Voortgangsverslag 4.0 PETER VERSTEEG

Transcriptie

1 2016 Voortgangsverslag 4.0 PETER VERSTEEG

2 Voorwoord Dit rapport heb ik geschreven om duidelijk te maken welke competenties ik heb behandeld in blok vier van mijn schooljaar. Door middel van mijn gemaakte nul-meting, POP en PAP, is het helder geworden welke competenties extra aandacht vereisen om in door te groeien. Via deze weg wil ik de organisatie, Ponsioen, bedanken voor de ruimte die zij mij geven om mijzelf te ontwikkelen als een volwaardig projectleider.

3 Inhoud Samenvatting Inleiding Onderhandelen en communiceren Project bewaken en beheersen Plannen Conclusie Bijlage I Werkbegroting Bijlage II Voortgangsrapportage Bijlage III Prognose Bijlage IV Gantt-diagram planning Bijlage V LEAN planning Literatuur... 18

4 Samenvatting Dit rapport behandelt de competenties: Onderhandelen en communiceren, project bewaken en beheersen en plannen. De hoofdstukken geven in een korte beschrijving mijn ontwikkeling weer, in de competentie tijdens mijn werkzaamheden bij Ponsioen in blok vier. De conclusie omschrijft wat ik geleerd heb en welke volgende competentie ik zal gaan behandelen. 3

5 1 Inleiding Om af te studeren als projectleider moet je negen competenties beheersen die in mijn nul-meting aan bod zijn gekomen. Bij het afstuderen is het noodzakelijk dat je bij iedere competentie op minimaal niveau drie zit. Tijdens blok vier van mijn eerste studiejaar, ben ik bezig geweest met drie competenties die ik in de hoofdstukken beschrijf. Onverwachts ben ik met de competentie onderhandelen en communiceren gegroeid. In hoofdstuk twee ga ik hier dieper op in. 4

6 2 Onderhandelen en communiceren 1. Onderhandelen en communiceren Geleid Taakrol Zelfstandig Sturend Simpel Context Lastig Complex Tabel 1.0 Toelichting: Ongepland en onverwachts ben ik gegroeid in de competentie onderhandelen en communiceren. Doordat mijn voormalige directeur de zaak heeft verkocht is er een nieuw management gekomen bij Ponsioen. Er is een nieuwe directeur gekomen en ook een nieuwe afdelingshoofd. Op mijn afdeling had ik het niet naar mijn zin door de sfeer en door het nieuw management voelde ik mij niet meer passen binnen het team. Onverwachts kreeg ik via LinkedIn van Van Dorp een nieuwe aanbieding waarop ik ben ingegaan. De gesprekken bij Van Dorp waren zeer prettig. Van Dorp heeft mij een aanbieding gedaan die ik niet kon afslaan. Nadat ik het nieuwe contract had getekend bij van Dorp heb ik mijn ontslagbrief opgesteld voor bij Ponsioen. Deze vindt u onderstaand: Geachte heer de Kloet, Na een dienstverband van anderhalf jaar bij Ponsioen BV heb ik een functie elders geaccepteerd. Ik wil hiermee mijn persoonlijke carrière een andere wending en inhoud geven. Bij deze kondig ik dan ook mijn ontslag aan. In acht genomen de wettelijke verplichtingen verlaat ik de firma op 1 juli Mijn resterende vakantiedagen wil ik graag opnemen. De lopende zaken zal ik voor mijn vertrek zo goed mogelijk trachten af te handelen, zodat de overgang voor iedereen vlot kan verlopen. Graag ontvang ik een schriftelijke bevestiging van mijn ontslag. Tevens zou ik het op prijs stellen als u mij een getuigschrift wilt verstrekken waarin u weergeeft hoe ik naar uw oordeel heb gefunctioneerd. Hoogachtend, Peter Versteeg Met mijn ontslagbrief ben ik in de ochtend naar mijn directeur toe gestapt en heb deze overhandigd met de bijpassende toelichting op mijn ontslag. Hij was hierdoor zeer verrast maar hij vervolgde het gesprek meteen met het te benoemen van mijn studieschuld. Mijn reactie hierop was dat ik geen studieschuld heb want ik heb nooit een studieovereenkomst getekend bij Ponsioen. Mijn directeur vertelde mij dat hij hierop later terug zou komen. In de middag riep de directeur mij bij hem voor een gesprek. Hij begon op een belerende manier te vertellen dat hij mijn ontslag niet accepteert. Hij claimde dat ik een studieschuld heb van 3.800,- en dat ik eerst moet regelen dat dit betaald wordt anders wordt mijn ontslag niet geaccepteerd. Nogal overrompelt door de situatie en de manier waarop mij dit verteld werd, heb ik aangegeven dat ik op een nette manier uit elkaar wil. 5

7 De manier waarop dit gesprek was verlopen stond mij totaal niet aan en gelijk daarna ben ik erin gedoken wat mijn rechten zijn. Ik heb juridisch advies ingewonnen bij een vriendin van mij. Zij vertelde mij dat wat mijn huidige directeur gedaan heeft, wettelijk gezien onjuist is. Maar gezien het feit dat mijn laatste salaris en vakantiegeld uitgekeerd moet worden, vreesde ik ervoor dat Ponsioen mijn geld zal gaan inhouden. Om er toch zeker van te zijn dat ik juridisch gezien in mijn recht stond, ben ik naar een rechtswinkel gegaan. De rechtswinkel vertelde mij ook dat ik volledig in mijn recht sta en mocht Ponsioen mijn geld inhouden, dan kan ik via een advocaat een loonvordering uitvoeren. Gedurende dit proces kreeg ik les bij COVA in transactionele analyse. Dit houdt in dat men in een conversatie een rol aanneemt. Er zijn drie type rollen: Ouderlijke rol, volwassen rol en de kinderlijke rol. Indien in een gesprek de ouderlijke rol door één persoon wordt aangenomen dan kan er onbewust of bewust gereageerd worden door de ander vanuit de kinderlijke rol (zie afbeelding 1.0 gele lijn). Indien de ander ook een ouderlijke rol aanneemt zal er conflict ontstaan (zie afbeelding 1.0 rode lijn)of de ander zal weer verschuiven van rol naar de kinderlijke rol (zie afbeelding 1.0 groene lijn).de theorie van transactionele analyse herkende ik heel erg in het gesprek wat ik had met mijn directeur. Hij nam nadrukkelijk de ouderlijke rol op zich en doordat ik overrompeld was kroop ik automatisch in de kinderlijke rol. Afbeelding 1.0 Met de kennis van transactionele analyse en met het juridisch advies, ging ik mijzelf voorbereiden voor een tweede gesprek met mijn directeur. Mijn ontslagbrief heb ik aangetekend verzonden naar mijn directeur. Dit verzendbewijs dient als het bewijs van mijn ontslag. Ook ben ik gaan nadenken over hoe om te gaan met de situatie. Gezien dat Ponsioen mijn geld kan inhouden, ook al is dit wettelijk gezien onjuist, heb ik Van Dorp benaderd om te kijken of zij bereid zijn om de studieschuld van mijn huidige opleiding op zich te nemen circa 2.000,-. Het voordeel voor Van Dorp is dat zij mij meteen aan hun bedrijf kunnen binden doormiddel van een studieovereenkomst. Het voordeel voor mij is dat Ponsioen niet mijn geld zal inhouden en het voordeel voor Ponsioen is dat zij een deel van de gemaakte studiekosten vergoed krijgen. Telefonisch heb ik mijn nieuwe directeur bij van Dorp benaderd en hem de situatie uitgelegd. Hij vond de situatie heel vervelend en was zeker bereid om een deel van de studieschuld te betalen, zodat ik geen last ondervind van de overgang. Hiermee heb ik een win-win situatie weten te creëren voor alle drie de partijen. Een week nadat ik mijn ontslag bekend had gemaakt, is mijn aangetekende brief aangekomen bij Rob de Kloet. Na ontvangst van de brief is Rob meteen naar mij toegekomen voor een gesprek. Hij vroeg zich af waarom ik de aangetekende brief had verstuurd. Door dat hij mijn ontslag weigerde heb ik hem uitgelegd dat ik juridisch advies had ingewonnen en dat deze brief dient als het bewijs van mijn ontslag. Zijn antwoord hierop was dat hij mijn ontslag niet had geweigerd, ik moest alleen maar zorgen dat mijn studieschuld werd betaald. Hierop volgend heb ik hem uitgelegd dat ik geen studieschuld heb, maar desondanks heb ik Van Dorp bereid gevonden om een deel te laten overnemen circa 2.000,-. Hier ging mijn directeur niet mee akkoord en hij drukte mij op het hart dat ik veel meer geld heb gekost voor firma dan die 3.800,- die hij nu verlangt. Hij gaf ook aan dat hij de rest van de kosten zal gaan inhouden van mijn salaris. Hierop volgend heb ik hem helder uitgelegd wat mijn rechten zijn en als hij deze aanbieding niet accepteert, laat ik de aanbieding van 2.000,- achterwege en gaan we dit conflict op een andere manier oplossen. Mijn directeur dacht lang na en ging akkoord met het voorstel, maar vond het toch noodzakelijk om mij nog even belerend toe te spreken. Hier ging ik niet op in en ik eindigde het gesprek. 6

8 In het begin van het gesprek nam mijn directeur de kinderlijke rol op zich, door te gaan liegen over voorgaande uitspraken. Doordat ik zelf bewust was van de rollen die men kan aannemen, heb ik getracht steeds de volwassen rol aan te nemen. Echter doordat Rob verschoof naar de ouderlijke rol voelde ik mij genoodzaakt om ook de ouderlijke rol op mij te nemen en Rob duidelijk de feiten te vertellen. Hierna pakte ik weer de volwassen rol, maar toch wilde Rob weer de ouderlijke rol op zich nemen door mijn belerende toe te spreken. Doordat Rob steeds probeerde die ouderlijke rol te pakken, vind ik dat Rob eerder een kinderlijke rol op zich neemt. Door zelf bewust te zijn van de rollen en hiermee proberen te spelen in de onderhandeling ben ik gegroeid van een niveau twee naar een niveau drie. Ook mede door dat ik in deze complexe situatie toch een win-win situatie heb weten te creëren voor alle betrokken partijen. 7

9 3 Project bewaken en beheersen 4. Project bewaken en beheersen Geleid Taakrol Zelfstandig Sturend Simpel Context Lastig Complex Tabel 2.0 Toelichting: Het project Kikkerpolder is bijna afgerond en daarom zal ik nu toelichten dat ik het project bewaakt en beheerst heb. De Kikkerpolder is een nieuwbouw gymzaal voor de gemeente Leiden. Het project omvat: Druk gestuurde luchtbehandeling met een kruisstroomwisselaar, cv installatie opgewekt door een HR ketel in combinatie met vloerverwarming en radiatoren. Voordat het project begon heb ik een werkbegroting gemaakt (zie bijlage I). Hierdoor ben ik in staat tijdens de bouw de kostenontwikkeling in de gaten te houden door middel van, de werkelijke gemaakte kosten te toetsen aan mijn werkbegroting en daar waar nodig bij te sturen. Een werkbegroting wordt vanuit de calculatie omgezet naar een financieel start document voor een projectleider. Hierdoor kan de projectleider het project financieel volgen en prognosticeren. Door zelfstandig de werkbegroting te maken, bij te werken, monitoren en bij te sturen. Ben ik zo in staat om het project financieel te bewaken en beheersen. Door de werkbegroting is het vooraf duidelijk geworden wat de inkooptaakstelling moet zijn. Hierdoor ben ik er zeer scherp met de onderhandeling ingegaan bij de leverancier en heb ik uiteindelijk goede zaken kunnen doen. Door dit inkoopvoordeel gelijk te verwerken in de werkbegroting wordt het meteen helder hoe het project er financieel voor staat. Uiteindelijk met alle inkoopvoordeel verwerkt was de prognose dat ik het project met 2,5 % winst zou gaan afstuiten. Hierna volgde het monitoren van de werkzaamheden. De beschikbare uren had ik ook zeer scherp ingestoken. Door maandelijks naar bouwvergaderingen te gaan, wekelijks naar de bouw en dagelijks te overleggen met mijn monteur was ik goed in staat om het werk te bewaken. Echter door overmacht moest mijn monteur soms van het project gehaald worden om andere werkzaamheden te doen. Doordat hij geen continuïteit had in zijn werkzaamheden zijn de cv werkzaamheden minder efficiënt uitgevoerd. Ook zijn er vooraf veel te weinig uren begroot voor de regeltechniek. Aan de hand van een voortgangsrapportage heb ik dit medegedeeld aan mijn afdelingshoofd (zie bijlage II). Bijna aan het eind van het project heb ik een eindprognose gemaakt. Onze werkzaamheden zijn bijna afgerond maar de werkzaamheden kunnen nu niet verder uitgevoerd worden doordat de bouwkundige aannemer achterloopt. Eigenlijk moet het software pakket waarmee de werkbegroting is gemaakt, precies kunnen aantonen wat nu de financiële status is. Echter werkt dit pakket niet naar behoren en heb ik zelf een eindprognose in Excel gemaakt (zie bijlage III). Volgens mijn eindprognose komt mij project in de min uit, maar dit is geen reëel bedrag, omdat ik niet de exacte bedragen weet wat mijn monteurskoppel kost. Dit is in ieder geval minder dan waar ik mee heb gerekend in mijn Excel sheet. Met de reële uurlonen komt mijn project in de plus uit. Het project de Kikkerpolder heb ik bewaakt en beheerst, door middel van het bijwonen van vergaderingen, vaak langs gaan op de bouwplaats en nauw contact te onderhouden met mijn monteurs. Ook door zelfstandig de werkbegroting te maken, bij te werken, monitoren en bij te sturen ben ik gegroeid van niveau twee naar een niveau drie. 8

10 4 Plannen 5. Plannen Taakrol Geleid Zelfstandig Sturend Simpel Context Lastig Complex Tabel 3.0 Toelichting: Voor het project Ursulaland ben ik actief geweest met de planning. Het project is een appartementen complex van 32 woningen voor mensen met een lichte verstandelijke beperking. Het project omvat: Luchtbehandeling, cv installatie en sanitaire installaties. De opwekking van warmte gaat door middel van gasabsorptiewarmtepompen, hier wordt gebruik gemaakt van een duurzame opwekking. De aanneemsom van het project is circa ,-. Al eerder heb ik meegedaan aan een planning sessie voor Ursulaland met de LEAN-methode. Op was er nieuwe LEAN sessie georganiseerd voor de volgende fase in de bouw. LEANmethode betekent het gezamenlijk met alle partners opstellen van een integrale planning op dagniveau. Dit hebben we gedaan door op een tijdslijn Post-its te plakken. Eén Post-it staat voor één dag werk. Op de Post-it beschrijf je de werkzaamheden dat voor die ene dag bedoeld zijn. Zie afbeelding 2.0 voor een foto hiervan tijdens het proces. De groene Post-its zijn onze werkzaamheden. Door met alle betrokken partijen gezamenlijk te plannen levert dat de onderstaande voordelen op: - Er zijn aanzienlijk minder onduidelijkheden tijdens het project - Er blijven geen onopgeloste problemen achter - Er is een grotere commitment bij alle betrokkenen; samen moet je het maken - De grensvlakken tussen de verschillende activiteiten krijgen veel aandacht en afspraken hierover worden vastgelegd - Minder improvisatie, veel beter beheerst proces - Hogere kwaliteit - Kortere doorlooptijd en dus eerdere oplevering. 9

11 Afbeelding 2.0 De eerste keer dat ik mee deed met de LEAN sessie had ik op voorhand een Work Breakdown Structure gemaakt, zodat ik precies op de hoogte was wat er allemaal in het project moet gebeuren. Voor de 2 e LEAN sessie ben ik een stap verder gegaan. Hiervoor heb ik ook eerst een Work Breakdown Stucture gemaakt en aan de hand hiervan heb ik voor mezelf al een planning opgezet in een Gantt-diagram (zie bijlage IV). Door dat ik voor mij zelf alle werkzaamheden al inzichtelijk had gemaakt, kon ik tijdens de LEAN sessie veel meer sturen op mijn reeds gemaakte planning. Tijdens de LEAN sessie wilde de bouwkundige aannemer als eerste de 3 e verdieping dicht maken en vervolgens zo naar beneden toe werken. Doordat ik mijn planning al op voorhand had gemaakt, kon ik er op aan sturen dat dit niet mogelijk was. Eerst moet het dak ingeplakt worden waarna mijn dakkappen gemonteerd kunnen worden en daarna moet ik op de 3 e verdieping in de schachten de dakkappen bevestigen. Aangezien de aannemer pas later de dakdekker kon inplannen, is de gehele planning omgegooid naar een onlogische volgorde. Eerst wordt de 2 e verdieping gesloten, vervolgens de 1 e verdieping, daarna de begane grond en als laatste de 3 e verdieping. Zie in bijlage V de uiteindelijke LEAN planning van Ursulaland. Bij mijn vorige werkgever Unica, was ik ook al actief bezig met maken en bewaken van planningen voor projecten. Bij Unica deed ik voornamelijk complexe zorgprojecten zoals ziekenhuizen en verpleeghuizen. Bij het Sophia Kinderziekenhuis werd het OK complex gerenoveerd. Unica mocht de luchtbehandelingsinstallatie hiervoor maken en werd tevens aangenomen als hoofdaannemer voor het werk. Dit betekende dat Unica de coördinatieplicht had over alle andere aannemers. De totaalsom van het project was circa ,-. Door de grote omvang en complexiteit van het werk, deed mijn projectleider de planning. Echter door ziekte viel mijn projectleider uit en heb ik tijdelijk de planning voor dit project waargenomen. In deze zelfde periode had Unica ook een ander project in opdracht genaamd Verpleeghuis Oudshoorn dit was een groot project met een doorlooptijd van 3 jaar. De aanneemsom was circa ,-. Door het wegvallen van de zieke projectleider heb ik het laatste jaar van dit project de begeleiding en ook de planning op mij genomen. 10

12 Mede door mijn ervaring met plannen van complexe zorgprojecten in het verleden bij Unica, heb ik bij Ponsioen zelfstandig planningen gemaakt volgens de theorie van het boek Projectmatig Creëren. Door op voorhand een Work Breakdown Structure te maken en dit om te zetten in een planning in de vorm van een Gantt-diagram. Ben ik staat geweest om tijdens de LEAN sessie de andere betrokken partijen aan te sturen op mijn planning. Hierdoor ben ik gegroeid van een niveau drie naar vier voor de competentie plannen. 11

13 5 Conclusie Naar mijn mening geeft dit rapport een duidelijk beeld over welke competenties ik heb behandeld in blok vier. Door een complexe en onplezierige situatie, namelijk mijn ontslag, heb ik de situatie weten om te zetten in iets positiefs. De situatie heb ik kunnen ombuigen naar een win-win situatie en ik heb het kunnen gebruiken als een leerdoel voor mijn competentie onderhandelen en communiceren. Het volgende schooljaar zal ik de volgende competenties naar een hoger niveau brengen: Kosten calculeren, ontwerpen, afhandelen meer-en minderwerk en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid. 12

14 Bijlage I Werkbegroting Link: 13

15 Bijlage II Voortgangsrapportage Link: 14

16 Bijlage III Prognose Link: 15

17 Bijlage IV Gantt-diagram planning Link: 16

18 Bijlage V LEAN planning Link: 17

19 Literatuur Rapport over rapporteren Wim Hoogland Zevende druk Handleiding werkend leren Projectmatig creëren 2.0 A. Bostelaar, M.N.M. Kras J. Bos & E. Harting 18