Financieel Management Systeem. Versie beschrijving 4.3. Bizon Software B.V., 2 oktober 2012, versie Opgesteld door Jaap van Vugt

Transcriptie

1 Financieel Management Systeem Versie beschrijving 4.3 Bizon Software B.V., 2 oktober 2012, versie Opgesteld door Jaap van Vugt

2 Inhoud 1. ALGEMEEN TOELICHTING OP DE NIEUWE RELEASE INSTALLATIE FINALL NIEUWE VIEWER IN FINALL 3 2. GROOTBOEK ONDERHOUD BEGINBALANS NIET GETOOND IN GROOTBOEKKAART GEEN HERHALING OP JOURNAALPOST OVERZICHT BANKREKENING CONTROLE OVERZICHT 4 3. SUB ADMINISTRATIE CREDITEUREN/DEBITEUREN ALGEMEEN DEBITEUREN FACTURATIE SUBADMINISTRATIE SUBCODE WIJZIGEN TEKSTEN OP FACTUUR NA FACTURATIE DEBITEUREN ONDERHOUD DEBITEUR FACTUURMATCHING IN TELEBANKING AANMANINGEN TE BETALEN BEDRAG AANMANINGEN IN VALUTA AANMAANKOSTEN NIET ALTIJD VANAF EERSTE AANMANING AFDRUKKEN FACTUREN HANDMATIG VIA MAIL 6 4. TELEBANKING ONDERHOUD BETAALKENMERK ZONDER # IN CODA FORMAAT ISABEL TELEBANKING CONTROLES MINDER STRENG 7 5. IMPORT EN EXPORT ONDERHOUD KLOPOTEK PRODUCTEN EXTRA VELD KLOPOTEK ROYALTYONTVANGERS KLOPOTEK BETALINGSCONDITIES SALDO 0 NIET EXPORTEREN NAAR CUBE 8 6. DOCUMENT BEHEER ONDERHOUD NOTITIES IN DIGITAAL DOSSIER ONDERHOUD RUBRIEK NIEUWE FUNCTIONALITEIT OVERZICHT TAKEN 9 7. FLEXIBELE RAPPORTAGE ONDERHOUD NULREGELS AFDRUKKEN 10 Solutions you can count on! Pagina 2 van 10

3 1. Algemeen 1.1. Toelichting op de nieuwe release In deze versie zijn weer een groot aantal zaken vernieuwd/verbeterd. Voor een aantal wijzigingen vragen we specifiek uw aandacht: SEPA In deze versie van Finall is er voor gezorgd dat aansturing van al uw betalingsverkeer via SEPA mogelijk word. Invoer en controle van IBAN bankrekeningen en bic-codes was al mogelijk. Vanaf deze versie kunnen ook de nieuwe export formaten voor de banken gebruikt worden. Neem contact op met uw bank indien u nieuwe formaten wil gaan aanleveren, sommige banken zijn daar nog niet klaar voor. Samenvatting & aandachtspunten: In de meeste situaties zal de overgang naar de SEPA versie voor de klant weinig impact hebben, indien 1 van onderstaande vragen met JA wordt beantwoord kan de impact groter worden. Heeft u een versie ouder dan 2 jaar? Zijn er interfaces met andere pakketten met bankrekeningen? Er is sprake van extra aandacht/werk indien: U Incasseert U Acceptgiro s stuurt U facturen stuurt U heeft een oude versie van Finall Neem Contact op met uw bank voor: Afstemmen planning en mogelijkheden Nieuwe Telebanking software? Nieuw contract? Telebanking De module is aangepast voor SEPA, dat betekent onder andere dat een aantal controles gewijzigd zijn Installatie Finall De installatie van Finall programmatuur is zodanig aangepast dat alle scripts voor back-up en database beheer automatisch gegenereerd worden. In eerste instantie geldt dit alleen voor nieuwe installaties. Er is echter ook een mogelijkheid om in een bestaande omgeving de scripts te genereren middels een functie in Finall. Advies is om dit uit te voeren in overleg met een consultant. Indien er nu gebruik gemaakt wordt van scripts die door Finall aangemaakt zijn zullen deze opnieuw gecontroleerd moeten worden Nieuwe viewer in Finall Vanaf deze versie is er een nieuwe viewer beschikbaar in Finall. De setup is te vinden in de directory Finall\ubs\do\setups. Na installatie is het mogelijk om in een aantal functies gebruik te maken van het aanmaken van meerdere pdf bestanden in 1 routine. Vooral handig bij het maken van facturen voor klanten of het aanmaken van aanmaningen, deze routines kunnen per debiteur dan een pdf aanmaken. Daarnaast wordt in deze routine een nieuwe variabele op de gebruikers pc aangemaakt die verwijst naar de viewer. Het voordeel daarvan is dat de configuratie van Finall op 64 bits en 32 bits machines hetzelfde mag zijn. Solutions you can count on! Pagina 3 van 10

4 2. Grootboek 2.1. Onderhoud Beginbalans niet getoond in grootboekkaart Totaaltelling werd niet getoond indien er geen boekingen maar wel begin saldo was, dat is nu ook aangepast. Het overzicht Grootboekkaart ( fg.rmuta) toont de bedragen in de begin balans (periode 0) niet indien in de rest van het boekjaar geen mutaties op een rekening zijn geboekt. De selectie op "Vanaf periode" = 0 dan wel 1 maakt hierbij geen verschil. Ook de optie "Nulposten printen" heeft geen effect. Dit is nu aangepast Geen herhaling op journaalpost overzicht Bij het printen van journaalposten via de functie "Overzicht Mutaties" (fg.r03) voor controles blijkt dat Finall telkens bovenaan start met de kop van de journaalpost. Dit is niet nodig en kost veel papier bij grote journaalposten. Dit overzicht is nu aangepast Bankrekening controle overzicht Functie ca.rbanklg (Overzicht gewijzigde bankrekeningen). Hier werd de bijbehorende crediteur erbij gezocht. Deze hoeft niet altijd te bestaan, want zou inmiddels verwijderd kunnen zijn. Dit wordt nu gecontroleerd. Solutions you can count on! Pagina 4 van 10

5 3. Sub administratie Crediteuren/Debiteuren 3.1. Algemeen 3.2. Debiteuren facturatie Subadministratie subcode Bij invoeren orders in facturatie is er geen mogelijkheid om subcodes mee te geven op de kop van de factuur. In het geval er een subcode is vastgelegd op de debiteuren rekening zal de journaalpost dus nooit verwerkt worden. Als op de debiteurenrekening een combinatiecode zit, er het eerste (en enige) type subcode is gelijk aan het type zoals aangegeven in de systeemparameter 'SO.rtype' (Subcode Type voor Facturering), dan zal de subcode die op de eerste orderregel is ingevuld worden overgenomen naar de factuurkop en de boeking op de debiteurenrekening Wijzigen teksten op factuur NA facturatie Na facturatie is het niet meer mogelijk om gegevens te wijzigen op factuur. Bij behandel factuur is nu toegevoegd dat omschrijvingen wel aangepast mogen worden Debiteuren onderhoud Debiteur factuurmatching in Telebanking Het mechanisme om betalingen bij debiteurenfacturen te zoeken in telebanking werkte alleen wanneer er een bedrag op de bank werd bijgeschreven (positieve bankmutatie). Dit is nu aangepast, zodat ook bij negatieve bankmutaties naar debiteurenfacturen gezocht zal worden. De matching zal op een aantal punten andere resultaten kunnen geven dan voorheen: - Zoeken van debiteurenfacturen op basis van zoekwoord Achter dit zoekwoord verwachten we een factuurnummer of een betaalkenmerk. Bij het zoeken op betaalkenmerk zat nooit een controle op factuursaldo, en die controle zit er nu nog steeds niet op. Doordat bij negatieve bankmutaties nu op dezelfde wijze naar facturen wordt gezocht, zullen hier mogelijk vaker een match gemaakt worden. - Bij het zoeken op basis van een factuurnummer is nu een extra conditie toegevoegd Het saldo van de gevonden factuur moet hetzelfde teken hebben als de betreffende bankmutatie. Dus bij een bijschrijving op de bank zoeken we alleen naar facturen met een positief saldo, bij afschrijvingen zoeken we facturen met een negatief saldo. Met het oude filter kon een positieve bankmutatie worden gematcht met een negatieve factuur. Dat kan nu dus niet meer (mogelijk minder match resultaat). - Negatieve bankmutaties werden voorheen helemaal niet gematcht, maar kunnen nu dus wel aan negatieve facturen worden toegewezen (dus meer match resultaat) Aanmaningen te betalen bedrag Voor de bepaling van het aan te manen bedrag per factuur, worden de nog niet vervallen betaaltermijnen in mindering gebracht op het totaal openstaande saldo per factuur. De berekening ging niet goed en is nu aangepast Aanmaningen in Valuta Per factuur wordt het vervallen bedrag in factuurvaluta en de bijbehorende valutacode toegevoegd aan het rapport. Het vervallen bedrag in valuta wordt nergens bijgehouden, maar wordt hier bepaald op basis van de factuurkoers. Tevens wordt het oorspronkelijke factuurbedrag in valuta geëxporteerd Solutions you can count on! Pagina 5 van 10

6 Aanmaankosten niet altijd vanaf eerste aanmaning De aanmaankosten worden niet altijd al vanaf de eerste aanmaning berekend. De nieuwe systeemparameter 'remi.qremico' geeft aan vanaf welke aanmaning (aanmaanteller) de aanmaankosten berekend moeten worden Afdrukken facturen handmatig via mail In Finall bestaat de mogelijkheid om handmatig aangemaakt facturen toch te kunnen afdrukken in bedrijfs lay-out. Vanaf deze versie is het ook mogelijk om deze facturen te mailen naar de debiteur. Solutions you can count on! Pagina 6 van 10

7 4. Telebanking 4.1. Onderhoud Betaalkenmerk zonder # in Coda formaat Isabel Herkenning van Debiteuren Facturen: Hier wordt aangenomen dat het woord ná het zoekwoord een factuurnummer of een betaalkenmerk is. Bij CODA echter worden er drie sterretjes voor en na het betaalkenmerk geplaatst. Er staat dan bijvoorbeeld betaalkenmerk ***817/7615/76152*** in de omschrijving van de bankmutatie. Bij het inlezen worden de sterretjes vervangen door hekjes. De factuur wordt niet gevonden omdat het betaalkenmerk ###817/7615/76152### niet bekend is. Wat nu is aangepast: Bij het zoeken van facturen op basis van het betaalkenmerk worden nu ALTIJD eerst alle hekjes links en rechts verwijderd. We gaan er dan dus van uit dat het hekje '#' NOOIT onderdeel is van het betaalkenmerk Telebanking controles minder streng De module Telebanking is aangepast, waardoor deze minder streng controles uitvoert. De belangrijkste aanpassingen betreffen de functie tb.ptblin (Inlezen Bankmutaties) Mogelijke foutmeldingen: Het gehele bestand wordt NIET ingelezen: Bestand niet gevonden Meerdere dagboeken met zelfde bankrekening Geen dagboek met bankrekening Bankrekening is niet bekend Mutaties van <datum> zijn al ingelezen Mutaties komen niet overeen met begin en eindsaldo Beginsaldo volgens de bank is <saldo>, maar volgens Finall is het saldo <saldo> Mogelijke informatieve melding: Inlezen kan gewoon doorgaan: Bankrekening is gesloten Bankrekening mag worden overgeslagen Eerste mutatie op nieuwe bankrekening Verder is gewijzigd: De controle op beginsaldo zal alleen worden uitgevoerd wanneer er tenminste één bankafschrift voor de bankrekening bestaat. Als geen bankafschrift bestaat (het betreft de eerste mutatie op de bankrekening) en de bank geeft aan dat het 'vorig saldo' niet 0,00 was, dan wordt een regel gegenereerd voor de beginbalans. Hierbij wordt (net als bij alle andere regels) géén tegenboeking aangemaakt. Als je dat wilt, kun je hiervoor een masker definiëren. De methode voor bepaling van het dagboek is gewijzigd. Er wordt nu ook vooraf gecontroleerd of er wel een dagboek gevonden kan worden. De methode voor bepaling van het totaalbedrag en totaal aantal mutaties per batch is gewijzigd. De vier blauwe parameters waarmee de diverse controles aan/uit gezet konden worden, zijn nu vervallen. Solutions you can count on! Pagina 7 van 10

8 5. Import en Export 5.1. Onderhoud klopotek producten extra veld Extra veld in interface welke gebruikt wordt in subcode zoekveld als isbn nummer leeg is. extra documentatie in programma verwerkt Klopotek Royaltyontvangers In de interface van crediteuren vanuit Klopotek (vooral Royaltyontvangers) is een veld (achteraan) toegevoegd. Dit veld wordt nu ingelezen op de groep. Hier kunnen we in Finall de roerende voorheffing mee gaan regelen voor Belgische crediteuren Klopotek betalingscondities Veld betalingsconditie van debiteuren wordt nu ook ingelezen Saldo 0 niet exporteren naar Cube In fg.eolap (Export cube omgevingen) werden ook nullen gewoon geëxporteerd bij jaartotalen. Solutions you can count on! Pagina 8 van 10

9 6. Document Beheer 6.1. Onderhoud Notities in digitaal dossier In de functie Onderhoud Rubrieken voor Digitaal Dossier kan nu per tabel één rubriek worden aangewezen voor 'Notities'. Dit wordt dan de rubriek waaronder direct notities kunnen worden toegevoegd via de snelle ingang: Button 'Toevoegen Dossier Item' staat nu op ieder scherm. Wat is er zoal aangepast: Onder de menubar 'Opties' zit onder 'Digitaal Dossier' nu ook 'Dossier item toevoegen'. Deze optie is direct te kiezen door een speciale button, rechts van de button voor Digitaal Dossier. Net als de bestaande optie voor Digitaal Dossier, is ook deze nieuwe optie op elk scherm toegevoegd. Alle schermen hebben dus één extra button bovenin. Daarom wordt de minimale schermbreedte in zowat elke functie nu anders bepaald (de minimale breedte is altijd breder dan voorheen) Onderhoud Rubriek Functie ut.mcacti Onderhoud Rubrieken is geheel anders opgezet. Onderhoud wordt makkelijker en is nu ook door eindgebruiker te doen Nieuwe functionaliteit Overzicht Taken Nieuw overzicht waarop snel te zien is welke taken per taakhouder open staan. Solutions you can count on! Pagina 9 van 10

10 7. Flexibele rapportage 7.1. Onderhoud Nulregels afdrukken Bij het starten van een flexibel rapport kun je aangeven of je de nulregels wilt zien. Bij de bepaling of een regel een nulregel is, werd echter alleen getest op 0,00. Dit is nu aangepast, zodat ook wordt getest op Onbekende waarde. Als nu een regel uitsluitend 0,00 waarden of onbekende waarden bevat, wordt deze beschouwd als nulregel. Solutions you can count on! Pagina 10 van 10