Notulen van de Algemene Ledenvergadering van 2011

Transcriptie

1 Notulen van de Algemene Ledenvergadering van 2011 Oliveo-Voetbalvereniging Datum : 7 november 2011 Locatie : Clubgebouw aan de Sportlaan te Pijnacker Aanwezig : 49 leden, inclusief het bestuur 1 Opening en mededelingen Walter opent de vergadering om 20:00 uur en heet iedereen van harte welkom. Een bijzonder welkom voor de ereleden: Theo Storm en Nico van Overdam en de Leden van Verdiensten: Cees Verdel, Hans van Rijn, Mia van Marwijk, Leo Kerklaan, Henny van Eeden, Marc Kik, Jan van der Putte en Cees Ammerlaan. Bericht van verhindering: Eus van Velzen, Ruud Schalkwijk, Koert Kouwenhoven en Ferdi/Nancy Hakvoort hebben zich afgemeld. Traditiegetrouw wordt een minuut stilte in acht genomen voor ontvallen (oud)leden: We herdenken Jan Waltman, Aad Rutten, Michel van Leeuwen en Jan Ruigrok. 2. Agenda Walter voegt twee agendapunten toe. 2a Terugblik 10 jaar voorzitterschap en het relaas van de vrijwilliger 2b Benoeming Lid van Verdienste. De agenda wordt met deze wijziging vastgesteld. 2a. Terugblik 10 jaar voorzitterschap en het relaas van de vrijwilliger De veranderende maatschappij en de betrokkenheid van vrijwilligers vraagt voortdurend aandacht van de vereniging. Oliveo heeft een grote groep vrijwilligers maar we kunnen ook nog veel vrijwilligers gebruiken. Niet alle werkzaamheden, betrokkenheid en inzet is even zichtbaar. Menig lid is door Walter benoemd. Een lid die vanaf zijn 10 e lid is van Oliveo en veel doet voor Oliveo is Ad Ruigrok. 2b Lid van Verdienste Ad Ruigrok wordt naar voren geroepen. De betrokkenheid en inzet van Ad als vrijwilliger voor Oliveo en als voorzitter van de stichting heeft het bestuur besloten om Ad voor zijn vrijwilligerswerk te benoemen tot Lid van Verdienste. Dit wordt instemmend gewaardeerd met applaus en bloemen voor zijn vrouw Conny. 3. Verantwoording seizoen De voorzitter spreekt! Traditiegetrouw geeft Walter zijn persoonlijke terugblik over het afgelopen seizoen en een kijkje naar het nieuwe seizoen. Succes op voetbaltechnisch gebied leert dat Oliveo een gezonde weg bewandelt. Toch kunnen en mogen we niet achterover leunen. Accommodatie en beleid krijgt het komende seizoen de volle aandacht en dreigt een draconische huurverhoging in Oliveo werkt intensief samen met de andere verenigingen en gemeente om de huurverhoging aan te passen. Verslagen Het verslag van de Algemene Ledenvergadering 2010 wordt zonder opmerkingen vastgesteld. Het jaarverslag van het seizoen wordt zonder opmerkingen vastgesteld. Financiële Jaarafrekening Vereniging Frank licht in hoofdlijnen de grote verschillen toe tussen resultaat en begroting: Voetbalvereniging OLIVEO Algemene Leden Vergadering 2010 Blz. 1 van 6 Datum: 30 november 2011

2 - Overdracht kleedkamer heeft later plaatsgevonden, dus minder bijdrage aan de stichting, meer energie en verzekeringen; - Oliveo Kontact/Website, er zijn minder Kontacten uitgebracht dus minder kosten en inkomsten van advertenties; - Minder contributie door verkeerde aanname ledenaantal; - Meer inkomsten door baten Millenniumtoernooi; - Meer omzet 11-12% kantine, marge is 50,2 %. De getroffen maatregelen hebben zijn vruchten afgeworpen; - Meer belasting als gevolg van bijstelling WOZ door de gemeente; - Wout van Overdamtoernooi overgeheveld van de stichting naar de vereniging; - Kapitaal is toegenomen door overdracht kleedkamers en positieve resultaten. Financiële Jaarafrekening Stichting Ad licht in hoofdlijnen de cijfers toe: - De bovengenoemde overhevelingen van de vereniging naar de stichting en visa versa geven ook verschillen in resultaten en begroting; Overdracht kleedkamers is afgestemd met de Belastingdienst; - De lening die we nodig hebben met het onderhoud (orde grootte ,-) hoeven we niet volledig op te maken. Binnenkort gaat de stichting naar de bank; - In de exploitatie geen kosten van de kleedkamers; - Wijzigingen hebben geleid tot aanpassing van de gebruikersvergoeding. Kas-Controlecommissie Walter licht toe dat de oude sportvereniging Oliveo onlangs is opgeheven door de nog levende oud voorzitters van de handbal, gym en voetbal. Dit is een nasleep van de verzelfstandiging uit Hiermee is een bijzondere mijlpaal bereikt na de oprichting van 2 juli v.v. Oliveo is volledig eigenaar geworden (geen naheffing van de Belasting). Peter Paanakker geeft een terugkoppeling van de jaarrekeningen. Cijfers zien er perfect uit en vraagt de vergadering om applaus voor het goede werk van Frank. Frank op zijn beurt wil zijn erkentelijkheid betuigen voor de financiële commissie die hem hierbij ondersteunt door vele werkzaamheden over te nemen. Er zijn geen vragen! Decharge bestuur Walter vraagt aan de leden om het bestuur decharge te verlenen over het afgelopen seizoen. Dit wordt met applaus gehonoreerd en Walter bedankt de leden hiervoor. 4. Bestuursverkiezing Aftredend-Herkiesbaar: Marcel Buzing is als secretaris aftredend (het eerste jaar is nog door Theo Storm waargenomen) en herkiesbaar. De vergadering stemt hiermee in. Aftredend niet herkiesbaar: Eric Liesting is afwezig i.v.m. een korte vakantie. Na een jaar heeft Eric besloten om zich terug te trekken als bestuurslid PR & Sponsoring. De combinatie van vrijwilliger/werk/commercie gaf voor Eric onvoldoende bevrediging. Er is een vacature. Walter van den Bogaerdt verricht zijn laatste handeling door af te treden. Om Walter toe te spreken wordt eerst Ed benoemd tot voorzitter. Wim van den Berg (KNVB) wordt door Ed naar voren geroepen om Walter te eren. Walter heeft als voorzitter nadrukkelijk zijn stempel gedrukt over de afgelopen 10 jaar. Het vele vrijwilligerswerk die Voetbalvereniging OLIVEO Algemene Leden Vergadering 2010 Blz. 2 van 6

3 Walter heeft verricht voor en tijdens zijn voorzitterschap heeft de KNVB besloten om Walter te eren met de zilveren speld en de bijbehorende oorkonde. Joke krijgt voor alle steun en toeverlaat een mooie bos bloemen. Het bestuur laat Walter niet zomaar gaan. Gelet op de bijzondere prestaties van Walter heeft het bestuur belsoten om op zaterdag 12 november een afscheidsreceptie te houden zodat de gehele vereniging, overige verenigingen en betrokkenen Walter kunnen bedanken voor zijn inzet. Met nog een bos bloemen voor Joke en de nodige foto s trakteert de vergadering Walter op een warm applaus. Onder het genot van een drankje kunnen de aanwezigen Walter en Ed feliciteren. Pauze 5 Actieplan Ed presenteert zich als de nieuwe voorzitter en zal een aantal zaken voor het komende seizoen toelichten: BAC (Beleids Advies Commissie) Het Bestuur van Oliveo heeft gemerkt dat zij aan een aantal beleidsmatige zaken niet toekomen om deze uit te werken. Binnen Oliveo zijn genoeg leden met expertise om het bestuur te kunnen ondersteunen. Het bestuur is verheugd dat een aantal leden zich hebben aangeboden om het bestuur te helpen met beleidsmatige zaken. Het bestuur geeft opdracht, de BAC doet onderzoek en komt met voors en tegens en doet een voorstel. Het bestuur neemt uiteindelijk een besluit. De eerste opdracht gaat over de toekomst van Oliveo in relatie tot het zaterdagvoetbal senioren. Bestuursfuncties De functies PR & Sponsoring worden gescheiden. Onlangs is met een groep vrijwilligers gesproken over hoe we deze zaken kunnen professionaliseren (vele ideeën en tips zijn uitgewisseld). Vooralsnog wordt ingestoken op een projectmatige aanpak van onderdelen. Voor Kantinezaken wordt ook een bestuurslid gezocht. Mia is bereid gevonden om de disciplines kantine, inkoop en festiviteiten te coördineren. Voor deze drie bestuursfuncties is Ed voorlopig het contactpersoon. Accommodatie Frank Immerzeel geeft aan dat we nog een paar hobbels moeten nemen om het groot onderhoud begin 2012 te laten plaatsvinden. - Recht van Opstal (Gemeente en notaris) - Garantie Stichting Waarborgsfonds SWS - Gemeentegarantie - Offerte bank Aan de orde komt het voorstel aan de algemene ledenvergadering om overeenkomstig artikel 10 lid 5 van de statuten van de vereniging aan het bestuur voorafgaande goedkeuring te geven tot het nemen van de navolgende besluiten. 1. het doen van afstand van opstalrechten en aanvaarden van een opstalrecht van de gemeente Pijnacker-Nootdorp, conform het door de gemeente gedane aanbod; 2. met de stichting van Oliveo de waarde van de naar de stichting overgegane kleedkamers te verrekenen. De vergadering stemt in met beide besluiten. Voor de toekomst heeft Oliveo samen met DSVP carte blanche gekregen om met de beschikbare gelden van de gemeente herinrichtingsvoorstellen te maken. De entree moet meer smoel krijgen en de containers gaan weg. Voetbalvereniging OLIVEO Algemene Leden Vergadering 2010 Blz. 3 van 6

4 Peter Bennebroek vraagt zich af wat er sinds vorig jaar is gebeurd. Het is het zelfde rijtje aan zaken! Er gebeurd veel achter de schermen. Met de medegebruikers van het sportpark en gemeente is een schouw geweest om vandalisme te voorkomen (entree aanpassen en meer verlichting), verhuur van de accommodatie is uitgebreid (Hockeybond en nieuw contract Skippy [inclusief uitbreiding]), overleg met Stanislas loopt. Voetbaltechnische zaken Ed neemt het woord namens Peter. Oliveo gaat door met continueren en doorontwikkelen. We willen in de 2 e klasse blijven, doorstroming vanuit de jeugd, cursussen voor trainers en scheidsrechters. Binnen deze discipline wordt gezocht naar een lettercoördinator voor de niet-selectiesenioren. 6 Commissies Kantinezaken Inkoop: Hennie van Eeden en Mia van Marwijk (contactpersoon voor Ed) Evenementen: Mart Rip, Henk Moerman, Paul Notenboom Kantine: Anja Verburg, Bianca Notenboom en Dini Haak Feest: Kees Hogervorst en Mia van Marwijk Voetbaltechnische zaken Peter van Velzen, Peter Paanakker en Peter Jansen. Vacature lettercoordinator Senioren. Webredactie: Lettercoördinatoren Paul Duyvestijn [A], Peter Bennebroek [B], Eric Stalman [C], Safwat Abdelaal [D], Christel Abdelaal [E], Ernst van Winden [F], Vincent en Jasper Bierman [G] en Peter Paanakker [Algemeen]. Wedstrijdsecretariaat Jeugd DEF Hans van Rijn, Jeugd ABC Peter Bennebroek, Zaal Gerard van Winden, 7 tegen 7 Harry Kerklaan en senioren (Vacature). Financiële commissie Francine Hogervorst, Joke van den Bogaerdt, Marc Kik, Henk Bierman en Anja Tas. Kas-Controlecommissie Volgens de statuten zis de commissie aftredend. De leden willen graag verder en de vergadering gaat akkoord. Peter Paanakker, Jan Reinders en René Haket BAC Eus van Velzen (contactpersoon voor Ed), Walter van den Bogaerdt, Koert Kouwenhoven, John Weijgertse, Ruud Schalkwijk en Jeroen Kluiters Bouwcommissie Ben Smit, Jan van der Putte, Safwat Abdelaal, Nico van Rheenen, Bertus Hek, Frank Immerzeel PR&Sponsoring Jan Reeuwijk en Francine Hogervorst. Vele vacatures. Stichting Oliveo Ad Ruigrok, Ben Smit, Adrie Wijsman, Ben v.d. Ploeg en Cees Verdel Voetbalvereniging OLIVEO Algemene Leden Vergadering 2010 Blz. 4 van 6

5 7 Begroting Frank Duijvestijn geeft een toelichting op de begroting: Voor de vereniging zijn de volgende aandachtspunten: - Oliveo Kontact neemt in aantal af. Hooguit 3 keer per jaar. Advertenties gaan over naar de Website. - Gebruikersvergoeding gaat omhoog - Omzet kantien iets omlaag omdat we dit seizoen geen kampioenschappen zullen behalen. - Reservering voor onderhoud. - Mager positief resultaat. De accommodatie moeten we in stand houden! Er zijn geen vragen Voor de Stichting zijn de volgende aandachtspunten: - Afschrijvingen nemen toe als gevolg van investeringen; - Verhuur neemt toe; - Verhuur Skippy omhoog; - Sponsoring naar beneden bijgesteld (financiële crisis) - Begroting sluit op 0,- Er zijn geen vragen De contributies gaan omhoog om als vereniging iets extra s willen bieden. De vergadering gaat akkoord met verhoging van de boetes een incassokosten indien niet in één keer wordt geïnd. De vergadering gaat akkoord met de contributieverhoging Hennie van Eeden heeft een vraag over de contributie van een niet-spelend/werkend lid. Deze bedraagt 45,-/jaar. 8 Rondvraag Voordat we met de rondvraag gaan beginnen meld Ed het volgende: Website: De nieuwe Website is in samenwerking met Green en Support 015 tot stand gekomen. De kosten zijn deels vergoed met sponsoring. Kantinezaken: Het nieuwe koffieautomaat wordt vanaf 2012 alleen nog maar gebruikt. Koffie met kannen wordt alleen voor nood gebruikt. Verder wordt tapbier geïntroduceerd tijdens de wedstrijden. Dit is een nadrukkelijke eis van de KNVB. Nico van Rheenen Vraag : Kleding Jeugd wordt collectie uitgegeven, een deel komt niet terug. Kan dit niet anders door bijvoorbeeld de ouders te laten tekenen voor ontvangst? : Dit heeft zeker aandacht. Ook het (dé)centraal wassen is een aandachtspunt. Peter Jansen is hierover in overleg met Christel Abdelaal. Vraag : Sport 2000 heeft e.e.a. van Sporthuis Reinders overgenomen. De leveringen verlopen niet naar wens? : Heeft voortdurende aandacht van het bestuur. Beltona wil liever rechtstreeks leveren. Contract opzeggen heeft teveel haken en ogen. Ook een eigen winkeltjes is een optie die we open houden. Hennie van Eeden Voetbalvereniging OLIVEO Algemene Leden Vergadering 2010 Blz. 5 van 6

6 Vraag Anja Verburg Vraag Vraag : Geld ligt voor het oprapen alleen doen we het niet! Ondanks de inzet van Peter Bennebroek heeft de fietsactie van de Rabobank slechts 160,- opgebracht. We hebben 900,- laten liggen? : We zijn ons hiervan bewust en zullen alerter reageren. : De verplichte bardienst heeft vele reacties opgeleverd alleen niet van de A-groep? : Van belang is dat de selectieteams worden voorzien van een teamleider voor algemene zaken. Wordt opgepakt. : Op maandag is er geen bezetting ondanks dat er wedstrijden zijn? : Voorkeur is dat we open willen zijn maar afhankelijk zijn van vrijwilligers. Het heeft de aandacht van het bestuur. Kees Hogervorst Vraag : Hoe staat het met de proef met het zaterdagvoetbal voor senioren? : De BAC gaat hier een voorstel voor doen aan het bestuur. 9 Sluiting Ed bedankt de aanwezige en sluit de vergadering om 22:10 uur en nodigt een ieder uit om nog een drankje te nemen in de kantine. Voetbalvereniging OLIVEO Algemene Leden Vergadering 2010 Blz. 6 van 6