Voortgangsverslag blok 3

Transcriptie

1 Voortgangsverslag blok 3 Patrick van der Vlist

2 Voortgangsverslag blok 3 Patrick van der Vlist Krimpen a/d ijssel Mei 2016

3 Voorwoord Dit rapport heb ik geschreven om mijn voortgang die ik in blok twee heb gemaakt te beschrijven en te voorzien van de nodige bewijslast. Zo krijgt u per blok een goed beeld met welke competenties ik actief bezig ben op mijn werk en wat hiervan de voorgang is, uiteindelijk moet na twee jaar alles op minimaal niveau drie zitten.

4 Inhoudsopgave 1. Samenvatting. 2. Inleiding. 3. Bewijslast. 4. Tot slot.

5 Samenvatting Dit rapport beschrijft mijn voortgang in blok drie van het eerste studie jaar. Door het rapport te lezen krijgt u een goed beeld met welke competenties ik het afgelopen blok bezig ben geweest. Wat kunt u vinden? U vind een omschrijving van de competenties waaraan ik heb gewerkt het afgelopen blok, met daarbij de benodigde bewijslast om te laten zien dat het niveau dat ik zeg behaald te hebben ook daadwerkelijk heb behaald.

6 Inleiding In blok drie heb ik mij eigen specifiek gericht op vier van de negen competenties om deze binnen dit blok naar het gewenste niveau te liften. De gewenste groei voor deze vier competenties is van niveau één naar twee. Ik heb mij eigen op de volgende competenties gericht: - Kosten calculeren. - Project bewaken en beheersen. - Plannen. - Afhandelen meer en minderwerk. Geleid Zelfstandig Sturend Context Eenvoudig Lastig Complex Met rood word aangegeven mijn start niveau en met blauw het niveau waarvan ik vind dat ik naar toe ben gegroeid.

7 Bewijslast Kosten calculeren: Het calculeren van kosten gebeurt bijvoorbeeld voor het maken van een offerte (afbeelding 1), meerwerk prijs (zie afbeelding 2), losse verkoop etc. Bij het calculeren is het belangrijk dat je dit zorgvuldig doet omdat bij onzorgvuldigheid dit kan leiden tot vervelende gevolgen bijvoorbeeld het mislopen van werk of juist verlies maken op het werk. Hoe werkt het calculeren voor een project? Een calculatie van een project begint als eerste bij het goed uitzoeken wat er van je gevraagd word dit staat meestal beschreven in een bestek. Als je helder voor ogen hebt wat er van je gevraagd word kun je beginnen met de calculatie zelf, je bouwt de calculatie per onderdeel op zodat je een goed overzicht hebt en je niets vergeet. Per onderdeel moet je denken aan bijvoorbeeld: - Dak en zinkwerk. - Sanitair - Cv. - Etc. Per onderdeel ga je de materiaal kosten en montage uren bepalen, wij doen dit meestal aan de hand van een calculatie ontwerp. Een calculatie ontwerp wil niets meer zeggen dan een simpel met potlood getekend installatieontwerp wat je gebruikt voor het bepalen van de benodigde materialen en montage uren. De materialen die we uittrekken aan de hand van de tekening voeren we in in Syntes hierbij zet je het aantal stuks of meters en dan zet het programma er automatisch een prijs bij, dit is een actuele prijs van de groothandel naar keuze. Als al de materialen zijn ingevoerd rolt er een totaal bedrag uit, dit totaal bedrag doe je keer een bepaald percentage en dan heb je het eindbedrag. Het percentage waarmee je de kosten vermenigvuldigd is om de indirecte kosten te dekken (indirecte kosten wil zeggen; kosten die wel gemaakt worden maar niet direct door berekend kunnen worden op het werk te denken aan kantoor kosten) Per onderdeel rolt er zo een totaal bedrag uit van materiaal kosten. Net als bij het bepalen van de materiaal kosten, ga je voor het bepalen van de montage uren het zelfde te werk. Per onderdeel hang je er een bepaalde tijd aan meestal bepaal je deze op basis van ervaring maar je kunt ook de Gustav Ende (zie afbeelding 3). De Gustav van de Ende norm geeft per onderdeel aan hoeveel tijd je hiermee bezig bent. Door al de onderdelen dan bij elkaar op te tellen heb je de totale tijd.

8 De totale bedragen van zowel de materiaal kosten als montage kosten tel je bij elkaar op. Nu heb je de totale kosten voor het project, deze bedragen zijn altijd excl. Btw. Montagekosten Materiaalkosten + Kosten totaal excl. Btw Afbeelding 1:

9

10 Afbeelding 2: Van: Patrick van der Vlist Verzonden: dinsdag 5 april :18 Aan: Patrick van der Velde CC: Teus Verdoold; jajoinstall@kpnmail.nl Onderwerp: Tofield meerwerk Patrick, De meerprijs betreft het aanpassen van het cv systeem bij de fam. Tofield bedraagt 190,- excl. BTW. Graag vandaag reactie ter akkoord zodat dit morgen kan worden uitgevoerd en daarmee het werk niet wordt vertraagd. met vriendelijke groet Patrick van der Vlist Verdoold Installatiebedrijf b.v. Randweg CG Lekkerkerk Postbus AA Lekkerkerk Tel.: / Fax: p.vandervlist@verdoold-installatiebedrijf.nl Internet: Woensdag Afwezig

11 Afbeelding 3: Door mijn ervaring het afgelopen blok met het calculeren van onder andere offertes voor projecten, meer werken en particuliere werken, ben ik van mening dat ik het afgelopen blok ben gegroeid van niveau één naar twee. Calculeren: Geleid Zelfstandig Sturend Context Eenvoudig lastig Complex 3 4 5

12 Plannen: Een goede planning is een essentieel onderdeel voor het halen van een goed bedrijfsresultaat. Binnen ons bedrijf ben ik de persoon wie hoofdzakelijk verantwoordelijk is voor het inplannen van de monteurs, hierbij krijg ik input van de projectleiders die in contact staan met aannemers en monteurs en hierdoor dus een goed beeld hebben wanneer wie waar naar toe moet en wat de huidige stand van zaken is. Wij maken we gebruik van een plan bord (zie foto) waarmee we twee weken vooruit kijken, en van een Excel format waar het gehele jaar instaat. Het plan bord is een levend iets waarmee je gedurende de hele dag bezig bent. Bij het plannen van monteurs moet je letten op een aantal hoofdpunten: - Wanneer moet je wat doen van de aannemer. - Wanneer kan je iets doen. - Hoe lang duurt het wat je in pland. - Kan de persoon welke je in pland er ook komen (bijv. in het geval als er een aanhangwagen mee moet; daar mee kan niet iedereen rijden). - Is de monteur welke je pland geschikt voor het werk dat verricht moet worden. - Beschik je over de juiste materialen of kan je in ieder geval deze nog op tijd krijgen. Vooral het punt wanneer de aannemer wil dat je een bepaald onderdeel gaat uitvoeren en je dat ook daadwerkelijk kunt gaan uitvoeren is heel belangrijk maar ook lastig om in ogenschouw te nemen. Veelal roepen aannemers dat je bepaalde werkzaamheden moet gaan uitvoeren terwijl dit nog helemaal niet mogelijk is. Binnen ons bedrijf was tot ongeveer een half jaar geleden de planning een beetje een onder geschoven kindje. Hierdoor waren continu ad hoc werkzaamheden aan het uitvoeren. Als er niet vooruit wordt gepland komt de werkvoorbereiding altijd te laat, dit zorgt voor chaos en brengt kosten met zich mee. In een vergadering hebben we met elkaar besloten dat dit beter moest, hierop zijn toen de plan borden gekomen en later ook het Excel format. In de begin fase was het wennen om langer dan een paar dagen vooruit te denken maar dit gaat steeds beter nu. Een goede planning brengt rust met zich mee, en voor de monteurs is het ook fijn als zij weten waar ze aan toe zijn. Een goed sluitende planning is belangrijk om loze uren te voorkomen die niet door gerekend kunnen worden. Helemaal voorkomen dat iemand soms een half uurtje niets te doen heeft kan haast niet maar je moet dit wel zo veel mogelijk beperken. Om tot een goede planning te komen moet het planbord echt een levend iets zijn waarmee je actief aan het werk bent.

13

14 Door de ervaring die ik het afgelopen jaar heb gehad op het gebied van plannen, en de verandering die ik heb meegemaakt binnen ons bedrijf van niet plannen naar een goed geordende planning, ben ik van mening dat ik ben gegroeid van niveau één naar twee. plannen: Geleid Zelfstandig Sturend Context Eenvoudig lastig Complex 3 4 5

15 Project bewaken en beheersen: Elk project moet worden bewaakt en beheerst, tijdig onderkennen van risico s en problemen kan erg vervelende gevolgen voorkomen. Het beheersen en bewaken van projecten is een dagelijks terug kerend iets waar je continu mee bezig bent. Binnen een project zijn er zes verschillende beheers factoren: -tijd -geld -informatie -organisatie -communicatie -kwaliteit. Deze zes beheersbare factoren vormen samen de productiemiddelen die nodig zijn een project te beheersen. Tijdbeheersing; bij tijdbeheersing staan twee thema s centraal: -de doorlooptijd van het project, dat wil zeggen het op tijd opleveren van het projectresultaat. Om dat laatste te bereiken, moet de werkelijke projectvoortgang steeds worden vergeleken met de projectplanning. Afspraken over mijlpalen, opleverdata van deelresultaten en levertijden van leveranciers vormen de belangrijkste stuurmiddelen. -de bewerkingstijd, oftewel het aantal mensuren dat aan het project wordt besteed. Daarbij wordt gelet op zaken als de doorlooptijden van afzonderlijke activiteiten en het individuele tijdsbeslag van de teamleden. Geldbeheersing; geld beheersing houd in dat het team binnen de grenzen van de projectbegroting blijft. Geldbeheersing in ruime zin betekend dat het team (en/of de opdrachtgever) in het oog houden of het project zijn rendementsverwachtingen waarmaakt. Kwaliteitsbeheersing; betekend bij projectmatig creëren dat de in het projectcontract overeengekomen randvoorwaarden van tijd, geld, organisatie, informatie en communicatie: dit onder het motto goed is goed genoeg. Daarmee wordt bedoeld dat het project projectteam niet minder, maar ook niet meer kwaliteit levert dan is afgesproken. Bij oplevering moet het projectresultaat aan heldere en eenduidige, vooraf gestelde kwaliteitseisen voldoen. Organisatiebeheersing; gaat over het optimaliseren van de samenwerking tussen de direct bij het project betrokken partijen. Dit begint bij het samenstellen van het projectteam, het opstarten van het teamontwikkelingsproces en het in kaart brengen van de projectrelaties. Informatiebeheersing; gaat over het beheren van de informatiestromen in en rondom het project. Het is zaak dat iedereen steeds weet wat van hem wordt verwacht, en dat alle relevante projectgegevens worden gearchiveerd (vergaderverslagen, projectboekhouding, resultaatdocumentatie, enzovoort).

16 Daarnaast levert informatiebeheersing een belangrijke bijdrage aan het onderhouden van de interne projectrelaties. Communicatiebeheersing; heeft betrekking op het onderhouden van de contacten tussen het project en de omgeving (opdrachtgever, gebruikers, lijnmanagers, enzovoort) goede communicatie is buitengewoon belangrijk voor het opbouwen en in stand houden van de relaties die bepalend zijn voor het succes van het project. Een voorbeeld van zo een relatie is die tussen het projectteam en de gebruikers van het projectresultaat. Ook in de meest technische projecten is het van belang aan deze factor aandacht te besteden; juist bij dergelijke projecten ontbreekt het doorgaans aan een goede communicatie met de directe omgeving. Beheersen en bewaken van een project is een dagelijks terug kerend iets, je kan niet even een week niet omkijken naar een project. De dagelijkse controle voeren we aan de hand van projectstaten die wij in Excel bij houden (zie afbeelding 1) en via Syntes (afbeelding 2). In deze project staten zie je een overzicht van de begrote uren en de geboekte uren. Elke week worden deze staten bijgewerkt aan de hand van de urenbrieven. Via Syntes heb je een overzicht van andere geboekte kosten zoals materiaal en onder aanneming. Die je kan spiegelen aan de begroting. Op deze manier heb je altijd een up to date overzicht van je project. Naast de dagelijkse controle via de overzichten hebben we eens per twee á drie weken een onderhanden werk vergadering. Wat is een onderhanden werk vergadering? Een onderhanden werk vergadering is een vergadering waarin we een hele dag met elkaar om tafel gaan zitten en we elk project van A tot en met Z door bespreken, deze vergaderingen hebben als doel het tijdig onderkennen van risico s en gevaren maar ook met als doel kennis overdracht naar elkaar. Door met elkaar de projecten door te nemen van A tot Z kun je obstakels die voor jou grote problemen lijken weerleggen met collega s en samen oplossen, hierdoor kun je gebruik maken van elkaars kennis en ervaring. Zoals gezegd is beheersen en bewaken een dagelijkse bezigheid, elke dag kunnen er binnen een project dingen gebeuren waarop je moet anticiperen. Hierbij moet je denken aan: Ruzie tussen collega s, werk dat anders loopt dan gepland, etc. er zijn natuurlijk vele dingen te bedenken die kunnen gebeuren en die direct aandacht verdienen, dan kun je niet nog even twee weken wachten tot de vergadering. Het ondervangen van zulke gebeurtenissen doe je door goed met je collega s te communiceren en de uitvoerders op het werk. Goed kijken en luisteren naar je omgeving is belangrijk. Het bewaken en beheersen van projecten is één, maar wat als je ziet dat een project niet loopt, uit de uren loopt of de kosten sky high worden. Het is dan zaak om in te grijpen en te handelen ofwel de koe bij de horens te vatten, hoe langer je afwacht hoe groter de problemen worden. Het niet lopen van een project of kosten die te

17 hoog worden kan uit veel verschillende redenen bestaan. Als er veel meer uren worden geboekt dan dat er zijn begroot kan dit de volgende redenen hebben: - Meerwerk dat uitgevoerd wordt zonder dat het wordt gemeld. - Foutieve begroting dit kan doordat er bijvoorbeeld iets over het hoofd is gezien. - Slechte voorbereiding, waardoor het werk stagneert een slechte voorbereiding kan zijn: verkeerde materialen of tekeningen, te weinig materiaal etc. - Of een aannemer die zijn werk niet op orde heeft. Kosten die uit de hand lopen kunnen de volgende redenen hebben: - Te veel uren direct of indirect. - Meerwerk dat niet doorberekend wordt. - Fout in de begroting. Bij het verkeerd lopen van een project is het dus belangrijk zo snel mogelijk er iets mee te doen. Je gaat dan als volgt te werk: eerst zoek je aan de hand van de begroting uit wat er allemaal precies in de aanbieding zit en misschien nog wel belangrijker wat niet. Als je alles hebt uitgezocht ga je langs op de bouw, met de wetenschap wat er allemaal in de aanbieding hoort ga je kijken naar het project. Zo kun je zien of er bijvoorbeeld meerwerk is, en of de monteurs geen werk aan het doen zijn wat eigenlijk de aannemer behoort uit te voeren zoals hak en breekwerk. Stap voor stap loop je het project door tot je er een goed compleet beeld van heb. Met je bevindingen ga je om de tafel met de monteur en bespreek je dit door, en wijs je hem eventueel nog op enkele punten. Aan de hand van de opgedane kennis kan je concluderen waar het aan ligt dat het project niet gaat zoals gewenst. Dit kan liggen aan de hierboven genoemde punten. Als je weet op welk onderdeel het fout gaat kun je specifieker sturen. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat de monteur allerlei meer werk aan het uitvoeren is wat niet betaald wordt als je het niet zelf ziet, zo ben je snel door je uren heen. Het kan ook zo zijn dat je de monteur nog meer moet instrueren wat de opdracht precies in houdt.

18 Afbeelding 1: Afbeelding 2:

19 Door mijn ervaring het afgelopen jaar op het gebied van bewaken en beheersen van projecten. Waar ik zelfs op een gegeven ogenblik mijn eigen projecten kreeg, ben ik van mening te zijn gegroeid van niveau één naar twee. Project bewaken en beheersen: Geleid Zelfstandig Sturend Context Eenvoudig lastig Complex 3 4 5

20 Meer en minderwerk Binnen een project is er geregeld meer en minder werk wat veelal belangrijk en bepalend is voor het uiteindelijke resultaat. Doordat je voor je resultaat zo afhankelijk bent van meerwerk is het belangrijk dat je dit goed noteert en bij houd zodat het niet vergeten word. Meerwerk op een project zijn vaak net de krenten uit de pap waarvan je het moet hebben. Weten of iets meerwerk is en dit goed verwerken is daarom heel belangrijk. Hoe kom je der achter of er meerwerk door de monteur word uitgevoerd? Dit is vaak een lastig punt. Binnen ons bedrijf bespreken we voordat we aan een project starten met de monteur wat er in de offerte is opgenomen, veelal geven we gewoon de offerte zonder prijzen mee aan de monteur. Het gaat namelijk vaak al fout dat de monteur niet precies weet wat er nou wel en wat niet is afgesproken en daardoor het niet communiceert naar kantoor toe als hij werkzaamheden uitvoert buiten de prijs simpel weg omdat hij dat niet weet. Voor de projectleider of werkvoorbereider die het meerwerk moet bijhouden en factureren is het belangrijk hier goed over te communiceren met de monteur, als tweede kan je ter controle goed bekijken wat er voor het werk word besteld zo krijg je vaak al een goed gevoel of iets wel of niet in de prijs zit. Op het moment dat er meerwerk word geconstateerd moet dit goed worden verwerkt, wij gebruiken hier voor het programma Excel en een handgeschreven kopie, deze wordt in de map bewaard (afbeelding 1). Het meerwerk mag bijgehouden worden met een lijst in de map maar het moet ook altijd in het systeem staan zodat het niet kwijt geraakt kan worden. Vervolgens word het dan ter goed keuring verstuurd en kan het worden gefactureerd. Het komt ook regelmatig voor dat de aannemer een meerwerk prijs opvraagt dit is makkelijker te beheersen dan meerwerk dat in het werk ontstaat en direct word uitgevoerd. Als de aannemer een meerwerk prijs vraagt communiceer ik altijd even met de monteur ter plaatsen of het daadwerkelijk mogelijk en hoelang hij verwacht er over te doen. Deze prijs verstuur je vervolgens naar de aannemer en dan hoor je vanzelf of het wel of niet moet worden uitgevoerd. Minderwerk daarin tegen is een stuk makkelijker, eenvoudig gezegd werk dat niet word uitgevoerd maar wel word betaald is voor ons zelf niet erg. Met minderwerk komt de aannemer veelal zelf naar je toe om dit door te geven en de minder prijs te vragen.

21 Afbeelding 1: Het afgelopen jaar ben ik intensief bezig geweest met het bijhouden van meer en minderwerk. En heb ik geleerd hoe hier mee om te gaan. Door mijn ervaring van het gelopen jaar ben ik van mening dat ik ben gegroeid van niveau één naar twee. Afhandelen meer en minder werk: Geleid Zelfstandig Sturend Context Eenvoudig lastig Complex Tot slot

22 Dit semester heb ik mijn eigen vooral gericht op de competenties: - Kosten calculeren, - Plannen, - Project bewaken en beheersen, - Plannen. Veel onderdelen waren nieuw voor mij, dit is de rede dat ik heb gekozen voor kleine stapjes van niveau één naar twee. Zo blijft het te over zien en groei ik geleidelijk aan naar het gewenste eind resultaat.