Concept. Datum raadsvergadering : 29 juni 2006 Agenda nr. : Portefeuillehoud(st)er : BGM Registratiecode : Griffie 2006

Transcriptie

1 Concept Datum raadsvergadering : 29 juni 2006 Agenda nr. : Portefeuillehoud(st)er : BGM Registratiecode : Griffie 2006 Onderwerp : Vaststelling missie gemeente Roosendaal Aan de raad van de gemeente Roosendaal. 1. Inleiding. De huidige missie van de gemeente Roosendaal, die is neergelegd in De nieuwe gemeente Roosendaal; Samen op weg naar de 21 e eeuw (ook wel het groene boekje genoemd), dateert van oktober De behoefte om de missie te herijken is door de gemeenteraad reeds in het raadsprogramma geuit en daarna nog meerdere malen gearticuleerd o.a. middels moties en raadsvragen. Op 28 april 2005 heeft de gemeenteraad het voorstel herijking en actualisatie missie gemeente Roosendaal als hamerstuk aangenomen. Met het voorstel heeft de raad besloten om: 1. de raadsopdracht die uit 5 concrete stappen bestaat - vast te stellen, te weten: stap1: Analyse huidige missie stap 2: Inventarisatie gewenste aanpassingen - interne consultatie stap 3: Op- en vaststellen voorlopig ontwerp stap 4: Toetsing voorlopig ontwerp externe consultatie stap 5: Op- en vaststellen definitief ontwerp 2. een stuurgroep vanuit de gemeenteraad in te stellen; 3. de burgemeester als stuurgroepvoorzitter aan te wijzen en op te dragen de opdracht uit te (doen) voeren; 4. een voorlopig en definitief ontwerp voor een nieuwe missie van de gemeente Roosendaal in september 2005 resp. januari 2006 van de stuurgroep af te wachten. In dit voorstel wordt u geïnformeerd over de resultaten van het doorlopen proces en wordt de nieuwe missie en het vervolgproces ter besluitvorming aan u voorgelegd. 2. Motivering/toelichting. Missie: De bevindingen m.b.t. de analyse van de huidige missie (stap 1) is door de stuurgroep in juni 2005 nagenoeg volledig onderschreven. De stuurgroep heeft aan de hand van de analyse van de huidige missie het college en het ambtelijk management verzocht om schriftelijk aanbevelingen (vorm en inhoud) aan de stuurgroep te doen om de kwaliteit van de missie te (doen) verbeteren. Conform het daartoe opgestelde interactieplan heeft de zgn. interne consultatie plaatsgevonden. De hierbij gehanteerde methoden en bronnen hebben een rijke verzameling aan opinies en inzichten opgeleverd. In de bijlage treft u een uitgebreide rapportage hiervan aan (stap 2). Naar aanleiding van deze interne consultaties zijn de volgende conclusies in de Stuurgroep besproken:

2 1. Uit de analyse van de huidige missie heeft de stuurgroep in juni 2005 geconstateerd dat bij het herijken van de missie, vanwege het hoge abstractieniveau en het algemene, universele karakter, zo n 80% van de teksten gehandhaafd zouden kunnen blijven. Met het oog op een compactere vorm, een ander functie en reikwijdte, meer samenhang en andere inhoudelijke accenten, lijken de uitkomsten van de interne consultatie er echter voor te pleiten om de missie volledig en opnieuw te formuleren. 2. De huidige missie is vervat in een groen, 12 pagina s tellend, boekje met 1 centrale missionstatement, 5 hoofdaandachtsgebieden, 27 eigenschappen en 10 kenmerken. Deze vorm en omvang wordt als omvattend maar tevens als weinig compact ervaren. 3. Ondanks dat bij de start van het traject (raadsvoorstel) redelijk afgebakende definities zijn gehanteerd, is uit de interne consultatie naar voren gekomen dat de hantering van het begrippenkader en de begrenzing van de herijkingsopdracht lastig en arbitrair is. Met name het onderscheid tussen missie en visie is moeilijk te duiden, terwijl dat voor het vervolg wel belangrijk is. De huidige missie wordt gezien als een mengvorm van missie (zingeving en positionering) en visie (inhoudelijke koers). 4. Uit de interne consultatie blijkt dat door de verschillende actoren verschillende functies en eisen aan de missie worden gesteld. Vanuit het personeel wordt benadrukt dat men vooral trots, identiteit en uniciteit aan de missie zou willen ontlenen, terwijl het management en het college een fundament voor de organisatieontwikkeling respectievelijk meer bestuurlijke focus van de missie verwachten. 5. Uit het groepsinterview noch uit de intranet-enquête en de OR-reactie zijn dringende andere of nieuwe inhoudelijke accenten naar voren gekomen, die bij de nieuwe visie betrokken zouden kunnen worden. De reactie van het college college/dt legt wel nieuwe accenten: de geoperationaliseerde begrippen betrouwbaar en betrokken. Tevens doet het college daarbij de stuurgroep de volgende tekstsuggestie voor een nieuwe missie. De gemeente Roosendaal wil een verantwoordelijke lokale overheid zijn, die betrouwbaar functioneert en op betrokken wijze tijdig en adequaat inspeelt op het verwachtingspatroon van de veranderende samenleving. Naar aanleiding van bovenstaande conclusies zijn in de stuurgroepvergadering van 25 oktober 2005 de volgende aanbevelingen besproken: 1. Bij herformulering van de missie zou, in tegenstelling tot eerdere voornemens om de huidige visie te actualiseren, gestreefd kunnen worden naar een (veel) compacter document in de vorm van een puntige, sloganachtige missionstatement. De compactheid bevordert tevens de communiceerbaarheid en onthoudbaarheid van de missie. 2. In het college / DT is de suggestie gedaan om de missie vooral het antwoord te laten zijn op wat voor type lokale overheid je wilt zijn. Dit zegt vooral iets over de positionering en niet zozeer iets over de richting of de werkwijzen. 3. De herformulering van de missie is geen geïsoleerde, op zichzelf staande actie. Een missie doet uitspraken over het wezen van de gemeentelijke organisatie Roosendaal en raakt mits effectief - daarmee zowel de inhoud (wat-vraag) als de vorm (hoe-vraag) van al het gemeentelijk denken en doen. De herijking van de missie kan en mag daarom niet los gezien worden van reeds bestaande ontwikkelingen op het gebied van beleid (visievorming, programmavorming, beleidsontwikkeling, strategische verkenningen, functionele kaart etc.) en bedrijfsvoering (BSSB, cultuur, competentiemanagement, dienstverlening, samenwerking etc.) Het is van belang om deze zaken op elkaar af te stemmen en meer nog, elkaar te laten versterken(synergie). Een aansprekende missie kan bijvoorbeeld de gewenste verbetering van de bedrijfsvoering c.q. het handelen van de lokale overheid stimuleren. Aan de hand van bovenstaande conclusies en aanbevelingen heeft de stuurgroep besloten om

3 de begrippen missie en visie meer expliciet en daardoor meer los van elkaar te hanteren. Dit heeft tot gevolg dat de focus op de missie meer gericht is op zingeving en positionering van de gemeente Roosendaal en niet zo zeer iets zegt over richting en/of de gehanteerde werkwijzen. In de missie worden de kernwaarden van de gemeentelijke organisatie benoemd en geconcretiseerd. De missie heeft hierdoor een beknoptere en compactere vorm gekregen en geeft een antwoord op de vraag wat voor type lokale overheid wil je als gemeente Roosendaal zijn? Dit heeft echter wel tot gevolg dat deze een hoger abstractieniveau kent dan de huidige missie. Ook heeft het, het door de stuurgroep in eerste instantie uitgesproken onderscheidingsvermogen niet (voldoende) in zich. Deze wijziging in koers heeft bovendien gevolgen gehad voor de verdere vormgeving van het proces. De beoogde externe consultatie (stap4) is, gezien de aard en vorm van het opgestelde basisdocument, in dit traject komen te vervallen. De stuurgroep heeft in een constructieve samenwerking met het college de missionstatement, op te vatten als een vaste gedragsregels van de organisatie en leidraad voor het handelen van de lokale overheid, als volgt geformuleerd: De gemeente Roosendaal wil zijn: een verantwoordelijke lokale overheid die betrouwbaar en consistent functioneert en op een betrokken en professionele wijze inspeelt op de dynamiek van de veranderende samenleving. De in de missionstatement aangegeven kernwaarden: betrouwbaarheid, betrokkenheid en professioneel, zijn door het college in bijlage 1 concreet uitgewerkt. De omzetting hiervan in meetbare termen zodat dit als toetsingskader benut kan worden, zal door het college nog nader vormgegeven worden. Visie Naast een missie die gericht is op de gemeentelijke organisatie is binnen de stuurgroep ook de behoefte uitgesproken aan een visie op het gemeentelijk grondgebied met een nog nader te bepalen tijdshorizon. In deze visie moeten naast de richting ook de werkwijzen van de gemeente Roosendaal geduid en geëxpliciteerd worden. In de visie moet een helder antwoord gegeven worden op de vraag: Waar willen we als stad naartoe en waarom? In bijlage 2 treft u de, in opdracht van de stuurgroep, door het college opgestelde globaal beschreven conceptaanpak die er in zal moeten resulteren, dat in de nieuwe raadsperiode op een interactieve wijze een visie wordt opgesteld. In deze visie wordt zo mogelijk een communiceerbare slogan opgenomen die voldoende onderscheidend en in één krachtige zin de specifieke kwaliteit(en) van de stad weergeeft. Wij stellen u hierbij voor om de gemeenteraad als opdrachtgever te laten optreden, het college het proces te laten stroomlijnen en hierin duidelijk aan te geven op welke momenten binnen het proces de raad over de voortgang geïnformeerd zal worden. 3. Consequenties. De financiële vertaling van het plan van aanpak Visie Roosendaal moet nog concreet vormgegeven worden. De uitwerking vergt in ieder geval bestuurlijk inspanningen van het college. Ambtelijk worden bijdragen (uren) verwacht van de gemeentesecretaris(projectleiding), het DT, en enkele onderdelen van de ambtelijke organisatie (afdelingen strategie, beleid, projecten en communicatie). E.e.a. zal vervat worden in een bestuursopdracht, welke ter kennisname aan de raad zal worden aangeboden.

4 4. Commissiebehandeling. Een concepttekst van dit raadsvoorstel is om advies voorgelegd aan de commissie Bestuur. De commissie heeft daarover op 6 juni 2006 advies uitgebracht aan de raad. 5. Voorstel. Wij stellen u voor: 1. de missionstatement: De gemeente Roosendaal wil zijn: een verantwoordelijke lokale overheid die betrouwbaar en consistent functioneert en op een betrokken en professionele wijze inspeelt op de dynamiek van de veranderende samenleving. en daarbij horende uitwerking (bijlage 1) vast te stellen; 2. de hiertoe ingerichte stuurgroep herijking en actualisering missie gemeente Roosendaal op te heffen; 3. het college opdracht te geven om de kernwaarden: betrokken, betrouwbaar en professioneel uit te werken in meetbare termen; 4. het college de opdracht te geven om het globaal beschreven conceptplan van aanpak Visie Roosendaal (bijlage 2) nader uit te werken, financieel te onderbouwen en ter informatie aan de raad aan te bieden. In dit definitieve plan van aanpak wordt opgenomen dat de raad door het college per fase over de voortgang van het proces geïnformeerd wordt; 5. de algemeen directeur als opdrachtnemer voor het project Visie Roosendaal aan te wijzen; 6. het college op te dragen om de visie van de gemeente Roosendaal ter vaststelling aan de gemeenteraad aan te bieden. 6. Ter inzage liggende stukken. a. Het advies van de betreffende commissie; b. Het groene boekje c. De rapportage stap 2 b. Bijlage 1 uitwerking missionstatement c. Bijlage 2 conceptplan van aanpak Visie Roosendaal De leden van de stuurgroep van het project herijking en actualisatie missie gemeente Roosendaal, Namens dezen, De griffier, De voorzitter van de gemeenteraad, E.M.J. vaan Straaten-Noyons mr M.J.H. Marijnen

5