Titel Voorbeeld Offerte. 1 appalti.nl

Transcriptie

1 Titel Voorbeeld Offerte 1 appalti.nl

2 USB-stick Op de USB-stick treft u de volgende documenten aan: Document 1 Document 2 Document 3 2 appalti.nl

3 Inhoudsopgave 1. INLEIDING DIENSTEN PROJECTPLANNING EN CONTACTPERSONEN INVESTERINGSOVERZICHT, CONDITIES EN ONDERTEKENING appalti.nl

4 Inleiding 4 appalti.nl

5 1. Inleiding (informatie is fictief) Company Name BV (hierna: Company Name) is een middelgrote aannemer. In Nederland heeft de organisatie momenteel vele opdrachten lopen. Met een centraal kantoor en 4 regionale vestigingen heeft Company Name landelijke dekking. 1.1 Huidige situatie De ambitie van Company Name is helder: de komende jaren een forse groei realiseren. De salesafdeling is hiervoor inmiddels ingericht: met 15 commercieel medewerkers buitendienst en 20 commercieel medewerkers binnendienst heeft de organisatie een groot team. Een belangrijk onderdeel in het verkoopproces zijn de voorstellen (offertes) die uitgebracht worden. Bij benadering maakt Company Name jaarlijks 700 voorstellen en doet het mee aan 20 aanbestedingstrajecten. De algemene opinie in de organisatie is dat de voorstellen en presentaties nog niet goed genoeg aansluiten bij de lezer(s)/ gesprekspartner(s). Dit komt mede doordat teksten veelal technisch geschreven zijn zonder concreet resultaat, gewerkt wordt met meerdere versies van documenten, er geen vaste werkwijze is (aanbestedingstrajecten) en te weinig Company Name uitstraalt. 1.2 Toekomstige situatie Company Name wil daarom een professionalisatieslag maken, zodat enerzijds de kwaliteit van voorstellen verbetert en anderzijds volgens een vaste aanpak sneller gewerkt wordt. Naar aanleiding van de uitgevoerde nulmeting hebben wij vastgesteld dat de professionalisatieslag gerealiseerd kan worden door onderstaande acties: A1: optimaliseren van de offerte opbouw, powerpoint presentatie en documenten (teksten); A2: verhogen van de kennis en vaardigheden van de medewerker(s) op het gebied tender- en aanbestedingstrajecten; A3: verhogen van de vaardigheden van de medewerker(s) op het gebied van het maken, schrijven en opbouwen van teksten en presentaties. Na de professionalisatieslag ligt het bewaken van de continuïteit in handen van een medewerker van Company Name. 1.3 De bijdrage van Appalti Appalti biedt een alomvattende dienstverlening aan die Company Name ondersteunt bij het maken van het perfecte voorstel. Wij hebben bovenstaande acties gekoppeld aan onze diensten: Onderdeel Onze diensten A1 opbouw documentenbibliotheek (2.1) A2 A3 workshop aanbesteden (2.2) aanbesteding begeleiding (2.3) programma commercieel denken en schrijven (2.4) fieldcoaching (2.5) 5 appalti.nl

6 1.4 Appalti: uw partner op het gebied van aanbestedingen Appalti, met haar oorsprong in Utrecht, ondersteunt bedrijven bij het maken van de perfecte offerte/aanbesteding. Dagelijks optimaliseren wij bij onze opdrachtgevers processen, realiseren wij kwaliteitsimpulsen en geven pragmatisch en toepasbaar advies. Samenwerken met Appalti betekent het versterken van de commerciële slagkracht en meer rendement uit offertes en aanbestedingen. Onze slogan is niet voor niets sneller. scherper. scoren. Wij realiseren gemiddeld bij onze opdrachtgevers de volgende resultaten: 26% tijdsbesparing op het maken van een offerte of aanbesteding; 1,5 punt (op schaal van 10) betere beoordeling van de kwaliteit van de stukken; 8% hogere score op gemaakte offertes en aanbestedingen. Het vraagstuk van Company Name past daarom naadloos bij onze dienstverlening. Appalti ondersteunde recent diverse organisaties* bij de beantwoording van tenders en aanbestedingen/inregelen tenderdesk. Dit is onder andere gebeurd bij de volgende organisaties/aanbestedende diensten: In de volgende hoofdstukken leest u meer over ons plan van aanpak, contactpersonen, doorlooptijden en budgetindicatie. * Indien gewenst stelt Appalti diverse referenten beschikbaar. Vanwege de vertrouwelijkheid gebeurt dit alleen op aanvraag. 6 appalti.nl

7 Diensten, Projectplanning 7 appalti.nl

8 2. Diensten 2.1 Opbouw van documentenbibliotheek Binnen de opbouw van de documentenbibliotheek pakken we de onderstaande 3 activiteiten op Powerpoint maken/ aanpassen Wij maken een powerpoint presentatie die als informatief/ triggerend document gebruikt kan worden bij prospects. Om tot de juiste boodschap en opbouw van de presentatie te komen, voeren wij aanvullende gesprekken. Met deze input maken wij de powerpoint op maat. Desgewenst ontwikkelen wij aanvullende powerpoint slides, die afhankelijk van de situatie, gebruikt worden Aanpassen opbouw basis voorstel Wij optimaliseren de voorstellen die de vestigingen uitbrengen bij prospects. Hierbij zorgen we voor een logische opbouw (die aansluit bij verschillende situaties) van het voorstel en schrijven we de inhoud terug naar de verschillende gesprekspartners en kooptmotieven. In overleg kan gekozen worden om de inhoud modulair op te bouwen. Na goedkeuring implementeren we het nieuwe document als standaard offerte opbouw Maken/ aanpassen documenten en teksten Een bibliotheek met documenten en teksten is belangrijk. Wij maken op maat documenten en passen bestaande documenten aan. De documenten worden centraal geplaatst zodat elke medewerker erover kan beschikken. Wij verzoeken Company Name om een contactpersoon in de organisatie aan te wijzen die de voortgang hieromtrent in de toekomst bewaakt. Het resultaat van de documentenbibliotheek is: goed opgebouwde (standaard) documenten en teksten die breed inzetbaar zijn voor voorstellen, offertes, presentaties en andere uitingen; centrale bewaking van de documenten waardoor elke medewerker met de juiste versie en een zelfde opbouw van het document werkt; 2.2 Workshop aanbesteden De workshop aanbesteden bestaat uit 1 dag en kan gevolgd worden door maximaal12 deelnemers. Wij verzorgen de workshop op uw locatie in Zeist. Tijdens de workshop spreken wij uitgebreid over de facetten van aanbesteden. De volgende onderwerpen komen onder andere aan bod: begrippenkennis en feiten; proces en belangrijke elementen rondom een aanbesteding; de opbouw van een aanbesteding; inrichten van de verkoopactiviteiten rondom aanbesteden. Het resultaat voor de deelnemer is dat deze na afloop beschikt over grondige basiskennis rondom aanbesteden. 8 appalti.nl

9 2.3 Aanbesteding begeleiding Onze aanbestedingsbegeleiding bestaat uit 2 onderdelen Neerzetten een vaste werkwijze De inrichting van het aanbestedingsproces is de basis van het zelfstandig werken met aanbestedingen. In het aanbestedingsproces zetten wij, volledig afgestemd op de organisatie van Company Name, alle fasen en stappen uiteen. Daarnaast benoemen wij welke expertise (functiegebieden) in het projectteam moeten zitten. Zodoende voert u in de toekomst elke aanbesteding volgens een vast proces uit en is voor elke medewerker duidelijk wat zijn/ haar rol is Begeleiden bij 2 aanbestedingstrajecten Aan de hand van 2 aanbestedingstrajecten nemen wij u bij de hand. Met de overdracht van specifieke kennis en gerichte begeleiding richten wij ons op uw medewerkers (in de verschillende rollen) die betrokken zijn bij aanbestedingstrajecten. U kunt hierbij denken aan sales medewerkers, (pre-sales) consultants, financieel- en juridisch medewerkers. Het resultaat van onze aanbesteding begeleiding: goed ingewerkte medewerkers met de juiste (basis) kennis, die in korte tijd in staat zijn zelfstandig succesvol aanbestedingen op te pakken; concrete verbeteringen in uw kwaliteitsstukken en werkwijze. 2.4 Programma commercieel denken en schrijven Het programma bestaat uit 3 onderdelen: trainingsdag ( uur), terugkom ochtend ( uur) en fieldcoaching. De deelnemer leert tijdens de training om de vraag/ behoefte van de gesprekspartner centraal te stellen en concreet te vertalen naar een logisch opgebouwd stuk (tekst, offerte of presentatie), met een goede structuur en juiste argumentatie. Uiteraard in een mooie lay-out en met sterk taalgebruik. De training bestaat uit theorie en praktijkopdrachten die individueel of in groepen worden uitgevoerd. Tijdens de terugkom ochtend worden praktijksituaties besproken, de theorie van de trainingsdag in hoofdlijnen herhaald en gerichte schrijfoefeningen gemaakt. Wij geven de training aan groepen met een groepsgroottte van maximaal 8 deelnemers. Dat betekent dat wij voor Company Name 2 groepen maken (uitgaande van de reeds opgegeven 15 deelnemers). U heeft dus de mogelijkheid een 16 de deelnemer aan het programma toe te voegen. De training wordt op locatie van Company Name gegeven. Wij verzoeken u om presentatie materiaal en lunch bechikbaar te stellen. Alle overige zaken zijn voor rekening van Appalti. 2.5 Fieldcoaching De ervaring leert dat na het programma commercieel denken en schrijven deelnemers graag sparren over praktijksituaties. Daarom bieden wij extra aanvulling fieldcoaching aan. Dit betekent dat wij de deelnemer helpen bij eigen situaties, bijvoorbeeld wanneer een voorstel of presentatie gemaakt gaat worden. Zo worden de geleerde vaardigheden echt verankerd. Het resultaat van ons programma. De deelnemer weet/ kan: wat van belang is bij het opstellen van een tekst, offerte of presentatie; een goede structuur in de documenten, voorstellen en presentaties aanbrengen; pakkende teksten schrijven die aansluiten bij de doelen/ vragen van de lezer. 9 appalti.nl

10 3. Projectplanning en contactpersonen 3.1 Contactpersonen Company Name kan tijdens de samenwerking vertrouwen op een vast team van Appalti-medewerkers. Zo zijn de lijnen kort en is de communicatie duidelijk. Het team bestaat uit persoon 1, persoon 2 en persoon 3. Appalti benoemt Company Name tot focus- account. Dat betekent dat Company Name tijdens de gehele samenwerking gebruik kan maken van een vast team van Appalti medewerkers. Zo zijn de communicatielijnen kort en duidelijk. Het team staat onder leiding van accountmanager/ projectleider XXXX 3.2 Projectplanning Hieronder beschrijven wij de planning (doorlooptijden) per onderdeel voor de komende periode. In overleg valt er uiteraard een en ander te schuiven. Projectplanning 2012 Februari Maart April Mei Opbouw documentenbibliotheek Creatieve Sessie Workshop aanbesteden Aanbesteding begeleiding Programma commercieel denken en schrijven (incl. fieldcoaching) 10 appalti.nl

11 Investering en condities 11 appalti.nl

12 4. Investeringsoverzicht, condities en ondertekening 4.1 Investeringsoverzicht Onderdeel Tijdeenheid Tarief 4.2 Condities en ondertekening de betalingstermijn is 30 dagen na de factuurdatum; meerwerk wordt, na overleg, in rekening gebracht; de reiskostenvergoeding bedraagt 0,19 per kilometer; de opgegeven bedragen zijn in euro s en exclusief 19% BTW; op dit samenwerkingsvoorstel zijn de Algemene Voorwaarden van Appalti BV, gedeponeerd onder nummer , en Nederlands recht van toepassing; dit voorstel is geldig tot 30 dagen na dagtekening. Aldus getekend, Utrecht d.d. 6 maart 2014, Company Name BV Appalti BV XXXXX XXXX 12 appalti.nl