De nieuwe generatie van MINOX MINOX Software

Transcriptie

1 De nieuwe generatie van MINOX MINOX Software Vendelier PB VEENENDAAL Tel (0318) Fax (0318) Internet Uitgave 2014

2 De Waarom stappen in 2012 MINOX-Online > Uw administratie is altijd en overal beschikbaar > Platformonafhankelijk > Maximale veiligheid en beschikbaarheid van uw data > De perfecte oplossing voor de ZZP-er en de MKB-er > De ideale manier van samenwerking met de accountant > Optimale prijs-prestatieverhouding > Probleemloos doorgroeien binnen de MINOX-uitvoeringen en -modules > Gegarandeerde back-ups > Al vanaf EUR 24,50 inclusief hosting per maand Copyright MINOX Software

3 Pag. 3 > Zekerheid in de cloud Al sinds 1983 houdt MINOX Software* zich bezig met het ontwikkelen van administratieve software voor de ZZP-er, het MKB en de accountants- en administratiekantoren met hun cliënten. MINOX (voorheen MIDAS) is in gebruik bij meer dan tienduizend bedrijven. > Modulaire opbouw MINOX is modulair van opbouw. Dat betekent dat u in staat bent om de uitvoering en de modules te gebruiken, die u nu nodig heeft. Groeit uw onderneming en/of uw informatiebehoefte dan kunt u probleemloos uitbreiden en/of doorgroeien. > Gebruik van het toetsenbord Een van de onderscheidende zaken van MINOX is het gebruik van het toetsenbord. Ook met MINOX-Online kunt u gebruikmaken van sneltoetsen, waardoor u veel sneller kunt navigeren. > Online (samen) werken in de cloud Met de nieuwe generatie software van MINOX werkt u volledig in de cloud. U heeft slechts een PC met een browser en een internetverbinding nodig om met MINOX te kunnen werken. De applicatie is niet op de lokale PC geïnstalleerd, maar op een centrale server in een beveiligd datacentrum. U betaalt een bijzonder aantrekkelijk maandtarief waarbij het onderhoud, nieuwe versies en de helpdesk is inbegrepen. Evenals de hostingkosten en het maken van back-ups. U heeft altijd en overal inzicht in uw actuele financiële situatie. Met uw toestemming kan uw accountant over uw schouder meekijken en meewerken. Bij een uitgebreid onderzoek naar administratieve pakketten is MINOX op de eerste plaats geëindigd. * MINOX Software is de handelsnaam van Schaake Software Products B.V.

4 Pag. 4 > Maximale veiligheid in de cloud Online werken biedt veel voordelen, maar vraagt ook om een optimale beveiliging. Om alle in- en uitgaande data maximaal te beschermen wordt gebruik gemaakt van internetverbindingen volgens de hoogste beveiligingsstandaards. Dit geschiedt zodanig dat het voor onbevoegden onmogelijk is om toegang tot uw gegevens te krijgen, ze te muteren of ze te ontvreemden. De data van de administraties wordt opgeslagen op de servers van een professionele hostingprovider. Door de jarenlange ervaring van deze provider bent u verzekerd van maximale veiligheid van uw data en de beschikbaarheid van de software in de cloud. MINOX speelt in op de veranderingen in de markt en op automatiseringsgebied. Maandelijks verschijnen updates. Deze updates worden voor u geïnstalleerd. U bent altijd verzekerd van de actuele stand van de programmatuur.

5 Pag. 5 > Eigenschappen van MINOX MINOX is ontworpen op gebruiksgemak en een intuïtieve bediening. Een heldere menustructuur zorgt ervoor dat u moeiteloos uw weg vindt in het programma. Door de duidelijke financiële overzichten en de dashboard functionaliteit kunt u snel inzicht verkrijgen in uw bedrijfsresultaten. > Kenmerken Hardware en browser onafhankelijk Overal en altijd toegankelijk Uitbreidbaar Directe verwerking Bediening met het toetsenbord en/of de muis Boekingen achteraf onzichtbaar corrigeren Boekingen in meerdere perioden en jaren Debiteuren en crediteuren Online opvragen actuele bedrijfsgegevens bij de Kamer van Koophandel Mogelijkheid om adresgegevens op te vragen door middel van de postcode Aanmaningen en openstaande postenlijsten Wijzigen van mutaties vanuit het opvragen Heldere financiële overzichten Uitgebreide zoekmogelijkheden Meekijken en samen werken met de accountant

6 Pag. 6 > Financieel dashboard Veel ondernemers in het MKB hebben slecht zicht op hun financiële situatie. Hoe het bedrijf er voor staat, wordt vaak bepaald op basis van het banksaldo. Hierdoor worden latente problemen pas zichtbaar op een te laat tijdstip. Om de ondernemer snel en goed inzicht te geven in de cijfers heeft MINOX een financieel dashboard ontwikkeld. Aan de hand van dit dashboard kunnen ondernemers in één oogopslag zien hoe de financiële situatie van het bedrijf is. Bovendien is daarmee inzichtelijk hoe het verloop van de financiën is op de korte en op de lange termijn. Het dashboard is vrij te definiëren. Door middel van staaf- en taartdiagrammen ziet u direct het verloop van bijvoorbeeld de omzet, bruto winst en liquide middelen. Tevens geven de current ratio en solvabiliteit direct inzicht in de gezondheidstoestand van de onderneming.

7 Pag. 7 > Administraties en boekjaren Voor elke administratie legt u een administratienummer aan met daaronder de boekjaren. Het aantal administraties is afhankelijk van de uitvoering van MINOX. > Onderhoud Het onderhouden van basisgegevens (zoals grootboek, debiteuren en crediteuren, maar ook bijvoorbeeld betalingscondities) kenmerkt zich door de uniforme wijze van opbouw. De schermen zijn functioneel en - daar waar nodig- onderverdeeld in tabbladen. Bij de stamgegevens van grootboek, debiteuren en crediteuren kunnen voorkeursinstellingen worden bepaald. Dit vergemakkelijkt en versnelt de boekingsgang. Het gebruik van memovelden, biedt tijdens het boeken aanvullende informatie over de betreffende rekening. Bij het aanmaken van debiteuren en crediteuren kunt u de naam- en adresgegevens van de Kamer van Koophandel raadplegen en automatisch overnemen. Ook biedt MINOX u de mogelijkheid om het adres te zoeken op basis van de postcode.

8 Pag. 8 > Boeken MINOX heeft zich in de loop der jaren bewezen door de kracht en de gebruiksvriendelijkheid van het boekingsprogramma. Alle soorten dagboeken (Kas, Bank, Inkopen, Verkopen, Memo en Beginbalans) worden op een uniforme wijze vastgelegd. Dit kan handmatig gebeuren of automatisch door scan en herken, boekingen vanuit de facturering of koppelingen met branchepakketten. > Een paar kenmerken: Boekingen worden direct in het grootboek verwerkt en kunnen altijd achteraf (onzichtbaar) worden gewijzigd, verwijderd of tussengevoegd. Tijdens het boeken zijn krachtige zoekopties beschikbaar: op (delen van) omschrijvingen van grootboekrekeningen, debiteuren, crediteuren, factuurnummers en factuurbedragen. Ook kan gezocht worden op omschrijvingen en bedragen van mutaties. Het factuur- en/of boekstuknummer kan automatisch worden toegekend. De vervaldatum van openstaande posten wordt automatisch berekend. Op basis van vooraf gedefinieerde velden in het grootboek en bij de debiteuren en crediteuren wordt de boekingsgang volledig voorgesteld. Het bedrag komt automatisch in de debet- of creditkolom, de BTW-code wordt ingevuld en de tegenrekening bij de debiteur of crediteur verschijnt in de volgende boekingsregel. Betalingen van meerdere openstaande posten van dezelfde debiteur of crediteur kunnen verzameld worden afgeletterd (bij kas en bank). Gebruik van vreemde valuta, kostenplaatsenadministratie, aantallen en boekingsteksten. Automatisch tonen van memoteksten. Controle van onder andere de datum met de periode, openstaande posten, voordruk of afdracht BTW, begin- en eindsaldo van kas en bank. Tot 9000 boekingsregels in één dagboekblad.

9 Pag. 9 > Periode afsluiten Of u nu met meerdere gebruikers van uw bedrijf samen in een administratie werkt of alleen met uw accountant, met het onderdeel Periode afsluiten kunt u voorkomen dat ongewenst een boeking in een voorgaande periode wordt aangemaakt, gewijzigd of verwijderd. Periodes kunnen voorlopig of definitief worden afgesloten. Voorlopig afgesloten periodes kunnen weer worden geopend.

10 Pag. 10 > Raadplegen Voor het raadplegen van gegevens biedt MINOX krachtige en snelle zoekmogelijkheden. > Er kan onder andere gezocht worden op: (Delen van) omschrijvingen van grootboekrekeningen, debiteuren en crediteuren BTW-code, dagboeksoort, jaarbudget en kostensoort Factuurnummers, boekstuknummers en factuurbedragen Omschrijvingen van eerdere boekingen Bedragen (in- of exclusief BTW) Debiteuren en crediteuren op factuursaldo Bij het opvragen van bijvoorbeeld een grootboekrekening worden in één scherm de periodetotalen, met vergelijking met vorig jaar (of gebudgetteerd) getoond. Vanuit de tab Mutaties worden alle boekingen getoond. Met een muisklik op de betreffende mutatieregel kan de boeking indien nodig (onzichtbaar) worden gecorrigeerd. Ook biedt MINOX de mogelijkheid om mutaties tegen elkaar af te letteren. Zo heeft men bijvoorbeeld bij de grootboekrekening Kruisposten direct inzicht uit welke mutaties het resterende saldo is opgebouwd.

11 Pag. 11 > Overzichten MINOX bevat een groot scala aan overzichten, waarmee een goed inzicht in de financiële administratie verkregen kan worden. De overzichten kunnen op het scherm worden getoond, worden afgedrukt of worden geëxporteerd naar PDF, Word of Excel. De financiële overzichten omvatten onder andere de Proef- en saldibalans, Kolommenbalans, Balans, Winst- en verliesrekening, Periode- en Jarenoverzichten (met vergelijkende cijfers van 5 jaren), BTW-aangifte, Rekeningkaarten en Dagboekbladen. Voor de debiteuren en de crediteuren is er de mogelijkheid van een Openstaande postenlijst met ouderdomsanalyse, Aanmaningen debiteuren, Betalingsvoorstel crediteuren, Periode- en Jarenoverzichten, NAW-lijsten en Etiketten.

12 Pag. 12 > Uitvoeringen MINOX-Online is verkrijgbaar in meerdere uitvoeringen. Voor ondernemers die niet zelf willen boeken, maar die wel willen meekijken met de accountant, is er een kijklicentie beschikbaar. Met MINOX-Basis Financieel heeft u de beschikking over twee administraties, een complete financiële administratie met debiteuren en crediteuren en heeft u de mogelijkheid van aanmaningen, openstaande postenlijsten, een BTW-aangifte en een Proef- en saldibalans. MINOX-Pro Financieel biedt u zelfs standaard drie administraties. Daarnaast ook kostenplaatsen, vreemde valuta, budgetten, vaste journaalposten, afletteren en het gebruik van aantallen bij het boeken. De financiële overzichten zijn uitgebreid met onder andere een Winst- en verliesrekening, Balans, Kolommenbalans en Periode- en Jarenoverzichten.

13 Pag. 13 > Modules U kunt uw MINOX uitvoeringen uitbreiden met diverse modules. > MINOX-Automatische betalingen Openstaande posten van crediteuren (uit de Europese Unie) kunnen door MINOX automatisch worden betaald. Op basis van de openstaande posten en de gekoppelde betalingscondities van de crediteuren kan MINOX een betalingsvoorstel vervaardigen. Dit voorstel kan nog worden aangepast. Er kunnen posten worden toegevoegd en/ of verwijderd en er kunnen bedragen worden aangepast. Vervolgens worden de betaalopdrachten door de bank uitgevoerd en worden de openstaande facturen afgeboekt en in de administratie verwerkt. > MINOX-Verwerking bankmutaties Elektronische dagafschriften van uw bank kunnen automatisch in MINOX worden ingelezen en aan de administratie worden gekoppeld. De mutaties op het dagafschrift worden door MINOX herkend en worden zichtbaar in een verwerkingsvoorstel. Er kunnen eventueel nog wijzigingen in het voorstel worden doorgevoerd. Nadat het voorstel definitief is worden de boekingen automatisch doorgevoerd in de financiële administratie. > MINOX-Incasso Vorderingen op debiteuren kunnen door MINOX automatisch worden geïncasseerd. Op basis van de openstaande posten en de gekoppelde incassocondities van de debiteuren kan MINOX een incassovoorstel vervaardigen. Het voorstel kan eventueel worden aangepast en vervolgens worden de incassoopdrachten door de bank uitgevoerd. De openstaande posten worden afgeboekt en in de administratie verwerkt. > MINOX-AuditFile Voor een snelle en eenvoudige controle van de financiële administratie heeft de Belastingdienst de AuditFile ontwikkeld. Met behulp van deze module wordt een bestand aangemaakt met daarin, op een uniforme wijze, een uittreksel van de grootboekmutaties. Hierdoor wordt voldaan aan de fiscale bewaarplicht en is er een kortere doorlooptijd bij controles door de Belastingdienst. De AuditFile is ook geschikt om een koppeling te realiseren met externe programmatuur, zoals rapportagesoftware. De accountant kan de AuditFile inlezen in zijn rapportgenerator en daarmee snel een jaarrekening vervaardigen. Met MINOX- AuditFile kan een koppeling worden gelegd naar alle rapportageprogramma s.

14 Pag. 14 > Meerdere gebruikers MINOX biedt u de mogelijkheid om met meerdere gebruikers tegelijkertijd in een of meerdere administraties te werken. Ook uw accountant kan met u meekijken en meewerken. > Ontwikkelingen in de nabije toekomst > Het boeken van transitoria Transitoria zijn kosten welke toegerekend moeten worden aan een andere periode dan de huidige periode. Deze overlopende posten kunnen zowel vooruitbetalingen zijn als posten die nog betaald moeten worden. Te denken valt bijvoorbeeld aan vooruitbetaalde kosten van huur, telefoon en de verzekering. MINOX biedt de mogelijkheid om deze transitorische posten automatisch in de betreffende toekomstige periodes (en boekjaar) te boeken. > Rekening-courantboekingen Tussen holdings en haar werkmaatschappijen vinden rekening-courantboekingen plaats. Dat wil zeggen dat de holding een factuur van de werkmaatschappij betaalt en ook omgekeerd. Indien in MINOX een boeking plaatsvindt op een rekeningcourantgrootboekrekening, dan wordt automatisch in de andere administratie een tegenboeking gemaakt op de gekozen grootboekrekening.

15 Pag. 15 > MINOX-Vaste activa Met MINOX-Vaste activa voert u een volledige activaregistratie, die gekoppeld is aan de financiële administratie van MINOX. Tal van gegevens kunnen per activum worden vastgelegd, zoals aanschafwaarde, restwaarde, afschrijvingspercentage en afschrijvingsmethode. Bovendien produceert deze aanvullende module periodieke journaalposten met betrekking tot de afschrijvingen, die volledig automatisch in de financiële administratie van MINOX worden verwerkt. Vanuit de activaregistratie kunt u de gegevens raadplegen en verschillende overzichten vervaardigen. > MINOX-Uitwerking kolommenbalans Kolomsgewijs worden in een rekenblad de grootboekrekeningen en de saldi getoond. Per grootboekrekening legt u voorafgaande journaalposten en de bijbehorende aantekeningen vast. Middels zogenaamde verwijzingen kunt u het saldo van een rekening automatisch laten overboeken naar een andere grootboekrekening. Het resultaat van deze mutaties wordt direct zichtbaar op het scherm maar heeft (nog) geen invloed op de administratie. U kunt snel inzoomen op de mutaties van het grootboek. Vanuit de gecorrigeerde cijfers kunt u vele overzichten afdrukken zoals een kolommenbalans, W&V-overzicht en balans. Ook van de vjp s, verwijzingen en aantekeningen kunt u een verslag vervaardigen. Bovendien kunt u naar keuze de journaalposten verwerken in de administratie. > MINOX- Facturering Of het nu gaat om goederen of diensten, met MINOX maakt u een factuur of declaratie altijd op een snelle en eenvoudige wijze. MINOX biedt u de mogelijkheid om eerst een proeffactuur te maken. Uiteraard kunt u de definitieve factuur elektronisch versturen. De journaalposten van de facturering worden direct verwerkt in de financiële administratie. Daarnaast worden de statistieken en de verkoophistorie altijd en volledig automatisch in de gewenste periode bijgewerkt.

16 > Uitvoeringen MINOX-Online Financieel Basis Pro Pakketprijs (inclusief hosting; 1 gebruiker) 24,50 34,50 Aantal administraties 2 3 Extra administratie 5,00 5,00 Extra gebruiker 12,50 12,50 Grootboek, debiteuren en crediteuren Opnieuw overnemen beginbalans BTW-aangifte / ICL-lijst Kasstelsel en Factuurstelsel Proef- en saldibalans Openstaande postenlijst Aanmaningen Etiketten Meerdere boekjaren per administratie Dashboard Opvragen en Afdrukken kolommenbalans Gebruik van aantallen Kostensoorten / Kostenplaatsen Budgetten / Budgetverdeelsleutels / Vergelijkingen Vrij definieerbare overzichten Vaste journaalposten Afletteren grootboek Vreemde valuta Aanmaningen Pro Winst- en verliesoverzicht (met toelichting) Balans (met toelichting) Jarenoverzicht (Saldibalans en W&V) AuditFile De genoemde prijzen zijn per maand in EUR en exclusief BTW. Wijzigingen en drukfouten voorbehouden.