Reflectieverslag Projectmanagement 1

Transcriptie

1 Reflectieverslag Projectmanagement 1 Student: Roy Krabbenborg Hogeschool: Haagse Hogeschool Opleiding: Ad Projectleider Techniek Klas: TP11 Document: Refl. Verslag Prj. Man. Versie: 1.0 (juni 2016) Pagina 1

2 Projectmanagement 1, Semester 2 (Blok 4) In het afgelopen blok (Blok 4) heb ik naast CoVa (Communicatieve Vaardigheden) ook les gehad in Projectmanagement. Projectmanagement is uiterst belangrijk goed te beheersen als projectleider. Er moet een goede afweging worden gemaakt tussen tijd, geld en kwaliteit. Men moet zorgen dat het project binnen de scope blijft en het project zo goed mogelijk zien te beheersen. Want managen = beheersen. In Blok 4 heb ik 2 groepen werktuigbouwkunde studenten moeten begeleiden met het maken van een zonnepomp. Het was een zonde dat wij pas instroomden toen de studenten al 11 weken met het project bezig waren. Ook was de kennismaking niet goed geregeld. Desalniettermin heb ik beide groepen kunnen aansturen. Gedurende de lessen heb ik een aantal dingen geleerd. Zo kreeg ik te maken met diverse managementtools als de voortgangsrapportage, het schrijven van casussen, opstellen van een projectcontract en het houden van een elevator pitch. De elevator pitch heb ik samen met een klasgenoot in de les gevoerd. Hierbij was ik de projectleider en hij de opdrachtgever. Ik begroette hem allereerst en vroeg hem hoe het ging. Vervolgens vroeg hij hoe het project er aan toe ging. Ik bleef hier vooral positief over een van de projectteams, puur omdat het hier ook goed gaat. Echter wekte ik nu de indruk dat er geen kans meer was van falen, al kwamen er nog spannende momenten aan. Hiervan heb ik geleerd, tegen een opdrachtgever mag positief worden gesproken, maar mocht er een spannende periode aankomen dan moet dit ook te melden zijn. De opdrachtgever krijgt anders de indruk dat er niets meer fout kan gaan,waardoor men minder snel naar hem toe durft te stappen. Bij het andere projectteam ging het minder goed. Er is her iemand gewond geraakt en ik raakte de controle kwijt gezien het verminderde commitment dat ik binnen deze groep voelde. Dit kwam omdat ik te laat bij dit team binnenstroomde en ze maar een half uur per week zag. Ik gaf aan dat ik er alles aan zou doen om ook deze groep een geslaagd project tel aten afronden. Verder heb ik dus ook nog een projectcontract opgesteld, voortgangsrapportages gemaakt en vergaderingen gehouden. Deze documenten zijn te vinden op mijn site > De door mij uitgewerkte casussen zijn op de navolgende pagina s te zien. Pagina 2

3 Professionaliseren 4: Projectmanagement Casus 1: Functioneren van het projectteam Doelgroep: WP25-1 Gesprek naar aanleiding van casus: Kennismakingsgesprek 4 mei In deze casus beschrijf ik mijn gevoel bij het functioneren van het projectteam naar aanleiding van het eerste gesprek op 4 mei Ik heb 4 mei het eerste gesprek gehad met mijn projectgroep WP25-1 voor het Zonnepomp project. Vanuit school was er onduidelijke communicatie waardoor er slechts 3 van de 6 projectleden aanwezig waren. Met deze 3 heb ik kennis gemaakt door mezelf voor te stellen, wat algemene dingen door te spreken en het te hebben over het reeds lopende project en de communicatie / samenwerking. Het bleek dat men al 11 weken bezig was met (de voorbereiding van) het project. Het viel mij al gauw op dat er van nauwe samenwerking nog beperkt sprake was. Dit komt mede omdat alle leden veel opdrachten individueel moeten inleveren, om vervolgens de beste stukken te selecteren voor het project. Dit is voor de samenwerking uiteraard minder goed, maar voor persoonlijke ontwikkeling wel. Het groepje zit beperkt bij elkaar, al zal dit in de komende weken gaan veranderen. Vanaf vorige week is men bezig met fase 2 en wordt er naar de realisatie toegewerkt, dit kan men niet alleen. Ik benadrukte dat een goede samenwerking van belang is en dat ik ook graag hoor wanneer dit niet het geval is. Ook gaf ik aan dat ik bereidt ben om het team te helpen wanneer men vastloopt, dan vooral op management / communicatief en samenwerkingsverband. Al met al was de eerste indruk goed. Het team loopt op schema en de samenwerking wordt steeds nauwer. Ik vond het alleen jammer dat ik maar met 3 leden heb gesproken, maar door afspraken te maken en toe te treden in de dropbox en Whatsapp groep kon ik de volgende afspraak zelf organiseren. Dit had uiteraard mijn voorkeur. Pagina 3

4 Proffesionaliseren 4: Projectmanagement Casus 2: Voortgang van het project Doelgroep: WP25-1 Gesprek naar aanleiding van casus: Kennismakingsgesprek 4 mei In deze casus beschrijf ik mijn gevoel bij de voortgang van het project naar aanleiding van het eerste gesprek op 4 mei Ik heb 4 mei het eerste gesprek gehad met mijn projectgroep WP25-1 voor het Zonnepomp project. Vanuit school was er onduidelijke communicatie waardoor er slechts 3 van de 6 projectleden aanwezig waren. Met deze 3 heb ik kennis gemaakt door mezelf voor te stellen, wat algemene dingen door te spreken en het te hebben over het reeds lopende project en de communicatie / samenwerking. In de eerste casus heb ik het vooral gehad over de communicatie, hier beschrijf ik mijn gevoel bij de voortgang. Na de kennismaking en wat algemene zaken ben ik doorgegaan naar de planning, ik had namelijk een agenda opgesteld waarin ik stapsgewijs een aantal punten wou behandelen. Vanuit de planning van de Wtb studenten heb ik de mijpalen en op te leveren producten op een rijtje gezet. Het team gaf aan bij deze punten op schema te liggen en kon mij dit laten zien via dropbox. Ze lagen inderdaad op schema en ik was blij dit te zien, omdat ik het misschien niet had verwacht. Wél heb ik het team erop gewezen voortdurend om controle, feedback en goedkeuring te vragen alvorens verder te gaan. Dit is iets waar vele studenten te makkelijk over denken want in het bedrijfsleven is dit een van de belangrijkste dingen. Pagina 4

5 Professionaliseren 4: Projectmanagement Casus 3: Functioneren van het projectteam Doelgroep: WP25-2 Gesprek naar aanleiding van casus: Voortgangsgesprek In deze casus beschrijf ik mijn gevoel bij het functioneren van het projectteam naar aanleiding van het 2 e (voortgangs)gesprek op Een week geleden ( ) had ik het eerste gesprek met projectgroep WP25-2. Hier waren jammer genoeg slechts 2 personen aanwezig, ondanks de aankondiging vanuit school. We hebben kort kennis gemaakt en het een en ander besproken. Mijn eerste indruk was niet heel goed, want het leek de studenten niet veel uit te maken. Dus heb ik een 2 e gesprek gepland, dit was op Ook heb ik gevraagd of ze me konden toevoegen in de Whatsapp groep en aan Dropbox. Vanaf dit moment ben ik mij gaan bezig houden met het team. Adviezen gegeven overlegd en naar het gesprek toegewerkt. Bij dit gesprek was iedereen aanwezig. Ik kreeg meteen een betere indruk. Aan het begin voelde het van beide kanten wat onwennig, maar uiteindelijk konden we goed met elkaar praten. Ik heb wat acties uitgezet naar het team en naar mezelf, waarna we positief uit elkaar gingen. Ik heb de mannen geholpen met hun problemen en vragen uitgezet naar de tutor. Een dag later kregen we uitstel en antwoord op de vragen. Er was namelijk het een en ander niet goed gepland vanuit school. We hebben afgesproken om volgende week weer af te spreken en hier de planning, voortgang en samenwerking door te nemen. Pagina 5

6 Proffesionaliseren 4: Projectmanagement Casus 4: Voortgang van het project Doelgroep: WP25-1 Gesprek naar aanleiding van casus: Voortgangsgesprek van 1 juni In deze casus beschrijf ik mijn gevoel bij de voortgang van het project naar aanleiding van het voortgangsgesprek van 1 juni Vandaag heb ik wederom een gesprek gehad met het projectteam WP25-1. We bespraken de voortgang en wijzigingen die van school uit zijn doorgevoerd. Al snel bleek dat we licht achterliepen, maar vanwege de aangepaste planning was dit acceptabel. Echter kon ik van een aantal groepsleden merken dat ze er niet helemaal bij waren. Ik kreeg de indruk dat het men de toegevoegde waarde van het gesprek niet zag. Vervolgens vroeg ik door en het bleek dat ze zich niet zo n zorgen maakten. Dit baarde mij vervolgens wel zorgen, want nonchalance is nooit gunstig voor een projectgroep / planning. Ik heb er vervolgens weinig mee gedaan, juist om te kijken hoe de groep het op gaat lossen. Ik voel me namelijk niet verantwoordelijk om de jongens recht te zetten, maar wel om het te constateren en hier natijd op terug te vallen. Ik ga de komende week de voortgang bewaken en kijken of men inderdaad in de problemen gaat komen. Mocht dit zo zijn dan zal ik hier een afwijkingenrapport van schrijven. UPDATE Een van de projectteamleden heeft zichzelf verwond tijdens het prakticum. Het team is uit het praktijklokaal gezet en heeft nog te weinig uren om het project op tijd af te krijgen. Men denkt er te makkelijk over. UPDATE Alle leerlingen hebben extra practicum uren gekregen omdat vele projectteams het project niet op tijd af zouden krijgen in verband met te weinig praktijkuren. Hiermee lijkt het project gered te zijn. Het beheeraspect tijd valt weer binnen de scope. Pagina 6

7 Leerpunten Ik heb met het vak projectmanagement geleerd hoe een project te sturen is op de hoofdlijnen. De les die we kregen was vooral gericht op het procesmatig aan/bijsturen van een project en minder gericht op de inhoud. Vooral in grote en complexe projecten heeft een projectleider / manager vaak de leiding over een groep specialisten. Het is dan lastig om zelf alle kennis te bezitten over projectinhoudelijke zaken. Het is dan erg belangrijk om toch op de hoofdlijnen duidelijk te hebben hoe het project ervoor staat en welke voorwaarden, eisen en communicatiemogelijkheden en risico s er zijn. Verder heb ik ook geleerd dat het erg belangrijk is om een pro-actief team onder je te hebben. Wanneer dit niet zo is dan moet men proberen te teamleden te inspireren dit wel te zijn. In dit geval was dit bij een van de teams erg lastig, mede omdat mijn toegevoegde waarde niet belangrijk genoeg was. Ook speelde het mee dat ik pas na 11 weken een rol ging spelen. Én gezien het feit dat ik de mannen maar eens per week een half uurtje zag en er geen gezamenlijk belang aanwezig was. Ik zie nu ook dat een gezamenlijk (bedrijfs)belang van grote waarde kan zijn. Indien een projectteam niet de koppen allemaal dezelfde kant op heeft / niet dezelfde belangen hebben, kan het erg lastig worden om een project tot een goed resultaat te leiden. Al met al vond ik het leerzame lessen en was de docent erg prettig en vooral ook rustig en interactief qua lesgeven. Gezien zijn drukke functie / werk (ProRail), vond ik dat hij (Bart Schotsman) een opvallende rustige en beheerste uitstraling had. Ik kan me goed voorstellen dat dit met zijn functie ook een belangrijke eigenschap is. Als je enige gereedschap een hamer is, ziet elk probleem eruit als een spijker (Abraham Maslow) Pagina 7