1 INHOUDSOPGAVE 1 INHOUDSOPGAVE INLEIDING Voorwoord Colofon OFFICIËLE RAPPORTERING

Transcriptie

1 BBC RAPPORTERING

2 1 INHOUDSOPGAVE 1 INHOUDSOPGAVE INLEIDING Voorwoord Colofon OFFICIËLE RAPPORTERING Schema TM2 Nieuw! Uitsplitsing ten laste van bestuur of ten laste van derden Financiële schulden op 1 januari Sectorcodes nieuwe richtlijnen Alternatieve budgetrapporten ramingen budgettair resultaat vorig boekjaar Alternatieve budgetrapporten overdracht investeringskredieten Verwerking Jaarrekening Rubrieken liquiditeitenbudget Bestemde gelden Aanmaken 0-budget liquiditeitenbudget Beleidsrapporten voor budgettaire entiteiten Budgetrapporten Rapporten jaarrekening Rapportering Subsidie Lokaal Waterbeleid

3 2 INLEIDING 2.1 VOORWOORD Onlangs werden door Agentschap Binnenland Vlaanderen enkele nieuwsbrieven gepubliceerd over de BBC rapportering, met name: Nieuwsbrief van 23 maart 2015: gebruik alternatieve schema s Nieuwsbrief van 2 april 2015: aanpassing rapportering sectorcodes De NH BBC boekhouding werd aangepast in de lijn van deze nieuwsbrieven. In de releasenota BBC Rapportering lichten we deze aanpassingen toe, samen met enkele andere uitbreidingen van de rapportering BBC. De voornaamste wijzigingen zijn: Nieuwe alternatieve schema s budget en jaarrekening Wijziging controle sectorcode Toevoeging TM2 aan budgetrapporten Verwerking jaarrekening Heb je nog vragen of suggestie voor onze handleidingen, neem dan zeker contact op via contactcenter@cevi.be of helpdesk@logins.be. Hoofdstuk 2: Inleiding Releasenota BBC Rapportering Versie

4 COLOFON Cevi/Logins NV Cevi NV - Bisdomplein GENT Tel. Cevi Contact Center: fax: contactcenter@cevi.be Internet: - extranet: Ondernemersnummer: BE Logins NV - Generaal De Wittelaan 17 B Mechelen Tel.: fax: helpdesk@logins.be Internet: Ondernemersnummer: BE Programma: NH BBC Ondersteuning: Team Financiën Hoofdstuk 2: Inleiding Releasenota BBC Rapportering Versie

5 3 OFFICIËLE RAPPORTERING 3.1 SCHEMA TM2 NIEUW! Het schema TM2 De financiële schulden kun je nu ook opvragen vanuit de NH BBC boekhouding, via scherm Afdruk toelichting budget. TM2: De Financiële schulden Initieel budget MJP 2014 Financiële schulden ten laste van het bestuur A. Financiële schulden op 1 januari B. Nieuwe leningen C. Periodieke aflossingen D. Niet-periodieke aflossingen E. Financiële schulden op 31 december (A+B-C-D F. Intresten G. Periodieke leningslasten (C+F) Financiële schulden ten laste van derden A. Financiële schulden op 1 januari B. Nieuwe leningen C. Periodieke aflossingen D. Niet-periodieke aflossingen E. Financiële schulden op 31 december (A+B-C-D F. Intresten G. Periodieke leningslasten (C+F) Uitsplitsing ten laste van bestuur of ten laste van derden Dit schema maakt een volledige opsplitsing tussen financiële schulden ten laste van het bestuur en financiële schulden ten laste van derden. In het MAR vind je een soortgelijke uitsplitsing alleen voor de rekeningen voor financiële schulden op lange termijn, te weten de algemene rekeningen 17[1-4]*. Het eindcijfer 0 van deze rekeningen duidt op financiele schulden ten laste van het bestuur, eindcijfer 1 geldt voor financiële schulden ten laste van derden. Voor het schema TM2 moet deze uitsplitsing echter doorgetrokken

6 worden naar de rekeningen voor financiële schulden op korte termijn 42[1-4]* en de rekeningen voor intresten Om tot een correcte opbouw van het schema te komen, zal het programma daarom alle budgetten op rekeningen met eindcijfer 1 beschouwen als financiële schulden ten laste van derden. Voor de financiële schulden op lange termijn worden budgetten op rekeningen met eindcijfer 0 opgenomen als ten laste van het bestuur. Voor de rekeningen 42[1-4] en 6500 zullen alle eindcijfers verschillend van 1 beschouwd worden als ten laste van het bestuur. Om tot een correcte opbouw van schema TM2 te komen zul je de financiele schulden dus als volgt budgetteren: MAR Omschrijving Eindcijfer Ten laste van 17[1-4]* Financiële schulden op lange termijn 0 Bestuur 17[1-4]* Financiële schulden op lange termijn 1 Derden 42[1-4]* Financiële schulden op korte termijn niet 1 Bestuur 42[1-4]* Financiële schulden op korte termijn 1 Derden 6500 Intresten en kosten schulden niet 1 Bestuur 6500 Intresten en kosten schulden 1 Derden Financiële schulden op 1 januari Alle bedragen in het schema TM2 worden overgenomen uit de budgetgegevens behalve de bedragen van de financiële schulden op 1 januari. Deze gegevens worden nu eenmaal niet opgenomen in het budget. TM2: De Financiële schulden Initieel budget MJP 2014 Financiële schulden ten laste van het bestuur A. Financiële schulden op 1 januari B. Nieuwe leningen C. Periodieke aflossingen D. Niet-periodieke aflossingen E. Financiële schulden op 31 december (A+B-C-D F. Intresten G. Periodieke leningslasten (C+F) Financiële schulden ten laste van derden A. Financiële schulden op 1 januari B. Nieuwe leningen C. Periodieke aflossingen D. Niet-periodieke aflossingen E. Financiële schulden op 31 december (A+B-C-D F. Intresten G. Periodieke leningslasten (C+F) Voor de financiële schulden op 1 januari van het eerste jaar zullen de bedragen uit de beginbalans ingevuld worden. Als er nog geen beginbalans is, kun je zelf de bedragen in deze zones invullen. Het rapport werkt met formules, dus als je dit bedrag dan invult of aanpast, zal het juiste bedrag meegerekend worden in alle totalisaties. Voor de financiële schulden op 1 januari van de volgende jaren worden de bedragen uit de beginbalans overgenomen, als die reeds opgemaakt is. Is ze niet opgemaakt, worden de gegevens overgenomen uit rij E. Financiële schulden op 31 december van het voorgaande boekjaar. 3.2 SECTORCODES NIEUWE RICHTLIJNEN In de nieuwsbrief van 2 april 2015 deelde Agentschap Binnenland Vlaanderen mee dat alleen voor boekingen op een bepaald aantal rekeningen nog een economische sectorcode verplicht is.

7 In de NH BBC toepassing wordt de test op sectorcode dan ook aangepast. Alleen bij de rekeningen waarvoor een sectorcode verplicht is, zal nog getest worden of er een sectorcode opgegeven werd. Hoe wordt de sectorcode aan een boeking gekoppeld? 1) Bij boekingen met een dossier wordt de sectorcode van het dossier overgenomen; 2) Bij boekingen zonder dossier wordt de sectorcode van de algemene rekeninge overgenomen. Als de sectorcode ontbreekt in de boeking op een rekening waarvoor een sectorcode verplicht is, krijg je een blokkerende melding om de sectorcode in te vullen. In de digitale rapportering zal alleen voor de verplichte rekeningen een sectorcode meegegeven worden bij de budgettaire verrichtingen. Voor alle andere verrichtingen geven we de code ESCNULL (= geen sectorcode) mee. 3.3 ALTERNATIEVE BUDGETRAPPORTEN RAMINGEN BUDGETTAIR RESULTAAT VORIG BOEKJAAR Met de nieuwsbrief van 23 maart 2015 staat Agentschap Binnenland Vlaanderen toe dat besturen alternatieve budgetrapporten gebruiken om gemotiveerde ramingen van het budgettair resultaat vorig boekjaar aan te geven die niet opgenomen werden in een budgetherziening van dat boekjaar. Dit betekent dus dat het gecumuleerd budgettair vorig boekjaar in het rapport afwijkt van het gecumuleerd budgettair resultaat in de laatste budgetherziening van het betrokken boekjaar. Stel dat het gecumuleerd budgettair resultaat van het boekjaar 2014 volgens je laatste budgetherziening ,00 EUR bedraagt. Bij de opmaak van je budget 2015 weet je echter dat dit resultaat van 2014 niet meer realistisch is. Je verwacht een meeruitgave in investeringen, en je gecumuleerd budgettair resultaat 2014 zal hierdoor maar 500,00 EUR bedragen. Je kunt dan in je rapporten voor opmaak budget 2015 aangeven dat het gecumuleerd budgettair resultaat vorig boekjaar slechts 500,00 EUR bedraagt, en waar de aangepaste ramingen zich situeren.

8 Om deze ramingen te kunnen ingeven, werd het scherm Invulling schema M2 uitgebreid met een aantal zones. In rubriek V.A. komt het gecumuleerd budgettair resultaat vorig boekjaar op basis van de laatste budgetwijziging van dat boekjaar. In rubrieken V.B.1 tot en met V.B.3 geef je de ramingen in voor respectievelijk exploitatie, investeringen en liquiditeiten. Om een ingave te doen, klik je op de <Ingave> knop. Je opent een detailscherm, waarin je de raming invult. Je vult alleen de zones Bedrag en Commentaar in.

9 Vervolgens sluit je dit scherm en wordt het gecumuleerd resultaat vorig boekjaar aangepast aan je ingave. De niet verwerkte ramingen kan je opnemen in de budgetrapporten M2 en B5. Om ze op te vragen selecteer je in scherm Afdruk beleidsrapporten budget bij M2 en B5 de alternatieve afdruk.

10 In rapport M2 zie je de cijfers van de ramingen in de detaillering van rubriek V. IV. Budgettaire resultaat boekjaar (I+II+III) V. Gecumuleerde budgettaire resultaat vorig boekjaar A. Op basis van budget vorig boekjaar B. Ramingen niet verwerkt in budget vorig boekjaar (zie toelichting) Ramingen inzake exploitatie 2. Ramingen inzake investeringen Ramingen inzake andere ontvangsten en uitgaven VI. Gecumuleerde budgettaire resultaat (IV+V) Geef je een dergelijke raming in voor exploitatie, zal deze ook meegenomen worden in de berekening van de autofinancieringsmarge van schema M2. Autofinancieringsmarge Jaar 2014 Jaar 2015 Jaar 2016 Jaar 2017 Jaar 2018 Jaar 2019 I. Financieel draagvlak (A-B) A. Exploitatieontvangsten B. Exploitatie-uitgaven exclusief de nettokosten van schulden (1-2) Exploitatie-uitgaven Nettokosten van de schulden II. Netto periodieke leningsuitgaven (A+B) A. Netto-aflossingen van schulden B. Nettokosten van schulden III. Ramingen inzake exploitatie niet verwerkt in het budget Autofinancieringsmarge (I-II) In rapport B5 is dezelfde detaillering van rubriek V voorzien die je ook in M2 vindt. IV. Budgettaire resultaat boekjaar (I+II+III) V. Gecumuleerde budgettaire resultaat vorig boekjaar A. Op basis van budget vorig boekjaar B. Ramingen niet verwerkt in budget vorig boekjaar (zie toelichting) 1. Ramingen inzake exploitatie 2. Ramingen inzake investeringen 3. Ramingen inzake andere ontvangsten en uitgaven VI. Gecumuleerde budgettaire resultaat (IV+V) Ook in het toelichtingsrapport TB5 kun je deze ramingen opnemen. Selecteer hiervoor de alternatieve afdruk in scherm Afdruk toelichting budget.

11 Rubriek V is in dit alternatieve rapport verder uitgesplitst om de ramingen weer te geven. IV. Budgettaire resultaat boekjaar (I+II+III) V. Gecumuleerde budgettaire resultaat vorig boekjaar A. Op basis van budget vorig boekjaar B. Ramingen niet verwerkt in budget vorig boekjaar (zie toelichting) Ramingen inzake exploitatie 2. Ramingen inzake investeringen Ramingen inzake andere ontvangsten en uitgaven VI. Gecumuleerde budgettaire resultaat (IV+V) ALTERNATIEVE BUDGETRAPPORTEN OVERDRACHT INVESTERINGSKREDIETEN Voor het schema BW4 is ook een alternatief rapport voorzien, om de overdracht van investeringskredieten transparant weer te geven. Hiervoor wordt een bijkomende kolom Verwerking jaarrekening vorig boekjaar voorzien. In deze kolom worden de overdrachten van investeringskredieten uit het vorig boekjaar opgenomen. In het officieel schema BW4 worden de wijzigingen aan het investeringsbudget samengevoegd met de overgedragen investeringskredieten van het vorige boekjaar in de kolom Wijziging. BW4: Wijziging van het liquiditeitenbudget Budgetwijziging 2014/1 Geconsolideerd RESULTAAT OP KASBASIS Vorig bedrag/ krediet Wijziging Nieuw bedrag/ krediet I. Exploitatiebudget (B-A) A. Uitgaven B. Ontvangsten a. Belastingen en boetes b. Algemene w erkingsbijdrage van andere lokale overheden 1.c. Tussenkomst door derden in het tekort van het boekjaar 2. Overige II. Investeringsbudget (B-A) A. Uitgaven B. Ontvangsten III. Andere (B-A)

12 In het alternatief schema BW4 worden deze bedragen uitgesplitst over 2 kolommen wat een duidelijker beeld geeft van de wijziging. BW4: Wijziging van het liquiditeitenbudget Budgetwijziging 2014/1 Geconsolideerd Verwerking Vorig bedrag/ jaarrekening RESULTAAT OP KASBASIS krediet vorig boekjaar Wijziging Nieuw bedrag/ krediet I. Exploitatiebudget (B-A) A. Uitgaven B. Ontvangsten a. Belastingen en boetes b. Algemene w erkingsbijdrage van andere lokale overheden 1.c. Tussenkomst door derden in het tekort van het boekjaar 2. Overige II. Investeringsbudget (B-A) A. Uitgaven B. Ontvangsten III. Andere (B-A) Om een alternatief schema BW4 af te drukken, vink je in scherm Afdruk beleidsrapporten budget samen met BW4 de alternatieve afdruk aan. 3.5 VERWERKING JAARREKENING Een bestuur moet het resultaat van de jaarrekening verwerken in het budget. Volgens artikel 46 van het BVR BBC moet dit in de eerstvolgende aanpassing van het meerjarenplan en in de eerstvolgende budgetwijziging, of bij gebrek daaraan in het eerstvolgende meerjarenplan en het eerstvolgende budget. Wanneer een bestuur dus de jaarrekening 2014 heeft vastgesteld, moet dit resultaat zo mogelijk verwerkt worden in de eerstvolgende budgetwijziging en aanpassing meerjarenplan van Heeft het bestuur geen budgetwijziging/aanpassing meerjarenplan meer in 2015, mag het resultaat van jaarrekening 2014 verwerkt worden in het budget en aan-

13 passing meerjarenplan In dat geval zullen in schema M2 van budget 2016/0 in de kolom 2015 de rubrieken V. Gecumuleerd budgettair resultaat vorig boekjaar en VI. Gecumuleerd budgettair resultaat afwijken van de gegevens in het laatste rapport M2 van Hiertoe werd het scherm Invulling schema M2 Staat financieel evenwicht aangepast: dit scherm toont nu ook het voorgaande jaar van de meerjarigheid, en dit zowel bij de opmaak van een initieel budget als bij een budgetherziening. Voorbeeld van budgetherziening

14 Voorbeeld van initieel budget Merk op dat in dit vernieuwde scherm, het nummer van het budget of de budgetherziening nu links staat. In de kolom van het vorig boekjaar zie je maar een <Ingave> knop, en dit voor de rubriek V. Gecumuleerd resultaat vorig boekjaar. Je kunt dus bij opmaak budget 2016 voor het jaar 2015 nog het gecumuleerd budgettair resultaat vorig boekjaar (dus jaarrekening 2014) aanpassen. 3.6 RUBRIEKEN LIQUIDITEITENBUDGET Bestemde gelden In meerdere beleidsrapporten vind je een detaillering van de bestemde gelden, en wel in de budgetrapporten B5 BW4 en TB5, en de rapporten van de jaarrekening J5 en TJ6. In volgende rapporten is dit zowel een combinatie van budgetgegevens als cijfers uit de jaarrekening: TB5 en J5. Om ervoor te zorgen dat boekingen en budgetgegevens op dezelfde lijn komen, moet de omschrijving uit het budget exact overgenomen worden in de diverse boeking van de diverse gelden. Een voorbeeld ter verduidelijking. Onderstaande budget werd voorzien voor bestemde gelden met als commentaar Pensioenfonds mandatarissen.

15 Wanneer je in de zone Onderwerp van de diverse boeking precies dezelfde omschrijving opneemt, zal de boeking opgenomen worden in dezelfde lijn als de budgetgegevens. Detail van de boeking: Weergave in de beleidsrapporten: Bestemde gelden Jaarrekening Eindbudget Initieel budget I. Exploitatie Pensioenfonds mandatarissen correctie ingave bestemde gelden II. Investeringen Bestemde gelden investeringen Toevoeging bestemde gelden Test terugname bestemde gelden III. Overige Verrichtingen Bedrag op 1/1 Mutatie Bedrag op 31/12 Totaal bestemde gelden In onderstaand voorbeeld werd niet de omschrijving uit het budget overgenomen, maar wel een ander Onderwerp in het detail van de diverse boeking, en dus wordt de lijn apart weergegeven. Detail van de boeking:

16 Weergave in beleidsrapporten: Bestemde gelden Jaarrekening Eindbudget Initieel budget I. Exploitatie Pensioenfonds mandatarissen correctie ingave bestemde gelden Pensioen schepencollege II. Investeringen Bestemde gelden investeringen Toevoeging bestemde gelden Test terugname bestemde gelden III. Overige Verrichtingen Bedrag op 1/1 Mutatie Bedrag op 31/12 Totaal bestemde gelden Aanmaken 0-budget liquiditeitenbudget Zoals voor het exploitatie- en investeringsbudget, kun je voor het liquiditeitenbudget ook een 0-budget aanmaken in het consultatiescherm Consultatie liquiditeitenbudget. Omdat een aantal rekeningen zowel voor uitgaven als ontvangsten gebruikt kunnen worden, moet je vanaf nu verplicht ook de rubriek opgeven waarvoor je het 0-budget wenst aan te maken. Via een keuzemenu krijg je een lijst van mogelijke rubrieken voor de betrokken algemene rekening.

17 De aangemaakte lijn wordt zichtbaar in scherm Invulling schema M2 Staat financieel evenwicht vanaf het laatst goedgekeurde budget of de laatst goedgekeurde budgetwijziging. Daarom vul je best de zone Commentaar in, want deze zal ook te zien zijn in de ingaveschermen vanuit menu Zo kun je in een eerstvolgend budget of wijziging de lijn aanpassen om een effectief budget te voorzien. 3.7 BELEIDSRAPPORTEN VOOR BUDGETTAIRE ENTITEITEN Een bestuur met meerdere budgettaire entiteiten kan afzonderlijke beleidsrapporten afdrukken voor: * het bestuur in zijn geheel, dus met budgettaire entiteiten geconsolideerd; * de budgettaire entiteiten apart; * het bestuur zonder de budgettaire entiteiten. Zodra je in scherm Budgettaire entiteiten een entiteit gedefinieerd hebt, kun je de officiële beleidsrapporten afdrukken voor het bestuur en/of de budgettaire entiteiten.

18 Zowel voor de budgetrapporten als de jaarrekeningrapporten is deze optie voorzien. Budgetrapporten In deze schermen werd de zone Budg. Entiteit toegevoegd. Hierin kun je via een keuzemenu volgende selecties maken: het bestuur met of zonder de budgettaire entiteiten, of de aparte budgettaire entiteiten.

19 Rapporten jaarrekening In deze schermen werd de zone Budg. Entiteit toegevoegd. Hierin kun je via een keuzemenu volgende selecties maken: het bestuur met of zonder de budgettaire entiteiten, of de aparte budgettaire entiteiten.

20 3.8 RAPPORTERING SUBSIDIE LOKAAL WATERBELEID Via de SO-mailing van 23 december 2014 werden besturen geïnformeerd over de rapportering voor de subsidie Lokaal Waterbeleid. Deze rapportering gebeurt via de jaarrekening 2014 van de gemeente. Er wordt verwacht dat in de digitale rapportering van de jaarrekening op het niveau van de actie een gestructureerde mededeling wordt meegegeven. In de NH BBC boekhouding kun je die gestructureerde mededeling invullen in het scherm Acties, met name in de zone Commentaar. Let op: alleen de eerste karakters van deze commentaar worden opgenomen in de digitale rapportering. Je plaatst de gestructureerde mededeling subsidie lokaal waterbeleid dan ook best vooraan in het commentaarveld.