1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Agentschap Overheidspersoneel zoekt een straffe dossierbehandelaar personeelsadministratie contractueel Niveau: B Rang: B1 Graad: Deskundige Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Heb je affiniteit met personeelsadministratie en payroll en wil je graag hierin onze dienst versterken? Kan jij je plan trekken en ben je een teamspeler? Dan ben jij misschien wel de persoon die we zoeken! Als dossierbehandelaar zet je mee je schouders onder de personeelsadministratie en de verdere werking van het Dienstencentrum Personeelsadministratie. 2 FUNCTIECONTEXT Het Agentschap Overheidspersoneel (AgO) ondersteunt het lijnmanagement van de Vlaamse overheid bij uitdagingen op het vlak van personeel en organisatie. AgO bouwt een gemeenschappelijk dienstencentrum voor personeel en organisatie uit binnen de holding Vlaamse overheid met een dienstverlening rond werving en selectie, HR- en organisatiebeleid en personeelsregelgeving. Het Dienstencentrum Personeelsadministratie staat in voor de administratieve verwerking van de personeel- en loonadministratie (indiensttredingen, loopbaanonderbrekingen, ziektecontrole, werkstromen,...) voor de aangesloten entiteiten en adviesverlening rond deze thema s. Momenteel zijn we op zoek naar een dossierbehandelaar. Je komt in een team terecht van ongeveer 10 dossierbehandelaars, die samen verschillende klantenentiteiten bedienen.

2 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Beheren en behandelen van personeelsdossiers en gegevens teneinde ervoor te zorgen dat de processen van personeels- en loonadministratie efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet en regelgeving worden gerespecteerd. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Resultaat Gegevensverzameling Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens teneinde personeelsdossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. Controle van gegevens Verifiëren en controleren van documenten en gegevens teneinde te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. Verwerken van gegevens en behandeling van dossiers Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het personeelsdossier en bewerken van gegevens teneinde via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. Voorbeelden van activiteiten - Verzamelt, vervolledigt en verwerkt gegevens administratief teneinde dossiers met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben: o Zoekt of vraagt eventuele ontbrekende gegevens op; o Voert gegevens in het personeelssysteem Vlimpers in; o Stelt een dossier samen. - Verzekert dat documenten en gegevens de vormvereisten, procedures en regelgeving respecteren, dat aanvragen in lijn zijn met de regelgeving, etc.; - Verifieert en controleert continu en tijdig alle dossiers (met oog op opvolging en kwaliteitscontrole waarvan de looncontrole de belangrijkste is): o Kijkt de invoer na; o Checkt de juiste doorstroom naar het loondossier; o Controleert de correctheid van verrekeningen; o Doet het nazicht van de gewijzigde dossiers. - Maakt hiertoe gelijktijdig gebruik van verschillende modules in het personeelssysteem Vlimpers (o.a. individueel loondossier, gewijzigde dossiers, beheer loonberekening, ) en Cognosrapportering voor het dienstencentrum. - Behandelt personeelsdossiers volledig, van A tot Z (generalist), d.w.z., voert alle voorziene administratieve stappen binnen het dossier die te maken hebben met personeels- en loonadministratie, voor de verschillende fases in de loopbaan van een medewerker, uit. o o Dit wil zeggen processen van in-, door-, of uitstroom, verloning en financiële processen, afwezigheden, Maar ook prikklok, cumulaties, Dossiers en vragen kunnen complex zijn, de wetgeving of procedures die toegepast moeten pagina 2 van 12

3 Informatie-uitwisseling Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden teneinde klanten en andere betrokkenen correct te informeren. Werkrelaties Werkrelaties onderhouden met betrekking tot personeelsdossiers en gegevens teneinde door een goede worden kunnen verschillend zijn en interpretatie vragen voor wat op een bepaald dossier of vraag van toepassing is; o Een bijkomende rol kan worden opgenomen. - Met administratieve stappen wordt bedoeld: aanmaken en opstellen van dossiers, berekeningen uitvoeren, sjablonen en formulieren aanvullen, aanvragen verwerken, bestanden en documenten opmaken, uitzoeken hoe de wetgeving het best kan toegepast worden, contracten en besluiten opmaken, - Een team van dossierbehandelaars behandelt samen alle ( ) personeelsdossiers van een zestal klantentiteiten. De dossiers worden niet verdeeld onder de dossierbehandelaars. De taken binnen deze dossiers worden wel verdeeld onder de dossierbehandelaars. Dit wil zeggen dat een dossierbehandelaar geen eigen, vaste dossiers heeft. Een team heeft als groep wel vaste dossiers en vaste klanten, en is als team voor dit geheel verantwoordelijk. - Behandelt en beantwoordt: o Dagdagelijkse dossiergebonden of eenvoudige systeemgebonden vragen van individuele personeelsleden via de CRM-tool; o Persoonlijkere vragen van individuele personeelsleden via een telefonisch of persoonlijk contact (face-to-face afspraak). Hiervoor worden o.a. telefoonpermanenties en zitdagen georganiseerd; - Zoekt naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen bij dossiers en adviseert personeelsleden hierover; - Geeft complexe vragen door aan de afdeling HR Technologie en Data of aan het Juridisch Kenniscentrum (juridische vragen) en volgt het antwoord aan het personeelslid zo nodig mee op; - Coacht individuele personeelsleden (medewerkers en leidinggevenden) naar het maximale gebruik van: o De kennisdatabank, via het portaal (vb. voor het zelf zoeken van informatie over de voorwaarden voor loopbaanonderbreking); o De mogelijkheden (vb. voor het aanvragen van verlof); o De CRM-tool voor het stellen van vragen. - Wisselt informatie uit met de andere dienstencentra (vb. Rekrutering en Selectie bij AgO; Facilitaire dienstverlener bij Het Facilitair Bedrijf; Boekhoudkantoor bij Financiën en Begroting); - Wisselt informatie uit met externe betrokken partijen; - Zorgt voor postbedeling. - Neemt deel aan de vergaderingen van het team en eventuele werkgroepen binnen het dienstencentrum; - Ontwikkelt zich samen met de collega s tot een team dat meer zelfsturend functioneert: pagina 3 van 12

4 samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen. Optimalisatie van de werking Stelt aanpassing voor van procedures en werkwijzen n.a.v. nieuwe wetgeving en knelpunten teneinde de efficiëntie te verhogen. Kennisdelen Helpt collega s vakinhoudelijk; Bouwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking om het kennisniveau van het team op peil te houden o In het begin zal de teamleider het werk meer van nabij opvolgen om de dagdagelijkse planning, organisatie en opvolging te verzorgen; o Na een tijdje zal de teamleider meer afstand nemen en zullen de teamleden zelf zorgen voor de dagdagelijkse planning, organisatie en opvolging. De teamleider begeleidt en ondersteunt het team hier uiteraard in. - Bespreekt vragen en dossiers indien nodig met collega s. - Bijkomende specifieke rollen zijn eventueel mogelijk. Bijvoorbeeld: - Treedt afdelingsbreed op als proceseigenaar van een of enkele processen van het dienstencentrum personeelsadministratie. o Verzamelt alle gesignaleerde problemen en verbetersuggesties voor de processen, nieuwe wetgeving die verwerkt moet worden, ; o Stelt samen met de teamleiders (en collega s) verbeterde of (ver)nieuw(d)e en uniforme werkprocessen en procedures (draaiboeken, informatie op het portaal, sjablonen, ) op; o Documenteert, implementeert en evalueert deze. - Bijkomende specifieke rollen zijn eventueel mogelijk. Bijvoorbeeld: - Als afdelingsbrede proceseigenaar, met de grootste kennis over bepaalde processen en procedures, sjablonen, formulieren, : o Helpt collega s inhoudelijk verder met taken en vragen over het proces; o Bouwt de praktische kennis en documentatie rond dit proces verder uit (i.s.m. het Juridisch Kenniscentrum en HR Technologie & Data) en stelt deze ter beschikking van de collega s; - Treedt op als meter of peter: begeleidt collega s binnen de teams, vb. in het kader van ontwikkeling tot dossierbehandelaar van A tot Z, of in het kader van overdragen van kennis over de klant(en). - OF Springt bij voor collega s indien nodig en mogelijk. pagina 4 van 12

5 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum 9 januari 2017 voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1) Je hebt een bachelordiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau B binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: Je kunt ook deelnemen aan de selectieprocedure als je laatstejaarsstudent bent in het academiejaar Je kan de functie enkel opnemen indien je op het moment van indiensttreding je diploma effectief behaald hebt. Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen artikel 7 bij Selor ( Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan volgende voorwaarde: Je bent (contractueel) tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (David Salens, david.salens@kb.vlaanderen.be, ). 4.2 BIJKOMENDE PLUSPUNTEN - Een bachelordiploma binnen het studiegebied personeelswerk, rechtspraktijk of een andere richting met een belangrijk aandeel rond personeelsadministratie strekt tot aanbeveling. - Relevante werkervaring is een pluspunt. Onder relevante werkervaring verstaan we ervaring met dossierbehandeling. Ook ervaring opgedaan binnen een stage kan een meerwaarde bieden. pagina 5 van 12

6 4.3 COMPETENTIES Technische competenties - Je hebt een goede kennis van de courante Office toepassingen. - Kennis van relevante sociaaljuridische regelgeving en administratieve procedures wordt als meerwaarde beschouwd. - Kennis van personeelsbeheerssystemen is een pluspunt. - Kennis van en/of interesse in de structuur en de werking van de Vlaamse Overheid is een pluspunt. Persoonsgebonden competenties Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 1) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; pagina 6 van 12

7 3. Je voldoet aan de dienstplichtwetten; 4. Je bent medisch geschikt voor deze functie; 5. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 6. Je slaagt in de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD - Je krijgt een contract van onbepaalde duur. - De functie is aantrekkelijk wegens de uitdaging en variatie die je krijgt binnen een omgeving die inspeelt op je professionele en persoonlijke ontwikkeling. - Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. - Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. - Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. - Om de werk-privé balans zo optimaal mogelijk te kunnen regelen, is het mogelijk om plaats- en tijdsonafhankelijk te werken (PTOW). Na een inwerkperiode (6 maand) is er de mogelijkheid om (maximum) 2 dagen in de week te telewerken. - Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Er is een bedrijfsrestaurant waar warme en koude maaltijden aan democratische prijzen genuttigd kunnen worden. - Je wordt verloond in de salarisschaal gekoppeld aan de graad van deskundige (rang B1, salarisschaal B111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 20 jaar verloond worden. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. - Je eerste 9 maanden vormen een inwerkperiode met een individueel vormingsprogramma. - Indien je solliciteert via horizontale mobiliteit, dien je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing op te nemen pagina 7 van 12

8 - Deze procedure voldoet aan de voorwaarden van een objectief wervingssysteem en geeft toegang tot toekomstige statutaire bevorderingsprocedures. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier en het kopie van je diploma gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Dit zijn de volgende criteria: - Je hebt een bachelordiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau B binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: Je kunt ook deelnemen aan de selectieprocedure als je laatstejaarsstudent bent in het academiejaar Je kan de functie enkel opnemen indien je op het moment van indiensttreding je diploma effectief behaald hebt. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 16/01/2017. (datum onder voorbehoud) 6.2. FASE 1: Voorselectie op basis van standaardvragenlijst Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: - Een eerste toetsing van je motivatie - Een eerste toetsing van bijkomende pluspunten - De eerste toetsing van een technische competentie: o Kennis van courante office-toepassingen Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigden van de wervende entiteit en selectieverantwoordelijken. Deze selectiefase is eliminerend. pagina 8 van 12

9 Enkel wie geslaagd is én wie behoort tot de 30 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. De beoordeling van de standaardvragenlijst vindt plaats in de week van 16/01/ FASE 2: Computergestuurde oefening + vragenlijst Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: - Verwachtingen en inzicht in de functie - Persoonsgebonden competenties: o Analyseren o Oordeelsvorming o Zorgvuldigheid - Toetsing van enkele technische competenties: o Relevantie van werkervaring o Kennis van personeelsbeheerssystemen o Kennis van relevante sociaaljuridische regelgeving en administratieve procedures Deze selectiefase wordt beoordeeld door afgevaardigden van de wervende entiteit en selectieverantwoordelijken. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 60% haalt op het geheel van de criteria, kan deelnemen aan de volgende fase. De kandidaat zal twee computergestuurde testen afleggen en een functiespecifieke vragenlijst (thuis voor te bereiden) indienen. Deze procedure zal ongeveer 2u in beslag nemen. De selectiefase vindt plaats te Brussel op 25/01/2016 (datum onder voorbehoud) Fase 3: jurygesprek + case en persoonlijkheidsvragenlijst Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigden van de wervende entiteit en selectieverantwoordelijken. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties pagina 9 van 12

10 De bijkomende pluspunten voor deze functie Persoonsgebonden competenties: o Verantwoordelijkheid nemen o Samenwerken o Klantgerichtheid o Plannen en organiseren Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Voor deze selectiefase plaatsvind zal de kandidaat een elektronische persoonlijkheidsvragenlijst invullen. Op de dag van het jurygesprek krijgt de kandidaat 30 minuten voorbereiding voor de case. De case wordt vervolgens besproken tijdens het jurygesprek. Het jurygesprek zal ongeveer een 50tal minuten duren. Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op: - Woensdag 8 februari Donderdag 9 februari Maandag 13 februari Dinsdag 14 februari Woensdag 15 februari Donderdag 16 februari 2017 (data onder voorbehoud). Afhankelijk van het aantal geslaagde kandidaten zullen deze data aflopend worden ingevuld, beginnend vanaf woensdag 8 februari Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature VRIJSTELLING EN NIET NODELOOS HERTESTEN Vrijstelling Heb je in het verleden een vrijstelling behaald in een vorige procedure en is die ook van toepassing in deze procedure? Voeg dan bij je sollicitatie de stavende documenten toe. pagina 10 van 12

11 Niet nodeloos hertesten Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7. HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 09/01/2017. Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier, samen met een kopie van je diploma, bij voorkeur - via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. - of per post naar: Dienst Rekrutering en Selectie, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt - je een kopie van het vereiste diploma toevoegt - je je kandidatuur uiterlijk op 09/01/2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Rita Creyelman, tel VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Lieve Vandecasteele Afdelingshoofd Lieve.vandecasteele@kb.vlaanderen.be Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: David Salens pagina 11 van 12

12 selectieverantwoordelijke Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen 28/02/2016. Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar david.salens@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van dossierbehandelaar bij entiteit Agentschap Overheidspersoneel, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als dossierbehandelaar. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 12 van 12