Bestuursconvenant Gegevenshuis Limburg Noord; Venlo Venray Horst aan de Maas

Transcriptie

1 B en W Adviesnota Onderwerp Bestuursconvenant Gegevenshuis Limburg Noord; Venlo Venray Horst aan de Maas Zaaknummer Teammanager Erik Voesten B & W datum 29 januari 2018 Afdeling/Team Bedrijfsvoering Naam steller Sjang Drabbels Portefeuillehouder Ike Busser Openbaarheid Deze adviesnota is openbaar Na informeren betrokkenen. Openbaar bij positieve besluitvorming in de andere colleges. De adviesnota wordt in tevens in de colleges van Venlo en Horst aan de Maas aangeboden. Raadsinformatiebrief pas versturen naar de raad, na besluitvorming in andere colleges. Bevoegd orgaan Ter kennisname Aanbieden Raadsinformatiebrief naar de raad via de Griffie. ADVIES 1. Kennis nemen van de bijgevoegde memo 'Samenwerking Gegevenshuis Limburg Noord ' inzake de bestaande samenwerking tussen de gemeente Venlo, gemeente Venray en gemeente Horst aan de Maas. 2. De samenwerking Gegevenshuis Limburg Noord onderschrijven door het ondertekenen van het bestuursconvenant tussen de drie gemeenten. 3. Wethouder Ike Busser mandateren om het convenant namens Venray te ondertekenen.

2 B en W Adviesnota Samenvatting Gemeente Venray werkt al enige tijd samen met gemeente Venlo en gemeente Horst aan de Maas op het vlak van bedrijfsvoering. In mei 2017 is dit bekrachtigd via een collegebesluit in de drie colleges. Een van de samenwerkingsthema s dat hierin opgenomen was, is het Gegevenshuis Limburg Noord. Het Gegevenshuis is geen nieuw initiatief. In 2016 zijn Venlo en Venray gestart met de samenwerking op dit thema, mede in relatie tot de beoogde toetreding tot de BsGW. Vanaf mei 2017 is gemeente Horst aan de Maas aangesloten. De drie gemeenten hebben het Gegevenshuis nader verdiept en er is toegewerkt naar een gezamenlijk beeld en inzet op dit thema. Figuurlijk gezien is het fundament gestort, het stelwerk grotendeels gereed en gaan we starten met de eerste bouwlaag. De gezamenlijke visie Gegevenshuis Limburg Noord is afgelopen jaar verder geconcretiseerd. De visie is binnen de drie gemeenten verschillend geborgd. Inmiddels zijn alle drie de gemeenten goed aangehaakt. De gezamenlijke stip op de horizon, de strategie en het proces er naar toe zijn eenduidig. Tevens is gestart met proeftuinen om concreet ervaring op te doen (zoals regioknoop en Evenementenvergunning) en is een start gemaakt om de basiskwaliteit binnen de deelnemende gemeenten gelijk te trekken. In het secretarissenoverleg is het programmaplan Gegevenshuis Limburg Noord Samen verbinden vastgesteld. Het programmaplan geeft een verdere (projectmatige) verdieping en concretisering van het proces en de inhoud van het Gegevenshuis. Het programmaplan Gegevenshuis is in samenhang met de andere samenwerkingsthema s binnen bedrijfsvoering opgesteld. De bestuurlijke focus binnen de drie gemeenten is tot nu toe om plausibele redenen verschillend. In Venray is de visie op bestuurlijk niveau vastgesteld, in Venlo is de visie vastgesteld door de directie. In Horst aan de Maas heeft het college de visie, alleen als onderdeel van de samenwerking Bedrijfsvoering Venlo Venray Horst aan de Maas vastgesteld. Met dit convenant willen we het lopende traject herbevestigen en éénduidig commitment verkrijgen op bestuurlijk niveau. Door de drie gemeenten op één lijn te brengen ontstaat een stevige impuls en een stevige gezamenlijke resultaatverplichting naar de verdere partners in Noord en Midden Limburg. Tevens is enige versnelling en voortgang gewenst gezien initiatieven die op andere schaal in Limburg ontstaan. We willen het momentum niet verliezen in relatie tot bestuurlijke verwachtingen in eerdere bestuurlijke bijeenkomsten. Hoewel we op ambtelijk niveau afgelopen jaar hard gewerkt hebben aan de invulling van het Gegevenshuis, zal dit de komende jaren nader geconcretiseerd worden en zullen de (positieve) effecten nadrukkelijker in beeld komen en merkbaar worden (e.e.a. conform het programmaplan). Beoogd resultaat Gezamenlijke ambtelijke èn bestuurlijke focus bij de realisatie van het Gegevenshuis Limburg Noord. Argumenten 1.1 Voorliggende memo geeft kort en bondig achtergrond informatie als onderlegger bij het bestuurlijk convenant tussen de drie gemeenten. 2.1 De samenwerking in het kader van het Gegevenshuis Limburg Noord bestuurlijk in lijn brengen binnen de drie gemeenten. 2.2 Ondertekening doet recht aan de huidige samenwerking in het kader van het Gegevenshuis Limburg Noord. 2.3 Een krachtig signaal vanuit het bestuur door het onderstrepen c.q. herbevestigen van het traject van de uitwerking van het Gegevenshuis Limburg Noord. 2.4 Positieve impuls binnen de drie samenwerkende gemeenten evenals een positieve uitstraling naar toekomstige partners.

3 B en W Adviesnota 3.1 Wethouder Ike Busser is reeds bestuurlijk portefeuillehouder voor het Gegevenshuis binnen gemeente Venray. 3.2 Venray is met de betreffende portefeuillehouder ook reeds bestuurlijk trekker van dit thema binnen de samenwerking bedrijfsvoering Venlo Venray Horst aan de Maas. Risico s Er is afgelopen jaar gewerkt aan de verdere concretisering van dit thema. Er zijn ook al resultaten geboekt tussen de drie gemeenten alsmede met samenwerkingspartners (onder andere de veiligheidsregio in de proeftuinen). Het is gewenst om dit conform eerdere besluitvorming door te zetten. Het niet tekenen van het convenant zou dit proces ongewenst belemmeren, eerdere afspraken binnen de samenwerking worden dan niet nagekomen. Door het tekenen van het convenant honoreren we de inspanningen die alle partners op dit moment leveren (en geleverd hebben). Het programmaplan wat eerder ambtelijk is vastgesteld voorziet hier in. Van vrijblijvendheid is geen sprake meer. Kanttekeningen Ondertekening van het convenant an sich heeft geen directe financiële of personele consequenties. Echter met de ondertekening ligt het wel in de lijn der verwachting dat de drie gemeenten blijven investeren in het traject van het Gegevenshuis. Dit is en wordt geborgd zowel via de reguliere P&C cyclus als de reguliere ambtelijke inzet. Binnen gemeente Venray is dit reeds geborgd voor de komende jaren. Communicatie De ondertekening van het convenant leent zich bij uitstek om de goede verhoudingen via de samenwerking Venlo, Venray en Horst aan de Maas binnen de provincie en Noord en Midden Limburg te tonen. Het stimuleert toekomstige partners om op termijn toe te treden (lange termijn-scope van het project). Het laat tevens zien dat de drie gemeenten opereren vanuit gezamenlijke kracht en vooruit durven te lopen op dit thema. Gezamenlijke grip op de gemeentelijke informatie voorziening is namelijk landelijk ook een belangrijk thema en prioritair binnen de VNG. Foto ondertekening drie wethouders en persbericht Raadsinformatiebrief Samenwerking Gegevenshuis Limburg Noord; Venlo, Venray, Horst aan de Maas, om de raad te informeren over de vorderingen op dit thema. Financiële gevolgen Niet van toepassing. Via de reguliere P&C cyclus. Personele/organisatorische gevolgen De huidige samenwerking voorziet hier al grotendeels in. Komend jaar wordt inzet verwacht in diverse projectgroepen. Binnen de diverse thema s in de samenwerking Bedrijfsvoering Venlo Venray Horst aan de Maas worden de inzet en kosten evenredig verdeeld. Juridische gevolgen Niet van toepassing. Rechtmatigheid Niet van toepassing. Fatale termijnen Niet van toepassing. De besluitvorming vindt gelijktijdig plaats in de drie samenwerkende gemeenten.

4 B en W Adviesnota Vervolgtraject besluitvorming Het programmaplan wordt conform planning uitgevoerd, het convenant is mede een bevestiging van het samenwerkingstraject. In het voorjaar zal een bestuurlijke conferentie georganiseerd worden (in navolging op de conferentie in het najaar 2017) voor de samenwerkende gemeenten en partners. Evaluatie Niet van toepassing. Bijlagen - Memo Samenwerking Gegevenshuis Limburg Noord - Bestuursconvenant Samenwerking Gegevenshuis Limburg Noord Venlo, Venray, Horst aan de Maas. - Visualisatie Visie Gegevenshuis Limburg Noord, Succesvol verbinden Venlo Venray Horst aan de Maas. - Raadsinformatiebrief Samenwerking Gegevenshuis Limburg Noord; Venlo, Venray, Horst aan de Maas. Naslagwerk

5 Bestuurlijk Convenant Samenwerking Gegevenshuis Limburg Noord Venlo Venray Horst aan de Maas XX januari Inleiding De gemeenten Venlo, Venray en Horst aan de Maas staan vanwege ambities, financiële en economische ontwikkelingen en decentralisaties voor aanzienlijke opgaven. De gemeenten Venlo, Venray en Horst aan de Maas werken vanuit deze gedachte momenteel samen op het vlak van bedrijfsvoering. Hiertoe hebben de colleges van de drie gemeenten in mei 2017 besloten. Diverse thema s zijn in dit kader benoemd en er is formeel besloten om op deze onderdelen de samenwerking te verdiepen en te gaan realiseren. Het Gegevenshuis Limburg-Noord; Venray, Venlo, Horst a/d Maas (VVH) is een van de samenwerkingsthema s waar inmiddels invulling aan gegeven wordt. Vanuit de drie gemeenten wordt het Gegevenshuis Limburg Noord inmiddels concreet onderzocht en er wordt samengewerkt op concrete onderdelen. 2. Visie Gegevenshuis Als stip op de horizon wordt gewerkt aan een Gegevenshuis voor Limburg Noord. Een Gegevenshuis omvat alle beschikbare basisregistraties en mogelijke andere kernregistraties van de deelnemende partners (gemeenten en andere instanties). Deelnemende partners hebben de beschikking over de gewenste object en ruimte gerelateerde informatie. Voor inwinnen, beheer en uitlevering van gegevens geldt één integrale procesgang wat leidt tot maximale efficiencywinst en kwaliteitsoptimalisatie. Bovenstaande is weergegeven in de visualisatie Visie Gegevenshuis Limburg Noord, Succesvol verbinden Venlo Venray Horst aan de Maas. Deze is op basis van de eerdere besluitvorming en het huidige gezamenlijke beeld binnen de drie gemeenten samengesteld.

6 3. Uitgangspunten Zoals reeds eerder besloten door de colleges van gemeente Venlo, Venray en Horst aan de Maas zijn de uitgangspunten ten behoeve van deze samenwerking: 1. Toenemende eisen en complexiteit aan gemeentelijke taken kunnen organiseren; 2. Mogelijkheden om kwalitatieve verbetering van de dienstverlening beter te kunnen realiseren door innovatiekracht te versterken; 3. Gezamenlijke grip op de gemeentelijke informatie voorziening; 4. Efficiency in werk te bevorderen en kosten te spreiden over een grotere productieomvang; 5. Samenwerking te bevorderen tussen specialistische medewerkers om hiermee kwetsbaarheid te verminderen en meer flexibiliteit te creëren. Bij het uitspreken van de intentie om de samenwerking tussen de drie gemeenten te intensiveren via dit convenant, worden de bestaande samenwerkingsverbanden tussen de drie gemeenten, met derden of in regionaal verband, in de afwegingen en afstemming meegenomen. Daarbij is het van belang dat de onderdelen waarop de samenwerking wordt gezocht complementair zijn en de organisaties versterken. Met een open verstandhouding, gebaseerd op gelijkwaardigheid, vertrouwen, geven en nemen, wederzijds commitment, verkenning en ontmoeting, met een focus op de toegevoegde waarde, als basishouding. 4. Doelstelling convenant Middels dit bestuurlijk convenant willen we de ingezette samenwerking tussen de drie gemeenten voor het Gegevenshuis verder versterken. We willen ambtelijke èn bestuurlijke focus op de grip op de gemeentelijke informatievoorziening binnen de uitwerking van het Gegevenshuis Limburg Noord. Middels dit convenant willen we het lopende traject herbevestigen en verder commitment verkrijgen op bestuurlijk niveau. Het convenant ziet toe op: Bestuurlijke ondersteuning op het ingezet proces van het Gegevenshuis Limburg Noord door de gemeenten Venlo, Venray en Horst aan de Maas. De colleges en in het verlengde daarvan de betreffende portefeuillehouders zullen zich inzetten als ambassadeurs voor het Gegevenshuis Limburg Noord en daarmee de visie en het gedachtegoed positief uitdragen. Het onderstrepen van de visie en het gedachtegoed zoals weergegeven de visualisatie in de bijlagen. Aan de gemeentesecretarissen van Venlo, Venray en Horst aan de Maas zal vanuit de colleges de opdracht worden gegeven om uitvoering te geven aan bovenstaande conform het programmaplan d.d. 11 januari Secretarissenoverleg.

7 5. Intentie De colleges van de gemeenten Venlo, Venray en Horst aan de Maas spreken op grond van de genoemde overwegingen, constateringen en gedeelde beelden voor de toekomst, de intentie uit om - met behoud van bestuurlijke autonomie-, onder bestuurlijk trekkerschap van Venray, tot vergaande samenwerking te komen op het terrein van het Gegevenshuis Limburg Noord. College van burgemeester en wethouders Gemeente Venlo, College van burgemeester en wethouders Gemeente Horst aan de Maas, Wethouder B.A.H. Aldewereld Wethouder G.J.M.L. van Rensch College van burgemeester en wethouders Gemeente Venray, Wethouder I.F.T. Busser

8 Memo Gegevenshuis Limburg Noord t.b.v. bestuurlijk convenant 16 januari 2018 Inleiding De gemeenten Venlo, Venray en Horst aan de Maas werken samen op het vlak van bedrijfsvoering. Hierbinnen zijn diverse thema s benoemd en worden momenteel opgepakt en uitwerkt. Het Gegevenshuis Limburg Noord; Venlo, Venray, Horst a/d Maas (VVH) is een van de samenwerkingsthema s. Het is ook een thema wat al loopt ; waar al besluitvorming over heeft plaatsgevonden, wat al reeds gestart is en waar al resultaten geboekt zijn. Eerdere besluitvorming die al heeft plaatsgevonden: Bestuursopdracht Verkenning Intensivering Samenwerking Venlo Venray, collegebesluit april 2016 in Venlo en Venray. Vervolg samenwerking bedrijfsvoering Horst aan de Maas, Venlo en Venray, collegebesluit, mei 2017 in Venlo, Venray en Horst aan de Maas. Opdracht Gegevenshuis Limburg Noord samenwerking Venray, Venlo, Horst a/d Maas (VVH), secretarissen-overleg als richtinggevend aangenomen, 5 oktober Programmaplan Gegevenshuis Limburg Noord Succesvol verbinden, secretarissen-overleg, aangenomen, 11 januari Voorliggende memo geeft kort en bondig achtergrond informatie als onderlegger bij het bestuurlijk convenant tussen de drie gemeenten. Wat is het voornemen n.a.v. dit collegebesluit? Middels een bestuurlijk convenant willen we de ingezette samenwerking tussen de drie gemeenten voor het Gegevenshuis verder versterken. We willen ambtelijke èn bestuurlijke focus op de grip op de gemeentelijke informatievoorziening binnen de uitwerking van het Gegevenshuis Limburg Noord. Middels dit convenant willen we het lopende traject herbevestigen en verder commitment verkrijgen op bestuurlijk niveau. De bestuurlijke focus is binnen de drie gemeenten verschillend (overigens vanwege diverse plausibele redenen). Middels het ondertekenen van dit convenant willen we dit binnen de drie gemeenten in lijn brengen met dezelfde focus. 1

9 Wat is het Gegevenshuis? Een Gegevenshuis omvat alle beschikbare basisregistraties en mogelijke andere kernregistraties van de deelnemende partners (gemeenten en andere instanties). Deelnemende partners hebben de beschikking over de gewenste object en ruimte gerelateerde informatie. Voor inwinnen, beheer en uitlevering van gegevens geldt één integrale procesgang wat leidt tot maximale efficiencywinst en kwaliteitsoptimalisatie. Bovenstaande wordt in de regio in fases ingezet: Doorlooptijd ca 2 à 3 jaar: De groei van de teams binnen de gemeenten Venlo, Venray en Horst aan de Maas tot een vorm van verregaande samenwerking tussen de drie gemeenten, dat bezig is met inwinnen, beheren en leveren van ruimtelijke Basisregistraties. Doorlooptijd 3-10 jaar: Het realiseren van een regionale samenwerkingsvorm gegevenshuis Limburg Noord, vanuit de netwerkgedachte, om efficiënt de kwaliteit, actualiteit en volledigheid van alle beschikbare basisregistraties (BR) en mogelijke andere kernregistraties (KR) te borgen. Waarom samenwerken op dit thema? Diverse ontwikkelingen zorgen ervoor dat er urgentie is om de samenwerking op het thema Gegevenshuis te intensiveren, waaronder: 1. Toenemende eisen en complexiteit aan gemeentelijke taken kunnen organiseren; 2. Mogelijkheden om kwalitatieve verbetering van de dienstverlening beter te kunnen realiseren door innovatiekracht te versterken; 3. Gezamenlijke grip op de gemeentelijke informatie voorziening; 4. Efficiency in werk te bevorderen en kosten te spreiden over een grotere productieomvang; 5. Samenwerking te bevorderen tussen specialistische medewerkers om hiermee kwetsbaarheid te verminderen en meer flexibiliteit te creëren. Ook hebben andere samenwerkingspartners aangegeven om een kwaliteitsslag te willen maken door de verdieping van deze samenwerking. De Veiligheidsregio Limburg Noord kan met een betere ontsluiting van informatie kwalitatief en efficiënter hun taak vervullen. De proeftuin RegioKNOOP laat dit al zien. Tevens wordt vanuit BsGW aansluiting gezocht. Bij de individuele gemeenten is sowieso de behoefte geuit om de WOZ-registratie te verbeteren en samen vorm te gaan geven. Vanuit bovenstaande perspectieven hebben de secretarissen van gemeenten Venlo, Venray en Horst aan de Maas een opdracht geformuleerd om een plan van aanpak op te stellen om vergaande samenwerking invulling te geven. We investeren in een stevige samenwerking en zijn bereid waar nodig iets van onze autonomie prijs te geven. Het behouden van een eigen gezicht, verliezen we daarbij niet uit het oog. Dit is in mei 2017 via een collegebesluit in de drie gemeenten onderschreven. En de rest van de regio? Uitgangspunt is dat de drie gemeenten in de lead zijn en gedrieën autonoom het Gegevenshuis trekken. Dit doen we bewust. De samenwerking bedrijfsvoering Venlo, Venlo en Horst aan de Maas is hierop gericht. 2

10 In de praktijk werken we wel op onderdelen samen met andere partners in de regio. Op dit moment zijn een aantal proeftuinen in breder verband opgezet, zoals RegioKNOOP en evenementenvergunning. Hierbij wordt meteen het laag hangend fruit verkend. Hierbij zijn meerdere gemeenten betrokken evenals de veiligheidsregio. Dit blijft in het vervolgtraject gewoon mogelijk. Resultaten tot nu toe en het vervolg De drie gemeenten hebben zich afgelopen periode ingezet voor het vormgeven van het Gegevenshuis op de verschillende onderdelen. In eerste instantie zijn Venlo en Venray gestart met de samenwerking op dit thema, mede in relatie tot de beoogde toetreding tot de BsGW. Vanaf mei 2017 (gezamenlijk besluit tot samenwerking Venlo Venray Horst aan de Maas), trekken de drie gemeenten gezamenlijk op en wordt het Gegevenshuis nader uitgewerkt. De visie Gegevenshuis Limburg Noord is niet eenduidig tot stand gekomen, maar inmiddels zijn alle drie de gemeenten goed aangehaakt. De stip op de horizon, de strategie en het proces er naar toe zijn eenduidig en willen we met het voorliggende bestuurlijk convenant bevestigen. Concreet is er gewerkt aan een nadere actualisatie van de visie (gezamenlijke stip op de horizon). Er is draagvlak voor deze visie. Een visualisatie van de visie is in de bijlagen van deze memo opgenomen. Deze wordt komend jaar verder uitwerkt in een strategie en een informatie architectuur voor de drie gemeenten t.b.v. het Gegevenshuis. Een gezamenlijke visie is van groot belang voor de verdere uitwerking. Zoals gesteld is er gestart met samenwerking op de ruimtelijke basisregistraties. Afgelopen jaar is gestart met procesoptimalisatie, harmonisatie en monitoring op (data) kwaliteit. In de basis is de techniek beschikbaar. Dit wordt komend jaar verder op elkaar afgestemd zodat het inwinnen, beheren en leveren van deze basisregistraties kwalitatief verbeterd worden en omgevormd tot het integraal samen en regionaal kunnen inwinnen, beheren en leveren. Via proeftuinen/pilots is geëxperimenteerd binnen welke kaders en randvoorwaarden uitwisseling van informatie tot stand kan komen en welke eisen we moeten stellen aan basis kwaliteit om dit vervolgens in te kunnen zetten. Denk bijvoorbeeld aan de samenwerking met de veiligheidsregio via de proeftuin RegioKNOOP. Beveiliging, privacy en procedure (zoals aanbesteding), zijn belangrijke zaken die in de randvoorwaardelijke sfeer goed gewogen en beoordeeld moeten worden, zeker wanneer het om basisregistraties gaat. Dit krijgt in samenhang met de andere thema s speciale aandacht. Bijlagen: - Visualisatie Visie Gegevenshuis Limburg Noord, Succesvol verbinden Venlo Venray Horst aan de Maas. 3

11 gegevenshuis l imburg noord continuiteit privacy ontwe rp wendbaar t st dien kwaliteit pro duc innovatief ke nn applicatie nd e gegevens los van ku is zaakgericht werken omgevingswet samen organiseren common ground digita geregealld help jullie inwinnen beheren ENLO ENRAY ORST leveren GEGEVENS samen verbinden

12

13

14

15