De dienstverlening van gemeente Venlo aan Venrayse WWB-klanten is gestart op 1 januari 2013.

Transcriptie

1 Naam Evaluatie samenwerking Werkplein Venlo - Venray Opdrachtgever Raad/college Venray Trekker Sanne Bloemen (Venray) - trekker, Kim Werner (Venlo) contactpersoon Datum 30 juni 2015 Inleiding Op 8 mei 2012 is de gemeenteraad van Venray unaniem akkoord gegaan met het Besluitvormingsdocument Werkplein Venray. Met dit besluit heeft de gemeente Venray haar taken op het gebied van werk en inkomen per 1 januari 2013 overgedragen aan de gemeente Venlo, met behoud van bestuurlijke eindverantwoordelijkheid. De gemeenten Venray en Venlo hebben een samenwerkingsovereenkomst afgesloten voor onbepaalde tijd, waarin heldere en concrete afspraken zijn vastgelegd over de te realiseren doelstellingen door gemeente Venlo en de tegenprestatie van de gemeente Venray. Dit zijn afspraken over met name de dienstverlening, informatievoorziening, kostenbepaling/-verrekening en kwaliteitsbeheersing. Daarnaast zijn prestatieafspraken vastgesteld tot 1 januari 2016, waarin de inhoudelijke en financiële prestaties zijn overeengekomen (zoals de bonusmalusregeling). De dienstverlening van gemeente Venlo aan Venrayse WWB-klanten is gestart op 1 januari In de samenwerkingsovereenkomst is bepaald dat één keer per 4 jaar de samenwerkingsovereenkomst wordt geëvalueerd. Over de evaluatie wordt gerapporteerd aan de colleges van burgemeester en wethouders van Venray en Venlo en zo nodig worden voorstellen voor aanpassing van deze samenwerkingsovereenkomst ter besluitvorming aan beide partijen voorgelegd. Evaluatie heeft zowel betrekking op financiële aspecten als op beleidsmatige onderwerpen. Doel Waarvoor doen we het? Het doel van de samenwerking in het Werkplein Venray is: Door intensieve samenwerking met het Werkplein Venlo komen tot een Werkplein Venray waardoor de persoonlijke dienstverlening richting Venrayse werkzoekenden en werkgevers in Venray blijft. Om te komen tot maximale voordelen voor organisaties, klanten en medewerkers, is gekozen voor het onderbrengen van de Venrayse taken op het gebied van werk en inkomen bij de gemeente Venlo, met behoud van de persoonlijke dienstverlening op locatie gemeentehuis Venray. Door middel van de evaluatie willen we antwoord krijgen op de vraag in welke mate de samenwerking heeft bijgedragen aan het beschreven doel en of dit efficiënt en effectief is gebeurd. Daarnaast levert dit input op voor herijking van de samenwerkingsovereenkomst en prestatieafspraken. 1

2 Voor wie doen we het? Inwoners gemeente Venray, meer specifiek klanten Werkplein Venray en werkgevers in Venray. Resultaat Begrenzing opdracht Wat willen we bereiken? Evaluatie van of het doel door de samenwerking wordt bereikt; Herijking van de samenwerkingsovereenkomst; Herijking van de prestatieafspraken. De evaluatie wordt beperkt tot de samenwerkingsovereenkomst en de prestatieafspraken. Dit betekent dat de volgende onderwerpen in de evaluatie worden meegenomen, want dit zijn de gemeenschappelijke doelstellingen beschreven in de samenwerkingsovereenkomst: het in Venray houden van de persoonlijke dienstverlening voor Venrayse werkzoekenden en Venrayse werkgevers bedienen; een efficiënte uitvoering; een kwalitatief hoogwaardige dienstverlening; een zo goed mogelijk gewaarborgde continuïteit; een daling van het aantal klanten en klanten minder lang in de uitkering; een uniform beleid; een betere beheersing van risico s; een betere aanpak van werkeloosheid op regionaal niveau; een verbeterde dienstverlening aan werkgevers. Daarnaast nog een analyse van de beoogde financieel consequenties van de samenwerking voor Venray. Integraliteit Overigens kunnen uit de evaluatie praktische aanbevelingen komen die niet een plek verdienen in de evaluatie richting college en/of raad. Het management wordt hiervan op de hoogte gesteld. Dit is natuurlijk niet minder belangrijk, daarom wordt het management hiervan op de hoogte gesteld. Primair richt zich hier de opdracht niet op. De evaluatie heeft een relatie met? De ontwikkelingen genoemd bij de start van deze samenwerking als: Wet werken naar vermogen (nu participatiewet). Maar onder andere ook: brede samenwerking Venlo Venray en de regionale samenwerking; economische ontwikkelingen en de gevolgen daarvan op het uitkeringsbestand; doorontwikkeling van de functie en positionering van de participatiecoaches; ontwikkeling tot één werkgeversservicepunt voor werkgevers; regionale ontwikkelingen voortkomend uit de participatiewet, werkgeversgeversdienstverlening, werknemersdienstverlening en oprichting werkbedrijf; doorontwikkeling aanpak volwasseneducatie; ontwikkelingen omvang en aard problematiek statushouders. 2

3 Planning Wanneer gaan we dat doen? In de samenwerkingsovereenkomst staat vermeld dat voor het eerst in het eerste kwartaal van 2014 wordt geëvalueerd. Dat is niet gebeurd, dit vanwege de drukte rondom de decentralisaties waaronder de participatiewet. Daar komt bij dat we op dit moment evalueren over 2 jaar resultaat en de start van de participatiewet, wat een evaluatie ten goede komt. Hieronder volgt een overzicht van acties. Opgemerkt dient te worden dat bepaalde acties al zijn uitgevoerd, vooruitlopend op het vaststellen van dit plan. Andere acties zijn vertraagd, omdat dit plan later dan gepland in het College is gebracht. Desondanks lijkt onderstaande tijdschema reëel : ambtelijke voorbereiding MT Werkplein, bespreken van format plan van aanpak : gezamenlijk MT Werkplein, bespreken van format plan van aanpak. April 2015: o Aftrapbijeenkomst werkgroepen Venlo-Venray, formuleren van gemeenschappelijke doelstellingen & verfijning onderdeel planning en verdeling werk (Venray-Venlo gezamenlijk); o Bepalen format input ophalen uitvoering (werk-, jongeren- en participatiecoaches, rechtmatigheid en Publieksdiensten Venray) en in beperktere mate LP/RMC, schuldhulpverlening (Sanne + Milou i.o.m. Venlo); o Bijeenkomst ophalen input uitvoering (gezamenlijk); o Terugkoppeling ophalen input uitvoering (gezamenlijk); Mei 2015: o Format plan van aanpak bespreken met portefeuillehouder & input ophalen voor herijking gemeenschappelijke doelstellingen, bepalen wel of niet naar College (ter kennisname/vaststellen) (Sanne); o Bepalen format input ophalen klant, werkgevers en overige externen als UWV, NLW, WAA, vrijwilligersorganisatie, maatschappelijke partners, zoals PLIV, Papierkroam, Wonen Limburg, Stichting Welkom op weg, Participatieraad, etc (Sanne + Milou i.o.m. Venlo). o Eventuele bijeenkomst of andere actie ophalen input externen (gezamenlijk); o Terugkoppeling ophalen input externen (gezamenlijk); o Start opbouw en structuur evaluatie nota (Sanne). o Beschrijving wijzigingen t.o.v. uitgangssituatie 2012; hoe ziet de wereld er vandaag uit? (bijv. schakelplein, groepsgewijze aanpak werkzoekenden etc.) (Sanne i.o.m. Venlo); o Beschrijven relevante ontwikkelingen (ontwikkelingen die van invloed zijn op afspraken in samenwerkingsovereenkomst en 3

4 Samenstelling werkgroep prestatieafspraken); dus: ontwikkelingen waardoor huidige afspraken niet langer houdbaar zijn (Sanne i.o.m. Venlo); ontwikkelingen die nieuw licht werpen op de huidige afspraken (Sanne i.o.m. Venlo); verwachte toekomstige ontwikkelingen (Sanne i.o.m. Venlo). o Maandbijeenkomst werkgroepen Venlo-Venray over voortgang en brainstorm invulling samenwerkingsafspraken en prestatieafspraken (te behalen prestaties, benodigde formatie, het gemiddeld uurtarief etc.) (gezamenlijk). Juni 2015 o Input verwerken in evaluatie nota (Sanne); o Brainstorm invulling samenwerkingsafspraken en prestatieafspraken op gezamenlijk MT Werkplein (gezamenlijk); o Maandbijeenkomst werkgroepen Venlo-Venray over voortgang (gezamenlijk). Juli 2015 o Format plan van aanpak ter kennisname naar de Participatieraad (Sanne); o Financiële analyse resultaat Venray (Milou); o concretisering samenwerkingsafspraken en prestatieafspraken (gezamenlijk); o Organisatie 2 uurtje voor Venrays college (Sanne/Kim); o 1 ste concept nota rondsturen en bespreken met portefeuillehouders (beiden); o 2 de concept nota incl. overeenkomst en afspraken rondsturen en bespreken met portefeuillehouders (beiden); o Laatste versie nota en overeenkomst rondsturen voor input & feedback (Sanne); o Bespreken in MD beleidsoverleg met collega s (Sanne); o Bespreken in werkoverleg met uitvoering (Milou en Venlo). Augustus 2015 o Input en feedback verwerken (Sanne). o Nota en overeenkomsten verfijnen (gezamenlijk). o : aanlevering richting participatieraad (Sanne). Ambtelijke trekker: Sanne Bloemen (Venray), contactpersoon: Kim Werner (Venlo), Werkgroep Venray: o Mat van den Beuken: klankbord evaluatie & input nieuwe samenwerkingsafspraken en prestatieafspraken. o Milou Jeurissen: onderdeel evaluatie en financiën, contactpersoon participatiecoaches & input nieuwe samenwerkingsafspraken en prestatieafspraken. o Ingrid van Cleef: onderdeel evaluatie, coördinator 4

5 participatiecoaches. Buiten werkgroep: expertise wel noodzakelijk: P&C adviseur Frans Stultiens, Communicatieadviseur Liezeth Wintjens, Senior beleidsmedewerker PD Trudy Tönnissen, participatiecoaches. Uitwisseling noodzakelijk: MD beleidsteam. Organisatie Hoe gaan we dit doen? Evaluatiebijeenkomst uitvoering en externen; Brainstormbijeenkomst betrokkenen over afspraken; Voortgangsbijeenkomsten houden; In werkoverleggen stand van zaken bespreken; Raadplegen, advisering en meedenken Participatieraad. Randvoorwaarden Welke randvoorwaarden zijn er om dit te doen slagen? - Concrete afbakening evaluatie aan voorkant communiceren; - Concrete verdeling van taken conform planning. Risico s & Welke risico s en kanttekeningen zijn er die het slagen belemmeren? kanttekeningen Bij uitstek is dit een onderwerp waar veel mensen mee te maken hebben. Dit betekent dat diverse mensen een mening zijn toegedaan over de samenwerking en het succes van deze samenwerking. Een balans is noodzakelijk tussen concrete afbakening van de evaluatie en dit duidelijk communiceren en een luisterend oor bieden voor feedback/aanbevelingen die geen directe relatie met de evaluatie hebben. Kansen Welke kansen zijn er die kunnen bijdragen aan het slagen? Ontwikkelingen goed beschrijven en daarop de samenwerkingsafspraken en prestatieafspraken afstemmen, zodat het resultaat is een samenwerkingsovereenkomst en prestatieafspraken die voor een langere tijd houdbaar zijn. Communicatie Hoe communiceren we dit? 1. Intern In werkoverleggen, tijdens een geplande bijeenkomst, via interne nieuwsbrief. 2. Extern betrokken externe partijen persoonlijk, per mail, per telefoon benaderen en informeren. Overige extern: persbericht bij besluitvorming. Persbericht Venray-Venlo dient op elkaar afgestemd te zijn. Besluitvorming Welke besluitvorming is noodzakelijk voor de realisatie? Venray: Participatieraad: 1 ste week september vergadering, week later advies. College: ; ter besluitvorming Commissie leven: ; ter informatie Gemeenteraad: ; ter informatie Opmerking: motie bij prestatieafspraken. Venrayse Gemeenteraad heeft ingestemd met concept prestatieafspraken. Definitieve prestatieafspraken zijn vastgesteld door College. Venlo: Door Venlo te bepalen. 5

6 6