Plan van aanpak voor de Verkenning en een Ontwikkelingstraject: Samen bouwen aan het huis van de democratie in Bloemendaal

Transcriptie

1 Plan van aanpak Plan van aanpak voor de Verkenning en een Ontwikkelingstraject: Samen bouwen aan het huis van de democratie in Bloemendaal Aan Gemeente Bloemendaal, t.a.v. de waarnemend burgemeester mevr. A. Emmens-Knol Van dr. Igno Pröpper Vught, 17 februari 2015

2 Inhoudsopgave 0 Bestuurlijke situatie en opdracht voor de waarnemend burgemeester Uitgangspunten Aanpak verkenning en ontwikkelingstraject Communicatie in en over het traject Organisatie van het traject Planning... 8

3 0 Bestuurlijke situatie en opdracht voor de waarnemend burgemeester De ontstane situatie en de bestuurscultuur in de gemeente Bloemendaalzijn voor de Commissaris van de Koning, de heer Remkes, aanleiding geweest mevr. Emmens-Knol als waarnemend burgemeester te benoemen (per 29 januari 2015). Zij heeft een stevige opdracht meegekregen. Deze omvat: 1 Het verkennen of laten verkennen van de oorzaken die ten grondslag liggen aan de huidige bestuurscultuur in Bloemendaal. Dit moet leiden tot een vertrouwelijke rapportage in een ambtsbericht aan de commissaris van de Koning. 2 Het ervoor zorgen dat een verbetertraject wordt ontwikkeld en uitgevoerd ten aan zien van de bestuurscultuur en de onderlinge verhoudingen. 3 Het toezien op een heldere en eenduidige toepassing. De commissaris van de Koning heeft meegegeven dat de waarnemend burgemeester zich kan laten ondersteunen door externe deskundigen en/ of onderzoekers als zij dat nodig acht. De waarnemend burgemeester heeft dr. Igno Pröpper (Partners+Pröpper) gevraagd deze ondersteuning te bieden. De commissaris van de Koning zal na ongeveer zes maanden met de fractievoorzitters en het college spreken over de voortgang van het proces. In een start- en richtgesprek op 5 februari is de opdracht gezamenlijk verkend. Bij dat gesprek warennaast de waarnemend burgemeester en Igno Pröpper ook Quint Meijer (interim gemeentesecretaris), Karin van der Pas (raadsgriffier) en TamesKokke (wethouder Personeel en Organisatie). Deze laatsten vormen in dit traject een klankbord voor de waarnemend burgemeester. Dit gesprek resulteerde in het verzoek een plan van aanpak voor de verkenning en het ontwikkelingstraject op te stellen. Bijzonder aandachtspunt hierbij is de communicatie in en over het traject. Deze notitie bevat het plan van aanpak voor de verkenning en het ontwikkelingstraject. 1

4 1 Uitgangspunten Voor de verkenning en het ontwikkelingstraject gaan we uit van de volgende uitgangspunten: 1 De verkenning en het ontwikkelingstraject verlopen onder de leiding van de waarnemend burgemeester. Zij heeft in deze een eigenstandige opdracht vanuit de Commissaris van de Koning. Haar inzet is evenwel om dit in goed samenspel met alle betrokkenen raad, college, ambtelijke organisatie én samenleving op te pakken. 2 Het traject is toekomst- en actiegericht. Centrale focus is het verbeteren van het functioneren van het gemeentebestuur van Bloemendaal met bijzondere aandacht voor de bestuurscultuur en de bestuurlijke verhoudingen. Richtinggevend voor het traject zijn drie vragen: Wat is het gewenste toekomstbeeld voor bestuurspraktijk van gemeente Bloemendaal? ; Hoe gaan we dat met elkaar realiseren? ; en Wat zijn de lessen uit het verleden die ons hierbij gaan helpen?.zie ook de afbeelding hierna: Samen bouwen aan het huis van de democratie in Bloemendaal. De verkenning naar de oorzaken die ten grondslag liggen aan de ontstane situatie is juist ook bedoeld om deze lessen uit het verleden te kunnen trekken. Bij deze verkenning zal precies worden gekeken welke oorzaken geëxpliciteerd moeten worden en welke oorzaken wat minder aandacht behoeven (deze zijn immers al weg of gaan vanzelf weg in een constructief proces). Nodeloos inwrijven van zaken die niet goed gaan, draagt niet bij aan toekomstige oplossingen. Waar wel degelijk de vinger op de zere plek gelegd moet worden, zal dit uiteraard ook gebeuren. De inzet hierbij is zoveel mogelijk te werken vanuit positieve energie: vanuit wat goed gaat, vanuit kansen bouwen aan de toekomst. 3 Het traject zal zoveel mogelijk op een interactieve manier worden vormgegeven. Het traject gaat voor een belangrijk deel over het realiseren van goede samenwerking en communicatie. Uitgangspunt daarom is Met elkaar praten, in plaats van over elkaar praten. Tegelijkertijd geldt dat met iedereen tegelijkertijd alles bespreken ook vaak niet werkt (geen poolse landdagen ). Uitgangpunt hier is dan ook: Iedereen doet mee en wel op een passend moment in een passende context. 4 Het traject richt zich op de bestuurspraktijk naast bestuurscultuur en bestuurlijke verhoudingen gaat het dan vooral ook om werk- en handelwijzen. Cultuurverandering realiseer je niet door er alleen over te praten. Belangrijke motor is wél: samen aan de slag, doen, nieuwe werkwijzen uitproberen en gezamenlijk leren en bijsturen. Belangrijk is dan ook dat voldaan is aan de voorwaarden voor deze werkwijzen of althans dat aan deze voorwaarden zichtbaar wordt gewerkt en groei te zien is. Het traject is daarom integraal gericht op alle pijlers die relevant zijn voor de gewenste bestuurspraktijk. Zie ook de afbeelding hierna: Samen bouwen aan het huis van de democratie in Bloemendaal. 2

5 3

6 Toelichting bij het bouwschema De verkenning en het ontwikkelingstraject richten we met een aantal vragen. De antwoorden bieden bouwstenen die gaan helpen om gezamenlijk de gewenste bestuurspraktijk in Bloemendaal te gaan realiseren. Deze vragen kunnen gaandeweg het traject verder worden gepreciseerd. Vooralsnog gaat het om de volgende vragen: 1 Wat is het gewenste toekomstbeeld voor de bestuurspraktijk van gemeente Bloemendaal? a Wat zien we dan ten aanzien van: de bestuurlijke productiviteit: realiseren maatschappelijke opgaven; de bestuurscultuur: kernwaarden, typerend gedrag en houding; de bestuurlijke werkwijzen, onderlinge verhoudingen en samenspel; het gemeentebestuur als samenwerkingsspeler voor de samenleving; draagvlak en beeldvorming in de samenleving; b Lukt het hier om een gemeenschappelijk beeld over te ontwikkelen? 2 Hoe kunnen we dit toekomstbeeld gezamenlijk realiseren? Wie draagt wat bij? Hoe kan dit worden geconcretiseerd aan de hand van: a Basis: omgangsvormen, communicatie, afspraken maken en nakomen en elkaar aanspreken. b Samenspel binnen de raad. c Samenspel binnen het college. d De organisatie van de toekomst. e Verdeling van verantwoordelijkheden tussen raad, college en ambtelijke organisatie, inclusief onderling samenspel. f Samenspel en communicatie met de samenleving. g Informatievoorziening, inclusief kwaliteit raads- en collegestukken. h Borging: Samenwerken aan proceskwaliteit. 3 Wat kunnen we hierbij leren van de ervaringen uit het verleden? a Wat zijn zaken die goed gaan? Wat zijn kansen? Waarop kunnen we voortbouwen? Hoe kunnen we dat doen? b Wat zijn zaken die niet goed zijn en die we achter ons kunnen laten?hoe kunnen we dat doen? Welke barrières spelen er en hoe kunnen we deze beslechten dan wel omzeilen? 4 Wat verdient in het proces bijzondere aandacht: wat zijn lopende zaken of dossiers die het proces kunnen helpen, maar ook kunnen hinderen? 4

7 2 Aanpak verkenning en ontwikkelingstraject Het traject wordt vormgegeven in een aantal stappen. (0) Richten van en communiceren over het traject a Concept plan van aanpak bespreken met de klankbordgroep. b In samenspel met hen ook: Opstellen spelregels, realiseren eerste stappen in basisvoorwaarde: Omgangsvormen, communicatie, afspraken en aanspreken. Opstellen lijst van lopende zaken of dossiers die het proces kunnen helpen of hinderen. Per onderwerp wordt aangeven wat kansen en risico s zijn en wie bestuurlijk en ambtelijk aanspreekpunt voor dit onderwerp is. NB deze zaken en dossiers worden ook gekozen met het oog op de opdracht voor de waarnemend burgemeester toe te zien op een heldere en eenduidige toepassing en handhaving van wet en regelgeving. Het lokaliseren en in stelling brengen van ambassadeurs of steunpilaren voor het veranderingsproces. c Communicatie/ consultatie over het traject richting: Gemeenteraad. Hiervoor gebruiken het presidium, de raadsvergadering en de Commissie Bestuur en middelen. College via de collegevergadering. Ambtelijke organisatie, via gemeentesecretaris en MT. d Deze consultatie/ gesprekken ook gebruiken voor goede positieve vlag voor het traject. Voorlopige titel: Samen bouwen aan huis van de democratie in Bloemendaal. (1) Eerste verkenning a Gesprekken van de burgemeester en de externe ondersteuner: 1 Individuele gesprekken met de fractievoorzitters (en eventueel de vicevoorzitter van de raad). 2 Gesprek met de fracties. 3 Groepsgesprek met de commissievoorzitters. 4 Groepsgesprek met het college. 5 Gesprek met het griffieteam. 6 Groepsgesprek met het MT/ sleutelpersonen ambtelijke organisatie. 7 Individuele gesprekken met de oud- burgemeester en de oud-wethouder. 8 Eventuele andere gesprekken met personen die tijdens verkenning naar voren komen als relevante/ interessante informant. b Formeren denktank met een aantal gezaghebbende personen uit de samenleving: ten behoeve van blik van buiten, maar ook ter bevordering constructief samenspel gemeentebestuur met samenleving. Ook met deze groep voert de burgemeester en de externe ondersteuner een startgesprek. 5

8 c Bestuderen schriftelijke bronnen door de externe ondersteuner en doornemen van de bevindingen met de burgemeester/ klankbordgroep. d Opstellen eerste bouwsteen voor de eerdergenoemde rapportage aan de Commissaris van de Koning (eerste zicht op relevante oorzaken). (2) Benoemen gewenste bestuurspraktijk en ontwerpen aanpak a Organiseren van een aantal werkateliers: 1 Werkatelier raad, college en MT over gewenste bestuurspraktijk (+ eerste inventarisatie maatregelen). 2 Werkatelier sleutelpersonen samenleving en vertegenwoordiging gemeentebestuur over Samenspel en communicatie met de samenleving : met focus op wat is wenselijk. 3 Werkatelier raad, college en MT over verdeling van verantwoordelijkheden 4 Werkatelier raad over samenspel binnen de raad. 5 Werkatelier college over samenspel binnen het college. 6 Werkatelier sleutelpersonen samenleving en vertegenwoordiging gemeentebestuur over Samenspel en communicatie met de samenleving : met focus op Hoe is het wensbeeld te realiseren en wat is aandeel vanuit gemeentebestuur én samenleving? 7 Werkatelier MT/ sleutelpersonen ambtelijke organisatie over de Organisatie van de toekomst. 8 Werkatelier MT/ sleutelpersonen ambtelijke organisatie over de Informatievoorziening. b Benoemen van een aantal voorbeelden / pilots om de gewenste bestuurspraktijk uit te proberen/ toe te passen. c Opstellen van het eerdergenoemde ambtsbericht voor de Commissaris van de Koning, met daarin een duiding van het ontwikkelingstraject en een verantwoording over hoe dit traject inspeelt op deoorzaken die ten grondslag liggen aan de ontstane situatie. (3) Uitproberen en realiseren gewenste bestuurspraktijk Aan de slag met een aantal nieuwe werkwijzen/ praktijken, bijvoorbeeld aan de hand van voorbeelden of pilots. Telkens vinden meteen of zo snel mogelijk erna evaluatie en zelfreflectie plaats. De ervaringen worden vertaald in lessen én acties voor het vervolg. Afhankelijk van de tweede stap wordt dit onderdeel verder geconcretiseerd (zie ook punt 2b hiervoor). 6

9 (4) Evalueren en bijsturen Het gesprek tussen de commissaris van de Koning met de fractievoorzitters en het college vormt een moment van evaluatie. Dit gesprek is geplandover ongeveer zes maanden. Denkbaar is dat ook met alle betrokkeneneen tussentijdse evaluatie plaatsvindt. Dat kan bijvoorbeeld gecombineerd worden met de werkateliers (stap 2)en het uitproberen van nieuwe werkwijzen/ praktijken en het nabespreken van de ervaringen ermee. In het verloop van het traject kan ook nader worden bepaald of er evaluatie-e n bijsturingsmomenten worden ingelast voor de langere termijn, bijvoorbeeld zes maanden na het hiervoor genoemde gesprek met de commissaris. 3 Communicatie in en over het traject Communicatie in en over het ontwikkelingstraject is essentieel. Samen met een aantal sleutelpersonen uit de organisatie stelt de externe ondersteuner hiervoor een communicatieplan op. Dit communicatieplan wordt voorgelegd aan de burgemeester en de klankbordgroep. Belangrijk is ook van de start af aan ook meteen goed te communiceren richting de samenleving. Een eerste moment hiervoor is ná de raadsvergadering waarin de raad wordt geïnformeerd/ geconsulteerd over het plan van aanpak. 4 Organisatie van het traject De burgemeester geeft leiding aan het traject en wordt hierbij door de externe begeleider ondersteund.op cruciale momenten raadpleegt de burgemeester de klankbordgroep. Deze momenten worden bij voorkeur vooruit gepland. Het traject is voor college- en raadsvergaderingen een vast agendapunt voor de komende tijd. In de collegevergadering wordt aan dit vaste agendapunt ook het regisseren van de zaken of dossiers die het proces kunnen helpen of hinderen gekoppeld. Er wordt een apart team gevormd die de burgemeester qua advisering en uitvoering ondersteund bij de communicatie in en overhet traject. Voor de uitwerking van de alle maatregelen (op de onderscheiden pijlers)is het denkbaar dat gewerkt kan worden met een programmastructuur waarbij per onderdeel teams worden geformeerd om zaken uit te werken. 7

10 5 Planning Richtpunt voor de planning biedt de opening van het nieuwe gemeentehuis op 25 juni Het zou mooi zijn als dan een eerste begin is gemaakt met stap 3het uitproberen en realiseren van de gewenste bestuurspraktijk