Rapportage toetsing Risico Inventarisatie en Evaluatie en Plan van aanpak

Transcriptie

1 Rapportage toetsing Risico Inventarisatie en Evaluatie en Plan van aanpak Aan Vlietkinderen t.a.v. Vanessa van Zee Bucaillestraat CA Voorburg Datum 10 maart 2015 Versie Projectnummer Van Definitief ISa Tinguely Xperts Inez Sprong, Arbeidshygiënist RAH Postbus AH Utrecht Rapportage toetsing RI&E Vlietkinderen pagina 0

2 Inhoudsopgave INHOUDSOPGAVE...1 MANAGEMENTSAMENVATTING INLEIDING RESULTAAT VAN DE TOETSING CONCLUSIE EN AANBEVELINGEN...8 Rapportage toetsing RI&E Vlietkinderen pagina 1

3 Managementsamenvatting Vlietkinderen heeft in eigen beheer de RI&E uitgevoerd met behulp van het digitale instrument van brancheorganisatie Kinderopvang FCB, de Risicomonitor. In opdracht van Vlietkinderen is door een gecertificeerd kerndeskundige van Tinguely Xperts een beoordeling uitgevoerd om vast te stellen of de RI&E van Vlietkinderen voldoet aan de daaraan gestelde eisen. Hiertoe zijn de RI&E en het plan van aanpak bestudeerd en gecontroleerd op volledigheid, betrouwbaarheid en de verwerking van actuele inzichten op het gebied van arbeidsomstandigheden. De voornaamste conclusies zijn: Er is voldoende werk en energie gestoken in de uitvoering van de RI&E. Uit de aanpak blijkt dat Vlietkinderen het belang van de zorg rondom goede arbeidsomstandigheden onderschrijft. De RI&E en het plan van aanpak van Vlietkinderen voldoen aan de eisen (voldoende volledig, betrouwbaar en actueel). De voornaamste aanbevelingen zijn: Verwerk de opmerkingen zoals genoemd in hoofdstuk 2 van dit rapport in uw RI&E(- rapportage) en plan van aanpak. Zorg ervoor dat iedere werknemer kennis kan nemen van de RI&E, bijvoorbeeld door het onder de aandacht te brengen in teamoverleggen. Evalueer minimaal eenmaal per jaar of de RI&E en het plan van aanpak nog actueel zijn, of de risico s op het werk voldoende beheerst zijn en de verbeteringen het gewenste effect hebben bereikt. Wanneer de arbeidsomstandigheden wijzigen door nieuw-/ verbouw of reorganisatie etc. dient de RI&E (voor dat deel) geactualiseerd te worden. Rapportage toetsing RI&E Vlietkinderen pagina 2

4 1. Inleiding Wettelijk kader De Arbowet geeft aan dat iedere organisatie zelf de RI&E mag uitvoeren, maar dat de werkgever de RI&E moet laten toetsen door een gecertificeerde kerndeskundige of arbodienst (Arbowet artikel 14 en Arboregeling artikel 2.1). Hierop bestaan een aantal uitzonderingen, zie De wet schrijft niet voor welk van de kerndeskundigen de toetsing uit moet voeren. De gecertificeerde kerndeskundige of arbodienst moet bij een toetsing van een RI&E en plan van aanpak: Toetsen of de RI&E volledig en betrouwbaar is en of de actuele inzichten op het terrein van arbeidsomstandigheden zijn verwerkt. Hiermee wordt bedoeld: Volledigheid : Zijn alle, voor het bedrijf relevante, werkzaamheden en arbeidssituaties beoordeeld? Betrouwbaarheid : Is er een geschikt (branche)instrument gebruikt en beschikt de uitvoerder over voldoende deskundigheid? Actualiteit : Zijn de juiste en meest actuele referentiekaders en grenswaarden gebruikt? Advies uitbrengen aan de werkgever op basis van de RI&E. Dit advies moet naast de inventarisatie en evaluatie ingaan op het plan van aanpak, dat een integraal onderdeel is van de RI&E. Zo moet het advies ingaan op de voorgestelde maatregelen, de prioriteiten en de volgorde waarin de maatregelen worden genomen. Een afschrift van het advies over de RI&E sturen aan de OR/PVT. Als een OR/PVT ontbreekt dan moet de werkgever zelf het advies sturen aan de belanghebbende werknemers. Andere verplichtingen voor de werkgever zijn: Iedere werknemer moet eenvoudig kennis kunnen nemen van de RI&E. De OR/PVT heeft instemmingsrecht over de RI&E, inclusief het plan van aanpak. Werkgever en OR/PVT kunnen binnen de maatwerkregeling afspraken maken over welke gecertificeerde kerndeskundige(n) zij willen inschakelen voor de toetsing van de RI&E. De afspraken kunnen ook betrekking hebben op de inhoud van de toetsing (bijvoorbeeld hoe uitgebreid en wel of geen bedrijfsbezoek). De preventiemedewerker dient medewerking te verlenen aan het verrichten en opstellen van de RI&E. Hij hoeft niet zelf de RI&E (helemaal) uit te voeren en op te stellen maar hij speelt wel een belangrijke rol bij de totstandkoming aangezien de preventiemedewerker kennis heeft van het bedrijf, de gevaren en de risico s. De werkgever is verplicht de RI&E en plan van aanpak actueel te houden. Door wijzigingen op de werkvloer en/of gewijzigde wet- en regelgeving kan actualisering noodzakelijk zijn. Van belang is dat men periodiek (advies: minimaal 1x per jaar) toetst of de RI&E actueel is, of de risico s op het werk voldoende beheerst zijn en de verbeteringen het gewenste effect hebben bereikt. Bovenstaande kunt u nalezen in o.a. Arbo-informatieblad 1 Arbo- en verzuimbeleid (tabel 3.1 Wettelijke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van actoren voor de RI&E). Rapportage toetsing RI&E Vlietkinderen pagina 3

5 Opdracht Door Vlietkinderen is in eigen beheer de RI&E uitgevoerd met behulp van het digitale instrument van brancheorganisatie Kinderopvang FCB, de Risicomonitor. Aan Tinguely Xperts is gevraagd om de RI&E te toetsen, zoals wordt voorgeschreven in de arbowetgeving. De bevindingen van deze toetsing zijn weergegeven in dit rapport. Relevante stukken Voor toetsing en advisering is gebruik gemaakt van de volgende stukken: Rapportage RI&E en bijbehorende plannen van aanpak van Vlietkinderen. Aangezien alle gegevens in de Risicomonitor staan, zijn inloggegevens beschikbaar gesteld aan de kerndeskundige van Tinguely Xperts; Diverse interne documenten, zoals: Arbo beleid Vlietkinderen algemeen, Beleid Bedrijfshulpverlening, Beleid zwangerschap, Beleid ziekteverzuim, Beleid arbeidsomstandigheden hulpmiddelen, Verzuimcijfers 2013 en 2014 en Verzuimevaluatie 2013 Werkwijze toetsing De toetsing bestond uit de volgende stappen: 1. Bestuderen van genoemde relevante documenten; 2. Bezoek aan het hoofdkantoor op 27 januari 2015, bestaande uit: Gesprek met preventiemedewerker (adviseur P&O) en uitvoerder RI&E waarmee de werkwijze en resultaten zijn besproken; Gesprek met een vertegenwoordiging van de Ondernemingsraad; Steekproefsgewijze arbo-technische rondgang langs de werkplekken op het hoofdkantoor aan de Bucaillestraat 6 in Voorburg; 3. Steekproefgewijze rondgang op 2 locaties op 6 februari Het kindercentrum De Vuurtoren en t Kompas zijn bezocht. Op beide locaties is zowel KDV, NSO als PSZ gevestigd. 4. Opstellen en telefonisch bespreken van de toetsingsrapportage. Bij de toetsing van het RI&E-rapport op volledigheid en betrouwbaarheid is gebruik gemaakt van onder meer de aandachtspunten genoemd in Arbo-Informatieblad 1 Arbo- en verzuimbeleid. Bij het toetsen op actualiteit is gebruik gemaakt van onder meer de Arbowetgeving, NEN-normen en arbocatalogi. Gecertificeerd kerndeskundige De toetsing van de RI&E is uitgevoerd door gecertificeerd kerndeskundige mw. drs. I. Sprong, arbeidshygiënist RAH (Hobéon SKO certificaatnummer 35270) bij Tinguely Xperts. Rapportage toetsing RI&E Vlietkinderen pagina 4

6 2. Resultaat van de toetsing Hieronder volgt een overzicht van de bevindingen en eventuele adviezen. Toetsing RI&E en plan van aanpak Toetsingscriterium Oordeel Toelichting /advies Volledigheid - De RI&E omvat de volledige organisatie van Vlietkinderen, voor het hoofdkantoor en alle locaties is de RI&E ingevuld. - De RI&E omvat alle werkzaamheden die door de medewerkers van Vlietkinderen worden uitgevoerd. - Alle relevante thema s zijn behandeld in de RI&E. Betrouwbaarheid - Door gebruik te maken van het digitale instrument van de brancheorganisatie Kinderopvang FCB zijn de juiste risico s geïnventariseerd. - De preventiemedewerker en ergocoaches hebben de vragenlijst met voldoende kennis van de inhoud en naar eer en geweten ingevuld. Actualiteit De RI&E is uitgevoerd in Eind 2014 hebben alle locaties een plan van aanpak aangeleverd. Wettelijke aanvullende inventarisatieverplichtingen Preventiemedewerker en OR betrokken bij RI&E Alle knelpunten uit RI&E in plan van aanpak De risico s van fysieke belasting zijn voldoende in kaart gebracht. Er is geen noodzaak tot andere verdiepingen. De preventiemedewerker heeft de RI&E uitgevoerd. De ondernemingsraad is betrokken in het voortraject, bij de keuze van het instrument betrokken en bij de externe toetsing. De actiepunten die naar voren komen zijn verwerkt in plannen van aanpak. Iedere locatie heeft zijn eigen plan van aanpak gemaakt en er is een plan van aanpak Vlietkinderen algemeen. Actietermijn past bij risico De aangegeven actietermijnen zijn passend voor de type risico s die naar voren zijn gekomen Verantwoordelijken benoemd In alle plannen van aanpak is vastgelegd wie verantwoordelijk is voor de uitvoering van de betreffende actie Rapportage toetsing RI&E Vlietkinderen pagina 5

7 Toetsingscriterium Oordeel Toelichting /advies Maatregelen adequaat en SMART De maatregelen zijn voldoende SMART geformuleerd Evaluatiemoment opgenomen X Er zijn geen evaluatiemomenten opgenomen. Maak afspraken over de wijze waarop de RI&E en het plan van aanpak wordt geëvalueerd. De voortgang van het plan van aanpak dient in ieder geval jaarlijks besproken te worden. Maak hierover afspraken tussen management, preventiemedewerker en ondernemingsraad, zodat de evaluatie geborgd wordt. = voldoende X = onvoldoende Rapportage Toetsingscriterium Oordeel Toelichting /advies Organisatiekenmerken Zijn voldoende benoemd bij de bedrijfsgegevens Bijzondere groepen medewerkers Er is duidelijk beleid voor zwangeren. Ziekteverzuimcijfers Het verzuimcijfer staat niet in de Risicomonitor zelf, maar is wel gedocumenteerd in onderliggende stukken (verzuimcijfers 2013/2014 en verzuimevaluatie 2013). Ongevallen Geen bijzonderheden Werkwijze en methode De RI&E is op de juiste wijze en met de juiste methode uitgevoerd. Risico s en plan van aanpak De risico s zijn voldoende in kaart gebracht en in de plannen van aanpak is aangegeven hoe deze beheerst zullen worden. PAGO / PMO Geen bijzonderheden. = voldoende X = onvoldoende Rapportage toetsing RI&E Vlietkinderen pagina 6

8 Overige opmerkingen en adviezen n.a.v. gesprekken en rondgangen Onderdeel Constatering Toelichting /advies Arbobeleid Ergonomie Gebouw De preventietaken zijn recent overgedragen aan de medewerker P&O. De taken zijn niet formeel vastgelegd in de functiebeschrijving van deze medewerker Er is behoefte aan een intern vertrouwenspersoon. Er wordt steeds meer met tablets gewerkt, met name door clustermanagers en regiomanagers. Er zijn geen afspraken over het gebruik hiervan Op het hoofdkantoor zijn op een afdeling glazen worden geplaatst in verband met geluidshinder. De gekozen oplossing is niet afgestemd met de preventiemedewerker en lijkt nu een nieuw probleem op gebied van binnenklimaat te creëren. Leg de preventietaken (en aan wie deze zijn toebedeeld) schriftelijk vast. Voorzie in de behoefte door een intern vertrouwenspersoon te benoemen en bekend te maken in de organisatie. Maak afspraken over het gebruik van tablets. Het is praktisch dat ze er zijn, maar de ergonomie is niet optimaal. Het gebruik ervan dient daarom beperkt te blijven. Evalueer de genomen maatregelen en bekijk of verdere aanpassingen noodzakelijk zijn. Betrek bij toekomstige verbouwingen de preventiemedewerker / arbo-deskundige om te voorkomen dat een oplossing op het ene vlak problemen op een ander vlak van de arbeidsomstandigheden creëren. Rapportage toetsing RI&E Vlietkinderen pagina 7

9 3. Conclusie en aanbevelingen Conclusies De voornaamste conclusies van de beoordeling door Tinguely Xperts zijn: Er is voldoende werk en energie gestoken in de uitvoering van de RI&E. Uit de aanpak blijkt dat Vlietkinderen het belang van de zorg rondom goede arbeidsomstandigheden onderschrijft. De RI&E en het plan van aanpak van Vlietkinderen voldoen aan de eisen (voldoende volledig, betrouwbaar en actueel). Aanbevelingen De voornaamste aanbevelingen zijn: Verwerk de opmerkingen zoals genoemd in hoofdstuk 2 van dit rapport in uw RI&E(- rapportage) en plan van aanpak. Zorg ervoor dat iedere werknemer kennis kan nemen van de RI&E, bijvoorbeeld door het onder de aandacht te brengen in teamoverleggen. Evalueer minimaal eenmaal per jaar of de RI&E en het plan van aanpak nog actueel zijn, of de risico s op het werk voldoende beheerst zijn en de verbeteringen het gewenste effect hebben bereikt. Wanneer de arbeidsomstandigheden wijzigen door nieuw-/ verbouw of reorganisatie etc. dient de RI&E (voor dat deel) geactualiseerd te worden. Rapportage toetsing RI&E Vlietkinderen pagina 8