Bijlage 2 - Stip en strategie per thema

Transcriptie

1 Bijlage 2 - Stip en strategie per thema GEGEVENSHUIS Het stelsel van basisregistraties speelt een belangrijke rol in het aanpakken van diverse maatschappelijke vraagstukken. Of het nu gaat om uitrukkende hulpdiensten, het efficiënt vaststellen van het recht op uitkering, het toetsen van vergunningaanvragen of het bestrijden van fraude; alle betrokkenen hebben baat bij slim gebruik van veel gebruikte overheidsgegevens zoals adressen, persoonsgegevens, bedrijfsnamen en geoinformatie. Door al bekende gegevens binnen de overheid met elkaar te delen kan de overheid efficiënter opereren en de dienstverlening verbeteren. Enerzijds omdat vanwege de integratie van de afzonderlijke registraties gegevens van inwoners en ondernemers niet (steeds) opnieuw geleverd hoeven te worden. Anderzijds omdat de registraties de mogelijkheid bieden om beheer en administratie te optimaliseren, bijvoorbeeld gemeentelijk vastgoedbeheer en beheer openbare ruimte. Behoud van actualiteit en betrouwbaarheid van het stelsel is hiertoe onontbeerlijk en dat vraagt om een adequate beheerstructuur. Dit beheeraspect is bij uitstek geschikt om samen op te pakken, inclusief de inzet van basisregistraties voor optimalisatie van beheer. Het uiteindelijke doel is het realiseren van een gegevenshuis waarin we alle beschikbare basisregistraties en mogelijke andere kernregistraties gezamenlijk beschikbaar stellen aan de deelnemende gemeenten en overige instanties met een publieke taak. Het doel is: Het realiseren van een gegevenshuis, waarin we alle beschikbare basisregistraties en mogelijke andere kernregistraties gezamenlijk beschikbaar stellen aan de deelnemende gemeenten en overige instanties met een publieke taak. Het onderwerp gegevenshuis geniet bij de gemeente Venray veel bestuurlijke en ambtelijke aandacht. Vanuit het verleden is veel kennis opgebouwd en is veel voortgang geboekt. Het afgelopen jaar is er intensief samengewerkt op dit thema. Deze ervaring wordt benut om de volgende stappen te zetten in het bereiken van het doel, namelijk één functionerend gezamenlijk gegevenshuis waarin het stelsel van basisgegevens op een zelfde manier wordt georganiseerd. Concrete vervolgacties zijn het starten met de pilots en meer power te zetten op de uitvoering. De gemeenten Venray en Horst aan de Maas hebben de belastingteams nog niet ondergebracht bij de BSgW. De taken die samenhangen met de wet WOZ hebben een direct raakvlak met de stip op de horizon van het gegevenshuis. De kwartiermaker zal daarbij aandacht moeten hebben voor de samenhang hiervan met het bestaande samenwerkingsverband BSgW. Start Vaststelling startnotitie via kwartiermaker op te leveren uiterlijk 1 juli Tweede bestuurlijke conferentie september De gemeente Venray levert de kwartiermaker. Het taakveld belastingen/woz kan worden gezien als een deelproject waarbij de gemeente Horst aan de Maas een projectleider kan leveren.

2 SHARED SERVICES Onder Shared Services (gedeelde diensten) verstaan we samengevoegde en gestroomlijnde voorzieningen of ondersteunende processen die door meerdere (onderdelen van) gemeentelijke organisaties worden gebruikt. De stip op horizon is het realiseren van een samenwerkingsverband waarin de shared services efficiënt en effectief worden geleverd aan de diverse gemeenten. Op de langere termijn is het doorgroeien naar een aparte organisatie-entiteit mogelijk aan de orde, vooralsnog volstaat een zogenaamd netwerkmodel. In 2016 zijn er voor diverse ondersteunende diensten acties uitgevoerd om de samenwerking te bevorderen. Een voorbeeld van een onderwerp waarop de samenwerking is gerealiseerd is de ReproVenray - Venlo. De mogelijkheden voor het aansluiten van de reprotaken van de Gemeente Horst aan de Maas kunnen in dit domein ook worden onderzocht en mogelijk snel worden gerealiseerd. Een vervolgstap is per dienst op basis van de algemene uitgangspunten gezamenlijk te verkennen welke mogelijkheden er zijn om samen te werken door planning en de programmering van onderdelen en activiteiten zoveel mogelijk op elkaar af te stemmen en samen te voegen. Dit is een effectief groeimodel om meer diensten in gezamenlijkheid op te pakken. Er wordt een limitatieve lijst opgesteld met onderwerpen die worden opgepakt. Per deelgebied te spreiden in de tijd aangezien diverse onderdelen zoals het samenbrengen van verzekeringen, inkoop, begraafplaatsadministraties net als de Repro Venray-Venlo naar verwachting eenvoudig onder te brengen zijn in één van de gemeenten, voorzien van een servicelevel-agreement. Andere onderdelen vragen wellicht een langere looptijd en kunnen ook in de tijd later worden uitgevoerd. De gemeente Venlo levert een kwartiermaker Human Resources Al enige tijd wordt door de Noord-Limburgse gemeenten samengewerkt op het gebied van Human Resources. Deze samenwerking spitst zich toe op 4 thema s: Mobiliteit, Arbeidsvoorwaarden, E-HRM en Baanafspraken. Op relatief korte termijn kunnen de salarisadministraties worden samengevoegd, evenals de beheertaken van HRM. In de toekomst willen we deze samenwerking mogelijk verder gaan uitbreiden. Het doel is om meer samen te gaan werken op het gebied van HR. Binnen HR is er een onderscheid te maken tussen activiteiten waarbij synergievoordelen mogelijk zijn en anderzijds activiteiten die raken aan de identiteit van elke gemeente. Het is kansrijk om de samenwerking op het type activiteiten te intensiveren. Hierbij kan worden gedacht aan het zoveel mogelijk harmoniseren van operationele en technische onderdelen die betrekking op HR en het bevorderen van de mobiliteit van medewerkers. Harmonisatie van HR beleid is vanwege de sterke identiteit en eigenheid van elke gemeente niet aan de orde en wenselijk. Projectgroepen van regionale HR medewerkers werken aan voorstellen op deze onderwerpen en leggen deze voor aan het Secretarissen Overleg (SO). Hiermee wordt vanuit HR al ingespeeld op de veranderende vragen van binnen en buiten onze organisaties en wordt de voedingsbodem voor bestaande en nieuwe samenwerkingsrelaties ondersteund en versterkt.

3 Eind 2015 heeft het secretarissenoverleg de opdracht verstrekt om een regionale samenwerking en aanbesteding op te starten op het gebied van E-HRM (o.a. Youforce). De secretarissen van Venlo, Venray, Horst aan de Maas en Gennep hebben vervolgens aangegeven hieraan deel te willen nemen. Het doel hiervan is dat medewerkers en leidinggevenden meer regie krijgen over hun personele gegevens, inzetbaarheid en ontwikkeling binnen de organisatie(s). De regionale samenwerking op het gebied van E- HRM maakt het daarnaast mogelijk om deskundigheid te bevorderen, kwetsbaarheid te verkleinen en op termijn, kosten te besparen en ruimte te creëren voor de strategische doorontwikkeling van HR binnen de organisatie. : Samenwerking loopt al. De gemeente Horst aan de Maas levert een kwartiermaker. De kwartiermaker zal in de opdracht de benodigde verbinding met de gemeente Gennep meenemen om de aanvullende stappen van deze opdracht gedragen waar te kunnen maken, zonder de bestaande samenwerkingslijnen te doorbreken. Klanten Contact Centrum (KCC) Onder KCC verstaan we samengevoegde en gestroomlijnde diensten voor klanten van onze gemeenten die door meerdere (onderdelen van) organisaties worden gebruikt. Het samen laten gaan van de klantcontacten door alle betrokken organisatie wordt op de lange termijn geambieerd om efficiencywinst te behalen en om de kwaliteit van de dienstverlening aan burgers van gemeenten te verbeteren. De stip op horizon is het realiseren van een samenwerkingsverband waarin klant contact diensten efficiënt en effectief worden geleverd aan de gemeenten en hun klanten. Op de lange termijn is het mogelijk aan de orde om door te groeien naar een aparte organisatie-entiteit, vooralsnog volstaat een zogenaamd netwerkmodel. De eerste stappen om daartoe te komen is het harmoniseren en standaardiseren van processen en procedures, het delen van kennis en het gezamenlijk oppakken van werkzaamheden. Deze werkzaamheden zijn vergelijkbaar met die van shared services met daarbij de aanvulling dat het specifiek gaat om dienstverlening gericht op derden. Belangrijk aspect bij dit samenwerkingsmodel is, om in eerste instantie vooral te focussen op quick-wins zoals het vergroten van de kwaliteit, het verminderen van de kwetsbaarheid en reductie van kosten. Een gezamenlijk website-platform is een voorbeeld van een kansrijk thema dat concreet kan worden opgepakt. Voorgesteld wordt om dezelfde strategie te hanteren als bij shared services: op basis van de algemene uitgangspunten gezamenlijk te verkennen welke mogelijkheden er zijn om samen te werken door planning en de programmering van onderdelen en activiteiten zoveel mogelijk op elkaar af te stemmen en samen te voegen. In 2018 start projectopdracht. De gemeente Venray levert de kwartiermaker. ICT Het doel van de ICT samenwerking is om alle gemeenten aan te sluiten bij ICT samenwerkingsverband NML. Haar doel is als volgt geformuleerd: Een brede ICT samenwerking in Noord- en Midden Limburg is faciliterend en stimulerend voor samenwerking op andere terreinen. In onze ambitie willen we binnen een tijdsbestek van 5 tot 10 jaar doorgroeien naar een organisatie die heel Noord- en Midden

4 Limburg bedient en het volledige spectrum van de ICT beheerst. Daarbij werken we samen met andere ICT samenwerkingsverbanden en commerciële partijen. Het moment van de beoogde aansluiting van Horst aan de Maas en Venray is afhankelijk van het technisch onderzoek, evenals de bijbehorende financiële en personele aspecten uiterlijk in 2018/2019, tenzij eerdere aansluiting verantwoord kan plaatsvinden vanuit aspecten als continuïteit van de bedrijfsvoering.. De gemeenten Leudal en Gennep willen daarnaast mogelijk ook aansluiten. Het streven is om de samenwerking in de toekomst via een zelfstandige entiteit te organiseren. Vooruitlopend op een gezamenlijk moment van het intreden bij het samenwerkingsverband ICT NML laten de gemeenten Venray en Horst aan de Maas de technische infrastructuur inclusief personeel samen gaan. De ambitie is om de ICT infrastructuur (automatisering) samen te voegen en in de daarop volgende drie jaar (2021) ook de informatisering (applicaties) samen te voegen. Horst aan de Maas, Venray en Venlo willen een versnelling op het gebied van de Informatisering tot stand brengen en agenderen gezamenlijk nieuwe voorstellen hiervoor. De drie gemeenten gaan samenwerkingen om op de ontwikkelingen van de I vaart te kunnen maken. Daarbij wordt afgestemd en rekening gehouden met de uitgangspunten van ICT NML. : De gemeenten Venray en Horst aan de Maas onderzoeken de samenvoeging van de automatiseringstaken en de taken van de helpdesk. De oplevering van dit onderzoek onder leiding van de kwartiermaker Christiaan Elferink is gepland uiterlijk eind mei De analyse van de mogelijke aansluiting op ICT NML is opgestart via het onderzoeken van de technische stand van zaken van ICT NML, Horst aan de Maas en Venray. Verwacht wordt dat dit voor 1 juli 2017 is afgerond. Samen met de gemeente Venlo onderzoeken Venray en Horst aan de Maas welke kansen er zijn om op het gebied van Informatisering (applicaties). Het samenwerkingsverband ICT NML wordt bij dit proces betrokken. Wij beogen uiterlijk in 2017 te komen tot besluiten over het totaal. De gemeente Horst aan de Maas levert een kwartiermaker. RUD De Regionale Uitvoeringsdienst levert kennis en expertise op het gebied van vergunningverlening, toezicht, handhaving en milieuadvies. Het doel is om te komen tot een tot een netwerk-rud met een vaste kern. Dit leidt tot een kwalitatieve verbetering van de dienstverlening, het goedkoper uitvoeren van werkzaamheden en verbetering van de samenwerking van specialistische medewerkers. Centraal staat in de toekomstige samenwerking op dit onderwerp is het werken aan een gezamenlijk toekomstperspectief voor Vergunningen, Toezicht en Handhaving en de Omgevingswet. Venlo, Venray en Horst aan de Maas zorgen voor een gezamenlijke agendavorming op dit onderwerp binnen de context van de andere participerende gemeenten. Ook onderzoeken we de samenvoeging van de taken met uitzondering van het zaakmanagement. Het zaakmanagement blijft bij de gemeenten zelf georganiseerd. In eerste instantie binnen de afspraken vanuit de netwerk RUD, waarbij we ons richten op het vanuit één communicatielijn spreken met de overige partners van het netwerk. Ook onderzoeken we uiterlijk in 2018 voordat de evaluatie van de netwerk RUD plaatsvindt de perspectieven van samenvoeging van onderstaande taken van de

5 gemeenten Venlo, Venray en Horst aan de Maas. De gemeente Venlo levert een kwartiermaker. MGR SOCIAAL DOMEIN Medio 2014 hebben de colleges van de zeven gemeenten in Limburg-Noord, met toestemming van de gemeenteraden, besloten tot de oprichting van een Modulaire gemeenschappelijke regeling (MGR) Sociaal Domein Limburg-Noord. Gelijktijdig met de instelling van de MGR is de eerste module Opdrachtgeven in het Sociaal Domein vastgesteld. De MGR levert een optimale bijdrage aan de regionale (gemeentelijke) doelstellingen in het sociaal domein. Zij voert daarvoor het opdrachtgeverschap in het sociaal domein uit voor alle deelnemende gemeenten. De MGR behartigd daarbij de volgende belangen: het verhogen van de kwaliteit van het opdrachtgeven; het verhogen van de efficiency van het opdrachtgeven, door het realiseren van schaal- en herhalingsvoordelen De stip op de horizon is het verder uitbouwen van de samenwerking op de uitvoering van zorgtaken binnen het sociaal domein. Dit betekent dat we de huidige focus verbreden van alleen de focus op inkoop naar de bedrijfsvoering binnen het sociaal domein. Om dit te kunnen faciliteren biedt de modulaire regeling ruimte om modules aan toe te voegen. Over tien jaar zijn diverse operationele onderdelen die te maken hebben met de operationele uitvoering van zorgtaken overgedragen naar de MGR SD. De MGR is een voorloper van diensten (shared services) die in een modulaire regeling zijn geregeld en kan in die zin ook als een pilot worden gezien voor andere services, zeker als er modules aan worden toegevoegd in de toekomst. De modulaire regeling voor het sociaal domein heeft zijn bestaansrecht de afgelopen jaren bewezen. Door de intensivering van de samenwerking binnen het sociaal domein en de (financiële) opgave om zaken effectiever en efficiënter te regelen is er sprake van een urgentie om de samenwerking te intensiveren. De modulaire regeling is zodanig ontworpen dat er diverse modules kunnen worden toegevoegd. De eerste module is de gezamenlijke inkoop van zorg. Een volgende logische stap is om tot komen tot een gezamenlijke factureringsmodule. In 2017 wordt hiervoor een voorstel geagendeerd. De gemeente Venlo levert een kwartiermaker.