Plannen en budgetteren: kerntaken voor raadsleden

Transcriptie

1 Plannen en budgetteren: kerntaken voor raadsleden VVSG-Raadsledendagen Antwerpen, 2 juni 2007 Brugge, 16 juni 2007

2 Inhoud Plannen en budgetteren in de regelgeving: 2 Voor gemeenten Voor OCMW s Plannen en budgetteren in de praktijk Doelstellingen en activiteiten Algemeen en specifiek Intern en extern Financieel en inhoudelijk Politiek en administratie

3 Regelgeving - gemeenten Gemeenten vandaag: Meerjarenplanning: Gemeentedecreet nog niet in werking Gemeenten moeten dit jaar een algemeen beleidsprogramma opstellen Meerjarig financieel beleidsplan blijft als verplichte bijlage bij het budget 3

4 Regelgeving - gemeenten Gemeenten vandaag: Budget (deels gemeentedecreet): Nieuwe naam voor begroting Bestaat uit twee delen: Beleidsnota: beschrijvend gedeelte met doelstellingen en activiteiten voor dat ene jaar Financiële nota: financiële vertaling geplande activiteiten; voorlopig de oude begroting Moet veertien dagen vooraf naar raadsleden gaan! 4

5 Regelgeving - gemeenten Gemeenten morgen (= gemeentedecreet): Meerjarenplanning: eerste jaar legislatuur: voor hele bestuursperiode met: Strategische nota (= beschrijvend): Beleidsdoelstellingen en beleidsopties Intern en extern gemeentebeleid Financiële nota: Handhaving financieel evenwicht Financiële consequenties strategische nota Veertien dagen vooraf naar de raadsleden! Jaarlijkse bijsturing mogelijk 5

6 Regelgeving - gemeenten Gemeenten morgen (= gemeentedecreet): Budget: Bestaat uit twee delen: Beleidsnota: zie eerder Financiële nota: bestaat uit:» Exploitatiebudget (dagelijkse werking)» Investeringsbudget (niet jaargebonden)» Liquiditeitenbudget (geldstromen) 6

7 Regelgeving OCMW s Meerjarenplanning: Zeker in eerste jaar legislatuur; minimaal drie en maximaal zes jaar; jaarlijks geactualiseerd Bestaat uit: Strategische nota (= beschrijvend): interne werking (nadruk op performantie van de werking) externe werking (verantwoording keuze van welke behoeften worden ingevuld) Financiële nota (financiële gevolgen beleidsopties) exploitatie investeringen gemeentelijke bijdrage 7

8 Regelgeving OCMW s Budget: bestaat uit: Beleidsnota: sluit aan op strategische nota Exploitatiebudget: kosten en opbrengsten Investeringsbudget: kosten en opbrengsten, uitgaven en ontvangsten verbonden met aanschaf en vervreemding van duurzame middelen (niet jaargebonden!) Liquiditeitenbudget: geldstromen Berekening gemeentelijke bijdrage 8

9 Doelstellingen en activiteiten Plannen en budgetteren is: zeggen waar het bestuur en de lokale samenleving over x tijd zouden moeten staan (= doelstellingen) wat hiervoor moet gebeuren (= activiteiten) wat de financiële gevolgen hiervan zijn Plannen en budgetteren = keuzes maken: Niet alles kan Niet alles kan meteen Centrale taak voor politiek verkozenen! 9

10 Doelstellingen en activiteiten Enkele voorbeelden van doelstellingen: 10 Over 3 jaar moet 50% van de huidige leefloontrekkers een volwaardige job hebben. Tegen het einde van de legislatuur moet de tevredenheid over de behandeling van burgers aan het loket duidelijk omhoog Over 4 jaar moeten de 60-plussers in de gemeente zelf terecht kunnen voor een cultureel aanbod Het aantal ongevallen van fietsers op weg naar school moet in 2010 met 30% omlaag.

11 Doelstellingen en activiteiten Doelstellingen zijn het liefst SMART: 11 Specifiek = voldoende concreet Meetbaar (cf. evaluatie niet evident!) Aanvaardbaar of Afgesproken Realistisch Tijdsgebonden Handboeken maken soms onderscheid tussen: Strategische doelstellingen (grote keuzes) Tactische doelstellingen (inzet middelen) Operationele doelstellingen (concreter)

12 Doelstellingen en activiteiten Activiteiten worden gepland ter realisatie van de doelstellingen. Voorbeelden: 12 In overleg met de bedrijven gaan we alle leefloners cursussen geven Medewerkers krijgen een training klantvriendelijkheid; er komen anonieme controles aan het loket Het CC moet in overleg met de seniorenraad de huidige programmatie bijsturen Elk jaar leggen we 1 km goede fietspaden aan

13 Doelstellingen en activiteiten Enkele aandachtspunten: Overdrijf niet in het aantal doelstellingen Niet alle (huidige) activiteiten zijn even gemakkelijk in doelstellingen te gieten Niet alle doelstellingen zijn gemakkelijk financieel vertaalbaar Niet alle doelstellingen, activiteiten en effecten zijn even gemakkelijk meetbaar (bv. netheid, tevredenheid, klantvriendelijkheid, ) Bekijk vooraf ook hoe en wanneer de 13 beoordeling zal gebeuren

14 Algemeen en specifiek Algemeen beleidsprogramma (gemeente) en meerjarenplan (OCMW) zouden de kapstokken voor de hele planning moeten zijn, maar: 14 Daarnaast heel wat sectorale planningsverplichtingen, gekoppeld aan subsidies (jeugd, VIPA, milieu, mobiliteit, cultuur, sport, ) Nauwelijks afstemming tussen al die plannen Komt er nu spoedig een planningsdecreet voor minder planlast?

15 Intern en extern Planning begint met een omgevingsanalyse: Begin niet telkens opnieuw! (sectorplannen) Raadpleeg Planning kan met een SWOT-analyse: Sterktes en zwaktes (intern) Kansen en bedreigingen (extern) Formuleer doelstellingen voor de organisatie (= intern) en de omgeving (geplande beleidseffecten; = extern) 15

16 Financieel en inhoudelijk Planning in lokale besturen was tot nu toe vooral een financieel en inputgericht verhaal: hoeveel middelen (personeel, werking, ) gaan we in de organisatie steken? Nu tendens naar meer inhoudelijke benadering, maar samenhang blijft nodig! Doelstellingen Activiteiten Financiële ruimte Financiële gevolgen 16

17 Politiek en administratie Plannen en budgetteren is een politieke kerntaak: beleidskeuzes maken Toch is plannen en budgetteren groepswerk, samenspel van politiek en administratie: Inhoudelijke inbreng van de administratie Materiële voorbereiding: Gemeentedecreet: secretaris, ontvanger en managementteam OCMW s: secretaris en budgetcommissie 17 Rol van buitenwereld (participatie)

18 Politiek en administratie Schematisch: Politiek Inhoud Management Financiën Omgeving, burgers, adviesraden, Rest van de organisatie 18

19 Tot slot Planning doe je niet (in eerste instantie) voor derden (toezicht, subsidieverstrekker, ) maar vooral voor jezelf (richtsnoer voor het toekomstige handelen). Eenmaal het plan af is, is het werk niet gedaan: het begint pas. Wees voldoende soepel om het plan waar nodig bij te sturen (toekomst voorspelbaar!): In de loop van het jaar, de periode 19 Na afloop van het jaar, de periode