Programma van eisen ten behoeve van Europese aanbesteding volgens de openbare procedure voor de aanschaf van een HRM en Financieel systeem Activa

Transcriptie

1 fe1 fe2 fe3 fe4 fe5 fe6 fe7 fe8 fe9 fe10 fe11 fe12 fe13 fe14 fe15 fe16 fe17 fe18 fe19 fe20 fe21 fe22 fe23 fe24 fe25 fe26 fe27 fe28 fe29 fe30 fe31 fe32 fe33 fe34 fe35 fe36 fe37 fe38 fe39 fe40 fe41 fe42 fe43 fe44 fe45 fe46 fe47 fe48 fe49 fe50 fe51 fe52 fe53 fe54 fe55 fe56 fe57 fe58 fe59 fe60 fe61 fe62 fe63 fe64 fe65 fe66 fe67 fe68 fe69 fe70 fe71 fe72 fe73 Programma van eisen ten behoeve van Europese aanbesteding volgens de openbare procedure voor de aanschaf van een HRM en Financieel systeem Activa Het systeem beschikt over een vaste activamodule. Binnen de module is het mogelijk zowel de planning (begroting) als de realisatie (rekening) van de activa te volgen en te berekenen. Er is een automatische koppeling met het grootboek (inclusief balans). Het is mogelijk in de vastlegging en verwerking onderscheid in activa met maatschappelijk en economisch nut te maken conform de eisen van het BBV. Het is mogelijk een soort activum (categoriesoorten in de BBV) vast te leggen. Het is mogelijk extra gegevens per activum (adres, toelichting, bijzonderheden etc.) vast te leggen. Er is een koppeling van een activumkaart aan een grootboek(krediet)nummer met rechtstreekse doorboeking van mutaties. Er is een mogelijkheid geraamde kapitaallasten automatisch te betrekken bij de samenstelling van de (meerjaren)begroting. Er is een mogelijkheid van periodieke boeking (rekening) van kapitaallasten naar grootboek. In het systeem kunnen investeringen als project worden geregistreerd. Het is mogelijk dat de activamodule negatieve kapitaallasten berekend (bij een negatieve boekwaarde) en hiervan onmiddellijk een signaal afgeeft. Het is mogelijk activa buiten gebruik te stellen of gedeeltelijk af te stoten. Het systeem biedt de mogelijkheid om activa over te boeken van de ene kostenplaats naar de andere kostenplaats Het is mogelijk dat activa in groepen en/of hiërarchieën worden ingedeeld. In het systeem kunnen meerjarige investeringen worden vastgelegd. In het systeem bestaat een koppeling met de projectadministratie. Afschrijving Het is mogelijk dat afschrijven op basis van annuïteiten wordt ondersteund. Het is mogelijk dat lineair afschrijven op basis van de boekwaarde wordt ondersteund. Het is mogelijk dat degressieve afschrijving wordt ondersteund. Het is mogelijk dat afschrijving in één keer wordt ondersteund. Het is mogelijk om extra af te schrijven. Het is mogelijk om bij verkoop of afstoting van activa voor de resterende periode af te schrijven. Het is mogelijk dat gedurende de looptijd (na de eerste afschrijving) de afschrijvingsmethode voor activa wordt gewijzigd. Het is mogelijk dat de/het startmaand/startjaar van afschrijving afwijkt van de maand/het jaar van aanschaf/in gebruikname (is moment van activering). Het is mogelijk dat activa in groepen en/of hiërarchieën worden afgeschreven. Het is mogelijk dat niet afschrijven wordt ondersteund. Het is mogelijk dat bij een afschrijving rekening wordt gehouden met een vooraf bepaalde restwaarde van het activum. Het is mogelijk gedurende de looptijd (na de eerste afschrijving) de looptijd te wijzigen. Het activanummer wordt in de boekingsregel van de kapitaallasten vermeld. Het is mogelijk om na afsluiten Activum de realisatie te kopiëren naar planning. Er kan onderscheid gemaakt worden in lopende en afgesloten activa. Overzichten Het is mogelijk om een 'verloopstaat vaste activa' te genereren die voldoet aan de eisen van het BBV. Het is mogelijk per activum in een overzicht minimaal weer te geven: aanschafprijs (historisch), afschrijving dit jaar, afschrijving tot en met huidige datum, beginboekwaarde dit jaar, eindboekwaarde dit jaar, vermeerderingen, verminderingen en rente. Er kunnen op basis van fe29 en fe30 Begrotings- en Rekeningsoverzichten worden gemaakt. Vanuit Activa kunnen er overzichten worden gemaakt van geraamde en werkelijke kapitaallasten per jaar per kostendrager. Er kan een meerjaren overzicht (actueel begrotingsjaar + 3) worden gemaakt van de kapitaallasten per kostendrager. Het is mogelijk om overzichten per Activum tot einde looptijd op te vragen (jaargegevens). Het is mogelijk om automatisch een vervangingsschema te genereren. Rente Het is mogelijk calculatorische rente te berekenen (notitie rente). Het is mogelijk dat gedurende de looptijd (na de eerste afschrijving) de afschrijvingsmethode en het rentepercentage voor activa worden gewijzigd. Rente kan worden berekend over de boekwaarde per 1/1 en/of over de werkelijke mutaties per boekingsdatum/periode. Het is mogelijk om te werken met een vast rentepercentage, afwijkende rentepercentages per activum en een rente omslag percentage. Het is mogelijk de uitkomsten van renteberekeningen te verwerken in een journaalpost. Overig Het systeem beschikt over een activa-module waarin zowel commerciële als fiscale afschrijvingsmethoden op activa toepasbaar zijn: de commerciële afschrijvingskosten voor de externe verslaggeving en de fiscale afschrijvingsmethoden voor de vennootschapsbelasting. Treasury, Kas & Bank Bankafschriften Het pakket heeft een module rekening courant. Het is mogelijk om afschriften rekening courant te vervaardigen. Het is mogelijk interne inkopen, verkopen en doorbelastingen via rekening courant functionaliteit te kunnen verwerken. Het is mogelijk dat transacties worden gelimiteerd naar renteperiode. Het is mogelijk dat transacties worden gelimiteerd naar valuta per treasury product. Het is mogelijk bij overschrijding van een vooraf ingesteld kassaldo te kunnen signaleren dat geld afgestort moet worden. Het is mogelijk om rentenota's te maken. Het is mogelijk zijn om niet rente dragende rekening courant verhoudingen te hebben. Het is mogelijk om zowel debet- als credit rentepercentages in te voeren met een begin- en einddatum. Het is mogelijk elektronische betaalopdrachten, ontvangsten en bankafschriften geautomatiseerd te verwerken door middel van standaardinterfaces met electronic banking applicaties (waaronder minimaal ABN AMRO, ING, RABO, SNS en BNG). Boekingen Het pakket biedt mogelijkheden voor het aanmaken van vaste boekingsregels. Het is mogelijk automatisch de journaalposten te genereren na juiste matching van betalingen of ontvangsten. Het systeem gaat standaard uit van elektronische opslag van aan betalingen en ontvangsten ten grondslag liggende documenten. Batch Het pakket biedt mogelijkheden voor batchbetalingen inclusief het berekenen van controletotalen. Het pakket biedt mogelijkheden om foutieve batchbetalingen terug te kunnen draaien. Kas Het pakket biedt mogelijkheden voor het verwerken van kasadministraties. Het is mogelijk ontvangsten in kas te kunnen afboeken van een openstaande debiteurenpost. Het is mogelijk op elk gewenst moment een controleverslag uit te draaien met kasmutaties tot en met de huidige periode. Het systeem beschikt over een koppeling met een cash managementmodule (management van liquiditeitsstromen). Betalingen Het pakket biedt mogelijkheden om betalingen te blokkeren. Het systeem beschikt over ondersteuning voor internationaal betalingsverkeer. Het is mogelijk met SWIFT/IBAN/BIC-codes te werken. Het is mogelijk transacties te limiteren. Liquiditeit Het systeem beschikt over een liquiditeitsplanning (met inzicht in de dagelijkse balanspositie, liquiditeitsprognose en rolling cashflow forecast). Het is mogelijk de liquiditeitsplanningshorizon vrij te kiezen. Het is mogelijk zelf de frequentie waarmee de liquiditeitsplanning wordt bijgewerkt in te stellen. Overzichten Het systeem beschikt over een overzicht van alle bankrekeningen en hun saldi die in gebruik zijn. Het is mogelijk periodiek een betaaladvieslijst crediteuren te kunnen draaien. De betaaladvieslijst moet ook via het scherm getoond kunnen worden. Incasso Het is mogelijk een incassovoorstel te draaien met de van debiteuren te incasseren bedragen of een betaaladvieslijst met de aan debiteuren te betalen

2 fe74 fe75 fe76 fe77 fe78 fe79 fe80 fe81 fe82 fe83 fe84 fe85 fe86 fe87 fe88 fe89 fe90 fe91 fe92 fe93 fe94 fe95 fe96 fe97 fe98 fe99 fe100 fe101 fe102 fe103 fe104 fe105 fe106 fe107 fe108 fe109 fe110 fe111 fe112 fe113 fe114 fe115 fe116 fe117 fe118 fe119 fe120 fe121 fe122 fe123 fe124 fe125 fe126 fe127 fe128 fe129 fe130 fe131 fe132 fe133 fe134 fe135 fe136 bedragen. Het is mogelijk een betaal- of incassobestand te genereren met een controleverslag met de voor betaling en/of incasso in aanmerking komende posten. Deurwaarder Het is mogelijk ontvangsten te signaleren voor debiteurenposten die al aan de deurwaarder waren overgedragen. Het pakket kan standaard rapportages genereren en biedt de mogelijkheden voor outputkeuze in PDF/A, Excel of XML-format. Het systeem heeft een flexibele rapportagetool die door eindgebruikers met minimale opleiding kan worden gehanteerd. De gebruiker moet zelf de mogelijkheid hebben om ad-hoc gegevens (niet-standaardrapportages) te kunnen samenstellen. IV3 - I4ALL Het pakket biedt mogelijkheden voor automatisch aangifte IV-3 aan het CBS en voor de toekomst I4ALL. Relatiebeheer Het pakket biedt mogelijkheden om meerdere bankrekeningen per relatie actief te hebben. Het systeem controleert automatisch de juistheid van de bankrekeningnummers van relaties via de 97 proef. Het pakket biedt mogelijkheden om binnen één relatie zowel een debiteur als een crediteur op te nemen. Rechten Het is mogelijk om te verwachten inkomsten vast te leggen door middel van het opvoeren van een recht. Het is mogelijk om een digitaal document te koppelen aan een recht. Verplichtingen In het systeem kan één verplichtingenadministratie per administratie (is juridische entiteit) gevoerd worden. Het is mogelijk inzicht te geven in de aflettering van opgeboekte en bijbehorende afgeboekte verplichtingen. Het is mogelijk per crediteur en budgethouder af te lezen voor hoeveel, in geldbedrag, verplichtingen zijn aangegaan. Het is mogelijk per crediteur af te lezen welke bestelorders nog openstaan. Het is mogelijk af te lezen welke verantwoorde facturen op een bestelorder drukken. Vastlegging Het is mogelijk om een verplichting over te zetten naar een volgend boekjaar. Het is mogelijk onderscheid te maken tussen verplichtingen die wel en niet automatisch overgezet kunnen worden naar een volgend boekjaar. Het is mogelijk om verplichtingen vast te kunnen leggen via een Workflow. Een verplichting moet meerjarig vastgelegd kunnen worden. Workflow De verplichtingen moeten geaccordeerd worden door de budgetverantwoordelijken via een Workflow. Overzichten Het is mogelijk een overzicht te genereren van openstaande bestellingen waarin wordt geselecteerd of gesorteerd op bestelnummer. Het is mogelijk een overzicht te genereren met de historische mutaties op een bestelorder. Wijzigingen Het is mogelijk verplichtingen handmatig af te boeken. Het is mogelijk gewijzigde verplichtingen automatisch te verwerken. Debiteuren In het systeem kan één gezamenlijke debiteurenadministratie gevoerd worden. Het is mogelijk te zoeken op naam, bankrekeningnummer, debiteurnummer, bedrag, notanummer en omschrijving. Het is mogelijk een ontvangen creditnota te koppelen aan een debetnota. Het systeem heeft de functionaliteiten om debiteurensaldi historisch vast te houden zodat op elk willekeurig tijdstip het aan te sluiten is met het grootboek van een bepaalde periode terug in de tijd. Het pakket biedt de mogelijkheid om het debiteurensaldo per einde boekjaar op elk willekeurig tijdstip aan te laten sluiten op het balanssaldo. Bankafschriften Het is mogelijk elektronisch ontvangen bankafschriften van debiteurenontvangsten handmatig af te letteren. Het is mogelijk debiteurenontvangsten op elektronisch ontvangen bankafschriften via automatische reconciliatie af te letteren. Het is mogelijk voorafgaand aan de daadwerkelijke automatische reconciliatie een proefverwerking plaats te laten vinden. Gegevens Het is mogelijk stamgegevens per debiteur vast te leggen. Het is mogelijk per debiteur meerdere bank- en/of girogegevens vast te leggen. Het is mogelijk het adres van de betaler vast te leggen. Het is mogelijk een afwijkend factuuradres vast te leggen. Het is mogelijk om bij een debiteur een bijlage toe te voegen, bijvoorbeeld de verzonden facturen of ontvangen bezwaarschriften. Het is mogelijk meerdere debiteuren per organisatieonderdeel te definiëren. Het is mogelijk debiteuren die behoren tot hetzelfde organisatieonderdeel gegroepeerd vast te leggen. Het is mogelijk gebruik te maken van standaard tegenrekeningen. BTW Het is mogelijk per debiteur één of meer BTW-percentages te hanteren, afhankelijk van geleverde dienst/goed (rekening houdend met het BTWcompensatiefonds). Factuur, Krediet & Betaling Het is mogelijk het aantal betaaldagen te definiëren. Het is mogelijk per debiteur een krediettermijn vast te leggen. Het is mogelijk dat de overschrijding van de kredietlimiet wordt bepaald op basis van het totaal aan gefactureerde openstaande bedragen per debiteur. Het is mogelijk deelbetalingen te verwerken. Het is mogelijk op debiteurniveau een voorkeursbetaalwijze vast te leggen. Het is mogelijk een verzamelfactuur voor gegroepeerde debiteuren aan te maken. Incasso's Het is mogelijk automatische incasso te ondersteunen. Het is mogelijk gestorneerde betalingen nogmaals mee te nemen in een automatische incassorun. Het systeem heeft de functionaliteiten om automatische incasso bestanden aan te maken die voldoen aan de standaarden die door banken worden geëist. Aanmaningen Het is mogelijk een aanmaningsscenario in te voeren. Het is mogelijk meerdere aanmaningsniveaus (naar inhoud & soort) te ondersteunen. Het is mogelijk per debiteur gespreksnotities van een aanmaningsgesprek vast te leggen. Het is mogelijk incassokosten in het aanmaningsscenario toe te voegen. Het is mogelijk betalingsherinneringen automatisch te vervaardigen. Het is mogelijk terugbetalingsregelingen te ondersteunen. Het systeem genereerd automatisch brieven inzake betalingsregelingen, herinneringen en aanmaningen. Het pakket biedt mogelijkheden voor automatische aanmaningen, dwangbevelen en herinneringen. Het is mogelijk debiteurenrapportages vrij te definiëren waarbij minimaal de volgende gegevens getoond kunnen worden per debiteur en/of per post: gederfde rente, afzonderlijke openstaande posten per debiteur, boekingsdatum, omschrijving boeking, factuurnummer, mutaties per post en verstuurde aanmaningen/herinneringen. Het is mogelijk om een ouderdomsanalyse van debiteuren te genereren met een vrij te kiezen (historische, huidige of toekomstige) referentiedatum. Een historisch overzicht is onafhankelijk van de mogelijke verwerking van betalingen en ontvangsten op een later moment. Het systeem heeft de functionaliteiten om per budgethouder inzicht te krijgen en te rapporteren over het verloop van de invorderingen en de ouderdom van de openstaande vorderingen. Rente Het is mogelijk rentenota's te genereren over vervallen debiteurenfacturen.

3 fe137 fe138 fe139 fe140 fe141 fe142 fe143 fe144 fe145 fe146 fe147 fe148 fe149 fe150 fe151 fe152 fe153 fe154 fe155 fe156 fe157 fe158 fe159 fe160 fe161 fe162 fe163 fe164 fe165 fe167 fe168 fe169 fe170 fe171 fe172 fe173 fe174 fe175 fe176 fe177 fe178 fe179 fe180 fe181 fe182 fe183 fe184 fe185 fe186 fe187 fe188 fe189 fe190 fe191 fe192 fe193 fe194 fe195 fe196 fe197 fe198 fe199 fe200 fe201 fe202 Verkoopfacturen Het systeem biedt de functionaliteit voor het werken met verkooporders. Het systeem biedt de mogelijkheid om een reeds gemaakte verkoopfactuur volledig te kopiëren als opmaat voor een nieuwe verkoopfactuur. Het systeem biedt de functionaliteit om per verkooprder het factuurmoment en het omzetmoment in te regelen. Het pakket biedt mogelijkheden om verkoopfacturen af te drukken in PDF/A en/of XML-formaat om deze vervolgens digitaal te verzenden. De verkoopfacturen in XML-formaat voldoen aan de standaard UBL 2.0. Het pakket heeft de mogelijkheid om periodieke vorderingen vast te leggen. Het systeem kent ook digitale uitwisseling middels andere technische oplossingen in de toekomst zoals e-facturatie. Grootboek Het is mogelijk om tussenrekeningen af te letteren. Het is mogelijk om foutieve afletteringen terug te draaien. Het is mogelijk om periodieke memoriaalposten vast te leggen. Aan het grootboek (kostenplaats) nummer zijn een flink aantal vrije velden te koppelen zoals: decimale rubriek, programma, taakveld, functie, categorie BBV, afdeling, budgethouder, budgetbeheerder, code blokkering, code btw. Exporteren & Importeren Het systeem kan bestanden met boekingsregels exporteren en importeren. Boekingen In het systeem kan gelijktijdig in meer dan 1 boekjaar gewerkt worden (is registreren). Het systeem blokkeert de mogelijkheid om in reeds afgesloten perioden te muteren. Opzet Het grootboek (kostenplaats) nummer bevat minimaal 9 posities. Het grootboeknummer kent een omschrijving van minimaal 100 posities. Het systeem kan vaste boekingsregels aanmaken (periodedagboeken). Het is mogelijk meerdere correctieperioden binnen het grootboek te definiëren. Het is mogelijk grootboekrekeningen te blokkeren voor handmatige boekingen. Het is mogelijk met een beveiliging te voorkomen dat grootboeken met een saldo of met mutaties of met een verband/koppeling met andere actieve stamgegevens kunnen worden verwijderd. Het is mogelijk aan grootboekrekeningen een einddatum mee te geven. Het is mogelijk aan grootboekrekeningen een signalering te koppelen, als er bijvoorbeeld langer dan een zelf te definiëren termijn niet meer gemuteerd wordt. In het systeem kunnen uren maal tarief in het grootboek vastgelegd worden. Controle Het is mogelijk validatie-instellingen (bijvoorbeeld controle op juistheid ingevoerde boeking) op grootboekniveau te definiëren. BTW Het systeem dient de BTW administratie conform de wetgeving te kunnen voeren. Het systeem beschikt over ondersteuning voor BTW-verwerking (inclusief BTW-compensatiefonds) en fiscale labelling (o.a. van kosten en kostenplaatsen). Het is mogelijk een BTW-kostenverdeelstaat in te voeren. Het systeem moet regelgeving vanuit de wet omzetbelasting en het BTW-compensatiefonds kunnen ondersteunen. Percentages Het systeem beschikt over functionaliteit om te kunnen omgaan met gemengde/samengestelde percentages voor BTW. Het is mogelijk per grootboeknummer of per kostensoort verschillende BTW-percentages te hanteren. Aangifte Het is mogelijk de BTW aangifte geautomatiseerd via het financiële systeem te kunnen doen. Het is mogelijk de BTW aangifte terug te draaien. Vennootschapsbelasting Aangifte Het is mogelijk de VpB aangifte geautomatiseerd via het financiële systeem te kunnen doen. Het systeem berekent, stelt op en handelt digitaal aangiften omzetbelasting en vennootschapsbelasting af. Crediteuren In het systeem kan één gezamenlijke crediteurenadministratie gevoerd worden. Het is mogelijk crediteuren die tot één organisatie behoren te groeperen. Het systeem heeft de functionaliteiten om crediteurensaldi historisch vast te houden zodat op elk willekeurig tijdstip het aan te sluiten is met het grootboek van een bepaalde periode terug in de tijd. Het pakket biedt de mogelijkheid om het crediteurensaldo per einde boekjaar op elk willekeurig tijdstip aan te laten sluiten op het balanssaldo. BTW Het is mogelijk een factuur te registreren in een factuurregister met financiële boekingen met BTW. Het is mogelijk een factuur te registreren in een factuurregister met financiële boekingen zonder BTW. Het pakket heeft mogelijkheden om de btw te berekenen op basis van vooraf ingestelde regels. Controle & Beveiliging Het is mogelijk het externe (credit)factuurnummer automatisch te controleren op dubbele invoer. Het is mogelijk met een beveiliging te voorkomen dat crediteuren met nog openstaande posten verwijderd worden. Gegevens Het is mogelijk per crediteur meerdere bank- en/of girogegevens te definiëren. Het is mogelijk voor crediteuren gebruik te maken van standaard tegenrekeningen. Het is mogelijk stamgegevens per crediteur vast te leggen. Het is mogelijk (vrij te definiëren) extra factuurgegevens vast te leggen. Het is mogelijk stamgegevens te koppelen met o.a. GBA systeem (privé persoon) of KvK-bestand (bedrijven). Het is mogelijk het externe (credit)factuurnummer vast te leggen. Routing Het is mogelijk bij een (credit)factuur afhandelingsgegevens vast te leggen. Het is mogelijk bij een (credit)factuur vast te leggen wie de (credit)factuur heeft ingebracht. Het is mogelijk vast te leggen welke gebruiker een (credit)factuur moet goedkeuren en binnen welke termijn. Het is mogelijk facturen voor goedkeuring naar meerdere gebruikers tegelijk te sturen. Het systeem herkent facturen en doet vervolgens een voorstel voor codering. Het is mogelijk dat bij het inboeken/betalen van een (credit)factuur de gefactureerde nettowaarde automatisch wordt verdeeld naar kostenplaatsen of kostendragers via vooraf gedefinieerde verdeelsleutels. Het is mogelijk de betalingswijze van een (credit)factuur vast te leggen. Het is mogelijk dat crediteuren worden geblokkeerd voor betaling. Het pakket heeft mogelijkheden om facturen in routing apart vast te leggen in het crediteurensaldo. Het pakket heeft de mogelijkheid om het inboeken, het accorderen en het goedkeuren van papieren facturen, PDF-facturen en e-factuur via een Workflow toepassing (binnen het aan te besteden financieel systeem) te automatiseren. Deze Workflow toepassing werkt volgens de door de aanbestedende dienst vastgestelde procedure. De aanbestedende dienst kan zelf bepalen hoe de workflow ingesteld wordt. Betaaladviezen Het is mogelijk bij betaaladviezen rekening te houden met de status van een factuur (bijvoorbeeld de status 'goedgekeurd'). Het is mogelijk betaaladviezen te genereren op basis van de vervaldag van te betalen facturen. Het is mogelijk betaaladviezen integraal terug te zetten of te verwijderen. Het is mogelijk betaaladviezen op factuurniveau te wijzigen. Het is mogelijk in de workflow de opmerking voor het afkeuren van de factuur (bijvoorbeeld 'foute routing') in te kunnen voeren. Het is mogelijk creditnota's te verrekenen met de bijbehorende openstaande facturen bij het genereren van een betaaladvies. Het is mogelijk crediteurenrapportages vrij te definiëren waarbij minimaal de volgende gegevens getoond kunnen worden per crediteur en/of per post: openstaande posten per crediteur, boekingsdatum, omschrijving boeking, openstaand bedrag, factuurnummer, totaal openstaand bedrag per crediteur, mutaties per post per crediteur, uitgegeven opdrachtbonnen/bestelbonnen per crediteur, nog niet afgehandelde facturen.

4 fe203 fe204 fe205 fe206 fe207 fe208 fe209 fe210 fe211 fe212 fe213 fe214 fe215 fe216 fe217 fe218 fe219 fe220 fe221 fe222 fe223 fe224 fe225 fe226 fe227 fe228 fe229 fe230 fe231 fe232 fe233 fe234 fe235 fe236 fe237 fe238 fe239 fe240 fe241 fe242 fe243 fe244 fe245 fe246 fe247 fe248 fe249 fe250 fe251 fe252 fe253 fe254 fe255 fe256 fe257 fe258 fe259 fe260 fe261 Het is mogelijk crediteurgegevens weer te geven, inclusief alle gekoppelde notities. Het is mogelijk een rappellijst per budgethouder aan te maken. Het is mogelijk een ouderdomsanalyse van crediteuren te maken met een vrij te kiezen (historische, huidige of toekomstige) referentiedatum. Een historisch overzicht is onafhankelijk van de mogelijke verwerking van betalingen en ontvangsten op een later moment. Zoeken Het is mogelijk te zoeken op naam, bankrekeningnummer, crediteurnummer, factuurnummer, bedrag en omschrijving. Inkoopfacturen Het systeem kan inkopen (verplichtingen) registreren en inkooporders aanmaken. Het is mogelijk een (credit)factuur automatisch te laten matchen met bestelgegevens. Het is mogelijk dat automatische matching plaatsvindt bij deelfacturen, onder behoud van nog te matchen aantal en prijs van de originele bestelling. Het systeem levert rapportages voor openstaande facturen en openstaande verplichtingen. Het systeem kan facturen in routing vastleggen. Het systeem kan de btw berekenen op basis van vooraf ingestelde regels. Het systeem kan prestaties registreren, afboeken van verplichtingen en prestatieverklaringen aanmaken. Het pakket kan inkomende e-facturen (UBL 2.0 en HR-XML standaard) verwerken. Deze e-facturen worden in de Workflow inkoopfacturen opgenomen. Van deze e-facturen worden door het systeem raadpleegbare PDF/A documenten gemaakt. Factuur, Kredieten & Betaling Het is mogelijk om te zien of een nota betaald is. Het is mogelijk voor crediteuren op leveranciersniveau verschillende betalingscondities vast te leggen. Het is mogelijk een factuur te registreren in een facturenregister (register dat alle ontvangen facturen verzamelt) zonder financiële boeking(en). Het is mogelijk (vooruit)betalingen te doen zonder factuur. Het is mogelijk een vooruitbetaling later te verrekenen met een ontvangen factuur. Het is mogelijk een gescande (credit)factuur (incl. bijlagen) te koppelen aan een crediteur. Het is mogelijk dat wordt doorgezoomd naar een onderliggende gescande factuur ten tijde van de matching. Het is mogelijk dat betalingen worden verrekend met openstaande posten. Het is mogelijk een ontvangen creditnota te koppelen aan een debetnota. Het is mogelijk dat meerdere facturen van een crediteur worden voldaan in één betaling. Het is mogelijk dat facturen worden geblokkeerd voor betaling. Het is mogelijk deelbetalingen van facturen uit te voeren. Het is mogelijk niet-standaardbetalingen (bijvoorbeeld incidentele deelbetalingen) van facturen uit te voeren. Het systeem signaleert een budgetoverschrijding wanneer een verplichting wordt vastgelegd die niet binnen het budget past. Het is mogelijk bulkverwerking (matching & financiële verwerking in het systeem) van facturen met contracten te ondersteunen (bijvoorbeeld voor energierekeningen en het bijbehorende contract). Systeem Uw financieel informatiesysteem bevat minimaal de volgende modules, met daaronder alle functionaliteiten die van een hedendaags systeem verwacht mogen worden: - Grootboek (incl. Kas/Bank/Giro) - Crediteuren - Debiteuren - (Meerjaren)begroting - Jaarrekening - Activa - Reserves en voorzieningen - Verplichtingen (incl. vervaardigen inkooporders) - Projecten en urenadministratie. BBV Het financieel systeem is in te richten volgens tenminste het BBV, IV3, I4ALL en WKR. Het financieel pakket voldoet aan de voorschriften van het BBV (zie website commissie BBV Taal De gebruikersinterface van het systeem is Nederlandstalig. Archiveren Het is mogelijk de invoer van bepaalde, aan het rekeningnummer gekoppelde, velden verplicht te stellen. Het is mogelijk tijdens de invoer controle en blokkering te laten plaatsvinden op combinaties van dimensies (bijvoorbeeld kostenplaatsen, kostensoorten en grootboekrekeningen. Het systeem biedt de functionaliteiten om digitale documenten te archiveren en te koppelen aan boekingen. Opschonen Het is mogelijk om een administratie per dienstjaar en per module op te schonen. Raadplegen Alle gegevens die ingevoerd worden moeten ook geraadpleegd kunnen worden. Deze geraadpleegde gegevens moeten te exporteren zijn naar minimaal MS-Excel. Het is mogelijk real-time door te zoomen (een 'drill-down' uit te voeren) vanuit het hoogste tel- of aggregatieniveau naar het laagste boekingsniveau en eventueel onderliggende documenten. Batch Het is mogelijk verwerkingsverslagen per batch en per totaal aantal debet- en creditmutaties aan te maken. Het pakket biedt mogelijkheden om batchverwerking te controleren op bestaande boekingscodes (er kan nooit worden doorgeboekt waarbij een boekingscombinatie niet bestaat!). Consolideren Het is mogelijk administraties te aggregeren/consolideren. Het is mogelijk voorafgaande journaalposten per administratie en op consolidatieniveau door te voeren. Het is mogelijk in de consolidatieslag interne doorbelastingen van kosten buiten beschouwing te laten. Het is mogelijk dat meerdere afzonderlijke financiële administraties worden geconsolideerd. Het is mogelijk volgens verschillende indelingen te consolideren. Het systeem beschikt over hulpmogelijkheden (instructie) tijdens de consolidatie. Het is mogelijk dat de geconsolideerde gegevens op periodieke basis worden ververst. Het is mogelijk 'ad hoc' te consolideren. Het is mogelijk in de consolidatie een omschrijving mee te geven per journaalpost. Het is mogelijk inzicht te bieden in het resultaat van de consolidatie. Het is mogelijk dat de consolidatieoverzichten worden herleid tot de individuele gegevens en de eliminatieposten waarmee rekening is gehouden (brugstaten). Het is mogelijk in de consolidatieslag binnenorganisatorische schulden automatisch te salderen met de bijbehorende binnenorganisatorische vorderingen (afletteren). Dit geldt zowel voor de exploitatie (baten en lasten) als voor de balans. Het systeem heeft de functionaliteiten om eenvoudig consolidatie en eliminatie uit te voeren over diverse administraties heen en binnen één administratie (intercompany). Het is mogelijk de financiële administratie onder te verdelen naar minimaal 4 niveaus (consolidatielagen). Functioneel beheer Voor het functioneel beheer van het systeem is geen programmeerkennis nodig. Voor het uitvoeren van functioneel beheer moet de functioneel beheerder zelf de autorisaties en stamtabellen kunnen inrichten en beheren met beginen einddatum en gebruikmakend van logfiles. Voorbeelden daarvan zijn het aanmaken en wijzigen van gebruikers, functierollen, stuur- en stamgegevens en het beheren van helpteksten. De functioneel beheerder kan zelf de logging en audittrail(rapportages) instellen. Door de functioneel beheerder kan snel en flexibel ingespeeld worden op wijzigingen in de bedrijfsprocessen. Dit betekent dat de functionaliteit en workflows binnen marges snel zijn aan te passen, zodat een optimale ondersteuning van het proces mogelijk blijft. Het systeem beschikt over een moderne helpdeskfunctie met een vast aanspreekpunt (accountmanager) waarbij via inbellen op basis van de bepaling van de prioriteit door de aanbestedende dienst onderstaande dienstverlening wordt geleverd, t.w.: prioriteit 1: de programmatuur werkt geheel niet = constante inzet tot oplossing, work-around < 2 uur, oplossing < 4 uur : definitieve oplossing < 1 werkdag. prioriteit 2: de programmatuur vertoont ernstig functionaliteitverlies waardoor het proces ernstig wordt verstoord, maar kan gedeeltelijk worden gebruikt = constante inzet tot oplossing, work-around < 4 uur, oplossing < 8 uur : definitieve oplossing < 3 werkdagen. prioriteit 3: de programmatuur vertoont storende tekortkomingen = work-around < 2 werkdagen, oplossing in volgende reguliere versie : definitieve oplossing < 7 werkdagen. prioriteit 4: de programmatuur vertoont hinderlijke tekortkomingen in deelfuncties, doch de werking van de hoofdfunctionaliteit wordt niet belemmerd = antwoord < 1 week : definitieve oplossing in volgende patch.

5 fe262 fe263 fe264 fe265 fe266 fe267 fe268 fe269 fe270 fe271 fe272 fe273 fe274 fe275 fe276 fe277 fe278 fe279 fe280 fe281 fe282 fe283 fe284 fe285 fe286 fe287 fe288 fe289 fe290 fe291 fe292 fe293 fe294 fe295 fe296 fe297 fe298 fe299 fe300 fe301 fe302 fe303 fe304 fe305 fe306 fe307 fe308 fe309 fe310 fe311 fe312 fe313 fe314 fe315 fe316 fe317 fe318 fe319 fe320 fe321 fe322 fe323 fe324 fe325 fe326 fe327 fe328 fe329 fe330 Het systeem beschikt over een gebruiksvriendelijke zoekfunctie die vanuit verschillende logische invalshoeken (bijv. op naam) kan zoeken. Het systeem beschikt naast de productie-omgeving over een testomgeving waarmee updates na goedkeuring van de test in de productie-omgeving landen. In het financieel systeem kunnen meerdere administraties gelijktijdig (naast elkaar) open staan om te registreren. Journaalposten & Boekingen Journaalposten Het is mogelijk overzichten van niet verwerkte/geboekte journaalposten aan te maken. Het is mogelijk frequent terugkerende journaalposten vooraf te definiëren en naar wens te kopiëren naar een daadwerkelijke journaalpost. Het is mogelijk aan journaalposten een status (bijvoorbeeld aangemaakt, concept, definitief, et cetera) toe te kennen. Boekingen Het is mogelijk regels te definiëren voor het afwikkelen van niet-goedgekeurde boekingen. Het is mogelijk afgekeurde boekingen automatisch terug te laten gaan naar de opdrachtgever van de boeking. Het is mogelijk afgekeurde boekingen bij herhaling terug te laten komen opdat deze gecorrigeerd kunnen worden. Het is mogelijk bij een boeking additionele gegevens vast te leggen (kladblokfunctie). Het is mogelijk bij het vastleggen van een journaalpost een boeking over meerdere perioden te verdelen (transitoria). Het is mogelijk tijdens de invoer van boekingen andere functies binnen het systeem te benaderen en/of uit te voeren. Het is mogelijk tijdens het boekingsprogramma stamgegevens aan te maken en/of te wijzigen zonder het boekingsprogramma te verlaten. Het is mogelijk herkomst van automatische en handmatige boekingen vast te leggen. Het is mogelijk de presentatie van de boekingsregels van het grootboek op scherm vrij in te stellen en te sorteren naar transactie, periode of herkomst. Het is mogelijk de coderingen van reeds ingevoerde boekingen te wijzigen (definitief vastgelegd kan nooit wijzigbaar zijn, nog niet definitief moet wijzigbaar zijn). Het is mogelijk onderscheid te maken tussen structurele en incidentele middelen. Inrichting Boekjaar Het is mogelijk automatisch een beginbalans te genereren bij het openen van een nieuw boekingsjaar. Het is mogelijk dat voorafgaande journaalposten van het voorgaande jaar bij het automatisch genereren van een nieuwe openingsbalans meegenomen worden. Het is mogelijk een boekingsjaar voorlopig af te sluiten voor de opening van de beginbalans van het volgende jaar. Het is mogelijk om zelf het aantal perioden van een dienstjaar te bepalen. Het is mogelijk om tot 14 perioden te gebruiken exclusief begroting. Wordt de begroting als een periode gezien dan is het mogelijk om 15 perioden te gebruiken. Het is mogelijk om in meerdere perioden gelijktijdig te kunnen raadplegen (afgelopen en toekomstige perioden) en muteren (toekomstige perioden) naast de huidige periode. Het is mogelijk boekingsperioden of boekingsjaren verplicht af te sluiten. Het is mogelijk om van een balans een brugstaat te maken in het financieel systeem. Een dienstjaar mag alleen maar definitief afgesloten worden als de balans en de verlies en winstrekening in evenwicht zijn en er geen voorgenomen boekingen meer zijn. Het is mogelijk om een dienstjaar definitief af te sluiten. De eindsaldo's worden definitief overgenomen. In het afgesloten dienstjaar mogen geen mutaties meer worden gepleegd. Het is mogelijk om een dienstjaar voorlopig af te sluiten, waardoor de eindsaldo's voorlopig overgenomen worden. Het is mogelijk om meerdere dienstjaren actief te hebben. Dimensies Het is mogelijk meerdere dimensies (bijvoorbeeld kostenplaatsen, kostensoorten (met minmaal 6 posities), productenstructuur, perioden, et cetera) vrij te definiëren. Voor de stamtabellen van de dimensies kan een begin- en einddatum worden aangegeven, waarmee de geldigheid van de stamtabellen voor een specifiek (of meerdere) begrotingsjaar wordt bepaald. Het pakket heeft minimaal vier boekingsdimensies. Het is mogelijk om de relaties tussen deze dimensies vast te leggen. Per boekingsdimensie is het mogelijk om tenminste 7 telniveau's vast te leggen. De boekingsdimensies moeten zo gebruikt kunnen worden, zodat er zo weinig mogelijk boekingen ontstaan. Het pakket heeft de mogelijkheid om van iedere dimensie rapportagestructuren te maken. Het is mogelijk met behulp van standaardfunctionaliteit (in de vorm van een knop of een paar kleine stappen) een extra dimensie toe te voegen. Administraties In het financieel systeem is het minimaal mogelijk om 5 administraties (is juridische entiteiten) te kunnen voeren. In het financieel systeem kunnen meerdere administraties gelijktijdig (naast elkaar) open staan om te registreren. Het pakket biedt de mogelijkheid om op een later tijdstip dan de initiële implementatie administraties toe te voegen en af te voeren. Autoriseren Het pakket heeft de mogelijkheid om gebruikers te autoriseren en deze gebruikers rechten toe te kennen. Menu Het pakket heeft de mogelijkheid om eigen menu's samen te stellen en gebruikers hiervoor te autoriseren. Workflow Het is mogelijk om de vervanging van de Workflowgebruiker in te richten. Het is mogelijk om Workflowtaken door de beheerder over te zetten op een andere gebruiker. Rekeningschema Het is mogelijk te werken met een rekeningschema met minimaal 9 posities. Overig Het is mogelijk met vreemde valuta te werken. Balans, begroting & Jaarrekening Reserves & Voorzieningen Het is mogelijk onderscheid te maken in het resultaat voor en na dotaties en onttrekkingen van reserves. Het is mogelijk voor onttrekkingen aan voorzieningen onderscheid te maken in aanwending en vrijval. Er is een aan de Balans gerelateerde sub-administratie mogelijk met betrekking tot de Reserves & Voorzieningen. Onderverdeling in soorten Reserves & Voorzieningen is mogelijk. Het is mogelijk om "bespaarde rente" met behulp van de "module" te berekenen en te boeken in het grootboek. Rente kan automatisch worden bijgeschreven op / toegevoegd aan de desbetreffende reserve of voorziening. Het is mogelijk om met meerdere rentepercentages te werken. Begrotings- en/of rekeningoverzichten kunnen worden samengesteld. Het is mogelijk om het verloop van de Reserves en Voorzieningen per reserve en voorziening vast te leggen. Passiva Het is mogelijk de verloopstaat van overlopende passiva te genereren. Begroting & Jaarrekening Het is mogelijk een begroting en jaarrekening op te stellen conform de eisen die het BBV hieraan stelt. Het is mogelijk onderscheid te maken in het rentepercentage van de begroting en het rentepercentage van de rekening. Het is mogelijk meerjarig te begroten. Het is mogelijk begrotingswijzigingen door te voeren. Het is mogelijk administratieve wijzigingen door te voeren. Het is mogelijk een overzicht te genereren met begrotingswijzigingen. Het is mogelijk een overzicht te genereren met administratieve wijzigingen. Het is mogelijk de begroting uit te splitsen in budgetten (budgetten te genereren) en deze te beheren. Het is mogelijk om meerjarenbegrotingen te maken met minimaal 4 jaarschijven. Budgetten Opzet Het is mogelijk het jaarbudget op te splitsen in periodebudgetten. Het is mogelijk een hiërarchie van budgetten op te bouwen die kunnen worden geconsolideerd. Het is mogelijk budgetten handmatig te blokkeren. Het is mogelijk budgetbeheersing te faciliteren door middel van signalering of blokkering bij budgetoverschrijding. Het is mogelijk de vrije budgetruimte te raadplegen per grootboekrekening. Het is mogelijk te werken met rechten en reserveringen (reservering is de afzondering van een budget wat kan leiden tot het aangaan van een verplichting.

6 fe331 fe332 fe333 fe334 fe335 fe336 fe337 fe338 fe339 fe340 fe341 fe342 fe343 fe344 fe345 fe346 fe347 fe348 fe349 fe350 fe351 fe352 fe353 fe354 fe355 fe356 fe357 fe358 Het is mogelijk om tijdevenredige budgetten te koppelen aan de realisatie (o.a. ten behoeve van loonkosten). Budgethouder & Budgetbeheerder Het is mogelijk budgetten aan een budgethouder en budgetbeheerder te koppelen in een vrije combinatie van dimensies. Het is mogelijk een budgethouder en budgetbeheerder en uitvoerder per budget vast te leggen. Het is mogelijk de vrije budgetruimte te raadplegen per budgethouder en budgetbeheerder. Historie Het is mogelijk van budgetten de historie van wijzigingen in inhoud en van status (bijvoorbeeld voorlopig, definitief, administratief, et cetera) en de toelichting daarop vast te leggen. Prognoses Het is mogelijk automatisch een budget voor de komende periode te genereren uit de werkelijke gegevens van de afgelopen periode. Het is mogelijk handmatig bijgestelde prognoses (inclusief kladblokfunctie) te genereren op basis van het oorspronkelijke budget, de realisatie en de aangegane verplichtingen. Het is mogelijk budgetmutaties af te lezen. Het is mogelijk kredietoverzichten te genereren. Het is mogelijk uitputtingsoverzichten uit te draaien naar minimaal budgethouder en budgetbeheerder, uitvoerder en organisatieonderdeel. Het is mogelijk af te lezen hoeveel verplichtingen zijn aangegaan op een budgetpost. Het is mogelijk een uitputtingsoverzicht (budget versus realisatie), inclusief aangegane verplichtingen, te genereren. Meerjarig Het is mogelijk budgetten jaar overschrijdend vast te leggen en te bewaken. Kostentoerekening Het systeem beschikt voor de kostentoerekening over standaardkoppelingen met een grootboek. Het is mogelijk real-time door te zoomen (een 'drill-down' uit te voeren) vanuit de kostenobjecten naar de bijbehorende grootboekrekeningen. Het is mogelijk toegewezen kosten aan kostenobjecten te integreren met directe kosten en opbrengsten. Het is mogelijk journaalposten te genereren waarmee toegerekende kosten worden tegengeboekt in de volgende periode. Kostenplaatsen Het is mogelijk in het pakket een hiërarchische opbouw in kostenplaatsen door te voeren. Het is mogelijk automatisch indirecte kosten aan verschillende kostenplaatsen toe te rekenen. Kostensoorten Het is mogelijk kostensoorten te groeperen/sorteren door middel van selectievelden. Kostendrager Het is mogelijk om tegen een voorcalculatorisch uurtarief kostendragers te kunnen belasten. Het is mogelijk automatisch indirecte kosten aan verschillende kostendragers toe te rekenen. Prijzen Het is mogelijk kostprijzen en/of toeslagen te bepalen. Het is mogelijk standaard kostprijzen te gebruiken. Nacalculatie Het is mogelijk nacalculatorische overzichten per activiteit te maken. Het is mogelijk nacalculatorische verschillenanalyses te maken naar minimaal kwaliteit, efficiencyverschil en prijsverschil. Het is mogelijk nacalculaties te maken op basis van gebudgetteerde kosten. Controle Het is mogelijk met ingebouwde controles te waarborgen dat alle grootboekkosten gelijk zijn aan alle toegewezen kosten (er kunnen niet meer kosten verdeeld worden dan er geboekt zijn). IA1 IA2 IA3 IA4 IA5 IA6 IA7 IA8 IA9 IA10 NR. Functionaliteit ICT aspecten U biedt de garantie dat uw systeem aan nieuwe wet- en regelgeving wordt aangepast, zonder kosten opdrachtgever en haar partners, waarbij wijzigingen c.q. aanvullingen op bestaande wet- en regelgeving kunnen worden opgenomen. Deze wijzigingen moeten binnen de looptijd van het contract tijdig worden doorgevoerd (minimaal voordat de wijziging ingaat). U garandeert gedurende een periode van 5 jaren de beschikbaarheid van onderhoud van uw systeem (zowel preventief, correctief en adaptief). Ook worden de updates van MS Windows en de meest relevante browsers en versies hiervan (Firefox, IE en Chrome) in die periode ondersteund. Uw systeem beschikt over een volledig Nederlandstalige grafische user interface. Uw systeem beschikt over een digitale Nederlandstalige handleiding voor gebruikers en functioneel beheerders. Toon door referenties (min. 3) aan dat uw applicatie(s) gebruik maakt van bewezen technologie in qua omvang soortgelijke projecten. Beheer De leverancier draagt zorg voor opleiding van de beheerders van de organisatie. U dient trainers (t.b.v. eindgebruikers) en beheerders van de organisatie op dusdanige wijze op te leiden / trainen en van documentatie en eventuele hulpmiddelen te voorzien, dat deze volledig zelfstandig de aangeboden oplossing kunnen configureren, onderhouden en beheren, gebruiken en kunnen uitleggen aan eindgebruikers (trainen). Technische ondersteuning van de leverancier moet middels remote support mogelijk zijn met Bomgar (VRIJ geeft toegang indien nodig). De leverancier levert updates en patches voor de nieuwe applicatie(s) inclusief de benodigde documentatie (in de Nederlandse taal). Documentatie betreft minimaal releasenotes en de installatiehandleiding van de nieuwe versie. Er moet een tesplan opgeleverd worden door de leverancier(s) en zal gebruikt worden voor de acceptatie. Back-up en Recovery faciliteiten maken onderdeel uit van het systeem en moeten door de VRIJ zelf uitgevoerd kunnen worden. Complexe updates of patches worden indien de VRIJ dit wenst gezamenlijk met een engineer van de leverancier uitgevoerd. IA11 Er vindt actief logging plaats op uw systeem, waardoor handelingen en wijzigingen te allen tijde herleidbaar zijn naar gebruiker, datum en tijdstip (vanwege audittrail en/of incidentmanagement). IA12 U beschikt over een moderne Nederlandstalige helpdesk met een vast aanspreekpunt (accountmanager). De openingstijden van deze helpdesk zijn minimaal van 8-17 uur (maandag t/m vrijdag m.u.v. feestdagen). IA13 Bij calamiteiten buiten de openingstijden van de helpdesk moet het mogelijk zijn (via de accountmanager) binnen 4 uur na melding via mobiel en/of mail technische ondersteuning te verkrijgen. IA14 De leverancier levert ondersteuning bij het oplossen van storingen (zonder extra kosten): IA15 -prioriteit 1: de programmatuur werkt geheel niet = constante inzet tot oplossing, work-around < 2 uur, oplossing < 4 uur : definitieve oplossing < 1 werkdag. IA16 -prioriteit 2: de programmatuur vertoont ernstig functionaliteitverlies waardoor het proces ernstig wordt verstoord, maar kan gedeeltelijk worden gebruikt = constante inzet tot oplossing, work-around < 4 uur, oplossing < 8 uur : definitieve oplossing < 3 werkdagen. IA17 -prioriteit 3: de programmatuur vertoont storende tekortkomingen = work-around < 2 werkdagen, oplossing in volgende reguliere versie : definitieve oplossing < 7 werkdagen. IA18 -prioriteit 4: de programmatuur vertoont hinderlijke tekortkomingen in deelfuncties, doch de werking van de hoofdfunctionaliteit wordt niet belemmerd = antwoord < 1 week : definitieve oplossing in volgende patch. IA19 Hosting vindt plaats binnen de EU. IA20 IA21 IA22 IA23 U geeft inzicht in de call afhandeling van uw helpdesk en ondersteuningsorganisatie (intake, afhandeling, oplossing, terugmelding, afsluiting). Informatieveiligheid De verbindingen moeten beveiligd zijn (https, tussen client en server). De documentatie van datamodellen, software, datacommunicatieprotocollen en onderdelen van het proces van de verwerking van de applicatie(s) is volledig schriftelijk vastgelegd en beschikbaar voor de organisatie. Het systeem beschikt over faciliteiten om gebruikers eenduidig te identificeren en authenticeren op basis van lokale Active Directory. Complexiteit van de wachtwoorden moet voldoen aan de in de markt geldende standaarden zie "Achtergrond document VRIJ" paragraaf "Beveiliging en compliancy". De policy moet instelbaar zijn. IA24 IA25 IA26 IA27 IA28 De leverancier moet de VRIJ als enige rechthebbende, met uitsluiting van alle anderen inclusief de leverancier zelf, op de door haar verzamelde data erkennen. VR/GGD is te allen tijde eigenaar van de data en moet vrij toegangelijk zijn voor de beheerders van de VRIJ. De leverancier moet maatregelen nemen om gegevens waarvan de VRIJ rechthebbende is, pas in te zien na het expliciet ontvangen van toestemming hiervoor van de VRIJ. En draagt zorg voor vernietiging bij beëindiging van deze toestemming. De leverancier moet meewerken aan het afsluiten van een onderhoud- en servicecontract met de VRIJ dat uitgaat van resultaatsverplichting, niet inspanningsverplichting. De broncode van het informatiesysteem is, onder van te voren vastgelegde omstandigheden, beschikbaar. (Hierbij wordt o.a. gedacht aan een Escrow-regeling of continuiteitsregeling zodat continuïteit van het systeem gewaarborgd kan worden na faillissement van de leverancier.) De HRM applicatie moet op basis van bewaartermijn(en) vernietiging van dossier(s) ondersteunen. Dit geldt ook voor afzonderlijke documenten.

7 IA29 IA30 IA31 IA32 IA32 IA33 IA34 IA35 IA36 IA37 IA38 IA39 IA40 IA41 IA42 De leverancier stelt een overzicht ter beschikking van alle bekende bugs van het systeem. Hierbij tevens een planning van nieuwe versies/patches waarin de bugs worden opgelost. De beveiliging van de applicaties dient dusdanig te zijn geregeld dat de VRIJ en GGD kunnen voldoen aan de gestelde normen in het Achtergrond document VRIJ hoofdstuk X paragraaf "Beveiliging en compliancy. De leverancier ondertekent en handhaaft een geheimhoudingsverklaring die voor al het personeel van de leverancier, en voor anderen die namens de leverancier optreden geldt, en blijft gelden, na verandering van het dienstverband. (Dit is vooral bedoeld om verspreiding van vertrouwelijk gegevens, waarmee de leverancier in aanraking komt bij o.a. onderhoud van het systeem, tegen te gaan). De leverancier garandeert dat het geleverde systeem vrij is van kwaadaardige programmatuur en dat het informatiesysteem, zonder dat dit invloed heeft op het functioneren, beschermd kan worden tegen kwaadaardige programmatuur. (Bijvoorbeeld de oplevering is trojan- en virus-vrij, en doet het goed als er een geautomatiseerde virusscanner op het besturingssysteem meedraait.) Infrastructuur Als plugins en add-ons (bijvoorbeeld Java) ge-update moeten worden i.v.m. informatiebeveiliging moeten de aangeboden applicatie(s) binnnen een maand de updates ondersteunen. Dit i.v.m. de afhankelijkheden van andere applicatie(s) binnen onze Citrix omgeving. De nieuwe applicatie(s) moeten passen in de infrastructuur zoals beschreven in het "beschrijvend document I&A". De nieuwe applicatie(s) moeten Single-sign-on ondersteunen. De nieuwe applicatie(s) moeten werken op de servers van de organisatie in het eigen rekencentrum. Zie beschrijvend document I&A voor de eisen hieraan. Wij gaan uit van een on-premise installatie i.v.m. beveiliging, het makkelijker kunnen koppelen van andere applicaties en de performance. De leverancier(s) richt(en) een test-, een acceptatie- en een productieomgeving. Ook deze omgevingen moeten moeten werken op de servers van de organisatie in het eigen rekencentrum. Tevens zorgt de leverancier voor middelen en procedures waardoor de VR IJsselland zelfstandig deze verschillende omgevingen kan beheren. Dit geldt voor de gehele looptijd van het contract. Koppelingen De nieuwe applicatie(s) voorzien in de gegevensuitwisseling met de applicaties zoals beschreven in het document "Architectuurplaat applicaties VR en GGD aug2016". Het p-dossier moet via de ESS en MSS portals beschikbaar zijn. Dit p-dossier moet in de HRM applicatie opgenomen zijn (nu is dat opgenomen in het DMS Corsa). De inschrijver is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en inrichting van de interfaces. Dit is tussen: ESB en HRM-systeem en anderszijds tussen Financieel Systeem en ESB. Het versturen van data over automatische interfaces dient beveiligd te zijn met de laatste stand der techniek. De doorontwikkeling van de beveiliging moet hierin meegenomen worden. Migratie De inschrijver zorgt voor de migratie van gegevens van de huidige naar de nieuwe applicatie(s). Historische data moet volledig meegenomen worden in de migratie. Performance en beschikbaarheid De aangeboden oplossing is in staat om alle gebruikers met acceptabele performance gelijktijdig te bedienen. Hieronder verstaat opdrachtgever dat het resultaat van alle mogelijke handelingen binnen de aangeboden oplossing in 98% van de gevallen binnen 1 seconden wordt getoond.