Soorten bijeenkomsten en vergaderingen

Transcriptie

1 Soorten en en vergaderingen Uitgangspunt Alles is openbaar, tenzij het geheim is. Voor het opleggen en bekrachtigen van geheimhouding is een duidelijke procedure opgenomen in de Gemeentewet. Welk probleem lossen we op? Met name de en die vallen tussen volledig openbaar en geheim gaven vaak onduidelijkheid bij de betrokkenen: de raadsleden, collegeleden, ambtenaren en griffie. Deze nieuwe indeling geeft duidelijkheid. Duidelijk wordt wat het doel is, wat de initiatiefnemer wil bereiken, wat men wil overbrengen aan wie, wie voorzitter is, wat de wijze van verslaglegging is, hoe erover gepubliceerd wordt, wie organiseert, wie welkom is. Verschillende namen geven aan de verschillende type en geeft duidelijkheid. Bij een luisteravond wordt inhoudelijk niks verwacht van raadsleden. Bij een vooroverleg, is duidelijk dat er wel een standpunt verwacht wordt. Bij een vooroverleg neemt de voorzitter en de griffie de organisatie op zich, in overleg met de wethouder en betrokken. Hiermee houdt de raad zelf de regie in handen en komen individuele raadsleden niet in de positie dat ze onvoorbereid een uitspraak namens de fractie hoeven te doen. De verslagen van vooroverleggen en luisteravonden zijn gewoon openbaar en worden op het RIS geplaatst. Voorbereiding In de voorbereiding van en ten behoeve van raadsleden is de griffie altijd betrokken. We lopen samen met de behandelend een checklist door of aan alles gedacht is en zaken goed met elkaar zijn afgestemd. Op deze wijze waarborgen we de kwaliteit van de. Deze checklist is onderstaand uitgewerkt voor die vergaderingen en en die in de praktijk tot onduidelijkheid aanleiding gaven. In overleg wordt met de Griffie de datum bepaald en worden met de betrokken afspraken gemaakt. Nieuw voorstel voor soorten en en vergaderingen Informerend/ Opiniërend Openbaar Thema-avond Workshop / Brainstorm Raadsvergadering Of Commissievergadering Intern Luisteravond Vooroverleg / Interne - werk Geheim (gemeentewet) Besloten -/raadsvergadering Overzicht alle typen vergaderingen en en Openbaar Intern Geheim / Programma Publicatie Teylinger Raad & cie Presidi um Beslot en cie / raad Reken kamer cie Audit Cie Inloop bijeen komst Luister avond Thema avond Workshop / brainst Voorov & Int. werk O O G Niet openb aar* I O I O O I A A A A A P P P P A / P J N N N N J N J J N RIS/Website J J N N N J N J J N Uitzending J N N N N N N J/N J/N N (Notubizz) Regl van Orde J J J J N N N N N N Notulen / N N N V V N V N/V N/V V Verslag Besluitenlijst J/N N N N N N N N N N Organisatie Griffie / Ambt G G G Secr.* G G/A A G/A G/A G * Rekenkamer is volgens RvO niet-openbaar, deze heeft eigen secretaris

2 Uitleg schema Vette tekst: keuze staat vast bij dit type Normale tekst: keuze is optioneel (i.o. tussen griffie en te bepalen) Grijze tekst: keuze is geen optie bij dit type Thema-avond Informerend/ Oriënterend Opiniërend Raadsvoorzitter Collegelid advies van Aanmelden Via griffie / Verslaglegging openbaar Toelichting: voorzitter is afhankelijk van initiatief, vanuit de /raad of vanuit het college. Het doel betreft het doel voor de raadsleden/leden. Ook al is het doel van een themaavond input krijgen uit het maatschappelijk veld, voor de raadsleden is dat informatief,. Voorbeelden: Invoering nieuwe Wro, de Wmo en presentatie Woningbouwverenigingen. Luisteravond Informerend/ Opiniërend advies van Raadsvoorzitter griffie Collegelid Aanmelden Via griffie / Verslaglegging openbaar Toelichting: Een luisteravond betreft informatieverstrekking vanuit het college. Organisatie is een verantwoordelijkheid van de behandelend, de griffie/voorzitter adviseert hierbij hoe de avond op een goede wijze op te zetten. De verstrekte informatie is niet geheim. Voorbeelden: Bijeenkomst voorafgaand aan behandeling Kadernota, Toekomstvisie, Structuurplan.

3 Besloten vergadering Aanmelden Via griffie / Verslaglegging openbaar Toelichting: Een besloten vergadering gaat over geheime informatie. Indien daar aanleiding toe is, kunnen ook gevraagd worden. Dit wordt dan op de agenda aangegeven. De besluit zelf over de geheimhouding. De griffie organiseert dit onder verantwoordelijkheid van de voorzitter en met /college. Voorbeelden: Voorbereiding Hooghkamer (risicio gemeente). Fraudezaak ISD. Workshop / brainstorm Informerend/ Opiniërend Informerend/ Opiniërend advies van Aanmelden Via griffie / Verslaglegging openbaar Toelichting: Een workshop/brainstorm is voor input voor een beleidsonderwerp. Dit type avond kan het beste georganiseerd worden voorafgaand aan een keuzenota om input te genereren voor de verschillende keuzes/scenario s. en organisatie afhankelijk van initiatief, vanuit /raad of vanuit het college. Als primair de raad is, is het logisch dit niet te publiceren in de krant, als anders is, vindt wel publicatie plaats. Voorbeelden: Input ter voorbereiding en verdere uitwerking bestemmingsplannen. (Dorp Voorhout en ontwikkeling Stationsgebied Voorhout)

4 Vooroverleg (voorheen BOT benen-op-tafel) / Interne werk Aanmelden Via griffie / Verslaglegging openbaar Toelichting: Het college wil weten hoe een denkt over een bepaald onderwerp, voorafgaand aan een op een latere datum georganiseerde openbare vergadering. Vooraf moeten vragen helder zijn, zodat leden zich in de fractie kunnen voorbereiden. De voorzitter zit het overleg technisch voor om het overleg tussen college en in goede banen te leiden. De verstrekte informatie en hetgeen besproken wordt, is niet geheim. Voorbeelden: Voorbereiding Hooghkamer (planologisch), ontwikkeling Oude Haven en Oosthaven (initiatiefgroep). Besloten raadsvergadering Informerend/ Opiniërend Oriënterend Informerend/ Opiniërend Aanmelden Via griffie / Verslaglegging openbaar Toelichting: Een besloten raadsvergadering gaat over geheime informatie. Indien daar aanleiding toe is, kunnen ook gevraagd worden. Dit wordt dan op de agenda aangegeven. De raad besluit zelf over de geheimhouding. De griffie organiseert dit onder verantwoordelijkheid van de voorzitter en met /college.

5 * Verslaglegging Notulen: een samenvatting van hetgeen de verschillende sprekers ter vergadering hebben ingebracht. In de notulen wordt melding gemaakt van aanwezigen/afwezigen. Verslag: Een verslag bevat een lijst van aanwezigen, hetgeen besproken is in grote lijnen en indien mogelijk conclusies. Besluitenlijst: een besluitenlijst bevat de genomen besluiten in een vergadering en de actiepunten uit een vergadering, evt. aangevuld met (afwijkende) van personen/fracties KO-HH