Notulen van de Algemene Ledenvergadering van 2016

Transcriptie

1 Notulen van de Algemene Ledenvergadering van 2016 Oliveo-Voetbalvereniging Datum : 7 november 2016 Locatie : Clubgebouw aan de Sportlaan te Pijnacker Aanwezig : 40 leden, inclusief het bestuur 1 Opening en mededelingen Ruud opent de vergadering om 20:10 uur en heet iedereen van harte welkom. Er is een redelijke opkomst in de verbouwde kantine. Een bijzonder welkom voor de erelid: Walter van den Bogaerdt, Henny van Eeden en Theo Storm en de Leden van Verdiensten: Leo Kerklaan, Jan van der Putte, Cees Ammerlaan en Mia van Marwijk. Bericht van verhindering: Cees Verdel, Nico van Rheenen, Jacques Vonk, John Ruijgrok, Ben van de Ploeg, Ad Ruijgrok, Hans van Rijn, Jan Reeuwijk en Gerard Gronsveld. Traditiegetrouw wordt een minuut stilte in acht genomen voor ontvallen (oud)leden en/of vrijwilligers. We herdenken in het bijzonder: Willem de Kroon, Lies Ermerins en Mark Krebbex. 2. Agenda De agenda wordt zonder wijzigingen vastgesteld. 3. Verslagen Verslagen Het verslag van de Algemene Ledenvergadering 2015 wordt zonder opmerkingen vastgesteld. Het jaarverslag van het seizoen wordt zonder opmerkingen vastgesteld. 4. Financiële verantwoording (Vereniging en Stichting) Financiële Verantwoording Vereniging Frank licht de cijfers toe van zowel de Vereniging als van de Stichting: Er is positief resultaat te melden van 3.685,- terwijl en resultaat van 2.850,- was begroot. Dit komt o.a. door extra contributie door extra leden. Op de balans staat een bijdrage van de Tribune Stichting. Zowel DSVP als Oliveo hebben beiden 5.000,- ontvangen; De uitgave voor de verbouwing van de kantine van ,- heeft de balans laten zakken en de Lego Kantine actie heeft in totaal ,- opgeleverd, verdeeld over twee seizoenen. Er zijn geen vragen over de financiële verantwoording van de vereniging. Financiële Verantwoording Stichting De Stichting heeft een kleine plus gedraaid van 35,- terwijl een klein te kort van 500,- was begroot. Er zijn geen vragen over de financiële verantwoording van de stichting. Voetbalvereniging OLIVEO Algemene Leden Vergadering 2016 Blz. 1 van 5 Datum: 7 november 2016

2 Kas-Controle Commissie Bas Verdel spreekt namens de commissie zijn waardering uit over de cijfers van Frank en de heldere en inzichtelijke documenten. Decharge bestuur Bas Verdel verzoekt de vergadering decharge te verlenen aan het bestuur. Dit wordt met applaus bevestigd. 5. Bestuursverkiezing Aftredend-Herkiesbaar: In de Kas-Controle Commissie treed Jacques Vonk en zijn plaats wordt ingenomen door Ed van der Burg. In het Huishoudelijke Reglement staat een roulatieschema voor bestuursleden. Het voorstel is om beide voorzitters Ruud Schalkwijk en John Weijgertse weer aan te stellen voor 3 jaar. Met applaus is de herverkiezing een feit. Normaliter zouden we nu een pauze houden maar gelet op de vele agendapunten gaat het bestuur gelijk door en wordt later de pauze gehouden. 6 Terugblikken en vooruitkijken Het bestuur neemt aan de hand van de powerpoint presentatie de vergadering mee met zaken voor het komende seizoen en het afgelopen seizoen. Algemeen Bestuurlijk Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) Vorig jaar is Oliveo hiermee begonnen en het wordt verder geïmplementeerd met nieuwe kaderleden. Kunstgras De kunstgrasproblematiek heeft ook de volle aandacht bij Oliveo. Overleg met de gemeente vindt plaats en we volgen voorlopig de koers van de KNVB. Het blijft een lastig verhaal als je beseft dat leden er al 10 jaar op speelt. De keeperstrainingen en de E- en F-spelertjes spelen voor de zekerheid op gras. Als er ontwikkelingen zijn, zal het bestuur de vereniging via de website en de nieuwsbrieven op de hoogte houden. Voetbaltechnische Zaken We hebben een goed seizoen gedraaid maar ook met het besef dat het beter had gekund. Oliveo 2 is voor de tweede jaar kampioen geworden. Een mooie prestatie. De Technische Staf kent een aantal jonge Oliveanen (Mike v.d. Pol, Brain de Jong en Niels van Rest) die zijn toegetreden als hoofdtrainer. Dit past ook in het beeld dat Oliveo leden zelf opleidt. Ferry Bakhuis heeft noodgedwongen (werk) zijn taken als hoofdtrainer moeten neerleggen. Op dit moment draait het 1 e weer goed mee en verlangt een ieder naar een kampioenschap. De selectie wilt hiervoor zelf een echt trainingskamp in de winterstop!; Oliveo 2 staat bovenaan in de reserve Hoofdklasse. Bij de jeugd zou de C en de D het iets beter kunnen doen. Voetbalvereniging OLIVEO Algemene Leden Vergadering 2015 Blz. 2 van 5

3 Nieuwe opzet jeugdvoetbal De KNVB is bezig om de jeugdcompetitie anders te gaan opzetten. Het speelplezier terug en de ontwikkelingen jongs af aan verbeteren. Door gebruik te gaan maken van kleinere teams en kleinere ruimtes verwacht men een positieve doorgroei in de voetbal. Bijkomende zaken zijn dat er minder straat voetbal is en dat er sprake is van bewegingsarmoe! De jeugd tot en met 12 jaar krijgt hiermee te maken. Voor Oliveo ook de mogelijkheid om de F-Kees hierin te betrekken. Het plan ziet er als volgt uit: O6 : 2 tegen 2 O7 : 4 tegen 4 O8-O10 : 6 tegen 6 (met keeper) O11-O12 : 8 tegen 8 (met keeper) We starten met het volgend seizoen en organisatorisch vraagt het de nodige aandacht voor met name de Technische commissie en de Scheidsrechterscommissie. Meer teams en meer materialen. Pauze Modernisering Oliveo Kantine In 2014 heeft de ALV de investering van ,- goedgekeurd; De aanpak is verdeeld geweest over 3 fasen; Er is een Bouwteam geformeerd met Adviseurs, Bedrijven en vooral door vrijwilligers (bouwers); Op 18 september is de verbouwde kantine feestelijke geopend. De verbouwing heeft uiteindelijk ,- gekost maar daar is ook veel meer voor gedaan: Nieuwe bar en vooral de commissiekamer is grondig verbouwd zodat we de ruimte ook als bestuurskamer kunnen gebruiken; Er zijn ook besparingen doorgevoerd. De terrasoverkapping is komen te vervallen en we hebben een grote parasol gekregen van Heineken. Zorgpunten zijn: Akoestiek, verlichting en verwarming. Fase 4 is een nieuwe keuken, welke gepland is voor de zomervakantie Legoplan Netto opbrengst is inmiddels gegroeid naar ,- en dit is exclusief de ingeleverde obligaties. De Legokantine krijgt een definitieve plek in de kantine. Doorlopende acties zijn: kaarten, speculaaspoppen, motorrit en AVIA-tanken. Al met al een resultaat om trots op te zijn. Keuken Doel is om de keuken te laten voldoen aan alle eisen en meer een open karakter mee te geven. Het bestuur heeft een voorlopige raming gemaakt en komt hiermee uit op ,-. Oliveo kan dit uit eigen middelen en met geplande acties (o.a. overige obligatiehouders benaderen om alsnog af te zien van het verzilveren van de obligaties) financieren en aan de ALV wordt gevraagd om met dit voorstel in te stemmen. Het bestuur krijgt goedkeuring van de vergadering. Sponsoring De sponsorcommissie kan wel wat ondersteuning gebruiken. Veld 2 staat bijna rondom in de reclameborden; Shirtsponsoring bij de jeugd wordt een uitdaging; Er zijn meer balsponsoren dan wedstrijden; Sponsor van de maand aandacht in de nieuwsbrief; Betere samenwerking tussen Oliveo Business Clab en Sponsorcommissie; Samenstellen van sponsorpakketten; Voetbalvereniging OLIVEO Algemene Leden Vergadering 2015 Blz. 3 van 5

4 Blijven zoeken naar nieuwe mogelijkheden. Vrijwilligersbeleid Een lastig onderwerp die navolging verdient. Het bestuur neemt de vergadering mee met de opzet om tot een nieuwe vrijwilligersbeleid te komen. Als deze is opgesteld, zal het bestuur een apart ALV uitschrijven voor de zomervakantie. Voor nu gaat het om breder delen van ideeën en hoe bereik je nieuwe vrijwilliger. De aanwezigen op deze ALV zijn al grote vrijwilligers (harde kern) maar we hebben er meer van nodig. Het onderwerp keert geregeld terug bij het bestuur. Men zegt te makkelijk af, nieuwe vrijwilligers benaderen blijft lastig en we bereiken ook niet iedereen even goed maar vooral hebben we een tekort: met name barbezetting en scheidsrechters. Oliveo is een vereniging voor en door leden! Verenigen is een werkwoord en gaat over s amen en vrijwillig. Oplossingsrichting: Vrijblijvend in stand houden (is eigenlijk geen optie); Verplicht als dan niet met sanctiebeleid; Betaalde vrijwilligers; Combinatie van bovengenoemde zaken! Voor de kantine ligt een te grote druk bij Anja van der Burg. Met name het inroosteren is erg lastig. Met een aantal leden is gekeken naar mogelijkheden/oplossingen. De kantine meer professionaliseren, vergroten van omzet, en meer binding. Vrijwilligersorganisatie Het bestuur is op zoek naar een vrijwilligersorganisatie die aandacht heeft voor o.a.: Overzicht aan vrijwilligers; Aanmelding; Goede instructies; Cursussen en opleidingen; Reacties uit de vergadering: er heerst teveel vrijheid-blijheid, ouders zeggen te makkelijk af en het groeit ons af-en-toe boven het hoofd. het betrekken van ouders scheelt ook per coördinator. Proces Het bestuur wil graag verder en deze presentatie is een aftrap en tevens een oproep om samen met het bestuur te komen tot een gedegen vrijwilligersbeleid. Wie wil, kan zich aanmelden bij John Weijgertse. De planning is dat we in het eerste kwartaal het plan gaan uitwerken en in het tweede kwartaal een aparte ALV bijeen wordt geroepen. Walter van den Bogaerdt merkt op dat er goede voorbeelden zijn met een dwingend karakter maar dat het ook goed is om te weten wat je buren doen! Begroting Vereniging Het bestuur houdt rekening mee dat het kader meer gaat kosten; Contributie zal naar verwachting gelijk blijven; Omzet kantine blijft stabiel; Energiekosten gaan omhoog a.g.v. wegvallen energiebelasting; Dotatie Onderhoud naar een normaal niveau; Voetbalvereniging OLIVEO Algemene Leden Vergadering 2015 Blz. 4 van 5

5 De begroting gaat uit van een positief resultaat van 3.750,- Er worden geen vragen gesteld en daarmee is de begroting vastgesteld. Contributievoorstel Het voorstel is om de contributie niet te verhogen. Oliveo is één van de duurste verenigingen geworden. Het voorstel wordt door de vergadering geaccepteerd. Stichting Energiekosten gaan omhoog; Afschrijvingen gaan dalen na 10 jaar; Gebruikersvergoeding blijft gelijk; Vraag Walter van den Bogaerdt: hoe zit het met de verzekering na alle verbouwingen. Antwoord: het aantal m3 blijft gelijk. Dat neemt niet weg dat we met de verzekeraar gaan kijken of we goed verzekerd zijn. Aandachtspunt is dat de vuilnisbakken preventief van het gebouw af staan. 7 Rondvraag Ronald Laarhoven: Vraag: Verandering van de velden, kan dat nog van invloed zijn bij de gemeente? Antwoord: we hebben een langlopende huurovereenkomst met de gemeente en afspraken over huurverhogingen. Walter van den Bogaerdt Walter complimenteer het bestuur met de bereikte resultaten en vraagt om de vergadering om een groot applaus. 8 Sluiting Voetbalvereniging OLIVEO Algemene Leden Vergadering 2015 Blz. 5 van 5