmonitor. Toetsmodule Vanaf 1 juli volgt hier een beschrijving van de Toetsmodule. Evaluatie ontwikkelingsperspectief, groepsplan en individueel handelingsplan Vanaf 1 juli volgt hier een beschrijving van de evaluatie van het OPP. 6

9 2.3 Randvoorwaarden De stuurgroep vormt de niet-operationele projectleiding. Zij zijn verantwoordelijk voor de randvoorwaarden om het project tot een succes te maken en dragen zorg voor voldoende projectmedewerkers. Voor een succesvol project is het noodzakelijk dat aan de volgende voorwaarden wordt voldaan: - Een duidelijke projectopdracht en doelstelling(en); - Projectmedewerkers en uitvoerende medewerkers zijn vrijgemaakt voor de benodigde tijd inzake voorbereiding en uitvoering; - Actieve support vanuit directie van de school door regelmatige communicatie over (belang van) resultaten uit het project; - De informatie-uitwisseling, communicatie en betrokkenheid dient goed te zijn. 2.4 Externe afhankelijkheden Afhankelijk van Systeemvereisten IPV+ Bekendheid PDCA cyclus Bekendheid terminologie passend onderwijs Beschrijving afhankelijkheid 2.5 Mijlpalen / uitgangspunten voor de planning No. Fase* Start Gereed 1 Definitiefase 2 Voorbereidingsfase 3 Uitvoeringsfase 4 Nazorgfase 2.6 Budget (o.b.v. interne verrekentarieven) No. Inzet # uren Uurtarief Kosten 1 Stuurgroep 2 Projectleiders 3 Etc Budget (o.b.v. externe verrekentarieven) No. Inzet # uren Uurtarief Kosten 1 Eventueel projectleiding door DataCare Eventueel incompany training door DataCare 125 7

10 2.7 Rapportage- en vergaderstructuur Rapportagestructuur Voor een goede reproduceerbaarheid van planning, voortgang en besluitvorming is een goede rapportagestructuur onontbeerlijk. De projectleider zal maandelijks op hoofdlijnen rapporteren aan de Stuurgroep over de voortgang op projectniveau. Bij dreigende afwijking van de planning informeert de projectleider de opdrachtgever. Vergaderstructuur De Stuurgroep komt maandelijks bij elkaar (indicatief) en het projectteam komt 1x per drie weken bij elkaar (indicatief). 3. Project Beheersing 3.1 Risicomanagement In dit project worden de volgende risico s onderkend: Risico Onvoldoende draagvlak Uitloop tijdens definitiefase E.v.t. nader aan te vullen E.v.t. nader aan te vullen Beheersmaatregel Duidelijke projectdoelstellingen en afspraken Tijdig escaleren naar stuurgroep 3.3 Communicatie Communicatie is een van de meest kritische succesfactoren van een project: zonder communicatie geen acceptatie. We kiezen voor één communicatielijn. 8