Raamwerk offerte. Voorblad

Transcriptie

1 Raamwerk offerte Opmerking vooraf: het raamwerk bevat de offerteonderdelen voor een commerciële opdracht. Niet alle onderdelen zullen bij jouw opdracht aan de orde zijn. Voorblad Naam klant Onderwerp offerte Maand + jaar Dit rapport heeft X-pagina s XXXX.O [uniek registratienummer] Zo maak je een veranderplan 1

2 Inhoudsopgave 1 Achtergrond en vraagstelling 3 2 Visie op de vraag 4 3 Plan van aanpak 5 4 Reikwijdte opdracht 6 5 Projectorganisatie 7 6 Investering en bemensing 8 7 Voorwaarden 9 8 Ten slotte 10 Eventuele (bijlagen) 11 2 Zo maak je een veranderplan

3 1 Achtergrond en vraagstelling Dit hoofdstuk bevat een korte schets van de problematiek, uitmondend in de concrete vraagstelling zoals die uit de offerteaanvraag of het intakegesprek blijkt. De bedoeling is aan te tonen dat wij de situatie van de opdrachtgever goed begrepen hebben. In deze tekst kan gebruik gemaakt worden van de verstrekte informatie en documentatie die is toegestuurd. Vaak levert het intakegesprek belangrijke extra informatie op (bijvoorbeeld over de startsituatie, de afbakening, deadlines). Zorg ervoor dat de opdrachtgever ziet dat je de informatie uit het gesprek en de documentatie goed hebt verwerkt. Dit creëert vertrouwen dat je alle relevante aspecten van de situatie in de beschouwing betrekt. De vraagstelling is het sluitstuk van dit hoofdstuk. De vraagstelling geeft compact aan waar de offerte of opdrachtbevestiging een antwoord op biedt. Zo maak je een veranderplan 3

4 2 Visie op de vraag/overwegingen bij de aanpak In dit hoofdstuk geef je je visie op de vraag, op het vakgebied, op het soort opdracht, op het onderzoek enzovoort. Soms is een visie op de vraag wat te ambitieus. Je overwegingen toelichten bij de aanpak is dan een goed alternatief. De reden dat we dit hoofdstuk opnemen, is om de klant inzicht te geven in: Jouw opvatting over het soort werk: bijvoorbeeld je benadering van verandertrajecten, het doel van evaluatieonderzoek, jouw kijk op het betrekken van mensen uit de klantorganisatie enzovoort. Je expertise inzichtelijk maken. Door alle relevante aspecten van het onderwerp te benoemen, waar mogelijk te refereren aan eerdere ervaringen in soortgelijke vraagstukken, maak je voor de klant duidelijk dat je een deskundige partij bent en waarde kunt toevoegen. Feitelijk biedt dit hoofdstuk ruimte om de vraag van de klant te interpreteren en er voor jou relevante aspecten aan toe te voegen. Belangrijk is dat je bij het interpreteren van de vraagstelling de oorspronkelijke vragen steeds in beeld houdt. Je opdrachtgever moet zich wel blijven herkennen in het gepresenteerde. 4 Zo maak je een veranderplan

5 3 Plan van aanpak Fasering Faseer je opdracht in fasen en stappen. Fasen zijn achter elkaar geschakeld en worden afgesloten met een mijlpaal, voordat de volgende fase kan starten. Een fase kan bestaan uit meerdere stappen. Stappen kunnen wel overlappen of parallel lopen; het is verstandig elke stap te laten eindigen met een product. Houd het aantal fasen/stappen beperkt vanwege de overzichtelijkheid. Het eindresultaat moet steeds herkenbaar zijn als (tussen)product. Formuleer heldere mijlpalen. De mijlpalen gezamenlijk moeten je leiden naar een succesvol eindresultaat. Het is belangrijk te checken of je met de vastgestelde mijlpalen en de daarbijbehorende producten tot het beoogde resultaat kunt komen. Een goed geschreven plan van aanpak biedt de klant/opdrachtgever vertrouwen dat het proces van vraag naar oplossing goed te managen is en biedt een prima kapstok voor de voortgangsbewaking van je opdracht en de voortgangsbesprekingen met je klant/opdrachtgever. Benoem het resultaat dat de klant in handen krijgt concreet. Wat heeft de klant in handen na afloop van het project? Geef in je plan aan wat je van de klant/opdrachtgever dan wel van de klantorganisatie verwacht. Detailleer het plan van aanpak niet te ver. Het is zaak een goede balans te vinden tussen enerzijds een zinvolle opdeling van het traject en anderzijds een te gedetailleerde opsomming die niet boeit en flexibele uitvoering belemmert. Planning Bij een plan van aanpak hoort een heldere planning, meestal vormgegeven in een schematisch overzicht waarin de doorlooptijd van de fasen en stappen concreet worden weergegeven. Tijdsbesteding [klantnaam] Voor de uitvoering van de opdracht is meestal betrokkenheid van een aantal mensen uit de klantorganisatie nodig. Het is belangrijk om vast te stellen wie je wilt betrekken en wat je wilt dat de medewerkers van de klantorganisatie voor je gaan doen. Het kan gaan over een bijdrage in de vorm van een enkel interview tot intensieve samenwerking in het project. Vergeet ook niet aan te geven welke ondersteuning je nodig hebt. Door activiteiten te koppelen aan de geschatte tijdsbesteding, ontstaat goed inzicht in de extra werkbelasting die de klantorganisatie voor zijn rekening moet gaan nemen. Zo maak je een veranderplan 5

6 4 Reikwijdte van de opdracht Resultaten van de opdracht Een goed beeld van het te bereiken eindresultaat is belangrijk. We benadrukten dat ook al bij het plan van aanpak. Je goed realiseren wat de reikwijdte van het project is dat je onderhanden neemt, helpt de verwachtingen bij je klant/opdrachtgever goed te managen en ervoor te zorgen dat je zelf op het juiste projectspoor blijft. Buiten de opdracht vallend Een zeer nuttige exercitie is aangeven wat buiten de opdracht valt. Dit voorkomt verschillen van inzicht later in het project en eventuele budgetoverschrijdingen. Uitgangspunten en aannames Ook het aangeven van uitgangspunten en randvoorwaarden helpt om misverstanden te voorkomen: waarmee houd je in de startsituatie rekening, hoe zit het met de beschikbaarheid van gegevens enzovoort. 6 Zo maak je een veranderplan

7 5 Projectorganisatie Taken en verantwoordelijkheden Vermeld duidelijk de verdeling van taken en verantwoordelijkheden tussen de klant en jezelf en beschrijf op welke manier je de communicatie met de klant/opdrachtgever vorm wilt geven (periodiek overleg met contactpersoon over de voortgang, bespreking met begeleidingscommissie of stuurgroep/klankbordgroep). Wie voert uit namens de aanbieder Voor de klant is het essentieel te weten wie de opdracht gaat uitvoeren en wie verantwoordelijkheid neemt voor een goede uitvoering van de opdracht. Als je alleen aan de opdracht werkt lijkt het simpel. Je bent opdrachtleider en uitvoerder tegelijkertijd. Toch is het verstandig je rol goed te definiëren en aan te geven waarom je geschikt bent voor deze specifieke opdracht. Je cv kun je in de bijlage meesturen. Als je anderen wilt inschakelen, geef dan aan waarvoor je hen in het project betrekt en welke bijdrage ze gaan leveren. Indien je vanuit de opleiding een opdracht uitvoert, is het voor de klant ook van belang te weten wie je begeleider is en op welke ondersteuning vanuit de opleiding kan worden gerekend. Zo maak je een veranderplan 7

8 6 Investering en bemensing Begroting Het is belangrijk dat de klant inzicht krijgt in de investering die je in dit project doet, ongeacht de vraag of er honorarium wordt betaald voor de uitvoering van de opdracht. Het vaststellen van het budget in uren en tarief en het bijhouden van de bestede tijd en gemaakte kosten zijn uitermate relevant. Handig is het uitsplitsen van je investering in dagen op basis van de fasen uit het plan van aanpak. Dat geeft jezelf ook houvast in de budgetbewaking. Overige kosten Naast de dagen x uurtarief heb je rekening te houden met bijkomende kosten. Bijkomende kosten hebben betrekking op reisen verblijfkosten, het inzetten of laten maken van materialen, eventuele aankoop en/of gebruik van licenties enzovoort. Meerwerk Geef in de offerte/opdrachtbevestiging aan dat het overeengekomen budget niet zonder voorafgaande toestemming van de klant/opdrachtgever zal worden overschreden. 8 Zo maak je een veranderplan

9 7 Voorwaarden Betalingscondities Hoe vindt de facturering plaats: in hoeveel termijnen of in één keer achteraf? Moet er een aanbetaling gedaan worden? Binnen hoeveel dagen na ontvangst moet de opdrachtgever betalen? Is er sprake van een kortingsregeling? De startdatum van de opdracht De in de offerte /opdrachtbevestiging opgenomen planning en inzet van medewerkers is gebaseerd op een startdatum van het project op [dag, maand, jaar]. Geldigheidsduur Hoe lang is de offerte geldig? Dit is om te voorkomen dat een klant een jaar later de offerte alsnog accepteert tegen tarieven die dan verouderd zijn. Werkplek Om de werkzaamheden goed te kunnen uitvoeren kan het van belang zijn om bij de klant een werkplek te vragen en bijvoorbeeld toegang te hebben tot het intranet en mailsysteem. Zo maak je een veranderplan 9

10 8 Ten slotte Een afsluitende alinea waarin nog eens wordt aangegeven dat je vertrouwt dat de offerte/ opdrachtbevestiging aan de verwachtingen beantwoordt en je graag aan de opdracht wilt beginnen. Sluit het geheel positief af. De offerte wordt een contract als beide partijen hun handtekening hebben gezet. Sluit de offerte dan ook af met: Naam: (van de persoon die namens de opdrachtgever tekent) Dagtekening: (de datum van ondertekening) Plaats: (waar de handtekening moet komen) Naam: (van de persoon die namens aanbieder van de offerte tekent) Dagtekening: (de datum van ondertekening) Plaats: (waar de handtekening moet komen) 10 Zo maak je een veranderplan

11 (eventuele) Bijlagen Zo maak je een veranderplan 11