Bellingwedde en Vlagtwedde, concretiseren, intensiveren en organiseren!

Transcriptie

1 Bellingwedde en Vlagtwedde, concretiseren, intensiveren en organiseren! De colleges van Bellingwedde en Vlagtwedde hebben uitgesproken dat zij de onderlinge samenwerking verder willen concretiseren en intensiveren. Ook de raden van beide gemeenten hebben deze lijn van samenwerking bekrachtigd. Uiteraard zijn de beide gemeenten zich bewust van het verder weg liggende perspectief van samenwerking op grotere schaal. Het rapport Berenschot, het rapport van de visitatiecommissie, de resultaten van de inwonersavonden in Bellingwedde en Vlagtwedde alsmede nadere inhoudelijke analyses welke op dit moment worden voorbereid, zullen op korte termijn voor de geving hiervan (schaal en bestuurlijk/ambtelijke ) de nodige input geven. Het proces is er op gericht dat de beide raden zich na het zomerreces hierover in besluitende zin gaan uitspreken. De beide gemeenten willen echter ook vooral de eigen kracht benutten en de onderlinge samenwerking concretiseren en intensiveren. Uiteraard niet als doel op zich, maar als een stevige bijdrage aan de volgende doelstellingen: 1. lagere bedrijfsvoeringskosten 2. minder kwetsbaarheid 3. hogere kwaliteit Inmiddels hebben we in de ambtelijke organisaties van Vlagtwedde en Bellingwedde allerlei maatregelen genomen die een bijdrage aan deze doelstellingen leveren (zie hierna). We hebben op die terreinen resultaten geboekt. Resultaten die smaken naar meer. Binnen onze individuele organisaties zijn de grenzen nu bereikt. We moeten een volgende stap zetten om verder te kunnen in de ontwikkeling van lagere kosten, hogere kwaliteit en minder kwetsbaarheid. Huidige stand van zaken De stand van zaken met betrekking tot de huidige agenda laat zich als volgt weergeven: Sociale Zaken Op basis van intensief overleg tussen beide gemeenten is er een dienstverleningsovereenkomst gesloten tussen beide gemeenten inzake de uitvoering van de taken sociale zaken van de gemeente Bellingwedde voor de gemeente Vlagtwedde. Medewerkers centraal gehuisvest bij de gemeente Vlagtwedde, klantcontacten vinden op locatie in de gemeente Bellingwedde plaats. Lagere bedrijfsvoeringskosten, hogere kwaliteit output Eerste resultaten zijn als zeer positief te kwalificeren; eind 2013 volgt een eerste brede evaluatie. Start 1 januari 2013, DVO heeft looptijd van 5 jaar 1

2 Belastingen De gesprekken over uitvoering van het taakveld belastingen van Vlagtwedde door Bellingwedde hebben enige tijd geleden geleid tot de afspraak dat de gemeente Bellingwedde ten behoeve van deze uitvoering een offerte maakt. Inmiddels is deze offerte tussen beide gemeenten uitvoerig besproken, zijn in de randvoorwaardelijke sfeer op ambtelijk niveau goede afspraken gemaakt en wordt e.e.a. nu afgerond ter besluiting op korte termijn. Centrale huisvesting bij gemeente Bellingwedde; medewerkers Vlagtwedde worden voorlopig gedetacheerd. Lagere bedrijfsvoeringskosten, hogere kwaliteit output Start voorbereiding 1 september 2013, operationeel 1 januari 2014 Crisisbeheersing De adviseur rampenbestrijding van Vlagtwedde en Stadskanaal adviseert inmiddels op dit terrein ook de gemeente Bellingwedde. Betreft 1 medewerker die de taken uitvoert voor Bellingwedde, Stadskanaal en Bellingwedde (variabele werkplek). Opgemerkt moet worden dat op dit moment de voorbereiding plaatsvindt voor de regionalisering gemeentelijke processen en taken ( koude taken ) crisisbeheersing m.i.v. 1 januari Lagere bedrijfsvoeringskosten, hogere kwaliteit output Start 2012, continue proces Laaghangend fruit Naast bovenstaande zaken is in de afgelopen periode op een aantal fronten ook het zgn. laaghangende fruit geplukt. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan de uitvoering van taken op facilitair-, juridisch- en personeelsgebied. Zo heeft bijvoorbeeld de samenwerking op de terreinen openbare orde en veiligheid alsmede de afhandeling van bezwaar- en beroepsschriften via ambtelijke ondersteuning en inhoud gekregen. Divers, veelal via tijdelijke uitleen/detachering van medewerkers Lagere bedrijfsvoeringskosten, verminderen kwetsbaarheid Start 2012, continue proces 2

3 In het startdocument B en V dat medio 2012 werd geformuleerd, werden naast bovengenoemde zaken ook de volgende mogelijke samenwerkingsterreinen benoemd: - ICT De MT s van Bellingwedde en Vlagtwedde constateren dat het onderwerp ICT - bij doorgaande concretisering, intensivering en organisatie van samenwerking in de bedrijfsvoering - in brede zin vraagt om een strategische oriëntatie richting de toekomst. - Communicatie (zie hierna) Wat past op korte termijn nog meer in de lijn concretiseren en intensiveren? A. Operationeel/bedrijfsmatig Invulling vacatures Regelmatig zijn er bij de beide gemeenten vacatures in te vullen. Doorgaans is het zoekgebied heel Nederland. In het licht van de doelstelling lagere bedrijfsvoeringskosten worden vacatures echter eerst tussen beide gemeenten (primair de MT leden) besproken. Hierbij worden ook altijd de mogelijke opties van een combinatie van functies besproken. Nader te bepalen Lagere bedrijfsvoeringskosten Start per direct Subsidies De gemeente Bellingwedde is als kleine gemeente in de regio in staat om in absolute getallen de meeste subsidie binnen te halen. Projecten worden met 50-90% subsidie uitgevoerd. Bij gezamenlijke aanpak van projecten kunnen beide gemeenten voordeel doen met hun projecten. Nader te bepalen Lagere bedrijfsvoeringskosten, lagere projectkosten, blijvende c.q. groeiende investeringsruimte Start per direct Personeel en Organisatie (P&O) De afgelopen periode zijn reeds eerste aanzetten gegeven tot samenwerking op het terrein van P&O. Bij vacatures worden medewerkers van de beide gemeenten over en weer direct na interne kandidaten beschouwd. Daarnaast is op diverse momenten sprake geweest van personele uitwisselingen, veelal op detacheringsbasis. Op korte termijn zou een verdergaande samenwerking in termen van integratie van P&O-functies een reële optie kunnen zijn. Daarbij valt te denken aan het voeren van een gezamenlijke salarisadministratie. 3

4 Nader te bepalen, maar concentratie van de P&O medewerkers binnen 1 van beide gemeenten. Lagere bedrijfsvoeringskosten, verhogen kwaliteit, verminderen kwetsbaarheid. De eerste bespreking hierover heeft inmiddels plaatsgevonden. Op directieniveau worden kansen gezien om voornoemde resultaten te behalen. Na het in beeld brengen van de mogelijkheden zal kort na het zomerreces een voorstel aan de beide colleges worden gedaan. Inkoop en aanbesteding Beide gemeenten hebben een geactualiseerd inkoop- en aanbestedingsbeleid alsmede een centrale inkoop- en aanbestedingscoördinator. Vanuit de doelstellingen verminderen kwetsbaarheid en hogere kwaliteit (het terrein is complex en juridisch/financieel gezien risicovol) kan beleidsmatige afstemming en gezamenlijke inkoop- en aanbestedingscoördinatie kansen bieden. Nader te bepalen, beide coördinatoren leggen inkoop- en aanbestedingskalenders naast elkaar. Verminderen kwetsbaarheid, verhogen kwaliteit eindproduct. Start per direct. Communicatie Communicatie en voorlichting wordt meer en meer belangrijk en kent in onze bestuurlijkeen politieke omgeving meerdere afbreukrisico s. Reden waarom serieus moet worden gekeken naar verdergaande mogelijkheden tot professionalisering op dit terrein. Beide gemeenten zouden elkaar kunnen versterken op de terreinen communicatie, voorlichting en promotie. 1 bureau communicatie centraal gehuisvest bij de gemeente Vlagtwedde met randvoorwaardelijke afspraken inzake de dagelijkse bestuursadvisering. Lagere bedrijfsvoeringskosten, verminderen kwetsbaarheid, verhogen kwaliteit eindproduct. Voorziene start per 1 juli Inmiddels zijn er werkafspraken gemaakt om de samenwerking daadwerkelijk per 1 juli a.s. te laten starten (zie verslag in bijlage). 4

5 B. Beleidsmatig HRM beleid Naarmate de samenwerking intensiever wordt en het P&O beleid van beide gemeenten is geïntegreerd (zie boven), is er veel voor te zeggen om als volgende stap het HRM beleid (gesprekscycli, functiehuis, ontwikkeling/opleiding, etc.) van beide gemeenten deels te harmoniseren. Dit speelt met name in de situatie waarin organisatieonderdelen (en de medewerkers daarbinnen) worden samengevoegd of bijvoorbeeld in het geval er sprake is van een gezamenlijk management c.q. een meer centrale sturing. Nader te bepalen, maar 1 stafafdeling HRM/P&O in Bellingwedde is een optie Lagere bedrijfsvoeringskosten, verminderen kwetsbaarheid, verhogen kwaliteit eindproduct Start per direct, invulling 2 e helft 2013 Economische zaken De taken op het terrein van economische zaken zouden gezamenlijk kunnen worden uitgevoerd, mede gelet op de inmiddels ingezette samenwerking op het terrein van sociale zaken. Gezamenlijk beleid en promotie (bijvoorbeeld t.a.v. beursactiviteiten) kunnen een belangrijke impuls geven aan de werkgelegenheid binnen de beide gemeenten c.q. het gebied. Nader te bepalen Lagere bedrijfsvoeringskosten, verhogen kwaliteit eindproduct Start per direct Kunst en cultuur Beide gemeenten kunnen meer gezamenlijk optrekken c.q. afstemmen bij cultuurhistorisch waardevolle en/of monumentale objecten. Het harmoniseren van het kunst- en cultuurbeleid alsmede een gezamenlijke afstemming in de uitvoering (bijvoorbeeld het ontwikkelen van arrangementen in combinatie met de Duitse buurgemeenten) zijn hierbij belangrijke sporen. De cultuurnota s van beide gemeenten harmoniseren met koppeling aan recreatie en toerisme Lagere bedrijfsvoeringskosten, verhogen kwaliteit eindproduct Verkenning is inmiddels in gang gezet 5

6 C. Samenwerking op andere schaal Naast bovenstaande zaken is een aantal onderwerpen in BSV-verband dan wel op grotere schaal (Oost-Groningen, provinciaal) ter hand genomen: - WMO (schaal BSV) - Recreatie en toerisme (schaal Westerwolde) - Wonen (schaal Oost-Groningen) - Structuurvisie (schaal BSV, status op dit moment onzeker) - RUD (BSV, Oost-Groningen, provinciaal) - Politie (Bellingwedde, Vlagtwedde, Oldambt, Stadskanaal) - Jeugdzorg (provinciaal) - Werken naar Vermogen (Oost-Groningen) - Rekenkamer - Brandweer D. Tot slot Het document dat voorligt is besproken en geaccordeerd door de beide MT s van onze gemeenten. In die zin is het goed om aan te geven dat wij niet alleen achter de inhoud staan, maar indien bestuurlijk groen licht wordt gegeven met volle kracht en snelheid gaan werken aan de realisatie ervan op zo kort mogelijke termijn. De genoemde onderwerpen bieden naar onze mening kansen in relatie tot de in het document genoemde doelstellingen. De gemeentesecretarissen, Arjan Doornbos (Bellingwedde), Andy de Vos (Vlagtwedde), juni