Handreiking geheimhouding. Gemeente Oostzaan 2011

Transcriptie

1 Handreiking geheimhouding Gemeente Oostzaan 2011 Concept April 2011 Griffier/lo

2 Inhoud Inleiding 3 1. Algemeen 4 2. Besloten vergadering gemeenteraad 7 3. Besloten vergadering financiele werkgroep 9 4 Opleggen geheimhoudingsplicht t voor stukken die aan de raad worden overlegd 12 Bijlage: wetteksten Reglement van orde raad en raadscommissies Oostzaan (bis) Handleiding geheimhouding versie april

3 Inleiding De gemeenteraad maakt deel uit van het openbaar bestuur. Openbaarheid is één van de grondbeginselen van het democratisch systeem. Maar niet alle stukken die de raad onder ogen krijgt en niet alle besprekingen zijn openbaar. De wet regelt een aantal uitzonderingen. Met het opstellen van deze handreiking wordt beoogd een duidelijk handvat te bieden hoe om te gaan met informatie vanuit besloten vergaderingen en geheime of vertrouwelijke stukken. Tevens kan worden geconstateerd dat niet altijd volgens de wettelijke regels wordt gehandeld en dat leidt tot verwarring bij alle betrokkenen. Gezien het feit dat het reglement van orde de komende maanden wordt herzien is een aantal adviezen meegegeven. Handleiding geheimhouding versie april

4 1. ALGEMEEN 1.1 Wanneer geheim? De Wet Openbaarheid van Bestuur waarborgt de openbaarheid, en regelt de uitzonderingen hierop. Artikel 10 WOB geeft een opsomming van de redenen voor het opleggen van geheimhouding. Artikel 10 gaat hierbij als bijlage. Voor de gemeenteraad zijn onderstaande redenen het meest van belang: Een absolute reden: als het betreft: o Bedrijfs- of fabricagegegevens die vertrouwelijk aan de overheid zijn medegedeeld o Persoonsgegevens (volgens de Wet bescherming persoonsgegevens) tenzij de verstrekking kennelijk geen inbreuk op de persoonlijke levenssfeer maakt Een relatieve reden: als het belang van openbaarheid niet opweegt tegen de volgende belangen: o De eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer o Het belang dat geadresseerde erbij heeft als eerste kennis te kunnen nemen van de informatie o Het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden 1.2 Is geheim hetzelfde als vertrouwelijk? De strekking van de begrippen is vrijwel gelijk, echter de gemeentewet hanteert niet het begrip vertrouwelijk, maar geheim. Het begrip geheim is daarmee formeel geregeld. Er zijn in de wet waarborgen ingebouwd om onnodig gebruik te voorkomen, onder meer door te bepalen wie geheimhouding op mag leggen, wie deze op kan heffen en op grond waarvan. Voor vertrouwelijkheid is dat niet geregeld. Het advies is dan ook om de kwalificatie vertrouwelijkheid niet te gebruiken voor stukken in het verkeer tussen raad en college of burgemeester, maar in voorkomende gevallen geheimhouding op te leggen. Advies 1: indien geheimhouding wordt opgelegd, wordt niet de kwalificatie vertrouwelijk gebruikt, maar geheim. Wel is een raadslid op grond van de Algemene Wet Bestuursrecht verplicht om gegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, geheim te houden. Uit jurisprudentie blijkt dat rechters geen onderscheid maken tussen vertrouwelijke of geheime informatie: wie vertrouwelijke informatie naar buiten brengt, kan worden veroordeeld wegens schending van een ambtsgeheim. Handleiding geheimhouding versie april

5 1.3 Wie legt geheimhouding op? De Gemeentewet (art. 25, 55 en 86 Gemeentewet) biedt de mogelijkheid om in bepaalde gevallen geheimhouding op te leggen ten aanzien van stukken en hetgeen over die stukken besproken is. De criteria daarvoor biedt de Wet Openbaarheid van Bestuur (zie boven). Aan de raad en aan leden van de raad kan geheimhouding worden opgelegd door: de gemeenteraad het college van burgemeester en wethouders de burgemeester en een raadscommissie elk ten aanzien van de stukken die zij aan de raad of de leden van de raad overleggen. 1.4 Wie bepaalt alt wie stukken krijgt waar geheimhouding op rust? Dit is niet expliciet worden aangegeven. Uit artikel 25 gemeentewet kan echter worden afgeleid dat degene die de stukken overlegt, bepaalt aan wie dat gebeurt. Dit betekent dus dat als het college geheimhouding oplegt ten aanzien van een stuk, het college ook bepaalt wie dit stuk krijft. 1.5 Verspreiding van geheime stukken. Afhankelijk aan wie de stukken worden verstuurd zou het stuk geplaatst kunnen worden op besloten RIS/BIS. Als het alleen bestemd is voor de raadsleden is dit niet mogelijk, omdat ook fractieassistenten hierin inzage hebben. Daarnaast kan een stuk in postbakje geheime stukken worden gevoegd. 1.6 Wat te doen bij geheimhouding? Zodra één van deze organen geheimhouding heeft opgelegd, is dit een feit en moet daarnaar gehandeld worden. Ieder die kennis draagt van de inhoud van geheime stukken is gebonden aan de geheimhouding totdat deze wordt opgeheven. Over een onderwerp waarover geheimhouding is opgelegd, kunt u alleen spreken in een besloten vergadering. De afspraken over besloten vergaderingen staan in het Reglement van orde van de gemeenteraad en in de commissieverordening en gaan hierbij. 1.7 Voor wie geldt de geheimhouding? De geheimhouding geldt voor ieder die kennis draagt van de inhoud van de betreffende stukken en van het behandelde in de besloten vergadering hierover. 1.8 Wanneer is er sprake van schending van de geheimhouding? Dit is uiteindelijk ter beoordeling van de rechter. Uitgangspunt is dat het onderwerp wel genoemd mag worden, maar dat op geen enkele manier de inhoud of inhoudelijke gegeven openbaar gemaakt mogen worden. Handleiding geheimhouding versie april

6 1. 9 Welke sancties staan op het schenden van de geheimhouding? Het schenden van opgelegde geheimhouding is strafbaar gesteld volgens artikel 272 van het wetboek van strafrecht Op wie zijn de sancties van toepassing? De geheimhouding geldt voor allen die bij de behandeling aanwezig waren, die kennes dragen van het behandelde en/of iedereen die kennis draagt van de geheime stukken. Handleiding geheimhouding versie april

7 2. Besloten vergaderingen gemeenteraad 2.1 Algemeen In artikel 23 lid 3 van de Gemeentewet is bepaald dat op de hoofdregel dat de vergaderingen van de raad in het openbaar worden gehouden, de raad een uitzondering kan maken. Voorwaarde daarvoor is dat de voorzitter van de raad het nodig oordeelt dat met gesloten deuren wordt vergaderd, dan wel dat een vijfde van het aantal verzoekt om met gesloten deuren te vergaderen. Dit betekent dat de aanwezige burgers, pers en ambtenaren de raadszaal moeten verlaten op het moment dat om een besloten vergadering wordt verzocht. Formeel ook de wethouders, maar de praktijk zal zijn dat zij aanwezig blijven in de besloten vergadering. In een concreet geval zou de raad kunnen beslissen dat ook de wethouders de raadszaal moeten verlaten. De secretaris is op grond van de Gemeentewet degene die het college van burgemeester en wethouders bij de uitoefening van hun taak terzijde staat. Dat is ook in raadsvergaderingen het geval. Dat betekent dat de secretaris ook bij besloten vergaderingen aanwezig kan zijn. Het is denkbaar dat het gewenst is dat anderen dan de in de vergadering aanwezige raadsleden, de voorzitter, de raadsgriffier, de wethouders en de secretaris aanwezig moeten zijn bij de beraadslagingen in een besloten vergadering. Hierbij kan worden gedacht aan bepaalde ambtenaren of externe deskundigen. Daarover zal de raad een expliciete beslissing moeten nemen. De raad beslist nadat toehoorders, pers en ambtenaren de raadszaal hebben verlaten en de deuren zijn gesloten of in beslotenheid zal worden vergaderd. Daarover dient dus een expliciete beslissing te worden genomen door de raad. Advies: volg de procedure p van een besloten raadsvergadering: De deuren worden gesloten indien een vijfde van het aantal raadsleden dat de presentielijst heeft getekend daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt. De aanwezige pers, burgers en ambtenaren moeten de raadszaal verlaten. Vervolgens besluit de raad of in beslotenheid zal worden vergaderd. Daarover dient dus een expliciete beslissing van de raad te worden genomen. In een besloten vergadering kan niet worden beraadslaagd of besloten over de toelating van nieuw benoemde leden, de vaststelling en wijziging van de begroting en de vaststelling van de jaarrekening, de invoering, wijziging iging en afschaffing van gemeentelijke belastingen en de benoeming en het ontslag van wethouders. Dit is bepaald in artikel 24 van de Gemeentewet. Handleiding geheimhouding versie april

8 2.2 Besluitenlijst De besluitenlijst van een besloten deel van een vergadering ligt voor raadsleden en fractieassistenten in het postvak geheime stukken op de fractiekamer en is te vinden op het BIS. De besluitenlijst van een besloten deel wordt zo spoedig mogelijk in een besloten deel van de volgende vergadering vastgesteld. Tijdens deze vergadering neemt de raad een besluit over het al dan niet openbaar maken van de besluitenlijst en het videoverslag. Het besluit om de besluitenlijst en het videoverslag openbaar te maken, dient met algemene stemmen te worden genomen. De vastgestelde besluitenlijst wordt door de voorzitter en de griffier ondertekend. (Artikel 46 besluitenlijst en videoverslag van het reglement van orde van de raad 2008) 2.3 Opleggen geheimhouding Voor de afloop van een besloten gedeelte van een vergadering beslist de raad overeenkomstig artikel 25, eerste lid, van de Gemeentewet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De raad kan besluiten de geheimhouding op te heffen. Een besluit hierover maakt vast deel uit van de agenda van een besloten deel van de vergadering. (Artikel 47 geheimhouding van het reglement van orde van de raad 2008) Geheimhouding over wat in een besloten vergadering wordt besproken, kan dus alleen tijdens die vergadering worden opgelegd. Het is niet mogelijk om enige tijd na een besloten vergadering over het daar behandelde alsnog geheimhouding op te leggen. 2.4 Opheffing geheimhouding Indien de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, artikel 55, tweede en derde lid, of artikel 86, tweede en derde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt, indien daarom wordt verzocht door het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd, in een besloten deel van een vergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd. (Artikel 48 opheffen geheimhouding van het reglement van orde van de raad 2008) Handleiding geheimhouding versie april

9 3. Besloten vergaderingen financiële werkgroep/ informatieronde / politieke ronde 3. 1 Financiële werkgroep De financiële werkgroep heeft de status van commissie ex artikel 84 van de gemeentewet. Artikel 84, lid 3 luidt dat de raad de openbaarheid van de vergadering ten aanzien van een door hem ingestelde commissie regelt. Onder artikel 7 van de verordening financiële werkgroep 2010 is aangegeven dat de vergadering van de financiële werkgroep openbaar is, tenzij de werkgroep anders beslist. Onder artikel 8.3 wordt vermeld dat notulen van besloten vergaderingen, dan wel delen van vergaderingen eveneens onder de leden wordt verspreid en vertrouwelijk zijn. Artikel 8.5 geeft aan dat voor afloop van de vergadering de financiële werkgroep conform artikel 86 beslist of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De financiële werkgroep kan besluiten de geheimhouding op te heffen. Advies 2: de notulen van een besloten vergadering van de financiële werkgroep, altijd vast te stellen in een besloten vergadering, zodat tevens kan worden besloten over het al/niet opheffen van de beslotenheid van het verslag, stukken en beraadslaging van de vergadering. Advies 3 : volg de procedure van een besloten raadsvergadering voor financiele werkgroep, informatieronde en politieke ronde: De deuren worden gesloten indien een vijfde van het aantal raadsleden dat de presentielijst heeft getekend daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt. De aanwezige pers, burgers en ambtenaren moeten de raadszaal verlaten. Vervolgens besluit de raad of in beslotenheid zal worden vergaderd. Daarover dient dus een expliciete beslissing van de raad te worden genomen. 3.2 Informatieronde De informatieronde in de nieuwe vergaderwijze heeft niet de status gekregen van een officiële commissie ex artikel 82 van de gemeentewet. Dit betekent dat de bepalingen genoemd in artikel 82 lid 6, niet van toepassing zijn. In dit lid worden de bepalingen t.a.v. ondermeer de immuniteit en het verschoningsrecht van degenen die deelnemen aan de beraadslaging en de openbaarheid van de vergaderingen geregeld. Dat brengt problemen met zich mee voor wat betreft de juridische status van de besloten bijeenkomsten. In feite is nu een besloten informatieronde formeel niet besloten. Advies 4: 4 In het nog op te stellen reglement van orde te bepalen of en welke status de informatieronde heeft. Handleiding geheimhouding versie april

10 3.3 politieke ronde De politieke ronde heeft de status van een raadscommissie ex artikel 82 Gemeentewet. Voor de vergaderingen van raadscommissies gelden dezelfde regels voor wat betreft de openbaarheid als voor de raadsvergaderingen. Dat blijkt uit artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet waarin is bepaald dat op een vergadering van een raadscommissie artikel 23 van de Gemeentewet (openbaarheid vergaderingen) van overeenkomstige toepassing is. Dit geldt ook voor de procedure voor de besloten vergadering. De artikelen omtrent besloten vergaderingen in het reglement van orde op de raadscommissies Oostzaan 2008 luiden als volgt: Artikel 28 Algemeen Op een besloten deel van een vergadering zijn de bepalingen van dit reglement van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering. Artikel 29 Besluitenlijst De besluitenlijst van een besloten deel van een vergadering wordt niet rondgedeeld, maar ligt uitsluitend voor raadsleden en fractieassistenten in het postvak geheime stukken op de fractiekamer en is in te zien middels het Bestuur Informatie Systeem (BIS). Tijdens het besloten deel van de vergadering neemt de commissie een besluit over het al dan niet openbaar maken van de besluitenlijst en het videoverslag van deze vergadering. De vastgestelde (besloten) besluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk in een besloten/openbaar deel van de volgende vergadering vastgesteld en door de voorzitter en de griffier ondertekend. Artikel 30 Geheimhouding Voor de afloop van een besloten gedeelte van een vergadering beslist de raadscommissie overeenkomstig artikel 25, eerste lid, van de Gemeentewet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De raadscommissie kan besluiten de geheimhouding op te heffen. Een besluit hierover maakt vast deel uit van de agenda van een besloten deel van de vergadering. Artikel 31 Opheffing geheimhouding Indien de raad op grond van het bepaalde in artikel 25, derde en vierde lid, 55, tweede en derde lid, of artikel 86, tweede en derde lid van de Gemeentewet, voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt, indien daarom wordt verzocht door het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd, in een openbare vergadering met het betreffende orgaan overleg gevoerd. Bovenstaande zal in het nieuwe reglement op onderdelen worden herzien. Geheimhouding over wat in een besloten vergadering wordt besproken, kan dus alleen tijdens die vergadering worden opgelegd. Het is niet mogelijk om enige tijd na een besloten vergadering over het daar behandelde alsnog geheimhouding op te leggen. Handleiding geheimhouding versie april

11 Op dit moment is het zo dat de verslagen van de politieke ronde worden vastgesteld in de informatieronde. Deze heeft geen status en is het juridisch onjuist deze te laten besluiten over opleggen/ontheffen van geheimhouding van het besprokene in de politieke ronde. Advies 5: de notulen van de politieke ronde openbaar en besloten worden op dit moment vastgesteld in de informatieronde die geen status heeft. Als de informatieronde de status van een commissie ex artikel 82 krijgt, dan kan dit ongewijzigd blijven. Zo niet, dan moeten de verslagen worden vastgesteld in de politieke ronde en is het een overweging het procedurele blok van de informatieronde gedeeltelijk over te brengen naar de politieke ronde. De notulen van een besloten politieke ronde worden altijd vastgesteld in een besloten vergadering, zodat tevens kan worden besloten over het al/niet opheffen van de beslotenheid van het verslag, stukken en beraadslaging van de vergadering. Handleiding geheimhouding versie april

12 4. Opleggen geheimhoudingsplicht voor stukken die aan raad of leden van de raad worden overlegd. Het betreft hier stukken die buiten een besloten vergadering door college, burgemeester en een commissie aan de raad of aan leden van de raad worden overgelegd. Op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door het college, de burgemeester en een commissie, ieder ten aanzien van de stukken die zij aan de raad of aan leden van de raad overleggen. Het gaat hier om het opleggen van voorlopige geheimhouding met betrekking tot stukken die buiten een besloten vergadering om worden overgelegd. Het kan ook gaan om stukken die aan individuele raadsleden worden overlegd. Tekst artikel 25 gemeentewet: Artikel De raad kan op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur (Stb. 1991, 703), omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan de raad worden overgelegd, geheimhouding opleggen. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat de raad haar opheft. 2. Op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door het college, de burgemeester en een commissie, ieder ten aanzien van de stukken die zij aan de raad of aan leden van de raad overleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. 3. De krachtens het tweede lid opgelegde verplichting tot geheimhouding met betrekking tot aan de raad overgelegde stukken vervalt, indien de oplegging niet door de raad in zijn eerstvolgende vergadering die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht, wordt bekrachtigd. 4. De krachtens het tweede lid opgelegde verplichting tot geheimhouding met betrekking tot aan leden van de raad overgelegde stukken wordt in acht genomen totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd, dan wel, indien het stuk waaromtrent geheimhouding is opgelegd aan de raad is voorgelegd, totdat de raad haar opheft. De raad kan deze beslissing alleen nemen in een vergadering die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht. Handleiding geheimhouding versie april

13 Advies 6: navolging gemeentewet artikel 25, conform bijgaande procedure: 1. Geheimhouding moet zijn genormeerd aan de hand van de weigeringsgronden van de wet openbaarheid van bestuur. 2. Bij elk besluit tot het opleggen van geheimhouding wordt gemotiveerd aangegeven welk belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur prevaleert boven het belang van openbaarheid. 3. Van de voorlopige geheimhouding wordt duidelijk op de stukken melding gemaakt door het vermelden van geheim op de voorpagina. 4. Elk besluit tot het opleggen van geheimhouding ten aanzien van stukken die het aan de raad worden overlegd gaat vergezeld van een raadsvoorstel en ontwerpraadsbesluit tot bekrachtiging van de geheimhouding in de eerstvolgende vergadering van de raad. 5. De door het college, de burgemeester of een commissie opgelegde verplichting tot voorlopige geheimhouding met betrekking tot aan de raad overgelegde stukken vervalt, indien de oplegging niet door de raad in zijn eerstvolgende vergadering wordt bekrachtigd. Als die bekrachtiging niet plaatsvindt, vervalt de geheimhouding. 6. De door het college, de burgemeester of een commissie opgelegde verplichting tot voorlopige geheimhouding met betrekking tot aan de leden van de raad overgelegde stukken wordt in acht genomen totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd deze opheft. Indien het stuk waaromtrent waaromtrent geheimhouding is opgelegd, aan de raad is voorgelegd, conform bovenstaand protocol is dit van toepassing totdat de raad deze in zijn vergadering opheft. Handleiding geheimhouding versie april