Vergaderstukken Presidium 22 september 2015

Transcriptie

1 Vergaderstukken Presidium 22 september 2015 Orgaan: Presidium Datum: dinsdag 22 september 2015 Aanvang: 19:30 uur Locatie: De Pohlzaal van het Stadhuis, Ambtmanstraat 13 te Tiel

2 Concept agenda Opening en mededelingen Concept beknopt verslag van de vergadering van het presidium d.d. 25 augustus 2015 Ingekomen stukken (geen) Concept agenda's raadscommissies Beeldvormende avonden Bestuurlijke termijnkalender Aanlevertijdstip van stukken die zonder commissiebehandeling naar de raad gaan Jaarthema 2016 Aanpassingen raadszaal De accountant Verspreiden geheime stukken voor commissies onder de fractievoorzitters Terugkoppeling raadswerkgroepen Rondvraag 14. Sluiting

3

4 CONCEPT BEKNOPT VERSLAG VAN DE VERGADERING VAN HET PRESIDIUM D.D. 25 AUGUSTUS 2015 Aanwezig: J. Beenakker (voorzitter), T. Zuidema, N.E. Gradisen, A.E.L. Duquesnoy-van den Heuvel, I.C.M. Son-Stolk, R. Manuhutu, J.D. Stoeten-Flach, E. van IJzendoorn A. Önder (leden), M.A.J. Oosterwijk (secretaris), W. Westerholt (griffier) en H. Pullen (loco griffier) Afwezig met kennisgeving: P. van den Burg, Th.J.M. van Oostrom Publieke tribune De heer Van Binsbergen (t/m agendapunt 4) 1. Opening en mededelingen De voorzitter heet een ieder welkom en opent de vergadering. 2. Concept beknopt verslag van de vergadering van het presidium d.d. 16 juni 2015 Redactioneel Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. Naar aanleiding van De afsprakenlijst punt 9 (kerst/nieuwjaarsbijeenkomst). Mevrouw Duquesnoy geeft aan dat de datum nu definitief is vastgesteld. Het wordt d.d. 6 januari 2015 met aanvangstijd van ongeveer uur. 3. Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken. 4. Concept agenda's raadscommissies Agenda commissie Ruimte d.d. 8 september 2015 Besloten wordt om agendapunt 9 (Brieven Reuvers betreffende het Vijverterrein) te splitsen in een openbaar en een besloten deel. Motivatie voor het besloten deel is dat er mogelijk zaken aan de orde komen bij de bespreking die betrekking hebben op: personen en het belang dat die personen hebben om als eerste kennis te kunnen nemen van informatie; informatie die de economische en/of financiële belangen van de gemeente kan schaden (artikel 10 lid 2 sub b, e en f Wob). Agenda commissie Samenleving d.d. 9 september 2015 De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. Dat houdt in dit geval in dat de vergadering komt te vervallen. Mevrouw Stoeten-Flach verzoekt wel om de brief met beantwoording van de vragen over de schuldhulpverlening toe te voegen aan de ingekomen stukken. Agenda commissie Bestuur d.d. 10 september 2015 De volgende wijzigingen zijn aangebracht: agendapunt 10 (besluit tot opheffing gemeenschappelijke regeling Lander). Dit onderwerp wordt zonder commissiebehandeling geagendeerd voor de raad d.d. 23 september Dit agendapunt komt dus te vervallen; ingekomen stuk nummer 03.9a (informatienota evaluatie mobiele joppen Papesteeg en park Groenendijk) wordt geagendeerd ter bespreking; i.v.m. de extra raadsvergadering d.d. 10 september 2015 waarin het onderwerp "Sterk Bestuur" aan de orde komt en het feit dat dit onderwerp op de agenda staat van de commissie Bestuur, wordt besloten om de vergadering van de commissie Bestuur te verplaatsen naar d.d. 9 september 2015 (mede ter voorbereiding van de raadsvergadering d.d ). Pagina 1 van 4

5 5. Beeldvormende avonden Voor de nog openstaande avond d.d. 30 september 2015 worden de volgende onderwerpen gepland: presentatie Nibud minima effectrapportage; presentatie verbouw stadhuis. Mevrouw Önder deelt mee dat het onderwerp dat nu gepland is d.d. 25 november 2015 indien mogelijk één maand eerder wordt gepland d.d. 14 oktober Nadere informatie hierover zal nog volgen indien een definitieve datum bekend is. 6. Bestuurlijke termijnkalender Geconstateerd wordt dat de kalender niet volledig is bijgewerkt. 7. Raadscolumn Door Stad Tiel is aan de raadsleden medewerking verzocht voor een column om het raadswerk meer onder de aandacht te brengen van een breed publiek. Het Presidium geeft aan op dit verzoek in te willen gaan. Afgesproken wordt dat de griffie een planning maakt voor de raadsleden en de spelregels zal doorgeven. De verdere uitvoering valt onder verantwoordelijkheid van de raadsleden en Stad Tiel. 8. Bereikbaarheidsgegevens raads- en commissieleden op internet Het feit dat de adressen en telefoonnummers van raads- en commissieleden op de web site van de gemeente Tiel te vinden zijn wordt voor kennisgeving aangenomen. Indien raads-/commissieleden hier bezwaar tegen zouden hebben kunnen zij dit doorgeven aan de griffie. De gegevens worden dan verwijderd. De leden van het presidium geven aan dat er voor raadsleden wel zwaarwegende redenen zouden moeten zijn om deze gegevens te verwijderen omdat men van mening is dat raadsleden bereikbaar dienen te zijn voor de burgers van de gemeente Tiel. Dit geldt in mindere mate voor commissieleden. 9. Vergaderschema 2016 Op verzoek van de heer Gradisen wordt de datum voor de commissie beleidscyclus d.d. 2 november 2016 gewijzigd in 27 oktober De griffie krijgt het mandaat om samen met de voorzitter van de commissie beleidscyclus de conceptagenda voor deze commissie te maken en te publiceren 14 dagen voorafgaande aan de geplande vergadering. 10. Vervangende leden Regionale Agendacommissie De heer Westerholt stelt voor om de heren T. Zuidema en R. Manuhutu voor te dragen als vervangende leden voor de Regionale Agendacommissie. Dit voorstel wordt door de leden van het presidium gesteund. 11. Petitie BTH medewerkers raad d.d In de raad d.d. 24 juni 2015 is afgesproken om procedure afspraken te maken n.a.v. de petitie die tijdens de raad d.d. 24 juni 2015 is ingediend. De heer Beenakker geeft aan dat hij n.a.v. agendapunt 3 van de raad d.d (vaststellen verslag d.d ) zal meedelen dat inmiddels met vrijwel alle medewerkers een regeling is getroffen en dat een overzicht van betreffende regelingen onder geheimhouding ter inzage word gelegd bij de griffie voor raadsleden. In dit verband wordt, mede op verzoek van de PvdB, het college verzocht een overzicht te verstrekken van de stappen die in de tijd zijn genomen t.a.v. het proces BTH (Bureau toezicht en handhaving) en t.a.v. het proces BOR (beheer openbare ruimte) teneinde de processen in openbaarheid te kunnen bespreken tijdens de vergadering van de commissie bestuur in oktober of november Pagina 2 van 4

6 12. Terugkoppeling raadswerkgroepen Raadswerkgroep Wijk en Buurt De heer Zuidema vraag of er animo is bij de raadsleden om deel te nemen aan activiteiten in het kader van Burendag. Raads- en commissieleden kunnen bij de heer Zuidema informeren naar de activiteiten (bijv. ophalen zwerfvuil) en zich bij hem melden voor deelname aan activiteiten. Mevrouw Stoeten vraagt nog naar het advies van de werkgroep t.a.v. het werkbezoek van de raad (zie afsprakenlijst Presidium). De heer Zuidema zegt toe dit te bespreken in de werkgroep. Raadswerkgroep raadzaal De heer Manuhutu geeft ter informatie een toelichting op de memo "aanpassingen raadzaal" die is uitgereikt. De raadswerkgroep zal het volgende presidium met een voorstel komen. De kosten van een aantal wensen vallen niet onder het budget van de verbouwing stadhuis. Dekking kan worden verkregen door: 1. een amendement op de begroting; 2. meenemen kosten in begroting door college; 3. meenemen bij 1 e voortgangsrapportage. De voorkeur van het Presidium gaat uit naar optie 3. Eventuele voordelen uit de aanbesteding kunnen dan ook financieel verwerkt worden. Het voorstel van de werkgroep wordt afgewacht. 13. Rondvraag H. Pullen Mevrouw Pullen vraagt aandacht voor de cursus begroting. Tot op heden zijn nog maar 14 aanmeldingen binnen. Toto 1 september 2014 kunnen raads- en commissieleden zich nog opgeven bij Hanneke Pullen. A.E.L. Duquesnoy-van den Heuvel Mevrouw Duquesnoy stelt voor om het bedrag per raadslid voor het lief en leedfonds te verhogen en voortaan te spreken van "het potje voor de raad". Hier kunnen dan ook eventuele uitjes van de raad uit betaald worden. De heer Westerholt zal met een voorstel komen om een stichting voor het beheer van dit potje op te richten. T. Zuidema De heer Zuidema vraagt aandacht voor de compleetheid van de stukken die naar de raad gaan. Dit n.a.v. de stukken die voor de raad d.d zijn nagezonden. Door de heer Westerholt wordt in dit verband gewezen op de afspraak dat eventuele nagekomen stukken uiterlijk maandag om uur worden verzonden naar de raadsleden om het mogelijk te maken de stukken eventueel nog in de fractie te bespreken. M.A.J. Oosterwijk Mevrouw Oosterwijk geeft aan dat er een probleem is m.b.t. de beschikbaarheid van de avondbodes. Verwezen wordt naar een memo (Ter informatie van de griffie: de memo wordt naar de leden van het Presidium g d. In de memo worden personen met naam genoemd. De interne memo is daarom niet geschikt om te publiceren) W. Westerholt De heer Westerholt verzoekt om de regels voor wat betreft het gebruik van de WhatsApp groep van de raad strikt te hanteren. Dus alleen bij noodsituaties (regie bij de griffie); De heer Westerholt deelt mee dat er 18 vrijkaarten beschikbaar zijn voor het fruitcorso. M.a.w.: twee kaarten per fractie. De kaarten zijn op te vragen bij de heer R. van Vugt ( adres: RvVugt@tiel.nl ) voor woensdag 2 september Sluiting De voorzitter dankt een ieder voor de inbreng en sluit om uur de vergadering. Pagina 3 van 4

7 Afsprakenlijst van het presidium d.d. 25 augustus 2015 Nr. Datum Onderwerp Actie Wanneer Opmerkingen vergadering Jaarthema fracties Raad Vast punt. september Audiovisuele verslaglegging griffier Contract met notulistenbureau m.i.v verlengd Commissiestructuur griffier April ter discussie stellen Herinvoeren werkbezoek van raad Andere opzet agenda begrotingsraad Protocol raadswerkgroepen bespreken in presidium (legitimiteit) Organiseren bijeenkomst kerst/oud en nieuw Meerjarenprogramma regionale speerpunten agenderen voor raad Voorstel oprichten stichting t.b.v. beheer gelden potje voor de raad griffier september 2015 September 2015 Werkgroep raadzaal Loco griffier Presidium d.d. 22 september 2015 griffier A.E.L. Duquesnoy-van den Heuvel en Th.J.M. van Oostrom Griffier/regionale agendacommissie griffier Febr/mrt 2015 d.d September e kwartaal 2015 Werkgroep jaarthema adviseert Placering wethouders wordt bij de opdracht betrokken Zie ook nota BAS Overleg met MT Pagina 4 van 4

8

9

10

11

12

13

14

15

16 BEELDVORMINGSAVONDEN 2015 Datum Onderwerp 28 januari 2015 Inspiratieavond jaarthema Wijk en Buurt 25 maart 2015 Besloten raadsbijeenkomst over "Expeditie Tiel" 15 april 2015 Brandweer 13 mei 2015 n.v.t. 10 juni september september oktober november 2015 Regionale speerpunten ( op verzoek van R. van Galen per mail d.d )? Presentatie Nibud/verbouwing stadhuis Jaarthema 2013 / bijeenkomst waarbij onderwijs en bedrijven elkaar ontmoeten Het terugdringen van het aantal uitkeringen Armagan Önder en Mark Smits gaan deze avond voorbereiden Gemaakt op

17

18 TERMIJNKALENDER 2015 Status Behandeling 1 wettelijk verplicht A om Advies 2 bestuurlijke afspraak B Bespreken 3 beleidsvrijheid I Informatienota uiterste datum collegebehand 4 anders Onderwerp eling PFH Commissie Status Coörd. Team Coörd. Medewerker 23 september , 9 en 10 september Behan deling Raad Opmerkingen Ter advisering: Ter bespreking: 1 Invoeren kentekenparkeren Taluud 18-aug-15 MM Ruimte 3 Stad B. Teunissen B Ja 2 Minima effectrapportage/bijzonder Bijstands Beleid HD Samenleving 2 Stad M. Aanraad B Ja 3 Voorbereiding aanvraag Vangnetuitkering aug-15 HD Samenleving 2 Bemiddeling&Active K. Nuland (GvBuuren) B Ja Betreft aanvullende uitkering tbv bijstandsuitgaven. 4 Besluit tot opheffing GR Lander 18-aug-15 vroa Samenleving 2 Beleid GvBuuren B Ja Ter informatie: 1 Regionale samenwerking sport HD Beleid 3 Beleid M. Koxk I Nee 2 Standplaatsenbeleid vroa Ruimte 3 Stad M. Meeuwsen I nee 3 Overname onderhoud begraafplaatsen door Stichting 23-jun-15 MM Ruimte 3 LWD J. van der Meijden I Nee 4 1e kwartaalrapportage WSW Tiel van Lander CvRoA Samenleving 3 Beleid G. van Buuren 5 Evaluatie acties Hertogenwijk 9-jun-15 LV Bestuur 2 Stad H. Bergsma I Nee Evaluatie is aangekondigd in eerdere informatienota 6 Jaarplan Kennisknooppunt Sociaal Domein 2015 HD/MM Samenleving 2 Stad I. Belgrave I Nee 7 Visie Huiselijk Geweld en Kindermishandeling HD/MM Samenleving 1 Stad I. Belgrave I Nee 8 Regionaal Inkoopnota Jeugd/WMO 2016 HD/MM Samenleving 2 Stad Belgrave/Kool I Nee 9 Voortgangsrapportage MAU jun-15 HD Samenleving 2 B&A K. van Nuland 10 Voortgang windparken Avri en Deil LV Bestuur 2 Beleid N. Peters Sengers 11 Bijdrage aan Energieloket en Energiecoöperatie LV Bestuur 3 Beleid N. Peters Sengers 12 Jaarstukken Bilbiotheek 18-aug-15 MM Samenleving 4 Stad K. Eetgerink I Nee 13 Jaarbericht 2014 Plantage 18-aug-15 MM Samenleving 4 Stad K. Eetgerink I Nee 14 aankoop en plaatsing schilderij Pomona 18-aug-15 MM Samenleving 4 Stad K. Eetgerink Nee 15 Voortgang cijfers prioriteiten Veiligheid HB Bestuur 2 Beleid E. van Keken I nee 16 Inrichting organisatie brandweer HB Bestuur 4 Beleid E. van Keken 17 Evaluatie mobiele jop HB Bestuur 2 Beleid N. Smits 18 Aanpassing verhuurbeleid woonwagenlocaties HD Ruimte 1 Beleid K. Blaauw 28 oktober , 7 en 8 oktober Ter advisering: 1 Burense Poort, aankoop ABN-AMRO pand en aanleg voetgangersbruggetje 15-sep-15 MM Ruimte 3 Projecten M. de Ligny A Ja 2 Vervanging nieuwbouw/uitbreiding Vrijthof 18-aug-15 vroa Ruimte 3 Stad I. Kleijngeld 3 Keuzenota Bestrijding hondenpoep versus hondenbelasting 15-sep-15 MM Ruimte 3 LWD J. van der Meijden A Nee Advies com. Ruimte wordt verwerkt in Programmabegroting Ter bespreking: 1 Samenwerking Kinderopvang 15-sep-15 MM Bestuur 3 Vergunningen M. Geleijnse B Ja 2 Nota kaderstellende discussie onderzoek privatisering zwembad 13-okt-15 HD Nee 2 Beleid M. Kokx Ja Kaderstellende discussies gaan rechtstreeks naar de raad 3 Plan van aanpak overlast buitenlandse werknemers in woonomgeving 15-sep-15 HB Bestuur 3 Beleid/wijken E.van Keken-K. Wiersma B Ja 4 Beleidsplan beheer civiele kunstwerken 8-sep-15 MM Ruimte 3 Stad M. Barendse B Ja 5 Stand van zaken klimaatbeleid 15 sept. LV Bestuur 2 Beleid N. Peters Sengers 6 MFC/IKC Passewaaij 15-sep-15 LV Samenleving 1+2 TFV T. Warsen B ja 7 Plan van aanpak High Impact Crimes (woninginbraken) HB Bestuur 2 Beleid E.van Keken B Ja 8 Vahstalterrein HD Ruimte 3 Projecten M. de Ligny B Nee 9 Wijziging gemeenschappelijke regeling BSR LV Bestuur 3 Advies D. Stoffer 10 Wijziging gemeenschappelijke regeling regio Rivierenland LV Bestuur 3 Advies D. Stoffer 11 GR Avri LV Bestuur 3 Advies D. Stoffer 12 Uitvoeringsplan Zwerfvuil 8-sep-15 MM cie bestuur 2 Stad H. Bergsma 13 Zonnepanelen op gemeentelijk vastgoed LV cie bestuur 3 Beleid N. Peters Sengers 14 Cultuur en erfpact/senioren Cultuurparticipatie MM Samenleving 3 Stad K. Eetgerink B ja Ter informatie: 1 Planologisch Beleid , voortgangsrapportage sep-15 CR Ruimte 1 Beleid D. Kramer I Nee mogelijk al in september op de agenda van de commissie 2 Gedragscode Flora & Fauna LV Bestuur 3 Stad B. Jagt I Nee 3 Onderwijsachterstandenbeleid 2016 LV Samenleving Beleid M. Winter 4 jaarrekening 2014 OPO-R LV Samenleving Beleid M. Winter versie van 2

19 5 jaarrekening 2014 Lingecollege LV Samenleving Beleid M. Winter 6 subsidievaststelling schoolmaatschappelijk werk 2014 LV Samenleving Beleid M. Winter 7 subsidievaststelling (VVE-)peuterspeelzaalwerk 2014 LV Samenleving Beleid M. Winter 8 Voortgang Programmaplan Burgerparticipatie HB Bestuur 2 Beleid I.Stel regulier 11 november begroting okt. 3, 4 en 5 november Ter advisering: 1 Wijziging Monumentenlijst 6-okt-15 vroa Ruimte 3 Stad Schuuring/Cappeleveen A Nee 2 Gemeenschappelijke regeling GGD-GZ Begroting 2016 (zienswijze) 6-okt-15 HD Samenleving 1 Beleid A Ja Ter bespreking: 1 2e voortgangsrapportage sep LV Beleidscyclus (29-10) 1 BWB io R. Jansema B ja Begrotingsvergadering Programmabegroting sep LV Beleidscyclus (29-10) 2 BWB io R. Jansema B ja Begrotingsvergadering ODR Bestuursrapportage eventuele zienswijze 6-okt LV 5 november cie Bestuur 2 Stad H. Bergsma A ja 4 Inrichting Parkeergarage WLP 6-okt-15 MM Ruimte 2 Stad B. Teunissen B Ja 5 Onderwijs achterstandenbeleid 2016 e.v. LV Samenleving 1 Beleid M. Winter 6 Regionale Inkoop Sociaal Domein HD/MM Samenleving 2 Beleid B Ja 7 Duurzaamheidslening particuliere woningeigenaren LV Bestuur 2 Beleid N. Peters Sengers 9 Bestemmingsplan Tiel-Oost/Gr.brgse.Grintweg 59 vroa Ruimte 3 Stad G. Leemreize B Ja 10 Rol Raad, College en Organisatie bij projecten 6-okt-15 vroa Ruimte / Beleidscyclus 2 Advies S. Reijmer B Ja Raadsvergadering 18 november Plan van aanpak overlast/geweld op straat HB Bestuur 2 Beleid E. van Keken B ja 12 Camerabeleid 6-okt-15 HB Bestuur 3 Beleid E. van Keken B Ja Ter informatie: 1 Evaluatie Goed Scheiden Loont 6-okt-15 LV Bestuur 2 Stad Henk Bergsma B Nee Indien tijdig van regio wordt ontvangen, check afst. Cie en AB 16 december , 2 en 3 december Ter advisering: 1 Actualisatie/2e wijziging Welstandsnota Tiel 2010 (o.a reclamebeleid) 10-nov-15 LV Bestuur 3 Vergunningen Willem Rikken 2 Wijziging Gemeenschappelijke Regeling Industrieschap Medel (GRIM) 10-nov-15 vroa Ruimte/Bestuur 1 Beleid R. Bevers A Ja Voor 1 januari 2016 dient GRIM te worden vastgesteld Ter bespreking: 1 Aanpassing Cultuurhistorische Waardekaart 10-nov-15 vroa Ruimte 3 Stad I. Schuuring B Ja 2 Aanpak jeugdgroepen 10-nov-15 HB Bestuur 2 Beleid E.van Keken B Ja 3 Aanpassing Apv 3-nov-15 HB Bestuur 4 Publiekszaken D. Volmer B Ja 4 Uitvoeringsplan veiligheid nov-15 HB Bestuur 1 Beleid E.van Keken B Ja Ter informatie: 1 VAB-regeling, Bredestraat/Schelling 10-nov-15 vroa Ruimte 3 Stad I. Kleijngeld I Nee 2 Evaluatie Appelpop en Fruitcorso 10-nov-15 HB/MM Samenleving/Bestuur 3 Publiekszaken D. Volmer I Nee 3 Voortgang DVO toezicht en handhaving 3-nov-15 HB/MM Bestuur 2 Publiekszaken D. Volmer I Nee 4 Informatienotitie schoolzwemmen versie van 2

20

21 ADVIESMEMO AANPASSINGEN RAADZAAL TEAM FACILITAIR & VASTGOED Achterweg 2, 4001 MV Tiel Postbus 6325, 4000 HH Tiel T (0344) F (0344) E gemeente@tiel.nl Wwww.tiel.nl De Gemeente Tiel is voornemens een nieuw werkplekconcept te realiseren in de stadhuiscampus. Er is hierbij besloten om de Raadzaal multifunctioneel te gaan inzetten in het kader van efficiënt en effectief inzetten van de beschikbare ruimten. Hiertoe wordt op dit moment een ontwerp en een visie nader uitgewerkt. Er is door het Presidium een werkgroep ingericht om mee te denken over aanvullende wensen voor veranderingen in de Raadzaal. In deze memo zijn de verschillende wensen nader in kaart gebracht in een integraal concept voor de Raadzaal en is nader uitgewerkt wat de verwachte kosten zijn voor de verschillende ingrepen. Per ingreep is vervolgens aangegeven waar nadere dekking voor is vanuit het project van EFW en waarvoor aanvullende dekking zal moeten worden verkregen. 1.1 CONCEPT MULTIFUNCTIONEEL GEBRUIK In de huidige situatie zijn er een aantal zaken waarvoor aanpassing is gewenst vanuit de werkgroep. Voor de wethouders is er momenteel een aparte tafel gerealiseerd die achter de raadstafel is gelegen. Deze huidige placering zorgt ervoor dat de raadsleden die voor de wethouders zitten, dit als hinderlijk ervaren. Het is niet de bedoeling dat de wethouders zelf plaatsnemen aan de raadstafel, vanuit de dualismegedachte. Daarom wordt als wens vanuit de werkgroep gedacht over een aanpassing van de raadstafel. VARIANT 1: Multifunctioneel gebruik Raadzaal (incl. flexibele zitelementen) De Raadzaal is het visitekaartje van de Gemeente Tiel. In de huidige setting wordt de raadszaal enkel gebruikt voor raadsvergaderingen en beperkt voor een aantal grotere bijeenkomsten. De raadszaal wordt maar een beperkt gedeelte van de

22 beschikbare tijd gebruikt. Vanuit het project EFW is de ambitie naar voren gekomen om de raadzaal multifunctioneel te kunnen gaan gebruiken voor ook vergaderingen in een kleinere setting. Hiertoe wordt gezocht naar aanvullend meubilair om ook in kleinere intiemere setting te kunnen vergaderen, binnen de scope van het project. De ruimte dient een dusdanige kwaliteit in zich te herbergen dat voor zowel grote als kleinere groepen een goede sfeer kan worden gecreëerd. Multifunctioneel gebruik van de raadzaal dient mogelijk te zijn, echter gebruik en uitstraling als Raadzaal staat voorop, betekend geen compleet flexibele opstelling. De raadzaal krijgt in het nieuwe concept een multifunctioneel karakter en de inrichting is flexibel zodat deze geschikt is voor de volgende activiteiten: Formele vergaderingen tussen personen; Overleggen met een vertrouwelijk karakter; Ontvangsten; Trouwerijen; Trainingen; Conferenties; Informatiebijeenkomsten; Presentaties. De werkgroep vanuit het Presidium heeft als aanvulling op het multifunctioneel gebruik de wens voor aanpassing in de placering van de wethouders en de raadstafel. De plekken voor de tafel van de wethouders worden verwijderd, waardoor geen van de raadsleden last heeft van wethouders in de rug. Tegelijkertijd wordt de tafel voor de voorzitter en de Griffie verkleind van 8 zitplekken naar 2 zitplekken, waardoor ruimte ontstaat voor de verplaatsing van de raadstafeldelen die zijn verwijderd. Aan weerszijden van de tafel voor de voorzitter en de griffier worden twee mobiele katheders geplaatst. Aan de voorzijde van de raadstafel worden flexibele zitelementen geplaatst t.b.v. het multifunctionele gebruik. Op het moment dat de wijzigingen aan de raadstafel worden doorgevoerd zal ook de vloerbedekking moeten worden vervangen, omdat de huidige vloerbedekking om het meubilair heen is gelegd. In onderstaand schema is het nieuwe voorstel schematisch weergegeven: VARIANT 2/3: Multifunctioneel gebruik Raadzaal (incl. aanpassing raadstafel of nieuwe raadstafel / flexibele zitelementen) In het nieuwe integrale concept kan de Raadzaal ruimte bieden aan: Minimaal 29 raadsleden verdeeld over 2 raadstafels in arena opstelling zodanig dat goede zichtlijnen ontstaan (bijv. 2x 15 personen). Fracties dienen bijeen gegroepeerd te worden. In het front een opstelling waar plaats is voor de voorzitter en de griffier. Inrichting raadzaal maakt dynamisch vergaderen mogelijk (spreekgestoelte, interruptiemicrofoons) en bevordert het debat. In de opstelling vaan raad en college moet dualisme zichtbaar zijn.

23 Één losse spreekgestoelte (flexibel/verplaatsbaar) met microfoon, in de nabijheid van het front van de voorzitter, gepositioneerd links(achter) of rechts(achter het front. Een Collegetafel welke plaats biedt voor 5 personen (4 wethouders / 1 gemeentesecretaris) buiten de arenaopstelling. Voor de ambtenaren worden 4 losse zitplaatsen nabij de collegetafel gecreëerd. Voor de schrijvende pers zijn er 4 zitplaatsen beschikbaar;. Deze plaatsen zijn voorzien van een beperkt schrijfvlak. Zitplaats voor een bode en notulist op een strategische plaats. Een klein publieksdeel met circa 20 zitplaatsen voor publiek /gasten. Bij verwachtte grote opkomst kunnen er extra stoelen worden bijgeplaatst. Deze stoelen worden in een aangrenzende berging opgeborgen. In het beginsel wordt er getrouwd in de kleine trouwzaal; de raadzaal is voor grote gezelschappen een mogelijkheid om te trouwen. Referentie Onderstaande referentie van de Raadszaal Krimpen aan den IJssel geeft een goed beeld van het flexibel gebruik van losse zitelementen gepositioneerd voor de raadstafel. Daarnaast is in deze referentie ook sprake van een enkele tafel voor de voorzitter en de griffier en is een losse katheder geplaatst. Overzicht ingrepen met indicatie kosten In onderstaande tabel is een overzicht opgenomen van de verschillende posten, zoals hierboven omschreven. Per post is tevens aangegeven of hiervoor op dit moment dekking is binnen de Business Case van het project Expeditie Flexibel Werken. VARIANT 1: Multifunctioneel gebruik Raadzaal (incl. flexibele zitelementen) Ingreep Kosten Wel/Niet in Business Case Flexibele zitelementen 6.000,- WEL Totaal ongedekt uit Business Case 0,- Optioneel: hernieuwen schilderwerk blauwe elementen naar neutrale toon 1.500,- NIET VARIANT 2: Multifunctioneel gebruik Raadzaal (incl. aanpassing raadstafel / flexibele zitelementen) Ingreep Kosten Wel/Niet in Business Case Flexibele zitelementen 6.000,- WEL Aanpassen bestaande raadstafel / frontmeubel 6.000,- NIET Vervangen vloerbedekking 4.275,- NIET Architectkosten 2.000,- NIET

24 Totaal ongedekt uit Business Case ,- Optioneel: hernieuwen schilderwerk blauwe elementen naar neutrale toon 1.500,- NIET VARIANT 3: Multifunctioneel gebruik Raadzaal (incl. nieuwe raadstafel/flexibele zitelementen) Ingreep Kosten Wel/Niet in Business Case Flexibele zitelementen 6.000,- WEL Nieuwe raadstafel, frontmeubel ,- NIET Vervangen vloerbedekking 4.275,- NIET Architectkosten 3.000,- NIET Totaal ongedekt uit Business Case ,- Optioneel: hernieuwen schilderwerk blauwe elementen naar neutrale toon 1.500,- NIET 1.3 Audiovisuele middelen In de huidige situatie zijn er een aantal problemen /knelpunten geconstateerd m.b.t. de audiovisuele middelen in de Raadzaal: Geluids- en discussiesysteem zijn zeer storinggevoelig (veel uitval/storingen/problemen tijdens vergaderingen). Geluidskwaliteit tijdens vergaderingen is slecht. Draadloze microfoonsets veroorzaken storingen in geluid. Ringleiding ondersteunt niet alle gehoorapparaten en hoortoestellen. Draadloze microfoonsets (2x handheld / 1x nekbeugel) zitten niet aangesloten op de ringleiding. Beeld- & Geluidskwaliteit bij presentaties / filmpjes is zeer slecht. Bediening van audiovisuele middelen is niet gebruiksvriendelijk. 19"Rack is slecht toegankelijk bij het verhelpen van storingen/klachten. Lange doorlooptijd bij storingen/klachten (geen onderhoudscontract met AV-installateur) Binnen het project EFW is ,- beschikbaar voor het vervangen van audiovisuele middelen in de Raadzaal. De volgende uitgangspunten worden gehanteerd voor de nieuwe Audiovisuele installatie: Spreek en discussieinstallatie Het discussiesysteem (bekabeld) heeft een goede spraakverstaanbaarheid, is niet storingsgevoelig en is gebruiksvriendelijk. Het discussiesysteem bestaat uit 1 voorzitterspost, 33 deelnemersposten en 5 passieve posten. De voorzitterspost dient de mogelijkheid te hebben om de regie te allen tijde in handen te houden: De microfoons dienen door de voorzitter te kunnen worden geactiveerd of gedeactiveerd. Overzicht van de deelnemers die een spreekverzoek hebben ingediend. Wenselijk is ook een belfunctie. Een helder signaal voor de deelnemers dat er wordt gepauzeerd of dat de bijeenkomst weer wordt hervat. Audiosysteem Een deel van de geluidsinstallatie (speakers en losse microfoonsets) kunnen worden hergebruikt. De versterker t.b.v. frontgeluid, eindversterker en mixer zullen worden vervangen en er dienen een aantal extra speakers te worden geplaatst om de geluidskwaliteit te verbeteren. Extra aandacht wordt gegeven aan de weergave van het frontgeluid bij presentaties. Voor de opname en uitwerkingen van de vergaderingen en/of bijeenkomsten moet er een hoogwaardige opnamemogelijkheid zijn. Deze audiorecorder dient te voldoen aan de volgende eisen: opname op SD/SDHC (2 slots) en USB; ondersteunende formaten: WAV en MP3; Dual Record-functie: voor simultaten opname op diverse media; Relay Record-functie; bestandsarchivering via FTP; RS-232x aanstuurbaar. AMX-controlesysteem De te selecteren apparatuur is bedienbaar door middel van twee centraal gesitueerde bedieningspanelen (touchscreen). Het centrale besturingsysteem (AMX of gelijkwaardig), dient te bestaan uit een centrale unit, een vast touch bedieningspaneel (7 inch) ingebouwd in de geluidskast en een 7 inch tabletop paneel voor gebruik op het frontmeubel. De controller zal worden hergebruikt. Presentatiesysteem In het midden van de raadzaal worden aan het plafondeiland 4 x 49" LED schermen geplaatst waarop presentaties kunnen worden weergegeven. Aandachtspunt hierbij is wel een minimale hoogte van 2.60m. Voor de publieke tribune worden 2x

25 49"schermen voorzien om bezoekers/gasten ook de mogelijkheid te bieden om de presentatie te kunnen volgen. Voor het geven van presentaties wordt één losse spreekgestoelte (flexibel/verplaatsbaar) met vaste microfoon Links in de hoek naast het scherm wordt een computermeubel geplaatst. Op dit meubel wordt een vaste laptop geplaatst. Met een draadloze toetsenbord en draadloze muis kan de laptop worden bediend vanaf de katheder. De katheder (met vaste microfoon) wordt in de nabijheid van het front van de voorzitter gepositioneerd. Er dient een voorziening te worden gerealiseerd zodat derden hun hardware (laptop /tablet) aan kunnen sluiten op de AV-installatie van de Gemeente Tiel. Algemeen Achter de collegetafel is een 19 inch rack ten behoeve van de AV-installatie aanwezig. Het huidige frame in de apparatuurkast dient vervangen te worden door een uitschuifbaar frame, zodat bij eventuele reparaties de apparatuur goed toegankelijk is. De huidige apparatuurkast heeft daarnaast onvoldoende capaciteit in de nieuwe situatie en zal moeten worden uitgebreid. OPTIONEEL: Hoogfrequent slechthorende systeem De huidige ringleiding (Maestro DL 500) kan optioneel worden uitgebreid met een hoogfrequent slechthorende systeem. De moderne (kleine) gehoorapparaten worden niet meer ondersteund door de huidige ringleiding. Dit systeem is wettelijke (nog) niet verplicht en heeft 3 ontvangers met persoonlijke inductielus en hoofdtelefoons met laadunit. Overzicht ingrepen met indicatie kosten In onderstaande tabel is een overzicht opgenomen van de verschillende posten, zoals hierboven omschreven. Per post is tevens aangegeven of hiervoor op dit moment dekking is binnen de Business Case van het project Expeditie Flexibel Werken. VARIANT 1: AV-INSTALLATIE O.B.V. MULTIFUNCTIONEEL GEBRUIK RAADZAAL (incl. flexibele inrichtingselement) Ingreep Apparatuurkosten Installatiekosten Totale kosten Wel/Niet in Businesscase Spreek- en discussiesysteem , , ,- WEL AMX-controlesysteem 1.600,- 350, ,- WEL Presentatie systeem , , ,- WEL Audio systeem 4.400, , ,- WEL Algemeen (19"rack) 1.750,- 375, ,- WEL Overige (E-installatie / ,- STELPOST bouwkundige aanpassingen) TOTAAL , , ,- WEL ICT-hardware Budget ICT NIET Optioneel: RF dovenset met 2.100,- 450, ,- WEL zenders VARIANT 2/3: AV-INSTALLATIE O.B.V. MULTIFUNCTIONEEL GEBRUIK RAADZAAL (incl. flexibele inrichtingelementen, aangepaste raadstafel of nieuwe raadstafel) Ingreep Apparatuurkosten Installatiekosten Totale kosten Wel/Niet in Businesscase Spreek- en discussiesysteem , , ,- WEL AMX-controlesysteem 1.600,- 350, ,- WEL Presentatie systeem , , ,- WEL Audio systeem 4.400, , ,- WEL Algemeen (19"rack) 1.750,- 375, ,- WEL Overige (E-installatie / ,- STELPOST bouwkundige aanpassingen) TOTAAL , , ,- WEL NIET ICT-hardware Budget ICT NIET Optioneel: RF dovenset met zenders 2.100,- 450, ,- WEL 1.4 Ruimtelijke aandachtspunten Vanuit het gebruik van de Raadzaal zijn er nog een aantal aanvullende zaken waarvoor aandacht wordt gevraagd aan het ontwerpteam. De Raadzaal heeft een centrale ontmoetingsruimte. Dit is een plek waar collegeleden, raadsleden, ambtenaren, gasten/bezoekers, etc. elkaar kunnen ontmoeten voorafgaand, tijdens en na de (Raads)vergadering. In deze ruimte is ruimte voor tafels en zitjes. In de nabijheid van de raadzaal / ontmoetingsruimte is de situering van de keuken. Vanuit de keuken wordt onderzocht of het mogelijk is om een vast uitgiftepunt voor eten en drinken te realiseren, met een directe relatie met de Raadzaal / centrale ontmoetingsruimte welke afsluitbaar is middels een rolluik. Deze inpassing wordt momenteel technisch en financieel nader onderzocht en zal moeten worden afgestemd met de monumentencommissie. Het gebruik van de omliggende ruimten om de capaciteit uit te breiden en de verschillende toegangen van de raadszaal is deels onderwerp van studie in de nieuwe indelingsplattegronden, maar zal daarnaast ook onderwerp zijn

26 van organisatorische afspraken met de gebruikers over het gebruik van de ruimten en het omgang met de zonering en toegangen. In de nabijheid van de Raadzaal wordt ruimte gereserveerd voor opstelling van een printer voor de reproductie van documenten tijdens de vergadering door de (avond)bode. In de uitwerking moet aandacht zijn voor de beperking van de geluidsoverlast door fysieke (akoestische middelen) en/of organisatorische (deuren dicht) maatregelen. 1.5 Klimaataspecten Voor wat betreft het huidige klimaat zijn er klachten in het huidige gebruik welke vragen om verbetering van de klimaatinstallatie. In het technisch PvE voor het project zijn een aantal verbetermaatregelen opgenomen om door te voeren in de raadzaal. Huidige klachten 1) Tocht (met name via de vloerroosters) 2) Te warm in de zomer 3) Te koud in de winter Oorzaak van de klachten (nummering zoals hierboven) 1) In de huidige situatie worden via de roosters uit de vloer en treden gezorgd voor voldoende verse lucht in de ruimte èn voor de klimaatbeheersing. De roosters in de vloer en de trederoosters (met name achter de zitplaatsen aan de raadstafel) vindt in de zeer directe nabijheid van het comfortgebied van de gebruikers plaats (dicht bij de voeten). Wanneer er de lucht een lage inblaastemperatuur en/of een te hoge uitblaassnelheid ontstaan de klachten van tocht. Figuur 1 en 2 bestaande vloerverdringingsroosters 2) De lucht die in de raadzaal via de roosters wordt ingebracht wordt aangezogen en behandeld via een luchtbehandelingskast op het dak. Deze kast filtert momenteel de lucht en verwarmt deze indien nodig. In de huidige situatie is deze luchtbehandelingskast niet voorzien van een koelbatterij welke de lucht ook koelt wanneer het buiten warmer is dan de gewenste temperatuur in de raadzaal. In de zomersituatie wordt dan ook relatief warme lucht van buiten de zaal in geblazen. Vaak wordt de lucht ook te hard ingeblazen om toch nog iets van een verkoelende werking te hebben, vergelijkbaar met gebruik van een ventilator thuis. Figuur 3 bestaande luchtbehandelingskast tbv de Raadzaal 3) Het huidige systeem met de ventilatie vanuit de roosters zorgt enerzijds voor de benodigde verse lucht en anderzijds voor het klimaat (door inblazen van verwarmde lucht in de ruimte). In de huidige situatie wordt, als de Raadzaal niet in gebruik is, het systeem uitgeschakeld. Er is immers geen verse lucht nodig in de ruimte. Er is dan echter ook geen verwarming meer aanwezig om een minimumtemperatuur in de Raadzaal in stand te houden, met als gevolg dat wanneer het systeem ingeschakeld wordt er een lange tijd nodig is om de temperatuur op het juiste niveau te krijgen.

27 Oplossingen voor de huidige klachten (nummering als hierboven) In de nieuwe situatie worden de klimaatbeheersing en het zorgen voor de benodigde verse lucht in de ruimte uit elkaar getrokken. Er wordt voorzien in een nieuw aanvullend koel- en verwarmingssysteem. Dit systeem bestaat uit zogenaamde ventilatorconvectoren. Deze zorgen in de ruimte dat de lucht die aanwezig is, wordt gefilterd, verwarmd en gekoeld, naar behoefte van de gebruikers. De lucht wordt de ruimte weer ingebracht middels luchtverdringingsslangen via het plafond (zie ook foto s). De lucht wordt met een lage snelheid vanuit het plafond ingebracht. Doordat dit ver bij het comfortgebied van de gebruikers zit (hoofd en voeten) zullen hierbij geen klachten ontstaan voor tocht. Voor de zomerperiode is er straks geen extra airco noodzakelijk meer is om het aangenaam te krijgen. Hieronder een nadere toelichting hoe het nieuwe systeem de klachten oplost. 1) De bestaande ventilatie-installatie met de roosters heeft in de nieuwe situatie primair als doel om te zorgen voor voldoende verse lucht. Het systeem zal hiertoe opnieuw worden gecontroleerd en ingeregeld. Per rooster zal de juiste hoeveelheid verse lucht worden ingesteld en doordat het systeem niet meer hoeft te koelen, zullen geen hoge luchtsnelheden nodig zijn, waardoor geen klachten meer in het comfortgebied worden ervaren. Daarnaast wordt de bestaande luchtbehandelingskast naast de huidige verwarmer ook voorzien van een koeler zodat de inblaastemperatuur beter onder controle gehouden wordt. De temperatuur zal dus beter geconditioneerd de ruimte ingeblazen worden, waardoor comfortklachten worden voorkomen. Daarnaast wordt de hoeveelheid benodigde verse buitenlucht geregeld op basis van de luchtkwaliteit in de ruimte (dit is afhankelijk van het aantal mensen aanwezig in de ruimte), waardoor niet meer lucht dan noodzakelijk ingebracht wordt (en ook energie bespaard wordt). 2) In de zomer zal het nieuwe koelsysteem zorgen voor de juiste klimatisering van de raadzaal. Daarnaast wordt de bestaande luchtbehandelingskast voorzien van een koelbatterij. Deze koelbatterij zorgt ervoor dat de buitenlucht met een temperatuur van boven de 20 o C wordt teruggekoeld tot ca. 20 o C. Daardoor wordt er geen te warme lucht de ruimte meer ingeblazen.

28 3) De minimumtemperatuur wordt in de nieuwe situatie in de koude periode in de hand gehouden middels het nieuwe koel-/verwarmingssysteem (bijvoorbeeld op minimaal 18 o C). Hierdoor wordt er ook voor gezorgd dat de gehele ruimte/ constructie niet meer extreem afkoelt maar op deze temperatuur gehouden wordt. Het versnelt verder opwarmen gebeurt na vrijgave (gebruik) door zowel de centrale luchtbehandelingskast als de ventilatorconvectoren. Andere gepasseerde oplossingen waren: 1) Alleen koeling aanbrengen in bestaande luchtbehandelingskast hiermee is het niet mogelijk voldoende koelcapaciteit te genereren tenzij er opnieuw met te lage inblaastemperaturen wordt gewerkt welke onder hoge snelheid wordt ingeblazen. Dit zorgt wederom voor tochtklachten. 2) Klimaatplafonds (verwarming en koeling m.b.v. een plafond om investeringstechnische redenen afgevallen. 3) Vloerkoeling afgevallen i.v.m. bouwkundige impact en te weinig capaciteit. Een ander belangrijk argument voor de gekozen oplossing is dat de raadzaal maar een week buiten gebruik hoeft te zijn en de ruimtelijke en bouwkundige impact minimaal is. Overzicht ingrepen met indicatie kosten In onderstaande tabel is een overzicht opgenomen van de verschillende posten, zoals hierboven omschreven. Per post is tevens aangegeven of hiervoor op dit moment dekking is binnen de Business Case van het project Expeditie Flexibel Werken. Ingreep Kosten Wel/Niet in Business Case bouwkundige voorzieningen t.b.v. installaties ,- WEL ingreep installatietechniek ,- WEL 1.6 StadsTV De gemeente Tiel werkt momenteel samen met StadsTV voor het uitzenden van vergaderingen. Op dit moment wordt er wanneer er uitzendingen gemaakt worden de schuifwand dichtgezet, waarbij de medewerker van StadsTV zijn regie-apparatuur aan de buitenzijde neerzet en door middel van losse neer te leggen bekabeling de camera s aan stuurt. Een live-uitzending is in deze huidige opzet niet mogelijk. Het is voor StadsTV gewenst vaste camera's (voor doorlopende opnamen) te realiseren, onder andere voor de projectie naar beeldschermen bij de publieke tribune en ten behoeve van de (live) uitzendingen van de regionale omroep. Deze vaste camera's moeten de posities in de zaal van de voorzitter, de Raad, Het college en het publiek registreren. Er zijn een drietal opties: A) Camerasysteem ten behoeve van lokale omroep waarbij de bediening plaats vindt via een medewerker van de lokale omroep (niet geautomatiseerd /locatiegebonden). B) Camerasysteem ten behoeve van geautomatiseerd cameraregie op basis van informatie uit het vergaderssyteem. C) Camera's door lokale omroep waarbij de bediening / regie van de camera's plaats vindt door medewerkers van de lokale omroep (in Raadzaal / achter de schuifwand) (huidige situatie) Met camerasysteem (optie A) maakt de lokale omroep gebruik van de vaste camera's die in de Raadzaal zijn geïnstalleerd. De medewerker van de lokale omroep is verantwoordelijk voor het schakelen van de beelden tussen de verschillende sprekers. Met camerasysteem (optie B) is de aanwezigheid van de lokale omroep op locatie niet noodzakelijk. Het systeem schakelt automatisch tussen de verschillende sprekers op basis van informatie uit het vergadersysteem. De vergaderpost zit gekoppeld aan een persoonlijke Mifair kaart. Het vergadersysteem herkent als het ware de spreker achter de post. Ook in optie B is het mogelijk om camera's te laten (bij)sturen door een medewerker van de lokale omroep indien noodzakelijk. Tot slot kan er ook nog worden gekozen voor optie C. De lokale omroep zorgt zelf voor de camera's en het leggen van de tijdelijke bekabeling. De camera's in de Raadzaal worden bediend door medewerkers van de lokale omroep evenals de regie van de cameramedewerkers (huidige situatie). De regiekamer is gesitueerd is achter de schuifwand in de Raadzaal. Het aanpassen van het camerasysteem (optie A/B) maakt het mogelijke om de lokale Omroep elders te situeren wat ten goede komt aan de open uitstraling die voor de Raadzaal gewenst is Voor alle hiervoor benoemde ingrepen is geen budget beschikbaar binnen de business case van EFW en zal indien de wensen worden gehonoreerd nadere dekking voor moeten worden gevonden. Ingreep Apparatuurkosten Installatiekosten Totale kosten Wel/Niet in Business Case Optioneel: Camerasysteem (Optie A) , , ,-* NIET Optioneel: Camerasysteem (Optie B) , , ,-* NIET Huidige situatie (Optie C) 0,- 0,- 0,-* NIET * Abonnementskosten en apparatuurkosten ten behoeve van webcasting / etc. zijn niet meegenomen in deze aanbieding.

29 RAPPORTAGE EN ADVIES WERKGROEP RAADZAAL AAN PRESIDIUM Inleiding I.v.m. de geconstateerde gebrekkige techniek in de raadzaal is d.d. 16 december 2014 in het Presidium besloten om een werkgroep voor de raadzaal in te stellen. Deze werkgroep diende de wensen en mogelijkheden voor verbeteringen van de raadzaal te inventariseren. Een en ander zou vertaald moeten worden naar benodigd budget om de verbeteringen te realiseren. De werkgroep had in februari 2015 de eerste bijeenkomst om de wensen te inventariseren. Parallel hieraan werd vanuit de organisatie een voorstel aan de raad gedaan voor uitbreiding van de verbouwing van de stadhuiscampus. D.d. 19 maart 2015 heeft de raad daarop besloten om de opdracht tot verbouwing van de stadhuiscampus uit te breiden met onder andere het aanpassen van de klimaatinstallatie van pand Visser, inclusief de raadzaal en het vervangen van de geluidsinstallatie van de raadzaal. Hiervoor werd ook budget beschikbaar gesteld ( ,-- voor klimaatinstallatie pand Visser en ,-- voor geluidsinstallatie raadzaal) De werkgroep heeft in vervolg hierop de opdracht in die zin aangepast dat bekeken zou worden of de gewenste veranderingen binnen het budget kunnen worden gerealiseerd. Verder is de opdracht uitgebreid met de vraag of de placering van de wethouders anders vorm kan worden gegeven en wat daarvan de kosten zouden zijn. Huidige plaats (raadsleden met rug naar wethouders) wordt als hinderlijk ervaren. Een en ander heeft geresulteerd in een adviesmemo aanpassingen raadzaal. Zie bijlage. Advies werkgroep Klimaat De werkgroep heeft, op basis van de gegevens zoals deze zijn verstrekt in bijgevoegde memo en de mondelinge uitleg die is gegeven d.d. 20 augustus 2015 in de raadzaal door een installatieadviseur, geconstateerd dat de gewenste veranderingen binnen het budget kunnen worden gerealiseerd. Op dit punt is dus geen extra budget nodig. Raadstafel en audiovisuele middelen Voor de geluidsinstallatie is door de raad d.d. 19 maart ,-- beschikbaar gesteld. De kosten voor audiovisuele middelen zijn afhankelijk van de keuze voor een raadstafel. Voor de aanpassing van de raadstafel is geen budget beschikbaar gesteld. Op basis van bijgevoegde adviesmemo is onderstaand overzicht van de kosten gemaakt waarbij 4 verschillende varianten worden onderscheiden: Variant 1 De vergadertafel blijft ongewijzigd. Er is een post ad 6.000,-- voor flexibele zitelementen opgenomen in bijgevoegde adviesmemo bij de varianten 1, 2 en 3. Dit is niet een wens die door de werkgroep raadzaal is geformuleerd. Dit is een wens vanuit de organisatie en wordt in dit kostenoverzicht dan ook buiten beschouwing gelaten. Ook de kosten van het schilderwerk worden hier buiten beschouwing gelaten. Variant 2 De bestaande raadstafel wordt aangepast. Rekening is gehouden met de wens van andere placering van de wethouders. Zie bijgevoegde memo voor opstelling Variant 3 De bestaande raadstafel wordt vervangen door nieuw meubilair. Rekening is gehouden met de wens van andere placering van de wethouders. Zie bijgevoegde memo voor opstelling. Variant 4 De bestaande raadstafel wordt vervangen door nieuw flexibel/verplaatsbaar meubilair. Bij de vierde variant zijn niet alle kosten in beeld gebracht. Te denken valt aan o.a. aan kosten Pagina 1 van 2

30 architect, elektriciteitsaansluitingen enz. Indien voor deze variant zou worden gekozen dient nader onderzoek te worden gedaan naar extra bijkomende kosten. Variant 1* Variant 2* Variant 3* Variant 4* Vergadertafel raad 00, , , ,-- Audiovisuele , , , ,-- middelen Totale kosten , , , Geen budget voor , plus? De werkgroep heeft geconstateerd dat zowel bij de variant 1, 2 en 3 de gewenste veranderingen zijn opgenomen bij de audiovisuele middelen. De werkgroep adviseert om te kiezen voor variant 2 omdat hier tegen geringe meerkosten een oplossing is gevonden voor de placering van de wethouders. Camerasysteem Voor de aanschaf van een camerasysteem is geen budget. De werkgroep adviseert wel om een camerasysteem aan te schaffen voor de raadzaal. Dit om de mogelijkheden te creëren om raads- / commissievergaderingen en of andere bijeenkomsten (bijv. verkiezingsdebat, informatieavonden) in de raadzaal rechtstreeks uit te zenden. Nu de raadzaal wordt verbouwd is dit het moment om een dergelijk systeem aan te schaffen. In een later stadium zal aanschaf tot meerkosten leiden. In het vervolg hierop zal nader bekeken dienen te worden welk systeem aangekocht dient te worden (optie A of B) en/of het camerasysteem gecombineerd dient te worden met audiovisuele verslaglegging. Een advies hierover ligt buiten de opdracht van deze werkgroep. De kosten bedragen (afhankelijk van de optie die men kiest) +/ ,--. Hier zijn abonnementskosten en apparatuurkosten ten behoeve van webcasting niet bij inbegrepen. Dekking kosten Het voorstel is om de kosten waarvoor geen dekking is mee te nemen bij de 1 e voortgangsrapportage 2016*. Vervolgprocedure Indien het Presidium zich kan vinden in het advies van de werkgroep zal er een raadsvoorstel namens de werkgroep volgen waarin wordt voorgesteld om: de raadstafel aan te passen in overeenstemming met variant 2 een camerasysteem aan te schaffen de kosten op te nemen in de 1 e voortgangsrapportage Namens de werkgroep raadzaal, de voorzitter Th.J.M. van Oostrom Bijlage: Adviesmemo aanpassingen raadzaal * Indien zou worden gekozen voor een camerasysteem in combinatie met audiovisuele verslaglegging kan dekking ook gevonden worden in het budget voor verslaglegging raadsvergaderingen ( ,-- op jaarbasis). Pagina 2 van 2

31 Einde De notulen van deze vergadering vindt u terug op het Raadsinformatiesysteem van de gemeente Tiel.