C O M P E T E N T I E G E R I C H T E F U N C T I E B E S C H R I J V I N G

Transcriptie

1 C O M P E T E N T I E G E R I C H T E F U N C T I E B E S C H R I J V I N G Functiefamilie Functienaam Departement Dienst Datum gedkeuring dcument BELEIDSONDERSTEUNEND Cördinatr G-Sprt Departement Recreatie, Sprt en Terisme APB Sprt afdeling Sprtmanagement - Cel G-sprt 1. SITUERING VAN DE FUNCTIE IN DE ORGANISATIESTRUCTUUR Organgram wrdt bijgevegd p datum waarp de CF werd pgemaakt Evaluatren: diensthfd sprtmanagement ( 1 ste evaluatr) directeur ( 2 de evaluatr) 2. TAAKOMSCHRIJVING Hfdtaak : instaan vr de cördinatie van de G-sprtwerking in de prvincie Antwerpen en p de prvinciale dmeinen Specifieke taken - Detecteren, creëren en aansturen van interne en/f externe samenwerkingsverbanden m de nden en beheften te bepalen en de delstellingen te realiseren. - Netwerking en verzrgen van de ndige PR. - Adviseren van de leidinggevende in de verdere ntwikkeling van het sprtprmtineel en G-sprtbeleid - Berdelen en pvlging subsidiedssiers in kader van het G-sprtfnds - Uitwerking en implementatie van acties die kaderen in de delstelling van de dienst ( start-t-g sprtcampagne, schlenprject, week van de G-sprtfan, ) - Cnceptntwikkeling en implementatie van innverende prvinciale G-prjecten - Ontwikkelen en uitveren cmmunicatie en prmtiestrategie mbt G-sprt - Opvlgen G-cmmissie prvinciale sprtraad 1

2 - Bewaken en pvlgen van de delstellingen, de begrting, de interne en externe persneelsinzet en aankpen Lange termijn Beleidsmanagement - Detecteren, creëren en aansturen van interne en/f externe samenwerkingsverbanden m de nden en beheften te bepalen en de delstellingen te realiseren. - Uitveren van de ndige benchmarking en m een actueel zicht te behuden en trends te detecteren. - Ontwikkelen van een beleid en tekmstvisie vr de eigen dienst. - Aftetsen van de haalbaarheid van de tekmstvisie met andere (interne en/f externe) spelers p de markt. - Adviseren aan de directeur en gedeputeerde inzake de specifieke materie G-sprt, de rganisatiestructuur en prcessen. - Bijstand verlenen in de prvinciale sprtraad en adviescmmissies. - Bijdragen tt de pmaak van het meerjarenplan. - Evalueren en bijsturen van het meerjarenplan. - Aanleveren van ideeën aan de ndersteunende departementen vanuit de specifieke materie. Financieel management - Aanleveren van de input vr de pmaak van de financiële nta van het meerjarenplan. Marketing management - Ontwikkelen van een drdacht prfileringsbeleid vr een sterke marktpsitie. Middellange en krte termijn Beleidsmanagement - Opstellen van de peratinele delstellingen van de dienst. - Uitbuwen van een intern en extern cmmunicatiebeleid. - Ontwikkelen en implementeren van een efficiënte dienststructuur, prcedures en prcessen pdat de peratinele delstellingen en recurrente taken z efficiënt en kwaliteitsvl mgelijk uitgeverd wrden waarbij een efficiënte dienstverlening, interne cmmunicatie en de algemene veiligheid gegarandeerd wrden. - Evalueren en bijsturen van de interne prcessen en prcedures. - Zetten van de ndzakelijke stappen pdat de interne prcedures, richtlijnen en cdes, enz. crrect uitgeverd en gerespecteerd wrden. - Inhudelijk en eventueel rganisatrisch ndersteunen bij rganisatiebrede prjecten. - Opvlgen van het milieumanagementsysteem - Behandelen van de cmplexe dssiers - Bijdrage aan het jaarverslag mbt G-sprt. - Opmaken, evalueren en bijsturen van het jaarprgramma/plan mbt G-sprt. 2

3 2. Financieel management: - Rapprteren en evalueren ver het financieel management van de dienst. - Opmaken van de jaarlijkse financiële nta (ipv budget) vr de dienst. - Opvlgen van de financiële cyclus (ipv budgettaire cyclus). - pnemen van de budgetverantwrdelijkheid. 3. Persneelsmanagement: - Opmaken van het persneelsbehefteplan in lijn met de beleidsdelstellingen. - Drveren van het glbaal HRM-beleid, afgestemd p de nden van de dienst. - Opvlgen en instaan vr een crrecte afhandeling van de verschillende HR-prcessen (F&E, werving, ). - sturen, begeleiden/cachen en evalueren van medewerkers 4. Lgistiek management - Bepalen van de lgistieke ndersteuning in verleg met het diensthfd administratie. - Overleggen met lgistieke diensten ivm de pririteitenbepaling en planning vr de uitvering lgistieke taken. - Opvlgen en realiseren van het lgistiek plan. 5. Juridisch management - Tezien p de naleving van de wetgeving. - Tezien p de pmaak van cntracten en gebruiksvereenkmsten. - Anticiperen p de nieuwe regelgeving. 6. Marketing management - Vertalen van het prfileringsbeleid naar prduct, plaats, prijs en prmtie te. 8. Diverse - Optreden als ankerpunt naar de dienst Welzijn en het centrum vr tegankelijkheid van het prvinciebestuur en de G-sprtsectr in het algemeen. - Implementeren van specifieke (verbeter-)prjecten - Bewaken van de kwaliteit van de dienstverlening dr het uitschrijven, mnitren en bijsturen van prcedures; het systematisch pvlgen van de klantentevredenheid, klachten en het mnitren van indicatren - Actief meewerken aan het uitwerken van een prfessinele fundraisingcampagne. Op basis van deze campagne en spnsrdssiers extra middelen aantrekken m de werking van de afdelingen te ptimaliseren f uit te breiden. - Verrichten van alle werkzaamheden kaderend in de delstellingen van de dienst 3

4 3. COMPETENTIEPROFIEL 1. GEDRAGSCOMPETENTIES Cluster I: Kerncmpetenties van de Prvincie Antwerpen Klantgerichtheid : de burger staat centraal De burger (f externe klant) is de vrnaamste klant van de Prvincie Antwerpen. Daarnaast zijn er de interne klanten (departementen, diensten f medewerkers). De medewerker streeft ernaar m de nden en beheften van de klant te achterhalen en ze efficiënt, effectief, kwalitatief en met de ndige discretie te behandelen. Dit det de medewerker dr belftes na te kmen, garant te staan vr een gede pvlging en de meest geschikte plssing aan te bieden, zdat er wrdt bijgedragen tt een gede dienstverlening zwel vr de burger als vr de interne klanten. niveau II Onderzekt actief de nden van klanten. Onderneemt acties m de dienstverlening naar klanten te ptimaliseren. - vraagt feedback aan de klant ver de dienstverlening - det wat is belfd en staat hiermee garant vr een gede pvlging van elk individueel dssier - zekt bij eventuele prblemen samen met de klant naar de meest geschikte plssing - vertelt duidelijk en vriendelijk wat de klant wel kan verwachten, indien de wens van de klant nhaalbaar blijkt - de cmmunicatie naar de klant te gebeurt spntaan en respectvl. Hanteert hierbij zrg vr een duidelijk en crrect taalgebruik - gaat kritisch na p welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan wrden verbeterd - frmuleert cncrete vrstellen ter verbetering van de dienstverlening pmerkingen Zin vr kwaliteit Streven in de jb cntinu naar ptimale kwaliteit. Dit den zwel p het vlak van wat hij/zij det, de pgeleverde inhud en de werkwijze m de taken en verantwrdelijkheden te vlbrengen binnen de afgesprken tijdslimiet. 4

5 niveau II Gaat actief p zek naar mgelijkheden m de kwaliteit van zijn/haar werk te verbeteren. pmerkingen - neemt cntact p met de pdrachtgever indien de kwaliteitsstandaarden niet eenduidig gedefinieerd zijn, m hier rnd afspraken te maken en bjectieven te zetten. - gaat bij de inschatting van de ndige middelen m een taak uit te veren als een gede huisvader te werk : ksten- en tijdsbewust znder nemenswaardig in te beten p vlak van kwaliteit. - blust geen brandjes : lst prblemen niet enkel p als ze zich vrden. werkt preventief m prbleemsituaties te vrkmen. - stelt zich het eigen functineren in vraag en zekt naar vrtdurende verbetering. verifieert het werk van anderen p vlledigheid, nauwkeurigheid en cnfrmiteit met de regels. Resultaatsgerichtheid zet p tijd cncrete resultaten neer die bijdragen tt de delstellingen van de dienst, het departement en zdende de rganisatie in het algemeen. het ndernemen van cncrete en gerichte acties met het g p het behalen en/f verstijgen van delstellingen Iniveau II Frmuleert uitdagende (maar haalbare) delstellingen en zet zich ten vlle in m deze te bereiken. pmerkingen - Frmuleert de eigen delstellingen in termen van cncreet gedrag (meetbaar resultaat, vrzien van een deadline - Legt de lat hg, frmuleert uitdagende (maar haalbare) delstellingen - Gaat actief p zek naar de best mgelijke manier m deze delen te bereiken, weegt pties tegenver elkaar af - Mbiliseert mensen en middelen, k wanneer hij/zij hierte anderen (hiërarchie, cllega s) met vertuigen - Stuurt p regelmatige basis het prces bij, in functie van de delstellingen - Geeft niet p, zekt actief naar alternatieven wanneer hij/zij met hindernissen en tegenslagen te maken krijgt - Definieert duidelijk het eindresultaat dat gewenst is, vraleer aan een grtere pdracht f een prject beginnen te werken - Stelt p basis van een eindresultaat een stappenplan p, teneinde een juiste inschatting te maken van ndige tijd en middelen. (wie, wat, wanneer) - Neemt de verantwrdelijkheid vr eigen handelingen, gedragingen en wrden. det bijgevlg niet aan parapluplitiek. - Is zich bewust van de eigen bijdrage m de delstellingen van het departement te realiseren Cmmuniceert p regelmatige basis ver de stand van zaken aan de andere betrkkenen Veranderingsbereidheid pen staan vr veranderingen met het g p verbetering. Wacht niet p anderen, maar zet zelf, binnen zijn/haar verantwrdelijkheid, cnstructieve stappen m zaken te veranderen en te verbeteren als dat het departement, de dienst f de werksituatie ten gede kmt. zich pen stellen vr (rganisatie)verandering, en zich effectief aanpassen aan nieuwe denkkaders 5

6 niveau II Dedecteert, frmuleert en cmmuniceert de gewenste verandering. pmerkingen - vraagt feedback van cllega s en klanten, m z de tevredenheid te cntrleren en uit te zeken wat kan verbeterd wrden. - detecteert de nd aan verandering f vernieuwing binnen de dienst f departement. - medigt vernieuwing ter verbetering enthusiast aan. - werkt nieuwe ideeën en vrstellen mee uit. - denkt vruit. - is in staat m risic s in te schatten en berekende risic s te nemen. - is helder en eenduidig in de cmmunicatie ver verandering. - is bereid m p vragen in te gaan. - leert ver andere vakgebieden, methdes, technieken en werkt actie mee aan het verbeteren van de werking van de dienst - heeft belangstelling vr aanverwante nderwerpen m de kennis te verruimen maakt gebruik van infrmatie uit andere vakgebieden m de eigen aanpak en werking te ptimaliseren Samenwerken waken ver de gede en cnstructieve samenwerking binnen het team f de dienst maar k met alle departementen. vermijden m afznderlijk f in cncurrentie met elkaar te werken. samenwerken met en cmbineren van de eigen talenten, cultuur en inzicht met deze van cllega s m z tt betere resultaten te kmen. leveren van een actieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat f aan het plssen van prblemen f cnflicten, k wanneer de samenwerking een nderwerp betreft dat niet direct van eigen belang is. niveau II Stimuleert de samenwerking binnen de eigen entiteit pmerkingen - Kmt met ideeën m het gezamenlijk resultaat te verbeteren - Medigt anderen aan m samen te werken, hun ideeën te uiten en nderling van gedachten te wisselen - Medigt anderen aan m nderling te verleggen ver zaken die het eigen werk verstijgen - Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die p hen een impact hebben - Bevrdert de gede verstandhuding, de teamgeest en het respect vr verscheidenheid in mensen - Geeft pbuwende kritiek en feedback - Medigt anderen aan m gezamenlijk plssingen te vinden - Overlegt bij prblemen spntaan met cllega s m samen een plssing te vinden - Maakt cnflicten binnen het team bespreekbaar en draagt bij tt een plssing. - stelt het eigen kennen en kunnen in functie van het team. - stelt teambjectieven bven individuele bjectieven. - werkt in een pen dialg en een pbuwende cmmunicatieve sfeer, zwel binnen de eigen dienst als naar andere diensten te - heeft waardering vr ieders werk, inzicht en ervaring. - werkt pen en cnstructief ten pzichte van elkaar. 6

7 Cluster III: Interactief gedrag Netwerken Ontwikkelen en bestendigen van relaties, allianties en calities binnen en buiten de eigen rganisatie/entiteit en deze aanwenden vr het verkrijgen van infrmatie, steun en medewerking niveau II Legt nieuwe cntacten die vr de eigen taak en pdracht nuttig kunnen zijn pmerkingen - Brengt mensen met elkaar in cntact, stelt hen aan elkaar vr - Neemt acties m cntacten te leggen en te nderhuden - Zekt samenwerking met interne en externe partners uit wederzijds belang - Legt p regelmatige basis nieuwe cntacten ter gelegenheid van beurzen, seminaries, vakverenigingen, pleidingen - Gaat actief p zek naar cllega s uit andere afdelingen mwille van infrmatie, expertise - Legt cntacten met andere afdelingen indien de eigen pdracht hen aanbelangt (vb. vr- f natraject, impact p, ) - Legt cntacten met andere afdelingen m de slaagkansen van het eigen prject te vergrten (samenwerking, steun) Cluster IV: Omgaan met infrmatie Prbleemanalyse Een prbleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze p zek gaan naar bijkmende, relevante infrmatie Cluster Omgaan met infrmatie niveau II Legt verbanden en ziet rzaken - Benadert een prbleem vanuit verschillende gezichtspunten - Benemt de rzaken van prblemen die zich vrden - Legt verbanden tussen verschillende srten infrmatie - Detecteert nderliggende prblemen - Integreert nieuw gevnden infrmatie met bestaande infrmatie pmerkingen Ordeelsvrming 7

8 Meningen uiten en zicht hebben p de cnsequenties ervan, p basis van een afweging van relevante criteria niveua II Neemt standpunten in en verziet de verdergaande cnsequenties daarvan Opmerkingen - Kmt tt een gefundeerd rdeel rekening hudend met cnsequenties - Betrekt mgelijke neveneffecten f cnsequenties van standpunten in zijn/haar verwegingen - Mtiveert en beargumenteert het eigen rdeel f de beslissing - Neemt ten aanzien van prblemen f situaties een persnlijk standpunt in - Neemt standpunten in p basis van nvlledige maar vldende infrmatie Ordeelsvrming slaat hier p de capaciteit m de geanalyseerde infrmatie af te wegen en p grnd daarvan tt een synthese f rdeel te kmen. Dit rdeel vleit niet autmatisch vrt uit de data, maar vergt een interpretatiemment. Organisatiesensitiviteit Invled en gevlgen nderkennen van (eigen) beslissingen, vrstellen en acties p andere nderdelen van de rganisatie Indicatren I Tetst eigen besluiten, vrstellen en acties af aan de (verschillende) belangen van de eigen entiteit pmerkingen - Maakt gebruik van expertise binnen de eigen entiteit - Neemt geen beslissing znder het effect p andere delen van de eigen entiteit te hebben ingeschat - Is p de hgte van gebeurtenissen in de verschillende delen van de eigen entiteit en hudt daar p vrhand rekening mee - Betrekt andere diensten binnen de eigen entiteit in verleg en besluitvrming - Onderkent de invled en gevlgen van eigen beslissingen p andere diensten binnen de eigen entiteit Cluster VI: Beheersmatig gedrag Plannen & rganiseren Structuur aanbrengen in tijd en ruimte, en pririteiten stellen bij het aanpakken van prblemen 8

9 niveau II Plant en rganiseert (grte en meilijke) taken, pdrachten, plssingen p krte termijn die nderhevig zijn aan nvrziene mstandigheden en die eventueel gevlgen hebben vr anderen - Brengt structuur aan in eigen en andermans werk (vb. bepaalt werkterreinen, pririteiten, termijnen, ) - Hudt bij het inplannen van taken rekening met deadlines - Maakt gede werkschema s en tijdsplanningen p (werkbaar, vlledig, verzichtelijk) - Geeft p een duidelijke en eenduidige manier aan welke de pririteiten zijn - Splitst een pdracht adequaat p in deelpdrachten en gaat stapsgewijs en ged drdacht te werk - Organiseert zich p zdanige wijze dat hij/zij een verzicht kan bewaren - Hudt bij het pmaken van een planning p realistische wijze rekening met de beschikbare middelen - Zet schaarse middelen (mensen, instrumenten, ) z in, dat ze ptimaal benut wrden - Is resultaatgericht in zijn/haar actieplannen en delstellingen (bv. werkt met duidelijke delen en timing, ) - Vrziet vr een meer mvangrijke pdracht in een actieplan met bendigde budgetten, middelen, mensen en infrmatie pmerkingen Cluster VII: Leiderschap Delegeren Taken en verantwrdelijkheden drgeven, rekening hudend met de interesse, ambitie, ntwikkelingsplan en cmpetentie van medewerkers. De gedelegeerde taken pvlgen III Delegeert ruime verantwrdelijkheidsgebieden Opmerkingen - Creëert betrkkenheid en verhgt de eigenwaarde van de medewerkers dr hen de vlle verantwrdelijkheid te geven ver bepaalde dssiers, prcessen, en ver de middelen m de vrpgestelde utput te bereiken - Weet waar de sterke kanten van de medewerkers liggen en durft daar p te vertruwen - Initieert zelfsturing en empwerment bij de medewerkers - Geeft ruimte aan medewerkers m zaken p hun eigen manier te realiseren - Geeft medewerkers bevegdheid m in cmplexe en nvrspelbare situaties autnm te handelen De kwaliteit van delegeren (rekening hudend met een aantal factren), alsk de pvlging van de gedelegeerde taak staan centraal in de definitie. 9

10 10

11 2. KENNISGEBONDEN COMPETENTIES Ndzakelijke talenkennis vr het uitefenen van de functie: Frans: mndeling niet van tepassing Frans: schriftelijk niet van tepassing Engels: mndeling niet van tepassing Engels: schriftelijk niet van tepassing (andere) niet van tepassing (andere) niet van tepassing Ndzakelijke cmputerkennis vr het uitefenen van de functie: Wrd niet van tepassing Access niet van tepassing Excel niet van tepassing Internet-tepassingen niet van tepassing Pwerpint niet van tepassing (andere) niet van tepassing Andere specifieke kennis die ndzakelijk is vr het uitefenen van de functie Niveau 1: Basiskennis en/f inzicht hebben MS Officeprgramma s zals Excel, Wrd, PwerPint, Outlk, internettepassingen wetgeving verheidspdrachten sciale en welzijns- wetgeving wetgeving fficiële tewerkstelling; vrijwilligerswetgeving Niveau 2: Kennis f inzicht kunnen tepassen structuur (G-)sprtlandschap, prjectmanagement, eventmanagement (G-)sprtspecifieke trends sprtwetgeving marketingtechnieken Niveau 3: Nieuwe kennis en inzichten kunnen ntwikkelen (expert) netwerk en PR technieken 11

12 4. BIJKOMENDE OPMERKINGEN 5. GOEDKEURING AKKOORD RECHTSTREEKSE CHEF AKKOORD TITULARIS Naam & functie: Datum: Handtekening: Naam: Persneelsnummer: Datum: Handtekening: 12