Arbobeleid integreren in het ondernemingsbeleid: het overwegen waard

Transcriptie

1 Arbobeleid integreren in het ondernemingsbeleid: het overwegen waard Leo Keybeck Iedere zichzelf respecterende onderneming doet aan beleidsvorming, uitgewerkt in een ondernemingsstrategie. Deze strategie wordt, afhankelijk van de grootte van de onderneming, doorvertaald in een concurrentiestrategie (hoe concurreer ik in een branche, markt of bedrijfstak?) en een functionele strategie (gedetailleerde middelenverdeling op operationeel niveau als P&O, R&D, productie, onderhoud en marketing/verkoop). Het arbobeleid wordt veelal gescheiden van het ondernemingsbeleid opgezet, met de risico-inventarisatie & evaluatie (RIE) als basis. We kunnen ons als veiligheidskundige de vraag stellen of het voordelen biedt wanneer we het management zover weten te krijgen dat het arbobeleid wordt opgenomen in het ondernemingsbeleid. Menig veiligheidskundige streeft ernaar de aandacht voor veiligheid deel te laten uitmaken van de dagelijkse activiteiten in de onderneming. In dit beeld past het niet om het arbobeleid een separate plaats te geven naast het ondernemingsbeleid. In de praktijk wordt de ondernemingsstrategie ontwikkeld door het management, hierbij ondersteunt door in- of externe deskundigen. Het arbobeleid wordt, uitgaande van de RIE, vaak opgesteld door de veiligheidskundige/veiligheidscoördinator, of arbodienst en vervolgens ter goedkeuring voorgelegd aan het management. Dit resulteert in een verschil in draagvlak tussen het ondernemings- en arbobeleid. Het management ziet de arbozorg als een taak voor de veiligheidskundige. De arbozorg vanaf de opzet integreren in het ondernemingsbeleid is dan ook het overwegen waard omdat: - Arbozorg primair de verantwoordelijkheid is van de ondernemer en niet van de veiligheidskundige of arbeidshygiënist. - De arbeidsomstandigheden in een organisatie mede bepalend zijn voor het succes van de onderneming. - Een succesvol arbobeleid bijdraagt aan een optimaal bedrijfsresultaat. - Arbo niet los te zien is van activiteiten als inkoop, ontwikkeling, productie en onderhoud en vereist een steeds nauwere afstemming op personeels- en organisatievraagstukken. Arbobeleid sluit nauw aan op het ondernemingsbeleid De arbozorg verankeren in het reguliere werk begint met het bundelen van arbozorg en commerciële aspecten. Hiervoor zijn diverse aanknopingspunten aanwezig. Een organisatiebeleid en een arbobeleid worden vertaald in een strategie. Om de strategie uit te kunnen voeren worden acties geformuleerd en opgenomen in een jaarplan. De doelstellingen die op beide gebieden worden beoogd (zie tabel 1) sluiten nauw op elkaar aan. 1

2 Tabel 1. Doelstellingen van het organisatiebeleid en arbobeleid. Organisatiebeleid/strategie Arbobeleid Richting geven aan bedrijfsactiviteiten Voorkomen van ongevallen, arbeidsongeschiktheid, ziekteverzuim Gerichte inzet van energie en middelen Gemotiveerde medewerkers Identiteit van de organisatie zichtbaar maken (waar staan we voor) Beter imago op de arbeidsmarkt en in de omgeving Efficiëntere productie Voorkomen van ongevallen Gemotiveerde medewerkers Minder verloop van medewerkers Vanuit de risico-inventarisatie & evaluatie worden acties geformuleerd, die afhankelijk van de ernst van de constatering direct worden aangezet of worden opgenomen in het arbojaarplan/meerjarenplan of RI&E-actiepuntenlijst. Aan de formulering van de acties en bepaling van de prioriteit wordt de nodige aandacht besteed. Minder aandacht gaat uit naar het leggen van de verbinding met beleidsdoelen en beleidsniveaus in de onderneming. Is er sprake van strategische acties (acties met ingrijpende gevolgen voor de onderneming zoals bijvoorbeeld het bouwen van een nieuwe fabriek) of gaat het om acties op operationeel niveau (acties die minder ingrijpend zijn zoals de keuze van een instructieprogramma voor beeldschermwerkers)? Door dit onderscheid te maken wordt duidelijk dat een aantal acties betrekking hebben op strategisch niveau en zodoende inbreng vergen van het hoger management en het overlegorgaan. Wordt dit onderscheid niet gemaakt dan is het hoger management al snel van mening dat alleen actie wordt verwacht van het middenkader en directe leidinggevers. Achterliggende oorzaken van problemen als onduidelijkheid in toegewezen verantwoordelijkheden, afstemmingsproblemen tussen afdelingen of competitie tussen commerciële doelen en veiligheidsdoelstellingen (strijd om de beschikbare tijd en/of budget) worden niet onderkend en aangepakt. Tot stand komen strategie Het strategievormingsproces van een onderneming is schematisch weergegeven in figuur 1. Een onderneming formuleert doelen. Na analyse van de omgeving (kansen/bedreigingen) en een interne analyse (sterktes/zwaktes) wordt bepaald welke middelen worden ingezet en welke route wordt gevolgd om de doelen te bereiken. In de gekozen strategie wordt vastgelegd hoe de organisatie wordt ingericht, hoe de plannen worden gefinancierd en hoe wordt omgegaan met zaken als marketing, product & technologie, inkoop, productie en logistiek. Eigenlijk is dit het moment waarop de arbozorg verankerd moet worden in de ondernemingsstrategie. Maar gebeurt dit in de praktijk? De basis voor de uitvoering van de strategie wordt gelegd in het businessplan. Sla de businessplannen van ondernemingen of organisatie-onderdelen er op na en wat blijkt? De arbocomponent ontbreekt veelal. Toch is het mogelijk om voor het arbobeleid een gelijkwaardige positie af te dwingen aan bijvoorbeeld het product- en technologiebeleid. Immers om een arbobeleid te formuleren wordt dezelfde route als weergegeven in figuur 1 doorlopen. Een omgevingsanalyse wordt uitgevoerd om vast te stellen aan welke wettelijke regels moeten worden voldaan. Welke veiligheidseisen stellen opdrachtgevers/afnemers van diensten en welke kansen/bedreigingen schuilen hierin (bijvoorbeeld: kan ik mij als steigerbouwer op een gunstige manier onderscheiden van de concurrentie)? Daarnaast wordt een interne analyse uitgevoerd om antwoord te krijgen op de volgende vragen: 2

3 - Streven we naar een ongevalsvrije onderneming en welke zwakten moeten we ombuigen om dit te bereiken? - Willen we geen gezondheidsklachten ten gevolge van het uitvoeren van de werkzaamheden en wat moeten we doen om dit te realiseren? Na analyse van de sterkte/zwakte en kansen/bedreigingen bijvoorbeeld door middel van de SWOT techniek (SWOT staat voor de eerste letters van strength, weaknesses, opportunities en threats) wordt de arbostrategie bepaald. Conclusie: arbostrategie komt volgens een zelfde patroon tot stand als de ondernemingsstrategie. Integreren van arbostrategie in de ondernemingsstrategie is organisatorisch gezien mogelijk. Figuur 1: Strategievormingsproces Bron: Freedman 1981 De bedrijfscultuur en strategievorming De veiligheidskundige doet er zijn voordeel mee als hij of zij ervan uitgaat dat de ondernemer de arbozorg niet anders zal benaderen dan zijn commerciële zaken. Het is dan ook de kunst om met betrekking tot de aanpak van arbozorg de taal van de ondernemer te spreken. Door arbozorg te integreren in het businessplan kan beter worden aangesloten bij de cultuur van strategievorming oftewel de taal waarin de zaken worden aangepakt binnen de onderneming. Kijkende naar de strategievorming zijn ondernemingen grofweg in te delen in drie categorieën: - Ondernemingen die sterk gericht zijn op de omgeving. Deze ondernemingen volgen de ontwikkelingen van de wetgever en de markt en sluiten hierbij aan. 3

4 Het arbobeleid van deze ondernemingen is gericht op het voldoen aan wet- en regelgeving, strak uitgaande van de RIE. - Ondernemingen die zowel in- als extern gericht zijn. Hun arbobeleid is primair gericht op het voldoen aan de regelgeving én ze werken in beperkte mate aan verdere verbetering van de arbeidsomstandigheden. - Ondernemingen die uitgaan van eigen kracht. Ze handelen vanuit een toekomstvisie en ontwikkelen een strategie om dit toekomstideaal te bereiken, ongeacht de ontwikkelingen in de omgeving. In deze bedrijven is een voedingsbodem aanwezig voor het stellen van doelen die verder reiken dan weten regelgeving voorschrijven. Deze ondernemingen streven doorgaans naar optimale arbeidsomstandigheden. Door zich een beeld te vormen van de wijze waarop de ondernemer zijn strategie bepaalt kan de veiligheidskundige ervoor zorgen dat het te voeren arbobeleid hierop aansluit. Het is dan voor de ondernemer herkenbaar en wordt geaccepteerd als een onderdeel van het businessplan. Financiering In veel ondernemingen worden de budgetten, behorende bij het commerciële jaarplan, reeds in de zomerperiode opgesteld. Het arbojaarplan of RI&E-actieplan wordt echter veelal opgesteld in de laatste maanden van het jaar. Voor de bespreking van het arbojaarplan wordt een extra bijeenkomst belegd in de toch al overvolle agenda van het management wat de motivatie niet bevordert. En wat nog zwaarder weegt, voor geplande arbo-verbeteracties is in de budgetronde geen geld gereserveerd. Het is dan ook voor velen van ons een jaarlijks terugkerend ritueel dat we als veiligheidskundige energie moet steken in het alsnog verkrijgen van het benodigde geld. Energie die zinvoller besteed had kunnen worden aan het uitvoeren van acties ter verbetering van veiligheid en arbeidsomstandigheden. Integratie neemt de bovengenoemde bezwaren weg en legt de verantwoordelijkheid voor het arbojaarplan en benodigd budget bij het management. Strategie-implementatie De kracht van plannen schuilt niet in de omvang of de flitsende voorpagina van het boekwerk waarin ze zijn samengebracht. Het gaat om het vertalen naar acties die daadwerkelijk worden uitgevoerd. De wijze waarop een onderneming zijn strategie omzet in acties is bepalend voor het succes van de uitvoering. Wordt strategie-implementatie opgevat als alle activiteiten gericht op stimuleren/verbeteren van de betrokkenheid en uitvoerbaarheid van de hoofdlijnen van de strategie (Aad Vijverberg 1998), dan heeft dit voor arbozorg betrekking op het vroegtijdig betrekken van medewerkers, aanpassen van planning en budgettering en uitwerking in concrete acties. Het management van ondernemingen steekt doorgaans veel energie in de marsroute, de vertaling van het ondernemingsbeleid in concrete programma s, projecten en acties. Vaak wordt van boven af gecoördineerd om zeker te stellen dat de realisatie plaatsvindt binnen de gestelde kaders. De directe betrokkenheid van het management maakt het aantrekkelijk om de arboonderwerpen voortkomende uit de RIE en vertaald in een arbojaarplan of meerjarenplan hierin mee te laten liften. Voordelen: - De ondernemingsdoelstellingen vormen de basis voor de inspanningen met betrekking tot arbozorg. - Arbozorg wordt niet meer beschouwd als een losstaand onderwerp maar maakt deel uit van de bedrijfsvoering. 4

5 - De veiligheidskundige ondersteunt als adviseur en is niet meer de initiator van het arbobeleid. - Preventieve aandacht voor arbozorg in het traject van beslissingen op ondernemingsniveau (nieuwe activiteiten, nieuwe productietechnieken). - Betere afstemmingen van de arbozorg-inspanningen met de aandachtsgebieden van P&O, inkoop, R&D. - Uitgaven voor arbeidsomstandigheden en veiligheid worden gezien als investeringen in plaats van kosten. Conclusie Het is voor de veiligheidskundige zinvol om te proberen de arbozorg te integreren in het ondernemingsbeleid. Slaagt de veiligheidskundige hierin dan is de grotere betrokkenheid van het management een feit en neemt arbozorg een volwaardige positie in naast productie, financiën, marketing, P&O etc. en is een onderdeel geworden van de commerciële activiteiten. Arbobeleid, planning en budgettering is de verantwoordelijkheid van de ondernemer en de veiligheidskundige kan zich richten op zijn kerntaak: werknemers, werkgevers en overlegorganen adviseren in het verbeteren van de arbeidsomstandigheden. Integratie in het ondernemingsbeleid tilt het arbobeleid op een hoger niveau. 5