Voortgangsverslag Blok 5

Transcriptie

1 Voortgangsverslag Blok 5 Kevin de Ram

2 Voortgangsverslag Blok 5 Kevin de Ram Culemborg Unica Installatietechniek B.V. november 2016 Kevin de Ram Voortgangsverslag Blok 5 1

3 Voorwoord Aan het einde van elk blok wordt er een voortgangsverslag gemaakt om te laten zien wat er in dat blok is gebeurd, er wordt de vooruitgang per competentie aangegeven samen met het bewijsmateriaal waarmee dit kan worden aangetoond. Kevin de Ram Voortgangsverslag Blok 5 2

4 Inhoudsopgave Samenvatting Inleiding Verbreden van de competenties... 6 Onderhandelen en communiceren... 6 Resultaat prognotiseren... 7 Project bewaken en beheersen... 7 Leidinggeven Conclusie... 9 Kevin de Ram Voortgangsverslag Blok 5 3

5 Samenvatting Door het overnemen van de taken van mijn projectleider, mocht ik ervaren hoe het is om als projectleider te werk te gaan. Met vallen en opstaan heb ik een heleboel geleerd. Ik heb geleerd dat je veel kan bereiken als je inspeelt op de relatie. Ook heb ik wederom geleerd dat eerlijkheid het langst duurt. Je kan beter zeggen dat er wat fout is en dat het wordt opgelost, dan dat je het verbergt. Het viel mij tegen hoeveel er op je af kan komen. Ik kon daar nog niet zo goed mee omgaan. Wel heb ik geleerd om eerst alles goed te overzien en dan goed na te denken over een beslissing. Kevin de Ram Voortgangsverslag Blok 5 4

6 1. Inleiding Binnen Unica heb ik de mogelijkheid gekregen om mijn competenties te verbreden. Ik heb de kans gekregen om hier mee aan de slag gegaan en heb hier veel van geleerd. Door aan de slag te gaan met deze competenties, heb ik ervaring op kunnen doen, zodat ik hier de volgende keer verder mee kan om mezelf nog meer te ontwikkelen. Kevin de Ram Voortgangsverslag Blok 5 5

7 2. Verbreden van de competenties Dit blok is een groot leerproces voor mij geweest. Wij zijn dit jaar bezig geweest met een groot project. Hierbij was ik werkvoorbereider en een collega was de projectleider. Omdat de projectleider is weggegaan naar een ander project op een andere vestiging, heeft een andere collega het project overgenomen. Dit is gebeurd in mijn vakantie. Nadat ik in augustus ben teruggekomen van mijn vakantie, was de voormalige projectleider niet meer aanwezig en had de nieuwe projectleider het werk overgenomen. Na 1,5 week terug te zijn van mijn vakantie is mijn projectleider op vakantie gegaan. Daardoor werden de werk- en bouwvergaderingen een onderdeel van mijn werk. Ik heb toen drie weken de rol van de projectleider overgenomen. Voor mijn P.A.P. heb ik voor de blokken 5 en 6 een persoonlijke groei voor de volgende competenties omschreven: Onderhandelen en communiceren; Resultaat prognotiseren; Project bewaken en beheersen; Leidinggeven. Onderhandelen en communiceren Na mijn zomervakantie heb ik de werkzaamheden van mijn (nieuwe) projectleider Rik Tuithof overgenomen. Wij werkten al op dezelfde afdeling, maar wij hadden nog nooit een project samengedaan. Tijdens zijn vakantie moest ik de vergaderingen bijwonen, leidinggeven en zelfs een oplevering doen. Deze taak is mij tegen gevallen. De hoge verwachtingen die de opdrachtgever en andere partijen van mij hadden, kon ik niet altijd waarmaken. Er werden mij vaktechnische, maar ook financiële vragen gesteld. Doordat ik niet goed genoeg wist wat er speelde, en al helemaal na mijn afwezigheid van 4,5 week, kon ik de meeste vragen niet beantwoorden. Tijdens de vergaderingen werden mij veel vragen gesteld waarom er zoveel fout ging. Ik moest dit uitleggen aan de opdrachtgever waar alle projectleiders en uitvoerende monteurs bij zaten. Door de grote kennis binnen de kamer van deze ervaren mensen moest ik, een eenentwintigjarige die nog op school zit, de opdrachtgever gaan overtuigen dat het nog goed komt. Ik heb hierbij de Harvard methode toegepast. Ik heb naar het verhaal geluisterd van de opdrachtgever en ben zacht geweest op de relatie. Ik heb verteld dat ik het eens was met de situatie en dat wij inderdaad niet altijd goed hebben gehandeld. Hierna ben ik gaan praten over de inhoud. Ik heb hierin verteld dat de achterstand te maken heeft met verschillende factoren zoals achterstand van de aannemer, onduidelijkheid vanuit de opdrachtgever over. Te laat beslissingen nemen, maar ook onze eigen fouten benoemd. Door open en eerlijk te zijn naar de opdrachtgever merkte ik aan hem dat hij het waardeerde dat ik niet alleen maar de schuld aan een ander gaf, maar ook onze eigen fouten toegaf. Dankzij dit gesprek hebben wij iets meer tijd gehad om de restpunten af te handelen en het daarmee goed op te leveren. Ondanks dat kon ik het overzicht nog niet goed bewaren tijdens de drukke periode vlak voor, tijdens en na de oplevering waarbij er nog te veel moest gebeuren. Er gebeurde te veel op de werkvloer, en ondertussen moest ik ook mijn standaard werkzaamheden op kantoor uitvoeren. Dit was voor mij geen prettige periode. Uiteindelijk heeft mijn projectmanager mij geholpen door onder andere mee te gaan met de oplevering. Hierna is hij elke vergadering meegegaan om de vergadering te leiden. Ik werkte wel alles uit en bereidde alles voor, maar hij voerde het woord. Deze tijd heeft mij laten zien dat controle heel erg belangrijk is en dat je exact moet weten wat er is gebeurd en wat er nog gedaan moet worden. Zonder deze essentiële informatie kan je niet aansturen. Kevin de Ram Voortgangsverslag Blok 5 6

8 Ik heb gezien hoe mijn projectmanager de vergaderingen leidt. Ik dacht altijd dat je zoveel mogelijk voor jezelf moet houden zodat er niet te veel informatie naar de opdrachtgever gaat. Hij heeft mij laten zien dat je beter alles kan zeggen. Zelfs fouten bekennen die nog niet bekend waren bij de opdrachtgever. Ik kon meteen de waardering van de opdrachtgever zien. Alles moet open kaart zijn. Dit was echt een les voor eerlijkheid duurt het langst. Ook heb ik deze periode iets geleerd wat mentaal niet goed zat bij mij. Als er een probleem was op het werk, dan kon ik daar letterlijk dagen en nachten van wakker liggen. Ik heb toen heel weinig geslapen en heb veel liggen piekeren. Ik heb dit wel wat meer naast mij neer kunnen leggen. Ik kan nog wel met een probleem zitten, maar niet meer zo erg als toen. Dit zie ik als persoonlijke groei. Resultaat prognotiseren Tijdens blok 5 ben ik niet aan prognotiseren toe gekomen. Vanwege een hele drukke periode is er geen tijd geweest om daadwerkelijk goed de tijd te nemen voor prognotiseren en hiermee bekend mee te raken. De grootste drukte is momenteel voorbij en ik ben dan ook van plan hier volgend blok goed mee aan de slag te gaan. Project bewaken en beheersen Ik heb in deze periode geleerd dat voorbereiden van essentieel belang is. Ik wist uiteraard dat het belangrijk was en dat een goede voorbereiding beter is voor de uitvoering, maar ik wist niet dat dit nog veel meer belangrijker was dan ik dacht. Aangezien dit project mijn eerste grote project is, heb ik op veel aspecten veel moeten leren. Dit is tijdens de uitvoering naar boven gekomen. Daardoor moest er hals over kop voor oplossingen gezorgd worden. Dit moest dan ook weer goed gecommuniceerd worden maar de monteurs. Om de informatie goed over te brengen heb ik gebruik gemaakt van GOTICK (Geld, Organisatie, Tijd, Informatie, Creativiteit en Kwaliteit). Wij hebben op één locatie meerdere projecten lopen. Voor deze projecten hebben we ook inbedrijfstellingen gepland. Aangezien alles los van elkaar wordt gepland, wisten we niet meer wanneer welke inbedrijfstelling plaatsvond en bij welk project. Toen heb ik een aparte planning opgezet waarbij er per project te zien is welke inbedrijfstelling op welke datum plaatsvind. Hierbij kon ik de monteurs goed laten zien welke datums voor hun belangrijk zijn (Informatie). Ook was het voor op kantoor overzichtelijk wat er zou gebeuren en wanneer welke bedrijven zouden langskomen. Hierdoor konden wij ook sneller, maar ook financieel gezien, betere datums inplannen. Door alle losse afspraken was wel alles ingepland, maar je wist niet meer wanneer wie zou komen. Aan de hand van de reguliere planning wist je wanneer de inbedrijfstelling moest plaats vinden. Dan kon je aan de inbedrijfstelling s planning zien of dat bedrijf dan al op locatie was en of het gecombineerd kon worden. Hiermee kan je tijd en geld (reiskosten) besparen. Zie de planning onder kopje COVA op mijn portfolio of klik HIER. Leidinggeven Ik heb gemerkt dat ik geen beslissing kan nemen als ik er zelf niet van overtuigd ben. Ik durf dan zo n stap niet te nemen en wil eerst zeker zijn van mijn zaak. De functie van projectleider vraagt om direct beslissingen te nemen. Ik heb gemerkt dat ik het lastig vind om de juiste keuzes te maken. Dit komt mede door tijdsdruk, waardoor ik de monteurs laat wachten om dat uit te zoeken en dan veroorzaakt dat weer vertraging. Ik heb op school geleerd dat het belangrijk is al leider om jezelf goed te kennen. Persoonlijk leiderschap is essentieel om leiding te geven. Je moet weten wie je zelf bent en waar je voor staat. Om dit in mijn situatie dit toe te passen, heb ik eerst nagedacht over mijn situatie en wat mijn rol hierin is. Ik heb toen een moment voor mijzelf gepakt, en hier rustig over nagedacht. Ik realiseerde mij daardoor dat ik heel slecht tegen stress kan. Ik raak dan in paniek en zie het overzicht niet meer. Ik heb toen nagedacht over alle punten die toen nog moesten gebeuren. Aangezien er toen weinig tijd was tot de oplevering, waren er nog belangrijke en minder belangrijke werkzaamheden die nog moesten gebeuren. Deze punten ben ik met de monteurs gaan bespreken. Hierbij hebben we samen gekeken wat er mogelijk was en wat de grootste prioriteiten waren. Kevin de Ram Voortgangsverslag Blok 5 7

9 Door eerst naar mijzelf te kijken en daarmee te realiseren wat mijn zwakke punt was, hielp mij om een volgende stap te maken in de goede richting. Hierbij kon ik een overeenstemming vinden met de monteurs om samen de oplevering te gaan halen. Kevin de Ram Voortgangsverslag Blok 5 8

10 3. Conclusie Door de afwezigheid van mijn projectleider, nam ik zijn taken over. Dit viel mij erg zwaar. Ik ging daardoor erg twijfelen of ik dan ook wel projectleider wil worden. Ook heb ik navraag gedaan bij mijn collega s. Zij geven aan dat ik goed handel, alleen door nog te weinig ervaring maak ik daardoor veel fouten. Ook ben ik bang om fouten te maken. Als ik dan een fout maak, dan geeft dat bij mij een schrik reactie. Ik loop dan vast en kom er dan ook niet meer uit. Ik heb aan mijn projectleider gevraagd waarom hij bepaalde keuzes neemt. Hij gaf aan dat hij dat eerder heeft meegemaakt en daar dezelfde fouten in had gemaakt. Daardoor wist hij nu ook de goede stappen te maken. Dit geeft mij tegelijk rust doordat het opdoen van ervaring mij laat groeien in de functie van projectleider. Kevin de Ram Voortgangsverslag Blok 5 9