RISICO-ANALYSE Een gewaarschuwd mens telt voor twee

Transcriptie

1 RISICO-ANALYSE Een gewaarschuwd mens telt voor twee In 3 uur zicht op de risico s in en buiten uw bedrijf - Inventariseer factoren die het succes van uw onderneming in de weg kunnen staan - Met stappenplan - Uitnodiging voor de deelnemers Inhoud: De Zaak Copyright: SBP BV

2 RISICO-ANALYSE "Een gewaarschuwd mens telt voor twee" SBP B.V. Vlietsorgstraat JB Haarlem Postbus DJ Haarlem twitter.com/dezaak 1

3 INHOUD INLEIDING 3 OPZET 4 BIJLAGE I: INFORMATIE VOOR HET OPSTELLEN VAN EEN RISICO-ANALYSE 5 BIJLAGE II: AGENDA VOOR HET OPSTELLEN VAN EEN RISICO-ANALYSE 7 BIJLAGE III: FLIP-OVERS VAN EEN RISICO-ANALYSE 9 Voordelen lidmaatschap De Zaak Als lid van De Zaak kunt u met al uw vragen terecht bij onze adviseurs. Daarnaast heeft u toegang tot onze site met tal van artikelen en downloads, én ontvangt u gratis het tijdschrift en onze pockets. Meer info: Bel: of mail naar advies@dezaak.nl 2

4 INLEIDING Voor welke uitdagingen staat u? Met een jaarlijkse risico-analyse kunt u in kaart brengen aan welke risico s u als ondernemer het hoofd zult moeten bieden. Ondernemen betekent risico s nemen. Dat geldt nog sterker in onzekere economische tijden zoals nu. Maar het is wel zo prettig als u van tevoren die risico s in kaart hebt gebracht, om tijdig de juiste maatregelen te treffen. Met een risico-analyse als onderdeel van een SWOT (strengths, weaknesses, opportunities, threats)-analyse, krijgt u zicht op de zwakke punten binnen uw bedrijf en op de bedreigingen vanuit de buitenwereld. Veel ondernemers voeren een risico-analyse uit bij de start van hun bedrijf, als onderdeel van hun businessplan. Die blijft dan netjes in de la liggen terwijl het bedrijf groeit, de concurrentie nieuwe producten ontwikkelt en de markt zich verplaatst. Kortom, de analyse is al snel gedateerd. Eens per jaar de analyse opnieuw uitvoeren is daarom zeker geen overbodige luxe. Het kost maar een paar uur werktijd. Maximaal drie uur bent u er, samen met twee of drie collega s, medewerkers of goede relaties, mee bezig. Vraag niet zomaar iemand om mee te doen, maar kies mensen die goed mee kunnen denken over het bedrijf en die op de hoogte zijn van de situatie in de markt. Een klant waarmee een vertrouwensrelatie bestaat kan ook van toegevoegde waarde zijn. Na de analyse beschikt u over een overzicht met de voornaamste bedrijfsrisico s en een inschatting van de kans dat die risico s zich voordoen. Ook de gevolgen voor uw bedrijf wanneer het werkelijk mis zou gaan, komen uit de analyse. Ter voorkoming van onheil wordt u ook op weg geholpen met het maken van een actieplan met adequate maatregelen. 3

5 OPZET Inspanning De analyse vergt maximaal 3 uur van uw tijd en maximaal 2 uur tijd van 2 of 3 collega s, medewerkers of goede relaties. Benodigdheden 2 flip-over vellen, post-its en stickers van een andere kleur. Als alternatief kan een wand of deur worden gekozen en kleurstiften in plaats van stickers. Uitvoering Met de onderstaande 5 stappen komt u snel en eenvoudig tot een goede risico-analyse: Stap 1. Kies mensen uit Benader 2 à 3 mensen binnen uw bedrijf of uw directe zakelijke omgeving van wie u vindt dat zij goed met u kunnen meedenken over het succes van uw bedrijf. Bijvoorbeeld uw compagnon, een medewerker die goed weet wat er in het bedrijf en de markt speelt, of een klant waarmee u een vertrouwensrelatie heeft. Stap 2. Zet risico-analyse in de agenda Plan het tijdstip waarop u de risico-analyse gaat doen. Reserveer hier zeker 1,5 à 2 uur voor, het is belangrijk om echt de tijd te nemen om gericht over uw bedrijf na te denken. Stap 3. Stuur informatie naar deelnemers Stuur de informatie-a4 minimaal één week voorafgaand aan de bespreking naar alle deelnemers, zodat duidelijk is waarover gesproken wordt en wat er van hen verwacht wordt. Zij hebben dan voldoende tijd om zich voor te bereiden en over risico s na te denken. De informatie-a4 vindt u in Bijlage I op pagina 5 Stap 4. Stel de risico-analyse op Zoals gezegd heeft u zeker 1,5 à 2 uur nodig voor een goede risico-analyse. Zorg ervoor dat u gedurende deze tijd niet onderbroken wordt door bijvoorbeeld binnenkomende telefoongesprekken of medewerkers. Plan de bijeenkomst daarom aan het einde van de dag of begin van de avond. Volg de agenda voor een effectieve en efficiënte bespreking. De agenda vindt u in Bijlage II op pagina 7 en op Stap 5. Neem maatregelen Afhankelijk van de uitkomsten van uw risico-analyse kunt u voorzorgsmaatregelen treffen om risico s te beperken en, als risico s zich toch voordoen, de juiste acties te ondernemen om de negatieve gevolgen voor uw bedrijf tot een minimum te beperken. 4

6 BIJLAGE I INFORMATIE VOOR HET OPSTELLEN VAN EEN RISICO-ANALYSE INLEIDING U bent uitgenodigd om samen met een aantal andere mensen een risico-analyse op te stellen voor een bedrijf. Een risico-analyse geeft inzicht in de voornaamste risico s voor een bedrijf, zodat er voldoende voorzorgsmaatregelen getroffen kunnen worden en er snel gereageerd kan worden wanneer een risico zich voordoet. Een goede risico-analyse draagt bij aan het succes van een bedrijf, zeker in de huidige tijd met veel onzekerheden. VOORBEREIDING OP DE BESPREKING In een bespreking gaat u samen met een aantal mensen een risico-analyse van een bedrijf opstellen. De initiatiefnemer van deze bespreking heeft hiervoor een duidelijke handleiding en agenda. Om u enigszins voor te kunnen bereiden op deze bespreking, kunt u deze instructie lezen en alvast nadenken over mogelijke risico s voor de specifieke onderneming. Dit is niet noodzakelijk, maar het helpt u en de anderen wel bij de uitvoering, straks tijdens de bespreking. AANPAK Een risico-analyse is onderdeel van een SWOT-analyse. De afkorting SWOT staat voor strengths, weaknesses, opportunities, threats. Met een risico-analyse wordt inzicht gegeven in de zwakke punten binnen een bedrijf (weaknesses) en de bedreigingen vanuit de omgeving (threats) op het bedrijf. Zwakten (Weaknesses) Bedreigingen (Threats) Interne factoren die het succes van een bedrijf in de weg kunnen staan. Voorbeelden: Kennis en vaardigheden die slechter zijn dan gemiddeld Onvoldoende kapitaal om te kunnen investeren Slecht of beschadigd imago Te hoge kosten en daardoor een lage marge Externe factoren die het succes van een bedrijf in de weg kunnen staan. Voorbeelden: Nieuwe (producten van) concurrenten, nieuwe substituten Veroudering van het product door technische, economische of maatschappelijke ontwikkelingen Economische recessie Nadelige veranderingen in wet- en regelgeving Aandachtspunten bij het inventariseren van risico s U stelt samen een korte lijst met zwakke punten en bedreigingen op. Waak ervoor dat de lijst niet te lang wordt, anders verliest u focus. Neem alleen risico s op die in het oog springen ten opzichte van de concurrentie, of die bepalend zijn voor de toekomstmogelijkheden. Formuleer de risico s zo concreet mogelijk (bijvoorbeeld niet klantvriendelijk, maar goede service op locatie bij installatieproblemen ). 5

7 Het bepalen van kans en impact van risico s Om een goede risico-analyse te maken weegt u geïnventariseerde risico s. Van ieder risico maakt u een inschatting van de kans dat dit zich voordoet. Daarnaast bepaalt u wat de gevolgen voor het bedrijf zijn wanneer het risico zich voordoet. Vragen die u kunt stellen bij het bepalen van de kans dat een risico zich voordoet: Hoe wordt het risico veroorzaakt? Hoeveel moet er misgaan voordat het risico zich voordoet? Hoeveel mensen zijn er betrokken bij het onderwerp waarop het risico betrekking heeft? Vragen die u kunt stellen bij het bepalen van de gevolgen: Hoeveel geld is met de gevolgen van een risico gemoeid? In welke mate heeft een klant last van het risico wanneer het zich voordoet? Wat zijn de alternatieven wanneer het risico zich voordoet? Hoeveel hulp is nodig om maatregelen te treffen om schade te beperken? In welke mate wordt het primaire proces van de bedrijfsvoering geraakt? 6

8 BIJLAGE II AGENDA VOOR HET OPSTELLEN VAN EEN RISICO-ANALYSE Duur Agendapunt Toelichting 10 min. Introductie Vraag aanwezigen of zij de gelegenheid hebben gehad na te denken over risico s. Voorbereiding is niet noodzakelijk, maar het is nuttig te weten wie al voorwerk heeft gedaan. 15 min. Inventarisatie van risico s Hang 1 flip-over vel op voor de zwakten (interne risico s) en 1 vel voor de bedreigingen (externe risico s). Vraag aanwezigen op post-its de risico s die zij zien op te schrijven. Eén risico per post-it. Aanwezigen doen dit individueel, zodat zoveel mogelijk ideeën op tafel komen. Een risico bij het direct in gesprek gaan zonder de inventarisatie te doen is dat alle aandacht gaat naar de eerste risico s die worden ingebracht, zonder dat het complete beeld wordt gemaakt. Aanwezigen plakken de post-its op de 2 flip-over vellen, zodat ze bepalen of het risico voortkomt uit interne of externe factoren. Door risico s op te schrijven, heeft u direct een goede basis voor het opstellen van een actieplan en hoeft u weinig aantekeningen te maken. Alternatief: gebruik een wand of deur, post-its en een stift. 5 min. Clustering van risico s Plaats de verschillende risico s onder elkaar op de 2 flip-over vellen. Teken naast de risico s 2 kolommen. Zie het voorbeeld hieronder. Het kan zeer goed voorkomen dat aanwezigen een aantal van dezelfde risico s hebben opgeschreven. Plak deze post-its bij elkaar. 30 min. Kans en gevolgen bepalen Bespreek per risico kort de kans dat het risico zich voordoet en de gevolgen voor uw bedrijf als het risico zich voordoet. Geef op de flip-over achter ieder risico in de 1 ste kolom de kans aan met Hoog, Middel of Laag. Geef in de 2 de kolom per risico aan of de gevolgen Hoog, Middel of Laag zijn. Aandachtspunten bij de bespreking: a. Belangrijk bij het bespreken van risico s is dat u niet te veel in detail of in discussie treedt over het aangedragen risico. Een risico heeft zich veelal (nog) niet voorgedaan en het gaat dan ook over de mogelijkheid. De toegevoegde waarde van het bespreken van risico s is dat u bewust raakt 7

9 van mogelijke risico s, ook wanneer u zelf de kans of impact anders inschat dan een ander. b. Ga ook niet te veel met elkaar in op alle maatregelen per risico. Aan risico s waarvan de kans én gevolgen laag zijn hoeft u weinig aandacht te besteden. U kunt uw tijd beter gebruiken door voor de top-5 risico s (voorzorgs)maatregelen te bedenken. 10 min. Top-5 risico s bepalen Tel het totaal aantal verschillende risico s dat op beide flipovers samen staat. Deel dit aantal door 4. Dat is het aantal gekleurde stickers dat aanwezigen krijgen om nu te gaan plakken bij de risico s die zij het belangrijkst vinden. Als er bijvoorbeeld 20 risico s geïnventariseerd zijn ontvangen aanwezigen 5 gekleurde stickers om te plakken. Vraag aanwezigen rekening te houden met de kans en impact (hoge kans en impact vraagt om prioriteit). Nadat iedereen zijn stickers heeft geplakt bij de risico s is het eenvoudig vast te stellen wat de top 5 risico s zijn. 20 min. Mogelijke maatregelen voor risico top-5 Bedenk met elkaar per risico uit de top 5 welke maatregelen u kunt treffen. Tijdens deze bespreking is het niet noodzakelijk om beslissingen te nemen. U kunt de aangedragen maatregelen als suggesties zien die u mogelijk op een ander moment verder uitwerkt tot een actieplan. 10 min. Afronding en afspraken Sluit het opstellen van de risico-analyse af met een rondvraag en het samenvatten van de gemaakte afspraken. Download deze agenda als apart Word-bestand via 8

10 BIJLAGE III 9