afdeling Bouwen en Wonen Sector Publieksdiensten -Stand van zaken juni 2003-

Transcriptie

1 afdeling Bouwen en Wonen Sector Publieksdiensten -Stand van zaken juni 2003-

2 Inhoudsopgave Inleiding Hoofdstuk 1 Het beleid van de afdeling Bouwen en Wonen Algeeen oelstelling e ensen van de afdeling Bouwen en Wonen Hoofdstuk 2 Verbeterproces op korte terijn Manageentinforatiesystee 2 Werkprocessen Project staat vast!' Rappelsystee Werving en selectie Huisvesting Welstandsnota Hoofdstuk 3 Verbeterproces op (iddel)lange terijn 1 Het priaire werkproces front- en backoffice Bouwen Handhaving Inspectie Front-en backoffice Bouwen Wonen Hoofdstuk 4 Tot slot van 1 2

3 Inleiding In het kader van de discussie rondo het project 'e Biezenlanden' is door de Raad op 18 aart 2003 aangegeven dat voor de zoer een eerste rapportage oet worden opgesteld over de verbeterplannen binnen de afdeling Bouwen en Wonen. aarbij oet specifiek aandacht worden besteed aan het handhavingsbeleid. Zoals bekend is de rol van de afdeling Bouwen en Wonen bij opgeeld project nadrukkelijk onderzocht, zowel intern als extern. aarnaast zal aan het eind van het jaar een tweede eer uitvoerige rapportage worden opgesteld. Op aart 2003 hebben Burgeeester en Wethouders de Raad onder andere geïnforeerd over de verantwoording inzake de vergunningverlening en het toezicht in het algeeen. Meer specifiek is aandacht besteed aan de verbetertrajecten die vanaf edio 2001 in gang zijn gezet: het inhuren van externe deskundigheid bij risicovolle projecten het invoeren van standaard checklijsten ten behoeve van de vergunningverlening het beschrijven van de werkprocessen het oprichten van een handhavingtea; de procedure voor het stilleggen van bouwwerkzaaheden de verbetering van de verslaglegging van het bouwplanoverleg het participeren in de uitvoering van het 2003 Onderhavige rapportage geeft op hoofdlijnen aan op welke fundaentele en gestructureerde anier de verbeteringen oeten worden doorgevoerd en langs welke beleidslijn gedacht en gehandeld wordt. Tot slot ag niet onvereld blijven dat het hoofd van de afdeling per een andere functie heeft aanvaard en dat sinds februari 2003 een interi-anager is benoed in afwachting van de resultaten van de werving- en selectieprocedure et betrekking tot genoede functie. Ten behoeve van een evenwichtige beoordeling van het verbeterproces binnen de afdeling Bouwen en Wonen oet worden opgeerkt dat niet alleen op dit oent en naar aanleiding van het project "e Biezenlanden" aandacht wordt besteed aan de verdere professionalisering van de afdeling. In het eerste kwartaal 2001 is aan een aantal ontwikkelites intensieve aandacht besteed. Centraal is destijds als ontwikkelite aangegeven het streven o de dienstverlening op een hoger niveau te krijgen. Kritisch is gekeken naar de organisatiestructuur van de afdeling, de werkzaaheden tussen front- en backoffice, het optialiseren van het autoatiseringsystee en er is opdracht gegeven o de kritische werkprocessen te beschrijven. Met het inisterie van VROM zijn in het derde kwartaal 2001 gesprekken gevoerd over een aantal verbeterpunten. In overleg et het inisterie zijn afspraken geaakt over de aanpassingen in de organisatie. In het vierde kwartaal 2002 is de interne reorganisatie afgerond. Acht verschillende groepen binnen de afdeling zijn ogevord tot 3 clusters bureau's: front-office, backoffice en de specialistische ondersteuning. aarnaast is voorgesteld o de afdeling et 3 foratie-plaatsen te versterken et nae bedoeld ten behoeve van de constructieve toetsing. Ook oest op dat oent worden geconstateerd dat het beschrijven van de kritische werkprocessen de nodige vertraging heeft ondergaan als gevolg van de invoering van de nieuwe Woningwet en het nieuwe Bouwbesluit. Eind 2002 is eveneens een start geaakt et het project "Kiezen, staat Op hetzelfde oent is een begin geaakt et het invoeren van de checklijsten zowel ten behoeve van het aanvragen van vergunningen als voor de inspectie Niet onvereld ag blijven dat de afdeling een actieve rol heeft vervuld bij het opstellen van het geeentelijk handhavingprograa Als gevolg daarvan is een handhavingtea geforeerd en zijn voor de afdeling de prioriteiten en het abitieniveau voor 2003 in dit kader beschreven van

4 e notitie van de afdeling Bouwen en Wonen "Ontwikkeltraject afgesloten et het navolgende resué "Met de aanpassing van de organisatiestructuur, de uitbreiding van de foratie op het terrein van constructieve toetsing en ontwikkelingen in het kader van de (interne) bedrijfsvoering heeft de afdeling Bouwen en Wonen een aantal stappen voorwaarts gezet. oor deze stappen is de keten vergunningverlening, toetsing en handhaving versterkt. Het beschrijven van de werkprocessen inclusief het project "kiezen, staat de invoering van de hulpiddelen in de vor van checklijsten en het in de afdeling ipleenteren van handhavinginstruenten zal bijdragen o de dienstverlening op een hoger en beter niveau te brengen en zijn tevens een antwoord op de aanbevelingen in het kader van de herinspectie 2000 van de inspectie van het Ministerie van van 1 2

5 I. Het van de afdeling Bouwen en Wonen Algeeen Op basis van een aantal rapporten: jaarplan 2003 van de afdeling Bouwen en Wonen «het ontwikkeltraject van de afdeling Bouwen en Wonen het rapport 'e Biezenlanden' benchark van PriceWaterhouseCoopers en gesprekken et alle edewerkers van de afdeling is een notitie opgesteld et een aantal conclusies en actiepunten voor de korte terijn. it laatste in verband et de relatief korte aanwezigheid van de interi-anager. e voornaaste conclusies luiden als volgt: de probleatiek binnen de afdeling oet gestructureerd worden aangepakt er oeten duidelijke richtlijnen en kaders voor de edewerkers worden vastgesteld voor structurele wijzigingen is tijd nodig er wordt te weinig in de sfeer van gedacht; het associatief denken en handelen oet verder worden ontwikkeld et de binnen de afdeling beschikbare gegevens wordt te weinig gedaan een aantal projecten dat in 2001/2002 is opgestart oet zo spoedig ogelijk worden afgerond bij de voorbereiding van bepaalde projecten kan de interne afsteing tussen diverse afdelingen beter oelstelling Op basis van de gesprekken et de edewerkers is een nieuwe doelstelling voor de korte en iddellange terijn geforuleerd: 'BOUWEN EN WONEN? GEWOON GOE! van 12

6 e ensen van de afdeling Bouwen en Wonen e edewerkers zijn de belangrijkste" factoren" binnen het totale veranderingsproces van de afdeling. Zij zorgen voor de 'productie', de counicatie et interne en externe klanten en de kwaliteit van de producten. aaro oeten de leidinggevenden (veel) aandacht besteden aan het coachen en begeleiden van de individuele edewerkers, «iddels inforele gesprekken iddels waardering- en POP-gesprekken via het werkoverleg Van de edewerkers ag vervolgens worden verwacht dat zij ook echt de verantwoordelijkheid dragen voor hun werkzaaheden en 'verder kijken' dan alleen hun specifieke taken. Indien een goede wisselwerking wordt gerealiseerd tussen de edewerkers onderling en de edewerkers en leidinggevenden dan is het realiseren van de doelstelling van de afdeling geen last aar een uitdaging van 1 2

7 Verbeterproces op korte terijn Vanwege het feit dat het hoofd van de afdeling tot edio het kwartaal 2003 als zodanig functioneert, is gekozen o een beperkt aantal projecten op te pakken die dit jaar ook afgerond oeten worden ('niet eer beloven dan de afdeling op dit oent Manageentinforatiesystee Op dit oent is dit project bijna afgerond. Alleen oet nog worden gekeken naar de vorgeving van de anageentinforatie die 1 x per dagen beschikbaar is voor de leidinggevenden het Het systee toont de navolgende inforatie van de front- en backoffice van Bouwen; werkvoorraad totaal/per edewerker» aantal bouwaanvragen per werksoort per week productie per edewerker per week kwartaalcijfers in 2003 en de daaraan voorafgaande jaren de werkvoorraden per inspecteur eze inforatie is van belang voor de interne sturing, de verdeling van de werkzaaheden c.q. de herverdeling daarvan. Opvallend is het feit dat het aantal reguliere bouwaanvragen in 2003 een enigszins dalende tendens vertoont. Een en ander houdt verband et de econoische stagnatie en daardoor is er een afneende investeringsbereidheid vooral in de utiliteitsector. Aantal aanvragen: kwartaal 2002 : 380 kwartaal 2003 : 295 Totaal aantal aanvragen: 2002 : Verwachting 2003 : a Een structurele daling heeft uiteraard structurele gevolgen voor de personele bezetting binnen de front- en backoffice. Uiteraard kan daar in de loop van het volgende jaar iets over worden gezegd. Werkprocessen e beschrijving van de werkprocessen is opgestart. Afgesproken is dat dit project in het kwartaal 2003 is afgerond van 12

8 Project 'Kiezen, staat vast!' Naar aanleiding van de nieuwe regelgeving per is het project in 2002 opgestart onder genoede titel. it project oet op zeer korte terijn worden afgerond. Het doel is o de edewerkers (plantoetsers en inspecteurs) duidelijke richtlijnen ee te geven bij de uitvoering van hun werkzaaheden. Met nae qua prioriteiten. Er oet dus een systee worden ontwikkeld waardoor eer inzicht kan worden gegeven in de kwaliteit van de verleende vergunning. Ook op landelijk niveau wordt onderkend dat een toetsing van de aanvragen een onogelijkheid is. Er oet dus duidelijke keuzes worden geaakt wat er wordt getoetst en hoe intensief dit gebeurt. In dit kader hebben de afdelingen Bouw-en Woningtoezicht van de grote geeenten in Nederland iniddels afspraken geaakt over de iniu voor de beoordeling van bouwvergunningaanvragen. Een en ander laat onverlet de verantwoordelijkheid van de individuele geeenten en die kunnen dus hun eigen beleidsprioriteiten stellen. In het kader van het project aan bestuur en politiek voorstellen worden gedaan otrent prioritering vanuit de beleidsonderdelen: veiligheid, gezondheid, bruikbaarheid en energiezuinigheid. Het zal duidelijk zijn dat het prioriteren gevolgen heeft voor de werkzaaheden binnen de afdeling. it geldt overigens niet alleen voor de afdeling Bouwen en Wonen aar eveneens voor bijvoorbeeld de Brandweer die een belangrijke rol speelt bij de toetsing van de bouwvergunningaanvragen. Vervolgens oet een en ander worden vastgelegd in de werkinstructies. aarnaast is er een duidelijke relatie tussen de prioritering en de bezetting van de afdeling. Overigens zal de (toekostige) werkwijze niet alleen gevolgen hebben voor de werkzaaheden van de technisch toetsers aar eveneens voor die van de inspecteurs. Het ag duidelijk zijn dat zowel op landelijk niveau als binnen het saenwerkingsverband van de Grote Geeenten in Nederland als op geeentelijk niveau expliciet wordt onderkend dat een toetsing aan alle wettelijke voorschriften niet ogelijk is. Uiterlijk in het kwartaal 2003 zullen de voorstellen aan bestuur en politiek worden voorgelegd. Rappelsystee Geconstateerd wordt dat in de correspondentie van de edewerkers (et nae bij Bouwen) vaak een terijn wordt genoed waarbinnen de cliënt van de afdeling oet cliënt wordt 4 weken in de gelegenheid gesteld o de ontbrekende stukken/gegevens bij de afdeling in te dienen) eze terijnen worden tot aan heden onvoldoende bewaakt. e anier waarop dit rappelsystee oet worden ontwikkeld is op hoofdlijnen gereed. e vraag is nog hoe dit systee kan worden geïpleenteerd. Voor eind 2003 is dit systee operationeel. Tevens zal worden gekeken naar de kwaliteit van de correspondentie. Genoede projecten worden uitgevoerd door een aantal werkgroepen (bestaande uit edewerkers) en staan onder leiding van een (interne) projectleider. eze rapporteert 1 x per dagen aan het hoofd van de afdeling

9 Werving en selectie Naar aanleiding van de goedkeuring van het jaarplan 2003 is een werving- en selectieprocedure opgestart voor: een juridisch edewerker een (senior) technisch toetser een (senior) inspecteur e procedure voor de juridisch edewerker heeft geen resultaat opgeleverd. Per zal de backoffice worden versterkt et een technisch toetser. Iniddels is de procedure opgestart voor de werving en selectie van het hoofd van de afdeling Bouwen en Wonen. aarvoor is een extern bureau ingeschakeld. Eerdere procedures in 2002 en begin 2003 hebben geen resultaat opgeleverd. Verwacht wordt dat het nieuwe hoofd van de afdeling in het kwartaal in dienst zal treden. Huisvesting e huisvesting van de afdeling is op dit oent niet ideaal. e afdeling zit op de begane grond en de etage. Het hoofd van de afdeling zit op een te grote afstand van de front- en backoffice. Binnen de sector Publieksdiensten wordt er naar gestreefd o in de tweede helft van 2003 de edewerkers hierin perspectief te kunnen bieden door iddel van de realisatie van de nieuwe Stadswinkel. Welstandsnota e wetgeving geeft aan dat in 2004 iedere geeente een nieuwe welstandsnota oet hebben. Volgens planning zal het concept voor de zoervakantie 2003 gereed zijn van

10 Verbeterproces op Zoals aangegeven oeten de projecten die staan aangegeven onder hoofdstuk II in 2003 worden afgerond. aarnaast wordt op dit oent nagedacht over en gewerkt aan het structureel verbeteren van het priaire werkproces, vooral dat van Bouwen. Uiteraard ingegeven door de weten regelgeving, de verscherpte aandacht van het Ministerie van VROM, bepaalde calaiteiten in het verleden, het geeentelijke handhavingprograa 2003 en de aatschappelijke en politieke belangstelling voor dit onderwerp (vooral toezicht en handhaving). Eveneens wordt geconstateerd dat het priaire werkproces wordt beïnvloed door onverwachte externe invloeden. Voorbeelden: het verzoek van het Ministerie van VROM o vóór alle platte daken in ordrecht te inventariseren en te controleren naar aanleiding van het 'Maastrichtse balkonincident' het inventariseren van de risicoprojecten in ordrecht Het priaire werkproces front- en backoffice Bouwen Op hoofdlijnen laat dit proces zich als volgt visualiseren: Aanvragen. Inspectie Handhaving Mede naar aanleiding van het onderzoek van de Inspectie van VROM naar de rol van de geeente bij het bouwproject Biezenlanden en het jaarplan 2003 van de afdeling is et grote voortvarendheid aandacht besteed aan het handhavingsbeleid, de werkzaaheden in dit kader en het handhavingtea. it tea functioneert iniddels en staat onder voorzitterschap van het hoofd van de afdeling en bestaat verder uit een vertegenwoordiger van de staf, één inspecteur, 2 juristen en het tea wordt sinds een aantal aanden versterkt et een vertegenwoordiger van de Brandweer. Het tea heeft in eerste instantie een overzicht geaakt van het aantal handhavingzaken. eze zijn onderverdeeld in een aantal categorieën en vervolgens zijn de prioriteiten bepaald. Zoals eerder opgeerkt is de( op dit oent nog onvoldoende o alle geïnventariseerde zaken adequaat op te pakken. Te allen tijde wordt aandacht besteed aan zeer urgente en actuele zaken. Het tea vergadert éénaal per dagen en behandelt de voortgang van de dossiers die prioriteit hebben. Het verslag van de vergadering wordt voorgelegd aan de verantwoordelijke wethouder van 12

11 In saenwerking et de Brandweer wordt het project "inhaalslag Een en nader in kader van het fysieke veiligheid 2003 e verwachting op dit oent is dat ongeveer gebruiksvergunningen door de Brandweer zullen oeten worden afgegeven. Het ligt in de verwachting dat een bepaald percentage in de terecht zal koen. In het kader van de handhaving zullen Brandweer en Bouwen en Wonen gezaenlijk optrekken. Het handhavingtea is daarvoor uiteraard het platfor. Tijdens het regulier overleg tussen Brandweer en Bouwen en Wonen wordt verder nagedacht over de verdere intensivering van de saenwerking niet allen op het gebied van handhaving aar ook in het kader van het afsteen van de werkprocessen. Bovendien zal op relatief korte terijn de Milieudienst -Zuid bij het handhavingbeleid oeten worden betrokken en andere relevante afdelingen binnen de geeentelijke organisatie: Toezicht, Prograabureau Wijken, Sociale ienst etc. Voorstelbaar is dat ook externe organisaties een belangrijke rol kunnen spelen. Hierbij kan worden gedacht aan bijvoorbeeld het Openbaar Ministerie. Brandweer en Bouwen en Wonen werken aan een projectplan "Saenwerking bij het handhavingbeleid" dat eind begin kwartaal gereed is. Inspectie Hiervoor is al opgeerkt dat de werkzaaheden van de inspectie de koende tijd de nodige aandacht zullen krijgen van de leiding van de afdeling. Niet alleen oet worden gekeken naar de (structurele) werkvoorraden, de werkwijze, de structurele bezetting van de inspectie, aar ook naar de invloed van externe factoren. Bijvoorbeeld de inventarisatie en inspectie van de platte daken in ordrecht gebouwen). Voor de leiding geldt op dit oent als uitgangspunt o specifieke projecten die het priaire werkproces binnen de inspectie 'verstoren' uit te besteden. Het is niet verstandig o ad hoc projecten te laten uitvoeren door inspecteurs die in vaste dienst zijn. Het priaire proces wordt verstoord en uiteraard zijn ad hoc projecten (vaak) van korte duur en rechtvaardigen op zich geen uitbreiding van de foratie aarnaast worden langdurige, ovangrijke en coplexe risicovolle projecten uitbesteed. e legesopbrengsten zijn (vaak) zodanig hoog dat uitbesteding ook "coercieel" verantwoord is. Meer specifiek zal de koende tijd worden gekeken naar onder andere: «de werkvoorraad per inspecteur de planning van de werkzaaheden de prioriteiten «de richtlijnen per inspectie; structurering van de werkzaaheden * de tijdnorering per inspectie en de frequentie * de structurele bezetting op terijn in relatie et Toezicht en Handhaving

12 Frontoffice/backoffice Bouwen Intensieve aandacht van de leiding van de afdeling zal uitgaan naar: de tijdnorering per edewerker per bouwaanvraag de planning van de werkzaaheden «de noodzaak van de strikte scheiding tussen front- en backoffice de structurele bezetting op terijn de kwaliteitscontrole per aanvraag/norering ontvankelijkheid Bij laatstgenoed aspect oet tevens worden gedacht aan een kwaliteitscontrole aan de voorkant van het werkproces. Het ligt in de bedoeling o op terijn een intern werkoverleg te organiseren waarin naast Bouwen en Wonen ook andere belangrijke afdelingen participeren: Stedenbouw, Welstand, Monuentenzorg, Planjuristen etc. Vooral de aanvragen die 'ingewikkeld' zijn, worden tijdens genoed werkoverleg behandeld. it o te voorkoen dat intern tegenstrijdige adviezen worden verstrekt en ede o te voorkoen dat de beslissingen en/of adviezen van Bouwen en Wonen in een later stadiu oeten worden herzien et alle gevolgen van dien voor de aanvrager, eventuele juridische procedures in een later stadiu etc. Wonen Een aantal edewerkers is verantwoordelijk voor de inforatieverschaffing aan burgers over de beschikbare woningen in ordrecht, de individuele huursubsidie en de zogenaade vangnetregeling. Nagedacht wordt over de ogelijke saenwerking et woningbouwcoöperaties op dit werkterrein. IV. Tot slot Zoals eerder is opgeerkt kosten structurele veranderingsprocessen tijd, sos veel tijd. Het realiseren van genoede verbeterprocessen binnen nu en ca. twee a drie jaar zou een zeer goede prestatie zijn van de edewerkers en de staf. Zou dit proces kunnen worden bespoedigd? In theorie wel, in de praktijk niet. Het verbeterproces oet naelijk worden uitgevoerd naast de dagelijkse werkzaaheden. Het is de absolute abitie van de leiding en edewerkers o de koende tijd een goede fundering te leggen onder de afdeling en wel gestructureerd en niet ad hoc. Over twee a drie jaar oeten anderen over de afdeling kunnen zeggen: BOUWEN EN WONEN? GEWOON GOE! van

13 Geeentebestuur i Beslisforulier B en W e-ail adres: SEssc beleidsvoorstel haerstuk Kabinet Aan het college van burgeeester en wethouders Portefeuillehouder WVZ Agendastuk Stand van zaken afdeling Bouwen en Wonen juni 2003 atu 2003 ienst Publieksdiensten Afdeling Bouwen en Wonen Redacteur Jacques ekker Telefoonnuer 6731 Specificatie bijlagen Gevraagde beslissing BenW Accordering analyse en de vastgestelde prioriteiten voor 2003 en voor de (idden) lange terijn. Akkoord et agendering BenW Secretaris / Burgeeester atu 2 o BenW- besluit atu Het college stet in et de strekking van de nota; WVZ laat de redactie aanpassen. Gevraagde beslissing Raad ide Akkoord et agendering Raad Griffier Raadsvoorzitter Presidiu / atu Wonen en Leefbaarheid atu Raadsvergadering atu Advies raadscoissie(s) inclusief afwijkende standpunten Raadsbesluit Adinistratieve afwerking besluit: kopie aan dienst/afdeling } O i Operkingen Pagina 1 Vervolg pagina 2

14 Alleen een copleet ingevulde lijst geeft toegang tot de W-agenda Niet alle vragen hoeven et ja te worden beantwoord! Leeswijzer ja nee toelichting Geforuleerde opdracht/probleestelling blz. Saenvatting blz. Control ja nee Product of beoogd resultaat beschreven biz. Prestatie indicatoren aangegeven blz. Risico analyse blz. Inforatievoorziening geregeld blz. Juridisch getoetst blz. Inspraak na BenW-beslissing Referendabel na BenW-beslissing beperkt blz. zie ontwerp besluit 'inspraak' 'inspraak plus' Totale kosten in beeld Incidentele kosten ekking incidenteel G G anders naelijk: G onvoorzien Structurele kosten ekking structureel G Q anders naelijk: G onvoorzien G begrotingsnr.: Netto investeringskosten Begrotingswijziging nodig G bijgesloten G verzaelvoorstel G de raad van: Afgested et bestuurder(s) Verwerkte advisering ja nee toelichting Andere betrokken diensten Juridische discipline Voorlichting [U officiële publicatie Andere interne discipline SBC A Externe betrokkenen Akkoord voor aanbieding aan B&W 1 irecteur ƒ "A SBC (bij dekking concerniddelen) pagina 2 j toelichting: ontwerp referenduverordening et toelichting en odel besluit raadpleegbaar