Handreiking geheimhouding B&W voorstellen en raadsvoorstellen, versie september 2012

Transcriptie

1 Handreiking geheimhouding B&W voorstellen en raadsvoorstellen, versie september 2012 Samenvatting openbaarheid volgens de Wet openbaarheid van bestuur 1. In principe is alles openbaar, tenzij de weigeringsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur gelden. 2. Artikelen 10 en 11 van de Wob regelen de weigeringsgronden. 3. Als een stuk niet openbaar is, dan is een motivering nodig gebaseerd op de weigeringsgronden van de Wob. 4. Stukken kunnen op onderdelen openbaar zijn, op andere onderdelen niet openbaar. Deze afweging moet per document worden gemaakt, de jurisprudentie stelt hieraan hoge eisen. 5. Niet openbare informatie dien je dan op onderdelen te anonimiseren door weg te lakken. Een woordje teveel weglakken kan bij de rechter leiden tot gegrondheid van het beroep. Samenvatting geheimhouding Gemeentewet 1. Eerst dient duidelijk te zijn dat een stuk geheim is. Daarvoor moet een reden zijn op grond van artikel 10 van de Wob. Artikel 11 van de Wob geldt in dit geval niet. 2. Het college, de burgemeester, een raadscommissie of de raad kan geheimhouding opleggen. 3. Geheime stukken van het college gericht aan de raad zijn geheim tot aan de behandeling in een raadsvergadering. Als het stuk daarna geheim moet blijven dan is het noodzakelijk in dezelfde raadsvergadering deze geheimhouding te bekrachtigen. 4. Een stuk blijft geheim totdat de geheimhouding wordt opgeheven. Bij geheime stukken van het college gericht aan de raad, is de raad bevoegd deze geheimhouding op te heffen. De raad kan ook geheimhouding opgelegd door een ander bestuursorgaan opheffen. 5. De geheimhouding van de Gemeentewet heeft voorrang op de Wet openbaarheid van bestuur. Een Wob verzoek om openbaarmaking van stukken waarvan met toepassing van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, moet worden afgewezen, onder verwijzing naar de opgelegde geheimhouding. Aandachtspunten geheimhouding 1. Geheimhouding mag alleen gemotiveerd worden opgelegd op grond van een belang genoemd in artikel 10 Wob 2. Het stuk of de informatie mag niet eerder openbaar zijn geweest. 3. Geheimhouding kan nooit achteraf worden opgelegd. 4. Het college, de burgemeester, de raadscommissie of de raad dient expliciet te besluiten dat een stuk geheim is. 5. Voor alles wat in een besloten vergadering wordt gezegd, besproken of overgelegd, en voor iedereen die daarbij aanwezig is, geldt de geheimhoudingsplicht. De geheimhouding geldt voor iedereen die kennis draagt van de geheime informatie. Dit geldt dus voor allen die bij de behandeling van een geheim stuk aanwezig waren én voor allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen. Artikel 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht regelt een algemene geheimhoudingsplicht. 6. Schending van de geheimhoudingsplicht levert een strafbaar feit op. Er kan vervolging worden ingesteld op grond van overtreding van artikel 272 Wetboek van Strafrecht. 7. Een besluit om geheimhouding op te leggen is een concreet op rechtsgevolg gericht besluit in de zin van de Awb: bezwaar en beroep is dus mogelijk. Als leden van een bestuursorgaan/direct belanghebbenden het niet eens zijn met een opgelegde geheimhouding, hebben zij de gelegenheid een bezwaarschrift/verzoek tot voorlopige voorziening in te dienen. 1

2 Onderscheid tussen vertrouwelijk en geheim Er is een onderscheid tussen vertrouwelijk en geheim. Geheim Op het stuk moet duidelijk aangegeven zijn dat de wettelijke geheimhoudingsplicht van de artikelen 25, 55 of 86 van de Gemeentewet geldt. Op een stuk geheim vermelden zonder een expliciet besluit van het college, de burgemeester, de raadscommissie of de raad dat geheimhouding geldt, leidt ertoe dat het stuk niet geheim, maar openbaar is. Vertrouwelijk (geen juridische status) Een stuk kan ook als vertrouwelijk worden aangemerkt. De geheimhouding volgens de artikelen 25, 55 of 86 van de Gemeentewet geldt niet, het stuk is in beginsel openbaar. Bij een Wob verzoek dient te worden getoetst aan de artikelen 10 en 11 van de Wob. Praktische uitwerking In de praktijk komt het meest voor dat het college besluit dat stukken geheim zijn of dat het college geheime stukken voorlegt aan de raad. Geheime stukken college We adviseren voor geheime stukken gericht aan het college een praktische werkwijze. Uit praktisch oogpunt het college voorstellen dat een stuk geheel geheim is. Dit houdt in dat we bij een eventueel Wob verzoek achteraf beoordelen welke onderdelen wel/niet geheim zijn. Als we dit vooraf doen dan kost dit vooraf veel tijd en de ervaring is dat voor geheime stukken (nog) niet zo vaak een beroep wordt gedaan op de Wob. Als na indiening van een Wob verzoek blijkt dat stukken geheel/gedeeltelijk openbaar zijn, dan dient het college de geheimhouding geheel/gedeeltelijk op te heffen. Geheime stukken raad Voor geheime stukken aan de raad kunnen we deze praktische werkwijze niet hanteren. De raad vergadert, anders dan het college, openbaar en kan dan dus niet vrijuit spreken over het onderwerp als voor de stukken geheimhouding geldt. Voor de raad dient wel vooraf te worden beoordeeld welke onderdelen van de stukken wel/niet openbaar zijn. Welke teksten gebruiken we voor een collegevoorstel en college/raadsvoorstel Opnemen als beslispunt en bij de argumentatie in het collegevoorstel als het gaat om geheimhouding van stukken van het college Op grond van artikel 55 Gemeentewet besluiten dit voorstel met bijlagen/de bijlage <naam bijlage> bij dit voorstel geheim te behandelen. Motivering collegevoorstel Op grond van artikel 55 Gemeentewet kan het college op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob), tijdens de vergadering (dus niet achteraf!) geheimhouding opleggen. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen. Dit voorstel is geheim omdat bijgevoegd voorstel ingaat op <motivering aan de hand van artikel 10 Wob*)>. Deze informatie mag niet voortijdig naar buiten worden gebracht. 2

3 Opnemen als beslispunt in een college/raadsvoorstel als het gaat om geheime stukken van het college aan de raad. Collegevoorstel Op grond van artikel 25, lid 2 Gemeentewet besluiten dit voorstel met bijlagen geheim te behandelen. Raadsvoorstel De geheimhouding van <stukken noemen> op grond van artikel 25 lid 1 Gemeentewet te bekrachtigen. Motivering college/ raadsvoorstel De artikelen van de Gemeentewet bevatten bepalingen over het geheim behandelen van stukken. Dit voorstel is geheim, omdat bijgevoegd voorstel ingaat op <motivering aan de hand van artikel 10 Wob*)>. Deze informatie mag niet voortijdig naar buiten worden gebracht. Uw raad dient op grond van een belang, genoemd in artikel 10 Wob, over de inhoud van stukken die wij als zodanig aan u overleggen, tijdens de vergadering geheimhouding op te leggen. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen. Wij verzoeken de raad de geheimhouding van deze geheime stukken te bekrachtigen. U als raad heft de geheimhouding op. *) Aan de hand van artikel 10 Wob uitschrijven welke weigeringsgrond geldt en waarom. Nr Vraag Antwoord Toelichting Voorbeeld Wetsartikel A. Theorie Wet openbaarheid van bestuur (Wob) 1 Wat is openbaar? Uitgangspunt is dat alles openbaar is, tenzij de weigeringsgronden van de Wob gelden. 2 Wat is niet openbaar? 3 Absolute uitzonderingsgronden 4 Relatieve uitzonderingsgronden De Wob geeft precies aan wat openbaar is en welke weigeringsgronden gelden. a. De eenheid van de Kroon in gevaar kan komen; b. De veiligheid van de Staat geschaad kan worden; c. De informatie bedrijfs- of fabricagegegevens betreft, die vertrouwelijk aan de overheid zijn medegedeeld; d. De informatie persoonsgegevens betreft, tenzij verstrekking geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer. a. De betrekkingen van Nederland met andere staten en internationale organisaties; Dit zijn de absolute, relatieve weigeringsgronden en persoonlijke beleidsopvattingen. a en b komen in de praktijk niet vaak voor, c en d komen vaker voor. Een relatieve uitzondering houdt in dat de gemeente moet afwegen of het belang dat door de uitzonderingsgrond wordt Voor een volledige Wob uitleg, zie de checklist openbaarheid van bestuur. ad c) Actuele financiële gegevens ad d) gegevens over iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid. Alleen als er geen enkele twijfel bestaat dat verstrekking geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer mag de gemeente overgaan tot verstrekking. ad b) Als de gemeente door informatieverstrekking financieel nadeel kan oplopen of de onderhandelingspositie van de gemeente wordt beïnvloed Artikel 10 en 11 Wob. Artikel 10, lid 1 Wob. Artikel 10, lid 2 Wob. 3

4 5 Persoonlijke beleidsopvattingen t.b.v. intern beraad b. De economische of financiële belangen van de Staat, andere publiekrechtelijke lichamen of bestuursorganen; c. De opsporing en vervolging van strafbare feiten; d. Inspectie, controle en toezicht door bestuursorganen; e. De eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer; f. Het belang dat de geadresseerde erbij heeft als eerste kennis te kunnen nemen van informatie; g. Het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen of derden. Persoonlijke beleidsopvatting is een opvatting, voorstel, aanbeveling of conclusie. gediend, zwaarder weegt dan het algemene belang van openbaarheid van informatie. Deze belangenafweging moet worden gemotiveerd. a, c en d komen in de praktijk minder voor, b, e, f en g komen vaker voor. Meningen zijn niet openbaar, feitelijke gegevens (cijfermateriaal, prognoses, beleidsalternatieven) zijn wel openbaar. door het openbaar maken van grondprijzen, het ramen van kosten voor aanbestedingen. ad e) Persoonlijke gegevens van burgers, ambtenaren en bestuurders zijn niet altijd vertrouwelijk. Niet openbaar zijn privégegevens van controlerende ambtenaren. Wel openbaar zijn declaraties, onderzoeksrapport naar belangenverstrengeling. ad f) Een geadresseerde moet als eerste kennis kunnen nemen van informatie die hem betreft, voordat het anderen bereikt. In de praktijk leidt dit tot vertraagde toezending van informatie. ad g) Dit is een vangnetbepaling en betreft bijv. ramingen van kosten voor grondverwerving in een bestemmingsplanprocedure leidt tot ongewenste speculatie. Volledig verstrekken van informatie over aankoop van onroerende zaken kunnen een prijsopdrijvend effect hebben en is dan van invloed op de onderhandelingspositie van de gemeente. Artikel 11 Wob. Nr Vraag Antwoord Toelichting Voorbeeld Wetsartikel B. Theorie Gemeentewet (Gemw) 6 Geldt voor openbaarheid een bijzondere regeling? 7 Wanneer geheimhouding 8 Wie legt geheimhouding van stukken op? 9 Eigen geheimhouding bestuursorganen 10 Opheffing eigen geheimhouding De Wob is aanvullend en wijkt voor een bijzondere regeling zoals de Gemw. De Gemw geeft regels over wie, wanneer en hoe geheimhouding kan opleggen en opheffen. Geheimhouding wordt opgelegd door het college, de burgemeester, een raadscommissie of de raad. Deze geheimhouding regelt de eigen geheimhouding die het college, burgemeester, raadscommissie of de raad zichzelf oplegt. Voor stukken waarbij de eigen geheimhouding geldt, geldt de geheimhouding totdat het orgaan dat deze heeft opgelegd dan wel de raad, de De bijzondere regeling moet uitputtend zijn De Gemw verwijst daarbij steeds naar de gronden van artikel 10 Wob. Deze moeten dus altijd aanwezig zijn, voor het opleggen van geheimhouding. De grond van artikel 11 Wob kan niet aan geheimhouding ogv de Gemeentewet ten grondslag worden gelegd (persoonlijke beleidsopvattingen) De raad neemt een bijzondere positie in, bij het opheffen van de geheimhouding opgelegd door een ander orgaan. Zie reglement van orde van de raad. De raad is bevoegd de geheimhouding opgelegd door het college, burgemeester of raadscommissie op te heffen. Artikel 2 Wob. Artikel 25 (raad), 55 (college) en 86 (commissie) Gemw. Artikel 25, lid 1, 55, lid 1 en 86, lid 1 Gemw. Artikel 55, lid 2 en 86, lid 2 Gemw. 4

5 11 Geheimhouding tussen bestuursorganen 12 Stukken ter informatie aan de raad, wie heft de geheimhouding van stukken op? geheimhouding opheft. Deze geheimhouding regelt dat een orgaan geheimhouding kan opleggen voor informatie die dat orgaan aan een ander orgaan verstrekt. Geheimhouding van stukken aan de raad dient te worden bekrachtigd in de eerstvolgende vergadering van de raad. Meest voorkomend is de geheimhouding van stukken van het college aan de raad. De raad heft deze geheimhouding op en kan deze beslissing alleen nemen in een vergadering die volgens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal raadsleden wordt bezocht. Artikel 25, lid 4 en 55 lid 3 Gemw. Nr Vraag Antwoord Toelichting Voorbeeld Wetsartikel C. Praktijk Gemw 13 Hoe leg je de geheimhouding op in de praktijk? Eerst dient duidelijk te zijn welk stuk geheim is. Daarvoor moet een reden zijn op grond van de Wob. Als die reden er is dan is van belang om te weten of alleen het college of ook de raad een besluit moet nemen. 14 Procedure collegevoorstel 15 Procedure college/raadsvoorstel Een geheim collegebesluit maak je door op het B&W voorstel in het besluit de tekst te vermelden dat het college besluit dat het stuk geheim is. Bij openbaar volgens de Wob vermeldt je NEE. Aan de raad mededelen dat het stuk geheim is tot aan de behandeling in de raadsvergadering. Als het stuk daarna ook geheim moet blijven dan moet de raad in dezelfde vergadering besluiten de geheimhouding te bekrachtigen. Zie een richtlijn voor standaardteksten in deze checklist en de praktische uitwerking. Zie een richtlijn voor standaardteksten in deze checklist en de praktische uitwerking. 16 Motivering B&W en B&W/raadsvoorstel 17 Aan wie worden de geheime stukken verstrekt? 18 Hoe slaan we de bestanden van deze geheime stukken op? Een B&W en raadsvoorstel dient een motivering te bevatten waarom een stuk geheim is. Deze motivering moet verwijzen naar de uitzonderingen van artikel 10 Wob en omschrijven welk onderdeel geldt. Inzage van geheime stukken beperkt zich tot de raad, de griffier, leden college van B&W, opsteller stukken en degene met wie overleg is gevoerd, medewerker communicatie en bestuurssecretariaat. Ook worden geheime inkomende poststukken afgeschermd in corsa. Opslaan als vertrouwelijk. Aangeven of de geheimhouding geldt voor het gehele besluit (inclusief bijlagen) of een deel daarvan. Zie een richtlijn voor standaardteksten in deze checklist. 5

6 19 Hoe worden de stukken voor de raad verspreid of ter inzage gelegd? 20 Hoe regelen we besluitvorming en het verslag? Zie Reglement van orde raad. Indien omtrent stukken op grond van artikel 25, eerste dan wel tweede lid, van de Gemw geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid onder berusting van de griffier en verleent de griffier de leden van de raad inzage. Een lid van de raad brengt een origineel van een ter inzage gelegd stuk niet buiten het gemeentehuis en een kopie daarvan is slechts voor eigen gebruik. Als een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijk verslag/besluitenlijst moeten worden gemaakt. Verslag/besluitenlijst raad ligt geheim ter inzage. Dit verslag/besluitenlijst zal door de griffier/secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven. 21 Hoe regelen we de opheffing van de geheimhouding? Informatie is niet voor altijd geheim. Op een bepaald moment wordt de informatie openbaar. Periodiek wordt nagevraagd of de geheimhouding kan worden opgeheven. Alternatief is om aan te geven tot hoe lang de geheimhouding duurt dit op te nemen in het B&W/raadsvoorstel. Als dit bekend is dan opnemen in het voorstel. Anders moet later in een afzonderlijk voorstel de geheimhouding worden opgeheven. 6