3 tw3 De gemeente wenst dat de helpdesk beschikbaar is op werkdagen tussen 8.00 en

Transcriptie

1 Bijlage 7 Wensen wensen waarde Standaard Antwoord Technnische Wensen Support en onderhoud wensen tw1 De gemeente heeft de wens dat de helpdesk reageert binnen één uur op een call. Binnen hoeveel tijd reageert uw helpdesk op een call? 1 tw2 De gemeente heeft als wens problemen te melden via een digitaal portaal waarin onder andere ook de voortgang van de melding is te volgen. Op welke wijze heeft u dit georganiseerd en wat zijn de functionaliteiten van dat digitale portaal? tw De gemeente wenst dat de helpdesk beschikbaar is op werkdagen tussen 8.00 en tw4 De gemeente heeft de wens dat u zich conformeert aan de door de gemeente aangegeven prioritering van incidenten/problemen. De gemeente maakt onderscheid in twee verschillende prioriteiten. Incidenten/problemen met prioriteit 1 zijn voortgangsbelemmerende prioriteiten en dienen direct door uw organisatie te worden opgepakt. Incidenten/problemen met prioriteit 2 zijn geen voortgangsbelemmerende problemen. Op welke wijze maakt u onderscheid in de verschillende prioriteiten? tw5 Organisatiebrede storingen worden binnen 4 uur hersteld tw6 Voortgangsbelemmerende storingen voor een groep van gebruikers worden binnen één werkdag hersteld tw7 Voortgangsbelemmerende storingen voor één gebruiker worden binnen 2 werkdagen hersteld tw8 Incidenten/problemen krijgen prioriteit 2 en worden binnen tien dagen afgehandeld. Indien dat niet mogelijk is, dan wordt hiervoor binnen deze tijd een workaround aangeboden. tw9 Het oppakken van een incident/probleem met prioriteit 1 bestaat uit een probleemanalyse, een oplossingsrichting dan wel, indien mogelijk, een workaround tw10 De gemeente heeft de wens om toegang te hebben tot een kennisbank van de leverancier. Deze kennisbank zal vrij door medewerkers van de gemeente te raadplegen zijn. De gemeente doelt hiermee op toegang tot o.a. handleidingen, FAQ's en standaard rapportages. Op welke wijze heeft u dit georganiseerd en wat is binnen uw kennisbank te vinden? tw11 U informeert de gemeente op actieve wijze over het uitbrengen van releases en aandachtspunten via een nieuwsbrief 2 tw12 U stelt een maandelijkse Service Level Rapportage op waarin incidenten, oplossingen, problemen en doorlooptijden van oplossingen zijn beschreven. 2 tw1 De gemeente heeft als wens inzicht te hebben in de wijziging die in een release zijn opgenomen.wat geeft u aan bij het uitbrengen van een release? Indien er problemen ontstaan met een medewerker van de helpdesk of andersoortige problemen met medewerkers van uw organisatie, beschikt u over meerdere tw14 escalatieniveaus, u geeft ook de contactgegevens aan 1 De gemeente wenst enige invloed te hebben op de ontwikkeling van uw applicatie. Op welke wijze heeft de gemeente inspraak op de ontwikkeling van de applicatie en hoe tw15 groot is die inspraak? tw16 Updates zijn uiterlijk één maand voor inwerking treding van nieuwe Europese en rijks wet- en regelgeving beschikbaar. Applicatie-architectuur wensen tw18 Indien applicatie op de server van de opdrachtgever draait: hoeveel schijfruimte is nodig bij de installatie en de groei voor de komende 5 jaar van de schijfruimte en de database tw19 Indien de applicatie op de server van de opdrachtgever draait: is het wenselijk dat de omgeving draait onder Oracle Versie 11 of hoger en/of Micsosost SQL Server versie 2008r2 of hoger tw20 Voorziening(en) zijn geschikt voor verschillende soorten apparaten (laptop, tablet, smartphone etc) tw21 De applicatie moet mogelijkheden bieden voor het "single sign-on" concept tw22 Koppeling Zaak-DMS op basis van KING standaard STuF-ZKN tw2 Documentcreatie op basis van KING Standaard 1 STuF-DCR tw24 Uw applicatie wordt aangeboden vanuit de Cloud Informatiebeveiliging & Privacy Verklaring van getrouwheid: De infrastructuur en organisatie van de inschrijver (inclusief rekencentra (incl. backup) zijn adequaat beveiligd volgens ISO/IEC en ISO/IEC G27 Beveiliging tw of vergelijkbaar. Inschrijver is bereid op eigen kosten jaarlijks een verklaring van getrouwheid (of vergelijkbaar) te verkrijgen via een onafhankelijke derde partij, om aan te tonen dat zij als Contractant veilig omgaat met vertrouwelijke informatie wet- en regelgeving Functionele Wensen

2 Activa fw1 Is er een koppeling mogelijk met een projectenadministratie? 2 fw2 Is er een vermelding van het activumnummer in de boekingsregel van de kapitaallasten? 2 fw Is het mogelijk om na afsluiten Activum de realisatie te kopiëren naar planning? fw4 Het is mogelijk dat bij een afschrijving rekening wordt gehouden met een vooraf bepaalde restwaarde van het activum. fw5 Kan er onderscheid worden gemaakt in lopende en afgesloten activa? fw6 Kunnen er overzichten vanuit Activa worden gemaakt van geraamde en werkelijke kapitaallasten per jaar per kostendrager? fw7 Kan er een meerjaren overzicht (actueel begrotingsjaar +) worden gemaakt van de kapitaalasten per kostendrager? fw9 Zijn overzichten per Activum tot einde looptijd op te vragen (jaargegevens)? Treasury, Kas & Bank f11 Het pakket heeft een module rekening courant. 2 f12 Het moet mogelijk zijn om afschriften rekening courant te vervaardigingen. 2 f1 Het is mogelijk interne inkopen, verkopen en doorbelastingen via rekening courant functionaliteit te kunnen verwerken. 2 f14 Het is mogelijk dat transacties worden gelimiteerd naar renteperiode. 1 f15 Het is mogelijk dat transacties worden gelimiteerd naar valuta per treasury product. 1 f16 Het is mogelijk bij overschrijding van een vooraf ingesteld kassaldo te kunnen signaleren dat geld afgestort moet worden. 1 f17 Het moet mogelijk zijn om rentenota s te maken. 1 f18 Het moet mogelijk zijn om niet rente dragende rekening courant verhoudingen te hebben. 1 f19 Het moet mogelijk zijn om zowel debet- als credit rentepercentages in te voeren met een begin- en een einddatum. 1 Consolideren fw20 Het is mogelijk administraties te aggregeren/consolideren. 1 fw21 Het is mogelijk voorafgaande journaalposten per administratie en op consolidatieniveau door te voeren. 1 fw22 Het is mogelijk dat voorafgaande journaalposten van het voorgaande jaar bij het automatisch genereren van een nieuwe openingsbalans meegenomen worden. 1 fw2 Het is mogelijk in de consolidatieslag interne doorbelastingen van kosten buiten beschouwing te laten. 1 fw24 Het is mogelijk dat meerdere afzonderlijke financiële administraties worden geconsolideerd. 1 fw25 Het is mogelijk volgens verschillende indelingen te consolideren. 1 fw26 Het systeem beschikt over hulpmogelijkheden (instructie) tijdens de consolidatie. 1 fw27 Het is mogelijk dat de geconsolideerde gegevens op periodieke basis worden ververst. 1 fw28 Het is mogelijk 'ad hoc' te consolideren. 1 fw29 Het is mogelijk in de consolidatie een omschrijving mee te geven per journaalpost. 1 fw0 Het is mogelijk inzicht te bieden in het resultaat van de consolidatie. 1 fw1 Het is mogelijk dat de consolidatieoverzichten worden herleid tot de individuele gegevens en de eliminatieposten waarmee rekening is gehouden (brugstaten). 1 Het is mogelijk in de consolidatieslag binnengemeentelijke schulden automatisch te salderen met de bijbehorende binnengemeentelijke vorderingen (afletteren). Dit geldt fw2 zowel voor de exploitatie (baten en lasten) als voor de balans. 1 fw Het systeem heeft de functionaliteiten om eenvoudig consolidatie en eliminatie uit te voeren over diverse administraties heen en binnen één administratie (intercompany). 1 Relatiebeheer fw4 Het pakket biedt mogelijkheden om binnen één relatie zowel een debiteur als een crediteur op te nemen. 2 fw5 Het moet mogelijk zijn om te verwachten inkomsten vast te leggen door middel van het opvoeren van een recht. fw6 Het is mogelijk per crediteur en budgethouder af te lezen voor hoeveel, in geldbedrag, verplichtingen zijn aangegaan. fw7 Het is mogelijk af te lezen welke verantwoorde facturen op een bestelorder drukken. 2 fw8 Het is mogelijk een overzicht te genereren van openstaande bestellingen waarin wordt geselecteerd of gesorteerd op bestelnummer. 2 fw9 Het is mogelijk een overzicht te genereren met de historische mutaties op een bestelorder. 2

3 fw40 Het moet mogelijk zijn om verplichtingen vast te kunnen leggen via een Workflow. 4 fw41 Een verplichting moet meerjarig vastgelegd kunnen worden. 2 Debiteuren fw42 Het is mogelijk debiteurenontvangsten op elektronisch ontvangen bankafschriften via automatische reconciliatie af te letteren. 4 fw4 Het is mogelijk dat de overschrijding van de kredietlimiet wordt bepaald op basis van het totaal aan gefactureerde openstaande bedragen per debiteur. 2 Het is mogelijk om bij een debiteur een bijlage toe te voegen, bijvoorbeeld de verzonden facturen of ontvangen bezwaarschriften (geef aan wat automtisch toegevoegd wordt fw44 en of er mogelijkheden zijn om handmatig documenten toe te voegen). fw45 Het is mogelijk een verzamelfactuur voor gegroepeerde debiteuren aan te maken. fw46 Het systeem biedt de functionaliteiten voor het werken met verkooporders. fw47 Het systeem biedt de functionaliteit om per verkooporder het factuurmoment en het omzetmoment in te regelen. 2 fw48 Het is mogelijk voorafgaand aan de daadwerkelijke automatische reconciliatie een proefverwerking plaats te laten vinden. 4 Grootboek fw49 Het is mogelijk aan grootboekrekeningen een einddatum mee te geven. 2 fw50 Het is mogelijk aan grootboekrekeningen een signalering te koppelen, als er bijvoorbeeld langer dan een zelf te definieren termijn niet meer gemuteerd wordt? 2 fw51 In het systeem kunnen uren maal tarief in het grootboek vastgelegd worden. 1 Crediteuren fw52 Het is mogelijk crediteuren die tot één organisatie behoren te groeperen. 2 fw5 Het systeem signaleert een budgetoverschrijding wanneer een verplichting wordt vastgelegd die niet binnen budget past.(zachte budgetbewaking is voldoende). Balans, Begroting & Jaarrekening fw54 Kan rente (automatisch) worden bijgeschreven op / toegevoegd aan de desbetreffende R of V. fw55 Is er een onderscheid mogelijk t.a.v. het rente-% tussen begroting en rekening. Inrichting Het moet mogelijk zijn om zelf het aantal periodes van een dienstjaar te bepalen. Het moet mogelijk zijn om tot 14 periodes te gebruiken exclusief begroting. Wordt de fw56 begroting als een periode gezien dan moet het mogelijk zijn 15 periodes te gebruiken. 4 fw57 Het is mogelijk de financiële administratie onder te verdelen naar minimaal 4 niveaus (consolidatielagen). 1 Budgetten fw58 Het is mogelijk af te lezen hoeveel verplichtingen zijn aangegaan op een budgetpost. fw59 Het is mogelijk de vrije budgetruimte te raadplegen per grootboekrekening. fw60 Het is mogelijk de vrije budgetruimte te raadplegen per budgethouder. fw61 Het is mogelijk te werken met rechten en reserveringen (reservering is de afzondering van een budget wat kan leiden tot het aangaan van een verplichting). fw62 Het is mogelijk om tijdevenredige budgetten te koppelen aan de realisatie (o.a. ten behoeve van loonkosten). 1 fw6 Het is mogelijk automatisch een budget voor de komende periode te genereren uit de werkelijke gegevens van de afgelopen periode. 1 Kostentoerekening fw64 Het is mogelijk om een kostenverdeelstaat te maken voor zowel de meerjarenbegroting als de boekingen. fw65 Het is mogelijk nacalculatorische overzichten per activiteit te maken. 2 fw66 Het is mogelijk nacalculatorische verschillenanalyses te maken naar minimaal kwaliteit, efficiencyverschil en prijsverschil. 2 fw67 Het is mogelijk nacalculaties te maken op basis van gebudgetteerde kosten. 2

4 Totale score Technische Wensen Totale score Functionele Wensen Totale score Wensen

5 Scoring Score antwoord Maximale score

6

7

8 Score antwoord Maximale score