Kring van Twentse secretarissen

Transcriptie

1 Kring van Twentse secretarissen VOORSTEL Aan : Kring van Twentse secretarissen d.d. 23 april 2014 Datum : 10 april 2014 ONDERWERP Nadere invulling PROJECT Met DIV weet je meer Bestuurlijk boegbeeld : Ellen Nauta (?) Secretaris eigenaar : Jelmer van Dam Projectleider : Janke Boskma Deelprojectgroepleider : Karin Holsink Deelnemers Almelo Borne Enschede Haaksbergen Hof van Twente Losser Regio Twente Waterschap Vechtstromen VOORSTEL 1) Deelproject DIV als basisorganisatie stoppen. 2) Kwaliteit in de informatiehuishouding gemeenten starten als deelproject SSNT-DIV. 3) Kennisnemen van de roadmap en instemmen met 0-meting. TOELICHTING A. Deelproject DIV als basisorganisatie vervangen door Kwaliteit in de informatiehuishouding gemeenten DIV als basisorganisatie als deelproject van SSNT-DIV bleek in de praktijk te breed en abstract om tot snelle resultaten te komen. Ook heeft VNG/KING de focus bij de ontwikkeling van de basisorganisatie verlegd naar I&A. Voorgesteld wordt om een ander deelproject binnen DIV te starten dat meer aansluit bij de behoeften van de dagelijkse praktijk van DIV-afdelingen binnen gemeenten. Dit heeft geleid tot het voorstel om met Kwaliteit in de informatiehuishouding gemeenten als deelproject te starten met de organisaties die hieraan willen deelnemen. Om een betrouwbare informatiehuishouding te hebben moet de opgeslagen informatie authentiek, betrouwbaar, beschikbaar en integer zijn. Om dit te borgen moet een kwaliteitszorgsysteem ingericht worden. Kwaliteitszorg kan van verschillende gezichtspunten bekeken worden: Kwaliteit van processen, systemen, mensen en middelen. Een kwaliteitszorgsysteem betreft dus niet alleen een systeem in technische zin. Het beschrijft afspraken en maatregelen voor goed, betrouwbaar informatiebeheer. 1

2 B. 0-meting deelproject Roadmap Nadat in oktober 2013 goedkeuring verkregen is van de Kring van Secretarissen voor het project Met DIV weet je meer is de werkgroep Roadmap gestart. Allereerst werden de aandachtsvelden geïnventariseerd, die een rol spelen bij samenwerking. Deze aandachtsvelden zijn omgezet in concrete logische stappen: Omgevingsanalyse, analyse per organisatieonderdeel van processen, middelen en mensen en het (Documentair) informatiebeleid. Deze inventarisatie biedt mogelijkheden voor een SWOT-analyse en op basis hiervan kan tussen de partners afgestemd worden over de te maken keuzes. Nadat de roadmap vorm kreeg ontstond behoefte aan: 0-meting: Inventarisatie aan de hand van een aantal globale vragen om inzicht te krijgen in de DIV-organisatie van de gemeenten, samenwerkingsverbanden en waterschap. Deze 0-meting geeft inzicht in inrichting van de DIV-organisaties en hoe de processen zijn ingericht, beleid en regelgeving waar de sterke punten liggen en geeft inzicht waar we van elkaar kunnen leren. Draagvlak bij uw Kring van Secretarissen en toestemming om de inventarisatie te starten. Vervolgtraject: 0-meting De bedoeling is dat de werkgroep start met de inventarisatie en 0-meting aan de hand van de globale vragen bij de deelnemers aan het project en bij de overige organisaties die deelnemen aan SSNT (medewerker DIV en hoofd bedrijfsvoering). Zo kan Twentebreed een beeld gevormd worden, dat inzicht biedt bij de nadere inrichting van de samenwerkingsrelaties. De volgende stap in het proces is de SWOT-analyse. Daarna volgt een uitwerking van de keuzes die gemaakt moeten worden bij samenwerkingsinitiatieven, zowel organisatorisch als bij inrichting van processen en aanschaf van systemen. Communicatie Na goedkeuring zullen de aangesloten samenwerkende organisaties op de hoogte worden gebracht van het initiatief, de opzet en de terugkoppeling. 2

3 BIJLAGE Ad A) Achtergrond Kwaliteit in de informatiehuishouding gemeenten Waarborging van de kwaliteit van de informatiehuishouding wordt steeds belangrijker. Steeds meer documenten worden digitaal gemaakt en ontsloten in het documentmanagementsysteem. Om een betrouwbare informatiehuishouding te hebben moet de opgeslagen informatie authentiek, betrouwbaar, beschikbaar en integer zijn. Om dit te borgen moet een kwaliteitszorgsysteem ingericht worden. Kwaliteitszorg kan van verschillende gezichtspunten bekeken worden: Kwaliteit van processen, systemen, mensen en middelen. Een kwaliteitszorgsysteem betreft dus niet alleen een systeem in technische zin. Het beschrijft afspraken en maatregelen voor goed, betrouwbaar informatiebeheer en bevat o.a.: - Systematisch overzicht van de o De organisatie waarvoor de informatie beheerd wordt o De organisatie van informatiebeheer o Archiefstructuur o Geldende wet- en regelgeving o Procedures - Autorisatiestructuur - Wat de risico s zijn op het gebied van het documenteren van werkprocessen - Welke maatregelen zijn genomen om deze risico s binnen aanvaardbare grenzen te houden - De procesverantwoordelijkheden, inclusief die voor toezicht - De wijze van verantwoording over de kwaliteit(verbetering) Het doel is de kwaliteit en betrouwbaarheid van de documentaire informatiehuishouding borgen. Het resultaat zal een handboek kwaliteitszorg zijn, waarin voorkomen: - De inzet van het kwaliteitszorgsysteem - Beschrijving wat behoort tot het kwaliteitszorgsysteem - Het beoogd niveau van kwaliteit - Het beheersen van risico s - De wijze van toezicht op de naleving van afspraken Systematisch overzicht van: - De organisatie waarvoor de informatie beheerd wordt - De organisatie van informatiebeheer - Archiefstructuur - Geldende wet- en regelgeving - Procesbeschrijvingen m.b.t. documentaire informatievoorziening - Proces van de kwaliteitscyclus (Plan, do, check, act) Risicomatrix Beleidsdocument naar management Afbakening Het project betreft de documentaire informatiehuishouding van de betrokken gemeenten. De definitie van een document is: set van gegevens waaraan rechten ontleend kunnen worden (analoog en digitaal). De basisregistraties vallen buiten de scope van dit project. Dit neemt niet weg dat de basisregistraties hiervoor op orde moeten zijn.. Randvoorwaarden - Wet en regelgeving: op grond van artikel 16 van de Archiefregeling (onderliggende regelen van de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995) dienen de gemeenten er voor te zorgen dat het beheer van haar archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door haar toe te passen kwaliteitszorgsysteem. - Beleid m.b.t. (documentaire)informatievoorziening van de betrokken gemeenten Uitgangspunten - Aan informatie- en archiefmanagement worden kwaliteitseisen gesteld. Eisen die voortkomen uit wet- en regelgeving, normen en eisen die door het management, vanuit integrale verantwoordelijkheid, aan de informatievoorziening en het gebruik van systemen worden gesteld. - Wanneer eisen aan de kwaliteit van informatiemanagement worden gesteld, dient ook regelmatig te worden gemeten of deze kwaliteit wordt behaald en gehandhaafd. 3

4 - Gedisciplineerde uniforme werkwijze Het realiseren van een kwaliteitszorgsysteem betekent dat uniform, conform volgens een vooraf beschreven methodiek gewerkt, moet worden. - Interne kwaliteitszorg, interne controle en de accountancy zijn strategische partners. De kwaliteitszorg informatiebeheer hoort onderdeel te zijn van de gemeentelijke cyclus kwaliteitszorg. Fasering werkzaamheden I. Deelprojectopdracht - Opstellen deelprojectopdracht - Vaststellen deelprojectopdracht II. Instellen, werkwijze en bemensen deelprojectgroep - Inrichten deelprojectorganisatie - Bepalen werkwijze en taakverdeling III. Omgevingsanalyse - Beschrijven wat behoort tot het kwaliteitszorgsysteem - Kwaliteit middelen, kwaliteit processen en kwaliteit documentair informatiebeheer - Bepalen wat het beoogd niveau van kwaliteit moet zijn - Bepalen hoe risico s beheerst kunnen worden - Bepalen hoe toezicht op de naleving van afspraken geborgd wordt - Beschrijven van de organisatie(s) waarvoor de informatie beheerd wordt - Beschrijven van de organisatie(s) van informatiebeheer - Beschrijven van de archiefstructuur - Beschrijven van de geldende wet- en regelgeving IV Inrichten risicomatrix - Bepalen hoe de risicomatrix wordt opgezet - Bepalen mate van kwaliteitszorg, benoemen van de aandachtspunten - Plaatsen afgesproken aantal processen in de matrix V Voorbereiden implementatie nieuwe werkwijze - Beschrijven proces - Verantwoordelijkheden benoemen - Kwaliteitscyclus benoemen (jaarlijks, maandelijks, wekelijks, dagelijks) VI Implementatie kwaliteitszorg - Bepalen wie kwaliteitszorg doen - Instructies geven - Inbedden in bestaande organisatie VII. Evaluatie deelproject Tijdsplanning Fase april mei juni juli augustus september oktober november december 1. Deelprojectopdracht 2. Samenstellen deelprojectgroep 4

5 3. Omgevingsanalyse 4. Inrichten Risicomatrix 5. Voorbereiding implementatie 6. Implementatie kwaliteitszorg 7. Evaluatie De kostenverdeling is conform de afspraken in de Uitvoeringsagenda SSNT Kwaliteit en risico s De kwaliteit van de informatie is van groot belang. Hierbij gaat het om authenticiteit, betrouwbaarheid beschikbaarheid en integriteit. Digitale informatiebeheer wordt voor een groot deel bij de inrichting van systeem en proces bepaald. De kwaliteitszorg, de nieuwe rol van DIV, draagt bij aan de goede informatiehuishouding. Het inrichten van een kwaliteitszorgsysteem betekent een nieuwe, andere werkwijze. De beperkte capaciteit en de werkdruk en inzet van de projectmedewerkers is een risico. Om te komen tot een goed Handboek kwaliteitszorg is inzet van verschillende disciplines, zoals accountancy, noodzakelijk. Organisatie Projectgroepleden: staat open voor de 17 organisaties die samenwerken in SSNT. Ad B) Achtergrond 0-meting deelproject Roadmap We komen de (Documentaire) informatie overal in onze organisaties tegen en om consistent te kunnen handelen is het van belang om over volledige, juiste informatie te beschikken. Het uitwisselbaar maken/hebben van informatie wordt steeds belangrijker. Ook in Twente hebben we een veelheid aan informatie te verwerken, bij individuele organisaties, tussen overheidsorganisaties (Veiligheidsregio, de Regionale Uitvoeringsdienst en Gemeentelijk Belastingkantoor Twente) en met ketenpartners (decentralisaties op het gebied van zorg, jeugd en werk). Juiste, betrouwbare informatie is hierbij cruciaal en de komende tijd zal het aantal samenwerkingsinitiatieven, en daarmee de behoefte aan betrouwbare informatie, alleen maar toenemen. Daarnaast is de rol van de DIV de afgelopen jaren veranderd en nog steeds aan verandering onderhevig. Borgen van de kwaliteit en ontsluiting van de informatie is en blijft een essentiële kerntaak. Echter, door de verdergaande digitalisering wordt DIV tijdens het proces een integraal onderdeel. Traditioneel lag het werkveld DIV aan de voorkant van het proces (postverwerking), en aan het einde van het proces (archivering). Dit wordt meedenken bij de inrichting van het proces, inclusief informatieontsluiting en beheer en kwaliteitszorg na afronding van het proces tot het moment van overdracht of vernietiging. In het kader van samenwerking en om efficiencyvoordeel te hebben bij samenwerking moeten generieke procesafspraken gemaakt worden. Met andere woorden: voor een optimaal resultaat bij samenwerken moeten DIV-processen op elkaar afgestemd worden en zoveel mogelijk uniform worden ingezet. Deze ontwikkelingen brengen informatiekundige vraagstukken met zich mee en maken een vernieuwde blik op procesinrichting en informatiehuishouding actueel. Denk hierbij aan afstemming binnen de processen van Dinkelland en Tubbergen bij de inrichting van Noaberkracht en de inrichting van de Veiligheidsregio, GBT en RUD. Onze doelstelling is om alle processen generiek te kunnen ondersteunen. Hiervoor moeten we beginnen bij het maken van generieke afspraken omtrent het inrichten van DIV-processen en, uiteindelijk, het beschrijven van deze generieke DIV processen. Deze vraagstukken hebben altijd betrekking op organisatie ( omgevingsanalyse ), processen, middelen en mensen. Daarmee is ook een duidelijke link gelegd naar de rol en opgave van de projecten I&A en Basisregistraties. Deze 3 projecten zijn complementair en vullen elkaar aan bij een goede inrichting van processen. Alle ondersteunen het proces, ieder vanuit eigen gezichtspunt: 5

6 - Het project I&A vanuit techniek, architectuur, beveiliging, Zij zorgen voor een goede infrastructuur; - Project Basisregistraties vanuit standaardisatie gegevens uitwisseling door te putten uit de basisregistraties van personen, organisaties, adressen, gebouwen topografie etc. - Project Met DIV weet je meer vanuit standaardisatie informatiebeheer en ontsluiting: De informatie wordt via een goede infrastructuur, door middel van beschreven processen, op basis van basisregistraties opgeslagen en beschikbaar gesteld, waardoor volledig digitaal gewerkt kan worden, tijd-, plaats- en organisatieonafhankelijk. 6