Notulen van de Algemene Ledenvergadering van 2017

Transcriptie

1 Notulen van de Algemene Ledenvergadering van 2017 Oliveo-Voetbalvereniging Datum : 13 november 2017 Locatie : Clubgebouw aan de Sportlaan te Pijnacker Aanwezig : 36 leden, inclusief het bestuur 1 Opening en mededelingen Ruud opent de vergadering om 20:08 uur en heet iedereen van harte welkom. Er is een redelijke opkomst. Een bijzonder welkom voor de ereleden: Walter van den Bogaerdt, Henny van Eeden, Cees Verdel en Theo Storm en de Leden van Verdiensten: Leo Kerklaan, Nico van Rheenen, Ad Ruigrok, Jan van der Putte, Cees Ammerlaan en Mia van Marwijk. Bericht van verhindering: Henk Bierman, Peter Bennebroek, Sebastiaan van Ruijven, Hans van Rijn, Jan Reeuwijk en Rogier Zanddijk. Traditiegetrouw wordt een minuut stilte in acht genomen. Het bestuur heeft geen rouwkaarten ontvangen en Ruud grijpt het moment aan om stil te staan bij de gezondheid van bijzondere Oliveanen, zoals Cees de Vreede, Cees Ammerlaan en Jan Reeuwijk. 2. Agenda De agenda wordt zonder wijzigingen vastgesteld. 3. Verslagen Verslagen Het verslag van de Algemene Ledenvergadering 2016 wordt zonder opmerkingen vastgesteld. Het jaarverslag van het seizoen wordt zonder opmerkingen vastgesteld. 4. Financiële verantwoording (Vereniging en Stichting) Financiële Verantwoording Vereniging Frank licht de cijfers toe van zowel de Vereniging als van de Stichting: De vereniging heeft een klein negatief resultaat van 518,-. De belangrijkste oorzaken zijn: - Minder contributie door teruglopend ledenbestand, 6.000,- / 7.000,-; - Teruglopende kantineomzet bij een gelijkblijvende marge. - Overige kleine overschrijdingen van budgetten. De bezittingen zijn toegenomen als gevolg van investeringen in de vernieuwde keuken. De energiekosten zijn toegenomen als gevolg van het wegvallen van subsidies en door een naheffing. Al met al een ander geluid dan wat we de afgelopen jaren hebben laten horen. Het is niet verontrustend maar wel een signaal om goed naar de kosten te blijven kijken. Er zijn geen vragen over de financiële verantwoording van de vereniging. Algemene Leden Vergadering 2017 Voetbalvereniging Oliveo Blz. 1 van 6 Vastgesteld: 13 november 2017

2 Financiële Verantwoording Stichting Namens de Stichting neemt Frank het woord. De Stichting heeft een plus gedraaid van 3.424,-. (begroot negatief van 625,-). De verhuur aan Skippy is toegenomen doordat er meer vierkante meters zijn afgenomen. Voormalige bestuurskamer wordt nu volledig verhuurd aan Skippy. Vloer in de hal is opgeknapt en er zijn twee nieuwe doeltjes voor de sporthal aangeschaft. De obligaties voor de nieuwbouw konden in mei jl. worden verzilverd. Vele Oliveanen hebben de obligatie geschonken ten behoeve van de verbouwing van de keuken. Er zijn geen vragen over de financiële verantwoording van de stichting. Kas-Controle Commissie John Ruigrok spreekt namens de commissie zijn waardering uit over de cijfers van Frank en de heldere en inzichtelijke documenten. Decharge bestuur John Ruigrok verzoekt de vergadering decharge te verlenen aan het bestuur en extra te applaudisseren voor Frank. Dit wordt met applaus bevestigd. John Ruigrok treedt terug als lis van de kascommissie. De kascommissie bestaat nu uit Ed van de Burg, Bas Verdel en Menno Vloemans. Frank op zijn beurt bedankt de ondersteuning: Theo Storm, Henk Bierman, Joke van den Bogaerdt en Danielle de Bruine. Ieder jaar treedt een commissielid af en dit jaar is het de beurt aan John Ruigrok. Menno Vloemans (niet aanwezig) treedt toe tot de Kas-Controle Commissie. Beide heren krijgen applaus van de vergadering. 5. Bestuursverkiezing Aftredend en niet Herkiesbaar: Marcel Buzing treedt af en is niet herkiesbaar. Ruud memoreert een aantal zaken over Marcel als secretaris. Door de vele ondersteuning is het secretariaatschap een overzichtelijke bestuursfunctie geworden. Dat neemt niet weg dat Marcel ook op andere fronten een actieve vrijwilligers is. Twee onderwerpen worden door Ruud nadrukkelijk uitgelicht. Het jaarlijkse Besturentoernooi om verenigingen binnen de gemeente bij elkaar te brengen kon rekenen op een grote sportieve inbreng van Marcel met als hoogtepunt het toernooi dat in 2016 door Oliveo is georganiseerd. Het tweede onderwerp is de Legokantine, die niet alleen veel heeft betekend binnen de vereniging met vele acties en de strijdlust om een item in de legokantine te kunnen plaatsen maar vooral door de opbrengst van bijna ,- waardoor er meer verbouwd is dan wat van te voren was gepland. Voor deze inzet wordt Marcel gehuldigd met de titel Lid van verdienste. Na het applaus is het de beurt om Kees Kleij voor te stellen als de nieuwe secretaris en met applaus is de verkiezing een feit. Tijdens de pauze worden Kees en Marcel door de aanwezige leden gefeliciteerd. Algemene Leden Vergadering 2017 Voetbalvereniging Oliveo Blz. 2 van 6

3 6 Terugblikken en vooruitkijken Het bestuur neemt aan de hand van de powerpoint presentatie de vergadering mee met zaken voor het komende seizoen en het afgelopen seizoen. Algemeen Bestuurstaken Velden Na jaren van discussie is de knoop doorgehakt en wordt het hoofdveld (veld 1) een kwartslag gedraaid. Hiermee wordt een lang gekoesterde wens in vervulling gebracht. Uitvoering staat gepland voor de zomer van Het veld krijgt kunstgras en verlichting en daarmee ontstaat meer trainingscapaciteit. Het draaien van veld 1 gaat ten koste van de reservestrook van veld 5. In de zomer van 2018 zal de bovenlaag van veld 5 worden vervangen. Discussiepunt is het toe te passen infillmateriaal. De gemeente gaat ook veld 10 aanleggen voor DSVP zodat HCP een veld van DSVP krijgt. Gerhard: doet een beroep om de reservestrook te behouden tot het moment dat veld 1 wordt gedraaid. John zegt toe dat dit een gespreksonderwerp zal zijn. Ludo: Veld 2 is er slechter aan toe dan veld 5. Kan dit naar voren worden getrokken. John geeft aan dat groot onderhoud zoals dat bij veld 2 is gebeurd onder de aandacht wordt gebracht bij de gemeente. Landelijk hanteert men 10 jaar voor afschrijving en de gemeente Pijnacker gaat van 15 jaar uit! De gemeente overweegt 12 jaar aan te houden. Dat betekent dat veld 2 nog wel een tijdje mee moet gaan. Vrijwilligers Het bestuur is begonnen met het opstellen van een vrijwilligersbeleid en organisatie. Enthousiaste ambassadeurs per lettergroep gaan de vrijwilligers beter in kaart brengen. Hoofdmoot blijft: voor en door leden! Het organiseren van vrijwilligers blijft moeizaam en onlangs heeft het bestuur een noodkreet uitgeroepen. Met name de barbezetting en scheidsrechters blijven zorgenkindjes. Toernooien Het wordt steeds lastiger om een toernooi goed bezet te krijgen. Het millenniumtoernooi voor de E en F is noodgedwongen gecanceld en de organisatie heeft besloten om het gehele toernooi niet meer te organiseren. Er komt wel een ander toernooi voor in de plaats samen met het overige jeugdtoernooi. Deze zal aan het begin van het nieuwe seizoen (Kick-off toernooi) worden gehouden waarbij we hopen dat 4 à 5 verenigingen er aan willen deelnemen. Het Guytertoernooi en het toernooi voor niet-selectieteams houden ook op te bestaan. Doordat de KNVB later start met de competitie en daardoor langer doorgaat blijft er ook weinig ruimte over om toernooien te kunnen organiseren. Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) Door de komst van nieuwe kaderleden is dit een blijvende actie. Voetbaltechnische Zaken Het afgelopen seizoen was uitstekend voor Oliveo met het kampioenschap voor Oliveo 1 en een mooie 4 e plaats voor Oliveo 2 in de reserve hoofdklasse. Handhaving in de 2 e klasse is bijna een must! Gerard Grondveld gaat na dit seizoen stoppen als Technisch Coördinator en het bestuur is op zoek naar een geschikte vervanger. De nadruk komt op de jeugd te liggen. Algemene Leden Vergadering 2017 Voetbalvereniging Oliveo Blz. 3 van 6

4 Zaterdag/Zondagsenioren blijft een lastige discussie. De drive om uit te wijken naar de zaterdag wordt steeds hoorbaarder. Met het seizoen is Oliveo begonnen met een standaard elftal op de zaterdag. Zaterdag 1 (voormalig Oliveo 3 zondag) speelt in de 4 e klasse. Toekomst blijft lastig en de KNVB heeft nog geen goed antwoord op deze ontwikkeling. Indien we over gaan stappen naar de zaterdag, dan zal daarvoor een aparte ALV voor worden gehouden! Het voetbaltechnisch beleidsplan is gereed. Oliveofeest Het feest van 2017 was leuk en goed, alleen de nasleep op Telstar-online met wat gedoe met de Politie een dieptepunt. Het bestuur heeft een goed gesprek gehad met de burgemeester en de editie van 2018 zal nog beter gaan verlopen. BHV-training John doet nog een dringend oproep om aan deze cursus deel te nemen. Animo is jammer genoeg gering. Kerstklaverjassen Op 23 december vindt weer het jaarlijkse Kerstklaverjassen en Keezen plaats. Accommodatie De keuken is verbouwd en voldoet aan alle normen en Wet- & Regelgeving. Maar we zijn er nog niet: De buitenkant verven; Entree aanpassen; Pannaveld aanleggen (met opbrengst transfervergoeding van Mike van Duinen); Vervangen containers inclusief die van jeugdland; Vervangen veldverlichting (mogelijk LED-verlichting); Groot onderhoud eerste gerenoveerde kleedkamers staat al weer voor de deur. Ouder: Wordt er nagedacht over zonnepanelen? Discussie is al 3 jaar gaande binnen het bestuur. Het is voor initiatiefnemers nog niet lucratief om de zonnepanelen te plaatsen. Inmiddels blijkt dat de hal qua constructie niet geschikt is om zonnepanelen te plaatsen. Dak van de nieuwbouw is wel geschikt. Walter geeft aan dat de Sportraad met dit onderwerp bezig is om vooral de gemeente te overwegen om hier meer mee te doen. Discussie loopt. Ouder: Doeltje staan overal en nergens. Is een vaste verzamelplaats een mooie optie. Het is vooral een disciplineprobleem. Als veld 5 nieuw kunstgras krijgt is het te overwegen om vaste doelen te plaatsen. Sponsoring Oliveo Business Club en de sponsorcommissie hebben de handen in één geslagen en een sponsorpakket samengesteld. Instappen bij de OBC is laagdrempeliger geworden. De commissie kijkt tevreden terug op de sponsorbijeenkomst. Veld 2 staat nagenoeg vol met reclameborden en er komt een dubbele rij achter het doel. Shirtsponsoring zou meer aandacht moeten krijgen. Er is voldoende ruimte. Extra handjes bij de commissie zou prettig zijn. Algemene Leden Vergadering 2017 Voetbalvereniging Oliveo Blz. 4 van 6

5 Vrijwilligersbeleid Een lastig onderwerp die navolging verdient. Het bestuur neemt de vergadering mee met de opzet om tot een nieuwe vrijwilligersbeleid te komen. Voor nu gaat het om breder delen van ideeën en hoe bereik je nieuwe vrijwilliger. De aanwezigen op deze ALV zijn al grote vrijwilligers (harde kern) maar we hebben er meer van nodig. Het onderwerp keert geregeld terug bij het bestuur. Men zegt te makkelijk af, nieuwe vrijwilligers benaderen blijft lastig en we bereiken ook niet iedereen even goed maar vooral hebben we een tekort: met name barbezetting en scheidsrechters. Voor de kantine ligt een te grote druk bij Anja van der Burg. Met name het inroosteren is erg lastig. Met een aantal leden is gekeken naar mogelijkheden/oplossingen. De kantine meer professionaliseren, vergroten van omzet, en meer binding is een uitdaging. Begroting Vereniging Frank licht een paar highlights toe: - Kosten KNVB gaan omhoog; - Kosten trainers en begeleiders zal toenemen; - Gebruikersvergoeding kan naar beneden worden bijgesteld dankzij verhuur aan Skippy; - Minder leden betekent minder contributie (wervingsactie nodig); - Inkomsten kantine moet omhoog (meer activiteiten organiseren). Begroting komt uit op een negatief resultaat van 3.450,-. Streven is om de nullijn te gaan halen of zelfs een klein plusje. Vraag: gezamenlijk inkopen met andere verenigingen? Dit blijft lastig. Het bestuur is bezig met nieuwe contractonderhandelingen. Vraag: Op de clubkaart krijg je nu een bonus van 10% terwijl pinnen steeds makkelijker gaat? Met de komst van de clubkaart zijn de prijzen aangepast en is het gebruik gestimuleerd door een korting van 10% (in principe de oude prijzen). De begroting wordt vastgesteld. Contributievoorstel Het voorstel is om de contributie te verhogen met 10,- voor de jeugd. Gelet op de contributiebedragen van omliggende verenigingen kan dit. Het voorstel wordt door de vergadering geaccepteerd. Stichting Rente voor leningen is omlaag gegaan; Verhuur Skippy omhoog; Klein negatief resultaat van 1.225,- Er zijn geen vragen en de begroting wordt ter kennisname ontvangen. Algemene Leden Vergadering 2017 Voetbalvereniging Oliveo Blz. 5 van 6

6 7 Rondvraag Vraag: hoeveel leden heeft Oliveo? Theo Storm antwoord 807; Vraag: hoe verloopt de integratie van Damesvoetbal? Dit gaat erg moeizaam. DSVP is beter georganiseerd. We zijn nu voor het 3 e jaar bezig en hebben inmiddels een gemengd team ingeschreven. Vraag: Er hangt geen prijslijst dus men weet niet wat er zoal te koop is. Prijslijst komt er aan. Vraag: Assortiment keuken uitbreiden als mogelijkheid. Daar zijn we met leveranciers mee bezig. Helaas wordt er te gemakkelijk eten van elders besteld. Vraag: Is nagedacht om alle wedstrijden op één zondag te houden. Verzoek is gedaan aan de KNVB en ondanks toezeggingen is dit niet gebeurd. Zelfs Oliveo 1 en 2 spelen niet meer tegelijkertijd uit en thuis. Vraag: Vervangen veld 5 ruilen met kunstgras van veld 2? De grootste kostenpost zit in het realiseren van de ondergrond. Veld oprollen en verplaatsen heeft geen zin. Vraag: is er een jeugdbestuur? Nee, we werken met lettercoördinatoren per lettergroep. Met de introductie daarvan is het jeugdbestuur destijds opgeheven. Vraag: Groenvoorziening bij veld 5 is erg hoog? Gemeente is bezig met uitdunnen van de bosschages. Walter van den Bogaerdt complimenteer het bestuur met de bereikte resultaten en vindt dat de vereniging trots mag zijn op het bestuur en vraagt de vergadering om een groot applaus. 8 Sluiting Algemene Leden Vergadering 2017 Voetbalvereniging Oliveo Blz. 6 van 6