Register van de verwerkingsactiviteit

Transcriptie

1 doel verwerking verwerkingsgrond type verwerking* gebruikte gegevens en betrokkenen functionele gegevenscategorie AVG-gegevenscategorie* inrichtingsgegevens van de Stamdata benodigd voor het voeren van een administratie financiele administratie Vastleggen van de inrichting van de administratie om een gedegen boekhouding te kunnen voeren. Uitvoering van de overeenkomst met Normaal Onder andere: - Balans- en Winst- en verliescodes - Basisgegevens administratie (zie separate regel hieronder) - Betalingscondities - Boekingsteksten - BTW gegevens - Budgetverdeelsleutels - Dagboeken (voor bank incl. IBAN) - Etiketten - Landen - Talen - Valuta - Verwijzingsrekeningen - Werkkostenregeling algemene gegevens van de administratie Vastleggen van de inrichting van de administratie om een gedegen boekhouding te kunnen voeren. Uitvoering van de overeenkomst met Normaal Onder andere: - NAW, bezoekadres, land - Telefoon, fax, adres(sen) - Internetadres - BTW nummer - KvK nummer en plaats - Scan & Herken actief (ja/nee) - Scan & Herken whitelist afzenders - Perioden - Standaard grootboekrekeningen (zoals verschillenrekeningen, resultaat) - Bankgegevens (IBAN, BIC, bank) - Incassant ID - Vrije velden (debiteuren, crediteuren, artikelen) - Instellingen document 'Aanmaning' (lay-out incl. adres, afbeeldingen en teksten) - Instellingen document 'Factuur' (lay-out incl. adres, afbeeldingen en teksten) - BTW instellingen (o.a. BTW methode, grootboekrekeningen, periode) - Verkoop instellingen (o.a. factuurvolgnummer, grootboekrekeningen, vervolgomschrijvingen, aantal decimalen, G- rekening percentage en IBAN) - Memo Stamdata benodigd voor het voeren van een financiele administratie debiteurgegevens Vastleggen van gegevens van klanten (en eventueel prospects), met als doel verkoopfacturen/offertes en verkoopboekingen te kunnen registeren. Uitvoering van de overeenkomst met Normaal Onder andere: - NAW - Tegenrekening - IBAN (voor herkenning facturen en klaarzetten betalingen) - Memo crediteurgegevens Vastleggen van gegevens van leveranciers, met Uitvoering van de overeenkomst met Normaal Onder andere: als doel inkoopfacturen en inkoopboekingen te kunnen registeren. - NAW - Tegenrekening - IBAN (voor herkenning facturen en klaarzetten betalingen) - Memo grootboekrekeningen Vastleggen van de grootboekrekeningen van de administratie om een gedegen boekhouding te kunnen voeren. Uitvoering van de overeenkomst met Normaal Onder andere: - Nummer - Omschrijving - BTW code - BTW wijzigbaar (ja/nee) - Balans- of Winst- en verliescode - Geblokkeerd (ja/nee) Stamdata benodigd voor het voeren van een financiele administratie Stamdata benodigd voor het voeren van een financiele administratie Stamdata benodigd voor het voeren van een financiele administratie Pagina 1 van 20

2 doel verwerking verwerkingsgrond type verwerking* gebruikte gegevens en betrokkenen functionele gegevenscategorie AVG-gegevenscategorie* budgetten Vastleggen van budgetten opkostensoorten en - Uitvoering van de overeenkomst met Normaal Onder andere: Stamdata benodigd voor het voeren van een plaatsen om analyses te ondersteunen (gebruik is optioneel). - Kostensoort - Kostenplaats - Verdeelsleutel - Jaarbudget financiele administratie (optioneel) kostenplaatsen en -soorten Vastleggen van kostensoorten en -plaatsen om analyses te ondersteunen (gebruik is optioneel). instellingen facturatie Vastleggen van instellingen mbt facturering om verkoopfacturen te kunnen opstellen en versturen. Uitvoering van de overeenkomst met Normaal Onder andere: - Nummer - Omschrijving - Zoeksleutel - Blokkeren (ja/nee) Uitvoering van de overeenkomst met Normaal Onder andere: - Artikelgroepen - Artikelkortingsgroepen - Debiteurenkortingsgroepen - Debiteurensoorten - Extra artikelomschrijvingen - Factuurteksten - Kortingsmatrix - Leveringscondities - Rayons - Vertegenwoordigers (alleen naam) - Verzendadressen (gekoppeld aan debiteur) - Verzendwijzen Stamdata benodigd voor het voeren van een financiele administratie (optioneel) Stamdata benodigd voor factureren artikelen Vastleggen van artikelen om verkoopfacturen te kunnen opstellen en versturen. activa Vastleggen van instellingen om vaste activa adminsitratie te kunnen voeren. Uitvoering van de overeenkomst met Normaal Onder andere: - Code - Omschrijving - Zoeksleutels - Artikelgroep - Kortingsgroep - BTW code verkoop - Memo Uitvoering van de overeenkomst met Normaal Onder andere: - Dagboek - Tussenrekening - Activagroepen (naam, grootboekrekeningen, afschrijvingsinstellingen) Stamdata benodigd voor factureren Stamdata benodigd voor het voeren van een vaste activa administratie (optioneel) koppelingen koppelingen Vastleggen van instellingen om applicaties van derden te koppelen aan Minox. Uitvoering van de overeenkomst met Normaal Koppelgegevens van diverse applicaties. Verschilt per applicatie. Vaak betreft dit: - Gebruikersnaam - Wachtwoord - Token - Overige ID's - Adres van applicatie (bijvoorbeeld URL) - Instellingen voor automatische boekingen obv data uit gekoppelde applicatie Instellingen van koppelingen benodigd voor koppelen met andere applicaties (optioneel) Boeken Verwerken van journaalposten om de boekhouding te voeren (handmatig boeken, verwijderen of corrigeren van boekingsregels). Uitvoering van de overeenkomst met Normaal Boeken van journaalposten: - Dagboek - Dagboekblad - Periode - Rekening (grootboek, debiteur, crediteur) - Factuurnummer - Boekstuknummer - Datum - Vervaldatum - Kostenplaats - Valuta - Debetbedrag - Creditbedrag - Aantal - BTW code en bedrag - Omschrijving Journaalposten boeken Pagina 2 van 20

3 doel verwerking verwerkingsgrond type verwerking* gebruikte gegevens en betrokkenen functionele gegevenscategorie AVG-gegevenscategorie* Automatische betalingen Verwerken van automatische betalingen om de Uitvoering van de overeenkomst met Normaal Betalingsvoorstel met te betalen facturen (obv Betalingsvoorstel genereren (en evt aanpassen) boekhouding te voeren (voorstel genereren + betalingsbatch downloaden of versturen naar Bizcuit). selectie instellingen): - Crediteurgegevens - Factuurgegevens - Bedrag - Omschrijving - IBAN / BIC + betalingsbatch downloaden of versturen naar Bizcuit Verwerken bankmutaties Verwerken van banktransacties om de boekhouding te kunnen voeren (vanuit import of bankkoppeling via Bizcuit). Uitvoering van de overeenkomst met Normaal Boeken van bankmutaties: - Status van herkenning - IBANs (van en naar + naam) - Periode - Rekening (grootboek, debiteur, crediteur) - Factuurnummer - Boekstuknummer - Boekdatum - Vervaldatum - Kostenplaats - Valuta - Debetbedrag - Creditbedrag - Aantal - BTW code en bedrag - Omschrijving Journaalposten boeken Incasso Verwerken van incassorun (voorstel genereren + incassobatch aanmaken). Import Verwerken van stamgegevens of transacties via import om de boekhouding te voeren. Scan & Herken / UBL Verwerken van inkomende documenten (facturen, bonnen, declaraties) om de boekhouding te voeren. Uitvoering van de overeenkomst met Normaal Incassovoorstel met te incasseren gelden (obv selectie instellingen): - Debiteurgegevens - Factuurgegevens - Bedrag - Omschrijving - IBAN / BIC Uitvoering van de overeenkomst met Normaal Importeren van: - Debiteuren - Crediteuren - Artikelen - Journaalposten Uitvoering van de overeenkomst met Normaal Boeken van facturen, bonnen, declaraties: - Status van herkenning - Periode - Rekening (grootboek, debiteur, crediteur) - Factuurnummer - Boekstuknummer - Boekdatum - Vervaldatum - Kostenplaats - Valuta - Debetbedrag - Creditbedrag - Aantal - BTW code en bedrag - Omschrijving - Weergave van brondocument Incassorun genereren en verzenden Stamdata verkwerken OF Journaalposten boeken Journaalposten boeken Facturering Verwerken van verkoopfacturen (factuur aanmaken + versturen of afdrukken). Uitvoering van de overeenkomst met Normaal Verwerken van verkoopfacturen: - Gegevens debiteur - Condities en verzendwijze - Gegevens (proef)factuur (artikelen, aantallen, prijzen, eenheden, korting, BTW, kostenplaats, etc.) Facturen maken en verzenden EN Journaalposten boeken AuditFile Genereren van AuditFile. Uitvoering van de overeenkomst met Normaal Export van financiele adminstratie conform AuditFile genereren AuditFile (XAF) vereisten Vaste journaalposten Verwerken van vaste journaalposten (vaste journaalpost opstellen + boeken). Uitvoering van de overeenkomst met Normaal Zie ' - Boeken' Journaalposten boeken Pagina 3 van 20

4 doel verwerking verwerkingsgrond type verwerking* gebruikte gegevens en betrokkenen functionele gegevenscategorie AVG-gegevenscategorie* Activa Verwerken van afschrijvingen (activa aanmaken Uitvoering van de overeenkomst met Normaal Gegevens benodigd voor boeken van activa: Journaalposten boeken + afschrijvingsvoorstel opstellen + boeken). - Dagboek - Activagegevens (aanschafdatum, aanschafwaarde, restwaarde, etc.) - Boekingsgegevens Opvragen en rapportage Diverse schermen en rapporten Gebruiker inzicht geven in de financiele administratie, facturatie, instellingen en stamgegevens. Uitvoering van de overeenkomst met Normaal Diverse in Minox vastgelegde gegevens (geen nieuwe gegevens) Rapportage Gebruikers Onderhouden van Minox gebruikers Uitvoering van de overeenkomst met Normaal Gebruikers: - Naam - adres - Rechtengroep - Creaim certificaat (optioneel) Gebruikersrechten Onderhouden van Minox gebruikersrechten Uitvoering van de overeenkomst met Normaal Gebruikersrechten: - Administratie(s) - Menu items - Dagboeksoorten - Externe toegang voor accountant Wachtwoord Onderhouden van Minox gebruikerswachtwoord Ingelogde gebruikers Inzicht in ingelogde gebruikers in adminsitraties waar de huidige gebruiker toegang toe heeft Documenten Opslag van documenten Documenten opslaan die dienen als onderbouwing bij boekingen of andere objecten in de administratie Uitvoering van de overeenkomst met Normaal Self-service mogelijkheid om Minox wachtwoord aan te passen Uitvoering van de overeenkomst met Normaal Inzicht in ingelogde gebruikers in adminstraties waar de huidige gebruiker toegang toe heeft Uitvoering van de overeenkomst met Normaal Diverse documenten, zoals: - Facturen, bonnen, declaraties - Contracten Onderhoud gebruikers en -rechten Onderhoud gebruikers en -rechten Onderhoud wachtwoord Rapportage Audit trail Pagina 4 van 20

5 inrichtingsgegevens van de administratie categorie(ën) betrokkenen bewaartermijn authentieke bron sub-verwerker nr. gegevensverwerkingscontract gegevensuitwisseling (geen persoonsgegevens) Maximaal 7 jaar vanaf einde overeenkomst met algemene gegevens van de administratie Minox klant Maximaal 7 jaar vanaf einde overeenkomst met NAW gegevens kunnen opgehaald worden via KvK koppeling debiteurgegevens Klant van Minox klant Maximaal 7 jaar vanaf einde overeenkomst met NAW gegevens kunnen opgehaald worden via KvK koppeling crediteurgegevens Leverancier van Minox klant Maximaal 7 jaar vanaf einde overeenkomst met NAW gegevens kunnen opgehaald worden via KvK koppeling grootboekrekeningen (geen persoonsgegevens) Maximaal 7 jaar vanaf einde overeenkomst met Pagina 5 van 20

6 budgetten categorie(ën) betrokkenen bewaartermijn authentieke bron sub-verwerker nr. gegevensverwerkingscontract gegevensuitwisseling Minox klant Maximaal 7 jaar vanaf einde overeenkomst met kostenplaatsen en -soorten Minox klant Maximaal 7 jaar vanaf einde overeenkomst met instellingen facturatie Minox klant Klant van Minox klant (igv Verzendadressen) Maximaal 7 jaar vanaf einde overeenkomst met artikelen Minox klant Maximaal 7 jaar vanaf einde overeenkomst met activa Minox klant Maximaal 7 jaar vanaf einde overeenkomst met koppelingen koppelingen Minox klant / gebruiker van gekoppelde applicatie (veelal dezelfde persoon / organisatie) Maximaal 7 jaar vanaf einde overeenkomst met Afhankelijk van koppeling - Storecove - Jonar - Bizcuit Overige koppelpartners zijn geen subverwerkers (gebruikers hebben separate overeenkomst voor de gekoppelde applicatie) Boeken Klant van Leverancier van Werknemer van Minox klant Maximaal 7 jaar vanaf einde overeenkomst met Pagina 6 van 20

7 Automatische betalingen categorie(ën) betrokkenen bewaartermijn authentieke bron sub-verwerker nr. gegevensverwerkingscontract gegevensuitwisseling Leverancier van Minox klant Maximaal 7 jaar vanaf einde overeenkomst met Bizcuit Verwerken bankmutaties Klant van Leverancier van Minox klant Maximaal 7 jaar vanaf einde overeenkomst met Import OF Koppeling met Bizcuit Bizcuit Incasso Klant van Minox klant Maximaal 7 jaar vanaf einde overeenkomst met Import Klant van Leverancier van Werknemer van Minox klant Maximaal 7 jaar vanaf einde overeenkomst met Scan & Herken / UBL Klant van Leverancier van Werknemer van Minox klant Maximaal 7 jaar vanaf einde overeenkomst met Upload OF Scan & Herken via Go2UBL OF Scan & Herken via TriFact365 OF Document vanuit Bizcuit Go2UBL TriFact Bizcuit Facturering Klant van Minox klant Maximaal 7 jaar vanaf einde overeenkomst met AuditFile Vaste journaalposten Minox klant Klant van Leverancier van Werknemer van Minox klant Maximaal 7 jaar vanaf einde overeenkomst met Maximaal 7 jaar vanaf einde overeenkomst met Pagina 7 van 20

8 Activa categorie(ën) betrokkenen bewaartermijn authentieke bron sub-verwerker nr. gegevensverwerkingscontract gegevensuitwisseling Maximaal 7 jaar vanaf einde overeenkomst met Leverancier van Minox klant Opvragen en rapportage Diverse schermen en rapporten Gebruikers Klant van Leverancier van Werknemer van Minox klant Werknemer van Minox klant Maximaal 7 jaar vanaf einde overeenkomst met Maximaal 7 jaar vanaf einde overeenkomst met Gebruikersrechten Werknemer van Minox klant Maximaal 7 jaar vanaf einde overeenkomst met Wachtwoord Ingelogde gebruikers Minox klant Werknemer van Minox klant Maximaal 7 jaar vanaf einde overeenkomst met Maximaal 7 jaar vanaf einde overeenkomst met Documenten Opslag van documenten Klant van Leverancier van Werknemer van Minox klant Maximaal 7 jaar vanaf einde overeenkomst met Upload OF Scan & Herken via Go2UBL OF Scan & Herken via TriFact365 OF Document vanuit Bizcuit Bizcuit Pagina 8 van 20

9 inrichtingsgegevens van de administratie categorie(ën) ontvangers derde land/internationale organisatie documenten passende waarborgen beschrijving beveiligingsmaatregelen documentatie resultaat GEB (DPIA) Standaard maatregelen + specifiek (zie algemene gegevens van de administratie Standaard maatregelen + specifiek (zie debiteurgegevens Standaard maatregelen + specifiek (zie crediteurgegevens Standaard maatregelen + specifiek (zie grootboekrekeningen Standaard maatregelen + specifiek (zie Pagina 9 van 20

10 budgetten categorie(ën) ontvangers derde land/internationale organisatie documenten passende waarborgen beschrijving beveiligingsmaatregelen documentatie resultaat GEB (DPIA) Standaard maatregelen + specifiek (zie kostenplaatsen en -soorten Standaard maatregelen + specifiek (zie instellingen facturatie Standaard maatregelen + specifiek (zie artikelen Standaard maatregelen + specifiek (zie activa Standaard maatregelen + specifiek (zie koppelingen koppelingen Standaard maatregelen + specifiek (zie Bij voorkeur gebruik van OAuth2 voor veilige koppelingen Boeken Opslag van minimale gegevens bij Minox (igv bijvoorbeeld de Factuurconnectie koppeling, worden gebruikersnaam/wachtwoord niet opgeslagen bij Minox, alleen bij Standaard maatregelen + specifiek (zie Pagina 10 van 20

11 Automatische betalingen categorie(ën) ontvangers derde land/internationale organisatie documenten passende waarborgen beschrijving beveiligingsmaatregelen documentatie resultaat GEB (DPIA) Standaard maatregelen + specifiek (zie Verwerken bankmutaties Standaard maatregelen + specifiek (zie Incasso Standaard maatregelen + specifiek (zie Import Standaard maatregelen + specifiek (zie Scan & Herken / UBL Standaard maatregelen + specifiek (zie Facturering Standaard maatregelen + specifiek (zie AuditFile Vaste journaalposten Standaard maatregelen + specifiek (zie Standaard maatregelen + specifiek (zie Pagina 11 van 20

12 Activa categorie(ën) ontvangers derde land/internationale organisatie documenten passende waarborgen beschrijving beveiligingsmaatregelen documentatie resultaat GEB (DPIA) Standaard maatregelen + specifiek (zie Opvragen en rapportage Diverse schermen en rapporten Standaard maatregelen + specifiek (zie Gebruikers Standaard maatregelen + specifiek (zie Gebruikersrechten Standaard maatregelen + specifiek (zie Documenten Wachtwoord Ingelogde gebruikers Opslag van documenten Standaard maatregelen + specifiek (zie Standaard maatregelen + specifiek (zie Standaard maatregelen + specifiek (zie Pagina 12 van 20

13 inrichtingsgegevens van de administratie informeren betrokkenen procedure uitoefening rechten startdatum verwerking einddatum verwerking plaatsvervangende verwerking datum laatste update algemene gegevens van de administratie debiteurgegevens crediteurgegevens grootboekrekeningen Pagina 13 van 20

14 budgetten informeren betrokkenen procedure uitoefening rechten startdatum verwerking einddatum verwerking plaatsvervangende verwerking datum laatste update kostenplaatsen en -soorten instellingen facturatie artikelen activa koppelingen koppelingen Boeken Pagina 14 van 20

15 Automatische betalingen informeren betrokkenen procedure uitoefening rechten startdatum verwerking einddatum verwerking plaatsvervangende verwerking datum laatste update Verwerken bankmutaties Incasso Import Scan & Herken / UBL Facturering AuditFile Vaste journaalposten Pagina 15 van 20

16 Activa informeren betrokkenen procedure uitoefening rechten startdatum verwerking einddatum verwerking plaatsvervangende verwerking datum laatste update Opvragen en rapportage Diverse schermen en rapporten Gebruikers Gebruikersrechten Wachtwoord Ingelogde gebruikers Documenten Opslag van documenten Pagina 16 van 20

17 inrichtingsgegevens van de administratie opmerking algemene gegevens van de administratie debiteurgegevens crediteurgegevens grootboekrekeningen Pagina 17 van 20

18 budgetten opmerking kostenplaatsen en -soorten instellingen facturatie artikelen activa koppelingen koppelingen Boeken Pagina 18 van 20

19 Automatische betalingen opmerking Verwerken bankmutaties Incasso Import Scan & Herken / UBL Facturering AuditFile Vaste journaalposten Pagina 19 van 20

20 Activa opmerking Opvragen en rapportage Diverse schermen en rapporten Gebruikers Gebruikersrechten Wachtwoord Ingelogde gebruikers Documenten Opslag van documenten Pagina 20 van 20