Selectieprocedure. Afbouwketen. 8 oktober Welke co-maker gaat samen met ons de droom van de klant waarmaken?

Transcriptie

1 Selectieprocedure Afbouwketen 8 oktober 2012 Welke co-maker gaat samen met ons de droom van de klant waarmaken? ERA Contour Zilverstraat RP Zoetermeer Tel:

2 Inhoudsopgave 1 BEGRIPSOMSCHRIJVING INTRODUCTIE ERA CONTOUR INLEIDING EN DOEL SELECTIE ACHTERGROND DOEL VAN DE SELECTIE PROCEDURE IN HET KORT INTENTIE VAN DE SAMENWERKING DE OMVANG VAN DE OPDRACHT KEUZE IN OVERKOEPELEND PROCES: DE FASEN FASE 1: OPENBARE AANMELDING & VOORSELECTIE FASE 2: KICK-OFF BIJEENKOMST PRESTATIE INKOOP OVERALL PLANNING SELECTIEPROCES AANMELDINGSPROCEDURE AANMELDING COMMUNICATIE CONTACTPERSONEN VRAGEN VOORWAARDEN BIJLAGEN... 12

3 1 Begripsomschrijving Prestatie Inkoop Inkoopmethodiek gericht om maximaal gebruik te maken van de kennis vanuit de leveranciersmarkt. De leverancier krijgt maximale ruimte om zich middels dominante informatie te onderscheiden. Onderdelen van deze methodiek zijn planfase en interviewfase. Voor meer informatie: Combinatie Indien met meerdere partijen gezamenlijk wordt ingeschreven, waarbij de partijen een gelijkwaardige rol hebben in deze samenwerking (en er geen sprake is van hoofdaannemer/ onderaannemer) is er sprake van een combinatie. Een combinatie bestaat uit twee of meer verschillende ondernemingen. KPI s Kritieke prestatie-indicatoren. Dit zijn variabelen om prestaties te monitoren. ERA Contour heeft KPI s. Voor een samenwerking kunnen ook KPI s worden opgesteld. Een voorbeeld hiervan is KPI sneller ; bijvoorbeeld 40% reductie in doorlooptijd. Fijne afbouw Onder fijne afbouw vallen de volgende productgroepen / disciplines: Dekvloeren, Lijmwerk binnenwanden, Systeemwanden en -plafonds, Tegelwerkzaamheden, Dorpels en vensterbanken, schilderwerkzaamheden, wand en vloerafwerking, Kitwerkzaamheden, Stuc- en Spuitwerk, Trappen, Keukens (coördinatie), Binnendeuren en Hang- en sluitwerk en Schoonmaakwerkzaamheden. Co-creatie Het beste van jezelf delen met anderen met als gemeenschappelijk doel het creëren van zakelijk voordeel waarbij toekomstwaarde voor de consument en gebouwde omgeving centraal staat. Supply Chain Management Alle activiteiten die gericht zijn op het verbeteren van de (toeleverings)keten. Beoordelingsteam Het beoordelingsteam, is een team samengesteld uit ERA Contour medewerkers die gezamenlijk de voorselectieformulieren, de plannen en de interviews beoordelen. Het beoordelingsteam bestaat uit zes personen, een doorsnede van ERA Contour. In het team zijn zowel ontwikkeling als uitvoering vertegenwoordigd. SMART Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden

4 2 Introductie ERA Contour Wij zijn actief met het ontwikkelen van projecten in eigen beheer, het ontwikkelen van plannen voor derden, nieuwbouw en het renoveren en onderhouden van woningen. Circa 30% van onze activiteiten betreft eigen ontwikkeling en de overige 70% is in opdracht van derden. Bij de meeste projecten worden we vanaf de voorbereiding betrokken om samen met de opdrachtgever en adviseurs te werken aan een optimale prijs/product verhouding. Onze missie is: ERA Contour creëert ruimte voor mens, stad en maatschappi.j ERA Contour ERA Contour creëert ruimte, fysieke en mentale ruimte. Samen met onze klanten bedenken en maken wij buurten en wijken. We zitten aan tafel met gemeenten, corporaties, consumenten en andere ontwikkelaars. Om zo plekken te maken waar mensen gelukkig en veilig leven. Wij zijn dus ruimtemakers. Onderdeel TBI Holdings Bij ons draait alles om onze klanten. Dat was altijd al zo en dat wordt alleen maar sterker. Door bedenken, maken & communiceren te combineren kunnen wij de producten en processen bieden die onze klanten willen hebben. Dit doen we zowel bij de door ons ontwikkelde projecten als bij onze projecten voor derden. Onze aanpak: Profiel Ruimtemakers Nieuwbouw, renovatie en transformatie Omzet ca. 220 miljoen 480 medewerkers Steden sterker maken: al sinds begin jaren negentig zijn wij als één van de eerste risicodragende partijen betrokken bij stedelijke vernieuwings- en herstructureringsopgaven. De consument als co-producent: de klant staat centraal, bij zowel de ontwikkeling als de bouw van de woning, de buurt en de wijk. 360º duurzaam: hiermee bedoelen we niet alleen klimaatneutrale sloop, bouw en bewoning, maar zeker ook het maken van duurzame steden. Onze Werkwijze: Co-creatie: het beste van jezelf delen met anderen met als gemeenschappelijk doel het creëren van zakelijk voordeel waarbij toekomstwaarde voor de consument en gebouwde omgeving centraal staat.

5 3 Inleiding en doel selectie 3.1 Achtergrond De afgelopen drie jaar is er binnen ERA Contour veel besproken, veranderd en bereikt op het gebied van samenwerken. Vanaf 2008 is duidelijk koers gezet richting samenwerken. Intern is de samenwerking op een nieuwe manier georganiseerd, om vervolgens met heel de keten de samenwerking te verdiepen en te benutten. Dit betekent dat ERA Contour voor elke schakel of clustering van schakels in de keten de experts in de markt zoekt, om op projectoverstijgend niveau samen te werken en continu te verbeteren. De overkoepelende naam voor deze nieuwe manier van samenwerken is Co-creatie. Deze nieuwe manier van samenwerken is niet alleen gericht op opdrachtgevers, maar ook op onderaannemers, leveranciers en adviseurs, de zogenaamde co-makers. Een co-maker denkt mee en deelt zijn kennis en expertise gedurende het hele proces. Een comaker is een partner die niet alleen naar zichzelf kijkt, maar gericht is op de hele keten. Een co-maker is betrouwbaar en transparant naar andere partijen binnen de keten en gericht op het gezamenlijk belang. Co-creatie kost voor beide partijen in het begin meer energie, maar zal op lange termijn leiden tot aanzienlijke meerwaarde voor de eindgebruiker. Meerwaarde in de zin van betere kwaliteit, flexibel en betrokken klantproces, kortere doorlooptijd, minder faalkosten en een lagere kostprijs. ERA Contour gelooft in de kracht van samenwerken. Het maximale uit de samenwerking wordt pas benut wanneer het met een klein aantal partijen plaatsvindt en op projectoverstijgend niveau. Vanuit de projectoverstijgende insteek kan richting en diepgang gegeven worden aan afstemming en verbetertrajecten. Vanuit dit perspectief is ERA Contour op zoek naar co-makers, de experts voor de fijne afbouw keten. De aanleiding voor dit traject is, dat middels de huidige georganiseerde structuur c.q. samenwerking de prestaties onvoldoende zijn. Prestaties van ERA Contour worden gemeten aan de KPI s van ERA Contour. 1. Klanttevredenheid > 8 2. Partnertevredenheid > 8 3. Medewerker betrokkenheid > 8 4. Nazorgkosten 0 De Co-creatie targets van ERA Contour zijn: 1. Beter 2. Leuker 3. Sneller 4. Goedkoper

6 Naast dat de huidige prestaties onvoldoende zijn t.o.v. de ambities van ERA Contour, wordt momenteel binnen de huidige structuur / samenwerking veel tijd en energie verloren met het aansturen en afstemmen van de verschillende disciplines op de bouwplaats. 3.2 Doel van de selectie Het doel van dit selectietraject is het aangaan van een langdurige strategische samenwerking met enkele partijen of combinanten (keten van partijen) voor het aanzienlijk verbeteren van de prestaties binnen de fijne afbouw keten. U kunt u inschrijven voor: Eén fijne afbouw onderdeel Meerdere fijne afbouw onderdelen Als combinatie inschrijven voor meerdere fijne afbouw onderdelen Als totaal aanbieder voor de fijne afbouw Als één van bovenstaande opties gecombineerd met de coördinatie (dus niet contracthouder) van overige fijne afbouw onderdelen 3.3 Procedure in het kort Het overall proces begint middels het aanmeldingsformulier. Op basis hiervan wordt u wel/niet uitgenodigd voor de voorselectiefase. Na aanmelding krijgt u binnen drie werkdagen reactie. Wanneer uw aanmelding is goedgekeurd krijgt u het voorselectieformulier toegezonden. Het voorselectieformulier zal als filter fungeren. Op basis hiervan zal een deel van de partijen afvallen. In het verdere selectieproces zal gebruik gemaakt worden van de filosofie en methodiek van Prestatie Inkoop. Middels deze methodiek beoogt ERA Contour de marktpartijen maximale ruimte te geven om boven het maaiveld uit te steken. In hoofdlijn bestaat het Prestatie Inkoop traject uit een plan fase, een interviewfase en een Pre-award fase. In hoofdstuk 4 zal het selectietraject verder worden toegelicht. 3.4 Intentie van de samenwerking De intentie van de samenwerking is een samenwerkingsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Voor een periode van vijf jaar wordt een samenwerkingsovereenkomst opgesteld waarin betrokken partijen aangeven wat belangrijk is in een samenwerking en welke doelen bereikt gaan worden. Resultaten worden jaarlijks SMART gemaakt en geëvalueerd. De uitkomsten van de evaluatie en de behaalde resultaten zijn de basis voor de continuering van de lopende samenwerking.

7 3.5 De omvang van de opdracht De omvang van de opdracht bedraagt de helft van alle fijne afbouwwerkzaamheden (nieuwbouw) van ERA Contour. Na het Prestatie Inkoop traject worden de helft van de werkzaamheden uitgevoerd op de huidige manier, met de huidige partijen. De andere helft wordt ingevuld door de winnaars van het Prestatie Inkoop traject, per onderdeel worden twee partijen geselecteerd. De omzet in het cluster Fijne afbouw voor nieuwbouw bedraagt totaal gemiddeld over de jaren miljoen euro per jaar. De opdracht bestaat tot medio 2014 uit de helft van de totale omzet. Dit komt neer op een omzet van 8 miljoen euro per jaar. 3.6 Keuze in 2014 In 2014 zal er een keuze worden gemaakt op basis van de geleverde prestaties. Medio 2014 zal gekozen worden of ERA Contour verder gaat met de nieuwe co-makers.

8 4 Overkoepelend proces: de fasen Zoals vermeld kent dit selectieproces meerdere fasen. Onderstaand zijn de fasen globaal toegelicht met de bijbehorende uitkomst/output. Naarmate het proces vordert zal er steeds meer gedetailleerde informatie worden verstrekt. FASE 1: Openbare aanmelding & Voorselectie a. Aanmelding traject middels aanmeldingsformulier b. Indienen van de voorselectie en beoordeling FASE 2: Kick-off bijeenkomst Prestatie Inkoop a. Opleidingsbijeenkomst filosofie en methodiek Prestatie Inkoop b. Opstellen van plannen door marktpartijen / combinanten FASE 3: Schriftelijke fase Beoordelingen Prestatie Inkoop plannen door beoordelingsteam en bepalen welke partijen doorgaan naar de interviewfase FASE 4: Interviews Interviews afnemen sleutelfiguren FASE 5: Ranking Winnaars bepalen op basis van ingediende plannen en afgenomen interviews FASE 6: Pre-award a. Inrichten en diepgang geven van de samenwerking b. Aanpak op projectniveau door winnaars FASE 7: Implementatie

9 4.1 Fase 1: Openbare aanmelding & Voorselectie De openbare aanmelding bestaat uit twee onderdelen: 1. Aanmeldingsformulier invullen en indienen 2. Voorselectieformulier invullen en indienen. Op basis van de voorselectie gaan partijen door naar Fase 2 en zullen partijen op voorhand afvallen. De keuze hierin wordt gemaakt door het beoordelingsteam van ERA Contour. Het aantal partijen dat doorgaat naar Fase 2 hangt af van het aantal inzendingen en de kwaliteit hiervan. Het doel van deze eerste fase is te komen tot een eerste selectie van de gegadigden op basis van beantwoording van vragen op een aantal thema s en enkele minimumeisen. 4.2 Fase 2: Kick-off bijeenkomst Prestatie Inkoop Alle partijen die op basis van de voorselectie door zijn naar fase 2 worden bij ERA Contour uitgenodigd op kantoor voor een Kick-off bijeenkomst. In deze Kick- off bijeenkomst wordt de filosofie en methodiek van Prestatie Inkoop gedeeld. De fasen 3 t/m 6 zullen in deze bijeenkomst uitvoerig worden toegelicht. Deze kick-off bijeenkomst vindt plaats op donderdag 29 november 2012 van 08:30-12:00 uur. 4.3 Overall planning selectieproces Onderstaand is de planning van dit selectietraject in hoofdlijn weergegeven. Activiteit Wie? Datum Bekendmaking selectietraject ERA Contour 8 oktober 2012 Uiterlijke termijn aanmelden Inschrijvers 1 november 2012 voor 12:00 uur Uiterlijk termijn indienen Inschrijvers 12 november 2012 voor 12:00 uur voorselectie Uitslag voorselectie ERA Contour 23 november 2012 Kick-off bijeenkomst ERA Contour / 29 november 2012 Inschrijvers fase 2 t/m5 ERA Contour / Inschrijvers 29 november 2012 t/m 15 februari 2013 Uitslag bekend maken ERA Contour 18 februari 2013 Start fase 6: pre-award fase Implementatie fase ERA Contour / Inschrijvers 13 maart 2013* * Vanaf 13 maart 2013 wordt gestart met het inrichten van de samenwerking. Vanaf April 2013 zal meer diepgang worden geven aan de samenwerking. Vanaf deze datum worden ook de prestatie bepaald, waarop vervolgens 1,5 jaar op wordt gemonitord.

10 5 Aanmeldingsprocedure 5.1 Aanmelding Aanmelden voor dit traject kan door middel van het aanmeldingsformulier. Het aanmeldingsformulier bestaat uit twee delen. Het eerste deel heeft betrekking op algemene gegevens van de inschrijver. Het tweede deel stelt een aantal minimumeisen. Het volledig ingevulde aanmeldingsformulier kan enkel digitaal worden ingediend bij Benno van Dam: Na aanmelding ontvang u de volgende werkdag een ontvangstbevestiging. Binnen drie werkdagen wordt u geïnformeerd of u op basis van de minimumeisen wordt toegelaten tot het selectietraject. Bij toelating ontvangt u het voorselectieformulier. Het voorselectieformulier bestaat uit maximaal 2 A4, waarop gevraagd wordt op een aantal thema s uw zienswijze / visie te geven. Let op: dat beide formulieren volledig zijn ingevuld en voorzien zijn van datum en handtekening. Indienen van het aanmeldingsformulier kan tot 1 november :00 uur. Indienen van het voorselectieformulier kan tot 12 november :00 uur. Inzendingen na bovenstaande data en tijdstippen worden niet meer in behandeling genomen. De formulieren zijn te downloaden vanaf:

11 6 Communicatie 6.1 Contactpersonen Alle communicatie over dit selectietraject verloopt via de contactpersoon: Benno van Dam. Vanuit de Inschrijver dient het contact via één contactpersoon en een plaatsvervanger te verlopen (zoals aangegeven op het aanmeldingsformulier). 6.2 Vragen Vragen kunnen worden gesteld aan bovengenoemde contactpersoon. Wanneer er zich vragen voordoen, waarin de beantwoording van belang is voor alle potentiele inschrijvers, dan zal vraag en antwoord worden toegevoegd op de website van ERA Contour:

12 7 Voorwaarden De inschrijver met bijbehorende partijen dient werkzaam te zijn of te willen werken in het werkgebied van ERA Contour of een groot deel hiervan. Het werkgebied van ERA Contour is: Werkgebied ERA Contour Onderdeel van het aanmeldingsformulier is een kaart van Nederland met hierop het gebied waarin de inschrijver werkzaam is. Het aanmeldingsformulier dient voorzien te zijn van een bijlage, waarop het werkgebied van de inschrijver met eventueel combinanten is aangegeven.

13 8 Bijlagen 1. Aanmeldingsformulier 2. Voorselectieformulier. Dit formulier wordt toegezonden, wanneer uw aanmelding is goedgekeurd.