1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Agentschap Informatie Vlaanderen zoekt een straffe dossierbehandelaar contractueel Niveau: B Rang: B1 Graad: Deskundige Met standplaats: Gent Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Heb je ervaring met het selecteren en werven van IT-medewerkers en ben je op zoek naar een nieuwe uitdaging? Ben je sterk in het controleren en verwerken van gegevens en ga je daarbij graag nauwkeurig te werk? Ben je een vlotte onderhandelaar die de nodige verantwoordelijkheid durft opnemen? Dan ben jij de dossierbehandelaar die we bij Agentschap Informatie Vlaanderen zoeken! Als dossierbehandelaar kom je terecht in een team en samen met je collega's sta je in voor de vraag naar externe IT-medewerkers. Interesse in deze functie? Solliciteer dan snel! 2 FUNCTIECONTEXT Vlaanderen evolueert naar een digitale informatiemaatschappij. Burgers en ondernemers verwachten dat de overheid integraal deel uitmaakt van deze evolutie en deze zelfs mee vorm geeft. Niet langer de organisatie van de overheid, maar de klant staat centraal. Een overkoepelend informatiebeleid is een onontbeerlijk element om de overheden in Vlaanderen toe te laten op gepaste en efficiënte wijze met deze verwachtingen om te gaan. Daarom heeft de Vlaamse Regering besloten om de bestaande competenties inzake communicatie, integratie, beheer en ontsluiting van informatie te bundelen in het nieuwe Agentschap Informatie Vlaanderen. Zo kunnen we nauwere samenwerking realiseren tussen nu geïsoleerde diensten. Het agentschap zal een cruciale rol spelen in de verdere administratieve vereenvoudiging en digitalisering van de Vlaamse en lokale overheden.

2 "Het agentschap heeft als missie een coherent overheidsbreed informatiebeleid uit te bouwen en de transitie van de Vlaamse overheid naar een informatiegedreven overheid te ondersteunen en mee te realiseren." Visie: We creëren, beheren en integreren generieke digitale informatie en diensten en realiseren daarop oplossingen samen met onze partners met focus op meerwaarde. We organiseren de verschillende kanalen voor digitale interactie met de burger. We ondersteunen lokale overheden en entiteiten van de Vlaamse overheid optimaal om hun dienstverlening te vereenvoudigen en radicaal digitaal te transformeren. Het agentschap organiseert de draaischijf waar alle informatie over de overheid te vinden is én overheden hun diensten onderling kunnen integreren. Het agentschap is de dienstenintegrator van de VO, beheert Vlaamse basisregisters en verzorgt de koppeling met de Federale registers. Meer informatie over het Agentschap Informatie Vlaanderen vind je hier: 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Als dossierbehandelaar externe medewerkers versterk je het bestaande team dat vanuit de Staf van het agentschap ondersteuning biedt aan de realisatie van alle IT-programma s van Informatie Vlaanderen. Samen met jouw collega s beheer je de vraag naar externe IT medewerkers vanuit de verschillende programma s, ga je op zoek naar een geschikt aanbod aan externe IT medewerkers, contracteer je valabele kandidaten en organiseer je de logistieke start, de administratieve verwerking van hun prestaties en het einde van hun opdracht 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Gegevensverzameling Resultaat Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens met als doel dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. Voorbeelden van activiteiten - Consolideren van de behoeften aan externe IT medewerkers geformuleerd vanuit de ITprogramma s van Informatie Vlaanderen - Verzamelt, vervolledigt en verwerkt gegevens administratief teneinde dossiers met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben: o Zoekt of vraagt eventuele ontbrekende gegevens op; pagina 2 van 12

3 Controle van gegevens Verifiëren en controleren van documenten en gegevens met als doel te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. Verwerken van gegevens en behandeling van dossiers Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens met als doel via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. o Voert gegevens in de beschikbare ITsystemen (Excel, Access, Outlook, Connecting- Expertise, Sharepoint, Team Foundation Server, ) in; o Stelt een dossier samen. - Verzekert dat documenten en gegevens de vormvereisten, procedures en regelgeving respecteren, dat aanvragen in lijn zijn met de wetgeving op de overheidsopdrachten, etc.; - Verifieert en controleert continu en tijdig alle dossiers (met oog op opvolging en kwaliteitscontrole) en neemt (correctieve) actie waar nodig: o Kijkt de invoer na; o Checkt de juiste doorstroom van de dossiergegevens; o Controleert de correctheid van de offertes en de berekeningen; o Doet het nazicht van de gewijzigde dossiers. - Maakt hiervoor gebruik van de verschillende ITsystemen (Excel, Access, Outlook, Connecting- Expertise, Sharepoint, Team Foundation Server ) die beschikbaar zijn - Behandelt dossier van externe medewerkers volledig, van A-Z: voert alle administratieve stappen binnen het dossier vanaf de aanvraag voor werving tot de uitdiensttreding, uit: o Aanvragen naar externe medewerkers verwerken o Uitzoeken welke aankoopprocedure het best kan worden toegepast o Begeleiden van de aanvragers in het definiëren van geschikte profielen; o Offertes en CV s aanvragen bij de verschillende leveranciers; o Faciliteren van de selectie van de aangeboden profielen o Geschikte kandidaten aanwerven door de gunning administratief af te handelen en een contract te sluiten - De afhandeling van de dossiers gebeurt op basis van ruim omschreven procedures en richtlijnen en je neemt initiatief om onverwachte situaties op te vangen pagina 3 van 12

4 - Samen met het team behandel je +/- 200 dossiers (actief en in aanvraag) van externe medewerkers voor het volledige agentschap. De dossiers zijn niet vast verdeeld onder de teamleden. De taken binnen deze dossiers worden wel verdeeld onder de teamleden. Dit wil zeggen dat een teamlid geen eigen, vaste dossiers heeft. Een team heeft als groep wel vaste dossiers en vaste klanten, en is als team voor dit geheel verantwoordelijk. Informatie-uitwisseling Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden met als doel klanten en andere betrokkenen correct te informeren. - Organiseren van de (logistieke) start en het einde van de opdracht van de externe medewerker en het begeleiden van de administratieve opvolging en validatie en de verwerking van de prestaties van de externe medewerkers - Ontwikkelen en leveren van analytische rapporten over de aankopen (werkelijk en prognoses) en de geleverde prestaties van externe medewerkers naar het directiecomité, de programma-managers en -coördinatoren, teamcoaches, - Berekeningen uitvoeren - Behandelt en beantwoordt dagdagelijkse dossiergebonden of systeemgebonden vragen van individuele AIV medewerkers of externe partijen mondeling, via telefoon of de verschillende IT-systemen. Het bekomen van een oplossing en/of antwoord vergt analyses omdat de problemen niet duidelijk gedefinieerd zijn en er geen eenduidige richtlijnen bestaan om tot een oplossing te komen - Zoekt naar correcte en klantgericht oplossingen voor problemen bij dossiers en adviseert hierover - Geeft complexe vragen door aan de afdeling Aankoopcentrale en Overheidsopdrachten en volgt het antwoord van de aanvrager zo nodig mee op - Coacht individuele interne en externe medewerkers en leveranciers naar het maximale gebruik van de verschillende IT-systemen die de aankoop en de administratieve verwerking van de prestaties van externe medewerkers ondersteunen - Fungeert als aanspreekpunt voor interne en externe klanten pagina 4 van 12

5 - Rapporteert over de stand van zaken - Wisselt informatie uit met externe betrokken partijen (leveranciers, externe medewerkers,.) Werkrelaties Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens met als doel door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen. Optimalisatie van de werking Naar aanleiding van nieuwe wetgeving en knelpunten, aanpassingen voorstellen van procedures, processen of werkwijzen met als doel de efficiëntie te verhogen. - Neemt deel aan (team)vergaderingen en werkgroepen - Ontwikkelen en onderhouden van de nodige lange termijn relaties met de interne en externe gebruikers van de aangeboden dienstverlening, zoals bv. het directiecomité, de leveranciers, - Uitwisselen van kennis, ervaring en knelpunten met collega s, externe medewerkers, leveranciers, - Samenwerken aan verbeteringsinitiatieven met andere interne en externe partijen (bv. HR, FIN, leveranciers...) - Ontwikkelt zich samen met de collega teamleden tot een team dat zelfsturend functioneert: o In het begin zal de teamcoach het werk van meer nabij opvolgen om de dagdagelijkse planning, organisatie en opvolging te verzorgen o Na een tijdje zal de teamcoach meer afstand nemen en zal je als teamlid samen met het team zelf zorgen voor de dagdagelijkse planning, organisatie en opvolging. De teamcoach begeleidt en ondersteunt het team hier uiteraard in. o Springt bij voor collega s teamleden indien nodig en mogelijk - Bespreekt vragen en dossiers indien nodig met collega s Bijkomende specifieke rollen zijn op termijn mogelijk, bijvoorbeeld: - Definiëren en realiseren van verbetervoorstellen voor het aankoop- en financieel beheerproces in nauwe samenwerking met de direct betrokken collega s van HR, begroting, boekhouding, programma- en projectmanagers, o verzamelt problemen en verbetersuggesties o stelt samen met de betrokkenen (ver)nieuw(d)e en uniforme afspraken pagina 5 van 12

6 Organisatie- en samenwerkingsvorm Vanuit een doorgedreven expertise, fungeren als inhoudelijk aanspreekpunt. Bouwt de kennis verder uit en verankert deze binnen de organisatie met als doel het kennisniveau op peil te houden. op en documenteert die in draaiboeken, sjablonen, o communiceert, implementeert en evalueert deze Bijkomende specifieke rollen zijn op termijn mogelijk, bijvoorbeeld: - Als een van de aanspreekpunten over de geldende afspraken, sjablonen, en de gebruikte IT-systemen help je collega s inhoudelijk verder met taken en vragen over de afspraken, sjablonen en de IT-systemen - Treedt op als meter of peter van nieuwe collega s teamleden in het kader van het overdragen van kennis en ervaring 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: Je hebt een bachelorsdiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau B binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: Je hebt minimaal één jaar ervaring in rekrutering & selectie of in personeelswerk. Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dat aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald, moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen artikel 7 bij Selor ( Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde: Je werkt contractueel bij de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Tamara Mertens, tamara.mertens@kb.vlaanderen.be, ). pagina 6 van 12

7 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Je hebt ervaring in een gelijkaardige functie waarbij het accent lag op het selecteren en werven van externe IT-medewerkers. Je hebt een stevige, praktische ervaring met het nauwkeurig beheren en rapporteren van (numerieke) informatie d.m.v. Office pakketten zoals Excel, Outlook, Sharepoint, Access, Word, Je bezit de nodige skills om onderhandelingen gunstig en vlot te laten verlopen Je hebt kennis en/of ervaring met overheidsopdrachten, of je bent bereid je hierin op korte termijn in te werken Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2) Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties bij de Vlaamse overheid vind je op TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je ben geslaagd voor de selectieprocedure. pagina 7 van 12

8 Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je krijgt een contract van bepaalde duur (1 jaar). Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van deskundige (rang B, salarisschaal B111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Op /salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 3 maanden vormen een inwerkperiode. Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? pagina 8 van 12

9 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier en een kopie van je diploma gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 30 april 2018 (onder voorbehoud). 6.2 FASE 2: voorselectie op basis van standaardvragenlijst Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Motivatie Functiespecifieke vragen Technische competenties Deze selectiefase gebeurt met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend Alleen wie minstens 50 % behaalt op het geheel van alle criteria én wie behoort tot de 6 hoogst scorende kandidaten, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dat er meer zijn. Als een van de 6 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. De selectiefase vindt plaats in de week van 30 april 2018 (datum onder voorbehoud). 6.3 EINDSELECTIE: persoonlijkheidsvragenlijst, case en jurygesprek Het eindgesprek gebeurt met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase beoordelen we: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Persoonsgebonden competenties pagina 9 van 12

10 Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Gent in mei 2018 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.4 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 27 april Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier samen met een kopie van je diploma: bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 27 april 2018 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Het sollicitatieformulier vind je bij deze vacature op pagina 10 van 12

11 8 VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Koen Lemarcq Teamcoach projectondersteunende dienstverlening Tel Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Tamara Mertens selectieverantwoordelijke tel Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind mei Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar tamara.mertens@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van dossierbehandelaar bij het agentschap Informatie Vlaanderen, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als dossierbehandelaar. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. pagina 11 van 12

12 De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 12 van 12