Notulen van de Algemene Ledenvergadering van 2014

Transcriptie

1 Notulen van de Algemene Ledenvergadering van 2014 Oliveo-Voetbalvereniging Datum : 10 november 2014 Locatie : Clubgebouw aan de Sportlaan te Pijnacker Aanwezig : 53 leden, inclusief het bestuur 1 Opening en mededelingen Ruud opent de vergadering om 20:05 uur en heet iedereen van harte welkom. Er is een behoorlijke opkomst en een oude traditie is in eren herstel, de vergadering wordt gehouden in de kantine. Een bijzonder welkom voor de erelid: Walter van den Bogaerdt, Theo Storm en Cees Verdel en de Leden van Verdiensten: Leo Kerklaan, Ad Ruijgrok, Henny van Eeden, John van den Boer, Nico van Rheenen, Cees Ammerlaan en Mia van Marwijk. Bericht van verhindering: Henk Bierman, Ferdi Hakvoort, John Ruijgrok en Hans van Rijn. Traditiegetrouw wordt een minuut stilte in acht genomen voor ontvallen (oud)leden en/of vrijwilligers. 10 november 2014 staat ook in het teken van de Nationale Herdenking voor de slachtoffers van MH17 waarbij ook inwoners van Pijnacker-Nootdorp door zijn getroffen. We herdenken in het bijzonder onze erelid Nico van Overdam die niet lang na de vorige ALV ons is ontvallen en verder gedenken wij het oud-bestuurslid Piet Kouwenhoven. 2. Agenda De agenda wordt zonder wijzigingen vastgesteld. 3. Verslagen Verslagen Het verslag van de Algemene Ledenvergadering 2013 wordt zonder opmerkingen vastgesteld. Het jaarverslag van het seizoen wordt zonder opmerkingen vastgesteld. 4. Financiële verantwoording (Vereniging en Stichting) Financiële Jaarafrekening Vereniging Frank licht de cijfers in een andere vorm toe ten opzichte van voorgaande jaren. In het totaaloverzicht staan de subtotalen per onderdeel. Het positief resultaat komt uit op een kleine 5.000,-. Dit komt o.a. door: minder afdracht aan de KNVB, lagere kosten voor trainers en verzorgers en een betere marge op de post Kantine. De post Groot-onderhoud is met 8.000,- toegenomen. Tegenvaller zit vooral in de post Contributie. Op de Balans staat een kapitaal van ,- en bedraagt de voorziening voor groot-onderhoud, ,-. De Vereniging heeft in het afgelopen seizoen ook flink geïnvesteerd: een kassasysteem met betaalpassen, hekwerk terras, hoge drukreiniger en een nieuwe groepenkast. Er zijn geen reactie op of vragen over de jaarstukken! Ad Ruijgrok spreekt zijn waardering uit dat de resultaten zo dicht bij de begroting is gebleven en vraagt aan de vergadering haar compliment te geven door een groot applaus. Voetbalvereniging OLIVEO Algemene Leden Vergadering 2014 Blz. 1 van 6 Datum: 16 november 2015

2 Financiële Jaarafrekening Stichting Frank licht namens de Stichting de cijfers op hoofdlijnen toe: De Stichting heeft de negatieve begroting omgezet in een nullijn. De huurverhoging drukt nadelig op de begroting. Dankzij een extra bijdrage van onze hoofdsponsor Van Koppen & Van Eijk is het resultaat op nul uitgekomen. In de Balans is terug te lezen dat er flink is geïnvesteerd in de kleedkamers 1 t/m 6. Frank vraagt om een applaus voor de bouwcommissie en vele vrijwilligers die hebben meegeholpen. Ventilatiesysteem van de nieuwbouw is vervangen, er is een nieuwe boiler geplaatst. Behalve extra uitgaven zijn er gelukkig ook extra inkomsten: de Sponsorcommissie is druk doende om veld 2 vol te zetten met reclameborden Kas-Controle Commissie Jacques Vonk spreekt namens de commissie zijn waardering uit over de cijfers van Frank en de inzichtelijkheid van de documenten. Decharge bestuur Jacques Vonk verzoekt de vergadering decharge te verlenen aan het bestuur. Dit wordt met applaus bevestigd. Frank bedankt de financiële commissieleden want hij doet het niet alleen: Joke van den Bogaerdt, Henk Bierman en Theo Storm. 5. Bestuursverkiezing Aftredend-Herkiesbaar: In het Huishoudelijke Reglement staat een roulatieschema voor bestuursleden. Het voorstel is om John Weijgertse als herkiesbaar voor te dragen. Met applaus is de herverkiezing een feit. Pauze 6 Terugblikken en vooruitkijken Het bestuur neemt de vergadering mee met zaken voor het komende seizoen en het afgelopen seizoen. Algemeen Bestuurlijk Al met al kunnen we stellen dat we een prima vereniging zijn en dat willen we ook blijven. We zijn ook een vrijwilligersorganisatie en om dat in goede banen te leiden gaat het bestuur in het eerste kwartaal van 2015 een beleidsplan opstellen met taken e.d. Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) Door incidenten bij andere verenigingen en organisaties speelt de vraag bij Oliveo of we ook mee moeten doen met het aanvragen van verklaringen van Goed Gedrag. Met nadruk stelt het bestuur dat er sowieso geen aanleiding is om dit te doen binnen Oliveo maar we gaan wel om met kinderen. De vergadering stemt in, er zijn overigens geen kosten verbonden voor Oliveo. Externe zaken Sportraad Walter van den Bogaerdt is één van drie vertegenwoordigers namens de sportverenigingen die bezig is om een Sportraad op te richten. De gemeente kent wel een Sportplatform maar dat een en Voetbalvereniging OLIVEO Algemene Leden Vergadering 2014 Blz. 2 van 6

3 adviserend orgaan voor de wethouder en minder voor de sportverenigingen. Met een Sportraad kunnen we beter communiceren met de gemeenteraad. Er doen inmiddels 25 verenigingen mee dus kan de Sportraad als stichting worden opgestart. Huurovereenkomst Nu de veldhuur extreem is gestegen willen we als vereniging meer zekerheid. Oliveo was tevreden met de conceptovereenkomst maar de gemeente heeft eigenhandig de overeenkomst weer aangepast door de huur jaarlijks bij te stellen. Wij zijn hier tegen. De druk ligt nu bij de gemeente daar zij de BTW teruggave van 2014 gaan mislopen als niet tijdig een overeenkomst wordt gesloten. Voetbaltechnische Zaken Kenmerkend is dat Oliveo 1 in het vorige seizoen lang tegen degradatie heeft gevochten en aan het eind van de competitie een periodetitel op een haar na heeft misgelopen. Dit seizoen zijn we goed vertrokken en het is zaak om het niveau vast te houden. Als Bestuur ontvangen we van de tegenstanders veel complimenten hoe wij de vereniging hebben geregeld. Theo van der Burg en René Slegtenhorst zijn de enige twee medewerkers die zijn vervangen. De scheidsrechterscommissie onder leiding van Frank van der Meer en Nico van Rheenen krijgt steeds meer handen en voeten. Ook de medische begeleiding krijgt steeds meer aandacht. Dick Kuiper, Babette van het Hart en Brain Ruijgrok staan tot onze beschikking. Als vereniging gaan we ook meer aandacht schenken aan Talenten zodat zij zich beter kunnen ontwikkelen. Behalve spelers zijn veelal de trainers ook van Oliveo en dat is positief. Er is behoefte aan betere opleidingen en daar zijn wel kosten mee gemoeid. Met het netwerk haagland nemen we veel deel aan toernooien en er is veel scouting. Het levert ook gratis kaarten op voor ADO en dat is positief. Op woensdagmiddag doet Oliveo mee met Twin Games. Het is een spelvariant voor de E en F om met 4 tegen 4 of 5 tegen5 te spelen. De spelers komen veel beter aan bod en het spel gaat gelijk door als er gescoord is. Het blijft spijtig dat meidenvoetbal niet van de grond komt. Als we een paar meisjes hebben dan gaan ze toch weer naar DSVP omdat daar vriendinnetjes spelen. Het ledenaantal blijft groeien. We hebben inmiddels een F9 ingeschreven en weer een A4. Daarmee naderen we een historische omvang. Het uittenue van de selectie is gedateerd, gekreukeld en versleten. Met Beltona gaan we aan het eind van het seizoen een nieuw kleding contract aan en nemen we afscheid van Sport We gaan met een webshop werken. Met Beltona hebben we een ontwerp gemaakt voor een nieuwe uittenue. Tim Weijgertse komt binnen gelopen om het nieuwe tenue te showen. De zaal is er stil van. De bestelperiode bedraagt 6 weken zodat we na de winterstop weer strak erbij lopen. Het tenue is straks ook te bestellen via de webshop en gaan we meer aan merchandising doen. Kantine Clubkaart Begin 2014 is de clubkaart geïntroduceerd en twee sponsoren zijn bereid geweest om hier aan deel te nemen. Met de clubkaart willen we het contante geld verminderen en het verbruik beter registreren. Om het gebruik van de kaart te stimuleren worden de prijzen verhoogd en krijgen pashouders korting. Voetbalvereniging OLIVEO Algemene Leden Vergadering 2014 Blz. 3 van 6

4 Het gebruik van de kassa begint zijn vruchten af te werpen, we krijgen een veel beter inzicht wat er wordt gebruikt en of de verbruik cijfers overeenkomen met de openingstijden. Helaas staan er te weinig barmedewerkers achter de bar en Anja kan het niet alleen. Eén keer in de 5 weken een bardienst draaien levert heel veel op en verstevigd het verenigingsgevoel. Het Dagelijks Bestuur zijn echte vergadertijgers en dat valt niet altijd mee voor Anja. Voor al haar inzet krijgt Anja een warm applaus van de vergadering. PR Communicatie Eén van de zaken uit de Ronde Tafelbijeenkomsten is een betere PR en Communicatie. De nieuwsbrief die maandelijks verschijnt werkt goed en heeft een groot bereik. De Website is wellicht aan een moderniseringsslag toe. Het wordt in ieder geval uitgezocht en het kan betekenen dat de site in zijn geheel wordt vernieuwd. SKOP is bezig met de aanleg van een glasvezelkabel en in overleg met de gemeente en DSVP bekijken we de mogelijkheid voor een glasvezelkabel zodat we een beter bereik hebben. Met name voor de Digitale Wedstrijdformulieren is dat van groot belang. Feest Het Oliveofeest vorig jaar was een groot succes en in 2015 willen we wederom een groot feest organiseren. Toernooien Het bestuur is verheugd dat er nieuwe initiatieven ontstaan. Het Glen van de Meer toernooi voor senioren eind juni heeft een fantastische uitstraling. Afsluitingen De F-afsluiting in combinatie met de geweldige wedstrijd Nederland Spanje was een daverend succes. Medewerkersavond Het bestuur nodigt alle vrijwilligers uit voor de komende medewerkersavond op 29 november a.s. Sponsoring Veld twee komt steeds meer in de reclameborden te staan en ook de shirtsponsoring neemt toe. Toch willen we een extra stapje maken en gaan de OBC en de sponsorcommissie samenwerken. Verder blijft de wens voor meer hoofdsponsoren. Accommodatie Veld 5 Van de zomer is veld 5 ge-upgraded. De gemeente heeft de financiering voor vervanging in tijd naar voren geschoven en staat nu gepland voor Kantine Het is een grote wens om de kantine op te knappen. Meet uitstraling en een betere multifunctionele indeling. Het is de bedoeling om het in het in 3 fasen uit te smeren over 2 jaar. We zijn afhankelijk van geld en handjes van vrijwilligers. Financiering blijft bepalend want de veldhuurverhoging is nog niet aan zijn eind. Frank Immerzeel heeft een aantal Artist Impressions gemaakt die aan de vergadering wordt getoond. Fase 1: Ingang Koeienstal weer in gebruik nemen en vervanging toiletgroep. Fase 2: Overkapping terras en bar aanpassen. Huidige ingang wordt nooduitgang; Fase 3: Technische ruimte, commissiekamer, podium weg, nieuw plafond en nieuwe verwarming zodat we ook energie gaan besparen. Voetbalvereniging OLIVEO Algemene Leden Vergadering 2014 Blz. 4 van 6

5 De Kosten worden geraamd op ,- (fase ,-, fase ,- en fase ,-). We hebben ,- aan middelen dus hebben we nog ,- nodig. We dagen een ieder uit om deel te nemen aan de fondsenwervingsteam. liggen de plannen al vast of is er een inspraakmogelijkheid? Het zijn schetsontwerpen en goede ideeën zijn zeker welkom. Is het niet beter om alles in één keer te doen en dan nu alvast een jaar te gaan sparen? Fase kan makkelijk gescheiden plaatsvinden en de noodzaak (toiletten) is erg hoog. Deuren toiletten gericht naar de kantine is niet handig? Die opmerking hebben we al eerder gehad. We kijken er naar. Hoe staat het met het entree van het park? Ideeën zijn er. Daar hebben we ook de gemeente voor nodig. Er zijn geen bezwaren dat we ook officieel zijn ingeschreven. Begroting Vereniging Huurverhoging deel 2 is rekening mee gehouden; Meeste kosten gelijk met voorgaande jaren; Bijdrage selectie iets groter in verband met 3 e selectieteam; Omzet kantine gelijk gehouden maar wel rekening gehouden met hogere marge; Begroting sluit met een klein positief resultaat! Er worden geen vragen gesteld en daarmee is de begroting vastgesteld. Contributievoorstel Het voorstel is om de contributie met gemiddeld 10,- te verhogen. Het voorstel wordt door de vergadering geaccepteerd. Stichting Huur van de velden gaat omhoog waardoor ook de gebruikersvergoeding omhoog gaat; Aandacht voor sponsoring, met name hoofdsponsoring selectie; Begroting sluit met een klein tekort, de Stichting hoeft geen winst te maken; Aangezien de begroting van de Stichting geen onderdeel is van de vergadering wordt de begroting voor kennisgeving aangenomen. 7 Rondvraag Aad Vollebregt: Komt er een scorebord bij veld 2? Er wordt driftig aan gewerkt. Het scorebord komt in de hoek van het veld. Het is de bedoeling dat we het bord kunnen gebruiken tegen Wippolder. Timo van Wichen Wordt het niet tijd om afscheid te nemen van veld 1? Het veld draaien is nog geen optie. We gaan met DSVP in overleg voor een eerlijker financiële verdeelsleutel. Vergeet niet dat we het veld ook gebruiken tijdens toernooien en voor senioren. We wachten er nog even mee! Voetbalvereniging OLIVEO Algemene Leden Vergadering 2014 Blz. 5 van 6

6 Ronald Laarhoven Communicatie en Talentenontwikkeling. Is het duidelijk wie wel en wie niet kan deelnemen? Dat moeten we inderdaad beter doen. Paul de Haas Had meer uitleg verwacht bij het onderwerp VOG? We gaan met Maarten van de Zande extra afstemmen met betrokkenen. We laten hiermee wel zien dat we het onderwerp serieus nemen. We kunnen ook veld 4 opzeggen want DSVP speelt er geregeld op? Het sprotpark heeft 9 velden en we spelen ook op het kunstgras van DSVP. We zijn overtuigd dat er een eerlijke verdeling van het gebruik is. Baten van verhuur niet meenemen in de begroting. Als er geen huurders zijn dan hebben we een gat te dichten? We hebben verschillende huurders. Met Skippy hebben we een meerjarige overeenkomst en dus zekerheid. We kunnen zeker meer verhuren. Stanislas gaat steeds meer gebruik maken en dat is een goede zaak. Kees Hogervorst Het kassasysteem tijdens drukke momenten werkt erg vertragend! Dit gaat ten koste van het drankgebruik? Knelpunt is bekend. Met betaalpas moet de afhandeling sneller gaan. Pas opladen tijdens de rust van de selectie niet meer toestaan bijvoorbeeld. Verder vergt een tweede kassa een investering van 2.500, ,- euro voor een paar uur per jaar. De keuken is niet genoemd tijdens de renovatieplannen. Doen we daar wat mee? Dat nemen we zeker mee! Walter van den Bogaerdt Spreekt zijn waardering uit en geeft een groot compliment aan het bestuur en vraag aan de leden om dit te ondersteunen met een groot applaus. 8 Sluiting Ruud bedankt de aanwezige en sluit de vergadering om 21:55 uur en nodigt een ieder uit om nog een drankje te nemen en na te babbelen. Voetbalvereniging OLIVEO Algemene Leden Vergadering 2014 Blz. 6 van 6