BVBA KMO-zone, Klein Boom Putte (Mechelen) Tel: (015) Fax: (015)

Transcriptie

1 BVBA KMO-zone, Klein Boom Putte (Mechelen) Tel: (015) Fax: (015) info@servico.be Handleiding Producten Algemeen Transport Product: De code waarmee men het product wenst aan te duiden. Deze code is vrij te kiezen maar enige afspraken hierover zijn zeker te verkiezen bvb eerste 2 karakters geven aan over welk land het gaat. Max 8 karakters. Kopie Product: Wanneer men een nieuw product definieert (code ingeven en NEW klikken) kan men de basisgegevens van een ander product kopiëren. Dit kan u ingavewerk besparen. Geef hier op van welk product je de gegevens wil overnemen. (Product moet van dezelfde soort zijn) Soort product: Er zijn 6 soorten, geef hier het soort product aan, voor transport kies je uit Heenreis, Terugreis Overbrenging. (Heenreis, Terugreis, Overbrenging, verblijf, Verzekering, Divers) Eens een soort aangegeven, kan dit niet meer gewijzigd worden. Soort bepaalt immers tal van velden en parameters. Product Status: De status (Normaal, Voorbehoud, Stop) bepaald of dit product kan gebruikt worden in het boekingsprogramma: Stop wil zeggen dat men dit product (nog) niet (meer) kan gebruikt worden. Voorbehoud geeft aan dat er een boodschap zal weergegeven worden telkens men dit product wil gebruiken. Status Omschrijving: Beknopte tekst die men opgeven bij Status Voorbehoud en Stop. Deze tekst wordt getoond telkens men het product wil gebruiken.

2 Omschrijvingen. Product Thema: Accommodatie type Code leverancier service: Code en gegevens van de leverancier die de dienst uitvoert (eigenlijke adresgegevens). Seat plan: Aan een transportproduct kan men een seatplan hangen. Op die manier kan er tijdens de boeking aan de reiziger een plaats op het vliegtuig of in de bus worden toegewezen. Afdelingen: Afdeling(en) waartoe dit product behoort. Afhankelijk van de afdeling kan is het product al dan niet zichtbaar in diverse zoekers Bestemming: Land of stad waar het transport naar toe gaat. Indien in de boekingen geen package wordt geboekt maar een los product, bepaalt het 1 ste verblijfsproduct de bestemming van de boeking. Indien geen verblijfproduct wordt geboekt, dan is het 1 ste gekozen product bepalend voor de bestemming van de boeking. Statistiekcode: Interne opmerking: Code die toelaat om in statistieken een resultaat te groeperen op basis van deze code. Interne informatie i.v.m. het transport, verschijnt op het scherm bij boeking. URL algemeen: Algemeen gedeelte van de link die onder meer op een website of SwingLine kan gebruikt worden om de informatie betreffende het verblijf te tonen. URL Nederlands: URL Frans: URL Duits: URL Engels: Soort vervoer: Gedeelte van de link voor de Nederlandstalige informatie. Gedeelte van de link voor de Franstalige informatie. Gedeelte van de link voor de Duitstalige informatie. Gedeelte van de link voor de Engelstalige informatie. Typering van het transport (Boot, trein, autocar, vlucht, hotel-only). 2 van 10 Last saved: BY

3 Boekhouding Code munt Aankoop: Code munt Verkoop: Munt waarin de aankopen van dit product zullen worden ingegeven en berekend. Munt waarin de verkopen van dit product zullen worden ingegeven en berekend. Rekeningnummer Aankoop: Rekeningnummer Verkoop: Rekeningnummer Commissie: Kostenrekening waarop de aankoopfactuur zal worden weggeschreven. Deze begint steeds met een 6 Opbrengstenrekening waarop de verkoopfactuur zal worden weggeschreven. Deze begint steeds met een 7 Rekeningnummer waarop de commissie apart zal worden weggeschreven. Code leverancier factuur: Code van de leverancier waarvan je de aankoopfactuur verwacht en waardoor de betalingen zullen gebeuren. BTW Basis: BTW %: Code marge: Basis waarop het BTW percentage van toepassing is, uitgedrukt in percentage Vb. VKP : 1200 BTW basis = 8% basisbedrag = 96 BTW % dat wordt toegepast op de BTW basis voor de berekening van het BTW bedrag. Vb. VKP : 1200 BTW basis = 8% basisbedrag = 96 BTW % = 21 % BTW bedrag = Code van de marge die bepaalt hoe de marge wordt berekend tussen de aankoop- en verkoopprijs. Naar gelang een parameter wordt deze berekend vertrekkende vanuit aankoop- of verkoopprijs. Inbegrepen verzekeringscode: Commissie Code Verkoop: Code van het verzekeringsproduct dat is inbegrepen in de prijs van dit product. Code van de commissie die samen met het klanttype uit de klantfiche resulteert in een correcte berekening van het bedrag commissie dat zal worden gegeven aan de klant. Bedrag taks: Bedrag taks per deelnemer dat wordt berekend per persoon. Op dit gedeelte van de prijs wordt geen commissie gerekend. 3 van 10 Last saved: BY

4 Taks %: Percentage op de prijs van transport dat wordt gerekend als taks. Op dit gedeelte van de prijs wordt geen commissie gerekend. Supplement vervoer per dag: Vanaf nachten: Communicatie LEVERANCIER Code leverancier reservatie: Code leverancier contract: Drukken opdracht leverancier: Reservatie op passagierslijst: Retour Transport Product Code: Code van de leverancier waarnaar alle communicatie zal vertrekken (opdrachten leverancier, passagierslijst,etc.) en die de boeking zal uitvoeren. Code van de leveranciers waarmee het contract in kwestie werd afgesloten. Deze parameter bepaalt of er al dan een opdracht leverancier moet vertrekken naar de leverancier reservatie. Deze opdracht leverancier is een document met alle reservaties, requests, annulaties en wijzigingen van één of meerdere diensten die door de desbetreffende leverancier worden aangeboden. Indien men in dit veld een andere productcode ingeeft dan het product waarmee je bezig bent, dan wil dit eigenlijk zeggen dat de reservaties van dit product niet op een aparte passagierslijst zullen verschijnen, maar wel op de passagierslijst van het hier geselecteerde product. Code van transportproduct van de retour. Indien men voor de heen- en de terugreis één voucher wil drukken, is het hier noodzakelijk het retourproduct kenbaar te maken. 4 van 10 Last saved: BY

5 Prioriteit: Het cijfer dat hier wordt ingevuld bepaald de volgorde waarin de opdrachten leverancier worden verstuurd. Hoe hoger dit cijfer, hoe groter de prioriteit voor verzending. KLANT Voucher drukken: Vouchers per persoon: Dit is de parameter die bepaalt of er al dan niet vouchers moeten gedrukt worden. Indien de parameter niet is aangevinkt krijgt men slechts één voucher voor alle reizigers, indien wel actief, dan wordt er een voucher voor iedere reiziger apart gedrukt. Elektronische voucher in Reeks: Drukken op documenten: In prijstabel als prijs in nul: Standaard worden de documenten zowel individueel als in reeks gedrukt. Met deze parameter kan een voucher worden vermeden indien er in reeks wordt gedrukt en kan er hiervoor ook een reden worden opgegeven. Met deze parameter kan je indien nodig vermijden dat er op geen enkel klantdocumenten (bevestiging, klantbevestiging, voucher,etc ) gegevens verschijnen van dit product. Normaliter verschijnt een product niet bij prijsberekening als de prijs 0 euro is. Door deze parameter kan je forceren dat de prijslijn toch zichtbaar is in bij prijsberekening. Parameters BETREFFENDE CONTINGENT EN REQUEST Request mogelijk: Met deze parameter kan je verhinderen of net mogelijk maken dat er wordt geboekt op aanvraag, indien er geen contingent is of het ingevoerde contingent op is. Request direct bevestigen: Mogelijkheid om tijdens de boeking reeds de aanvraag goed te keuren. Request OK=contingent verhogen: Hiermee bepaalt men wat er moet gebeuren met het contingent indien men in request boekt. Indien de parameter actief is wordt het contingent aangepast (zowel verlaagt als verhoogt), indien niet wordt de boeking in kwestie ingeschreven buiten contingent. 5 van 10 Last saved: BY

6 Infant met contingent: verrekend worden Wanneer deze parameter aan staat dan moet er voor de infant ook aan aparte zitplaats voorzien worden in het vervoermiddel en zal er dus contingent BETREFT PRIJZEN Duration control: Met deze parameter geeft men aan of het hier gaat om een duration control product. Duration Control staat voor het gecontroleerd boeken van de vluchten in een package om zo een optimale bezetting te verkrijgen. De bedoeling is zelf je contingent te verdelen zodat je kan beslissen hoeveel vluchten van een bepaalde lengte je wilt verkopen. En deze naargelang de boekingen vorderen al dan niet te herverdelen. Wat we eigenlijk gaan doen is een fictief transferproduct aanmaken waarin we de seatcodes met verschillende lengtes en hun contingent onderbrengen. De eigenlijke seatcodes blijven bestaan in het werkelijke heen- of terugproduct. De verdeling van het contingent kiezen we zelf in het begin van het seizoen en kan, naarmate de boekingen vorderen, worden aangepast. Wij raden aan een X voor de productcode te zetten voor de duidelijkheid. Bijvoorbeeld: voor de vlucht BRUAYT maken we een fictief transferproduct XBRUAYT Product met prijzen: Prijs op welke data: Er bestaat een mogelijkheid om de prijs van het product bij boeking mee te geven via XML of een file van één van de CRS systemen (Amadeus, Galileo, Worldspan). In dit geval worden de prijzen niet gelezen uit het product en dient men deze parameter uit te zetten. Men kan bij de prijsberekening beslissen welke prijslijn geldt voor elke datum van het transport door de prijslijn in kwestie te lezen op de werkelijke datum van transport ofwel op de datum van aankomst. Gebruikelijk is hier dat de prijzen steeds worden gelezen op de werkelijke datum van het transport. Verkoopprijs in munt aankoop: Normaliter wordt de verkoopprijs steeds berekend in de munt van de verkoop, bij ons meestal de boekhoudmunt Euro. Als de parameter actief is dan wordt de verkoopprijs berekend in de munt van de aankoop. Dus hebben we bijvoorbeeld een leverancier met aankoopfacturen in NOK, dan zal de verkoopprijs voor de klant ook in deze munt worden berekend. DIVERSE Kind tot leeftijd: Er wordt standaard bepaald tot welke leeftijd iemand als kind wordt beschouwd. Hier kan men afwijken van de standaard en voor dit verblijf een andere limiet hanteren. Dit heeft dan zijn gevolgen in de prijsberekening van de boeking. Minimum leeftijd: Sommige transporten zijn adult only en vereisen een bepaalde leeftijd. Door een minimumleeftijd in te stellen, kan je in de boeking vermijden dat er kinderen worden geboekt. Extern boekbaar: Parameter die bepaalt of het verblijf boekbaar is vanuit andere reservatiesystemen (SwingLine, eigen website via XML). In bestand beschikbaarheden: Parameter die bepaalt of het transport in een file van beschikbaarheden moet worden opgenomen (webcon file, productenfile). 6 van 10 Last saved: BY

7 Verplichte reizigersinfo In deze tab kan er bepaald worden, welke gegevens voor dit product verplicht moeten worden ingevuld in de reizigerstabel van de boeking. Het niet volledig zijn van de aangeduide gegevens zal niet verhinderen dat men een boeking kan inschrijven. Verplicht moet men hier eerder zien als gegevens die noodzakelijk zijn om reisdocumenten te kunnen drukken. Voor elke boeking wordt op die manier bijgehouden over welke reizigersgegevens men moet beschikken. Bij het opvragen van een PO ziet men steeds welke van deze vereiste gegevens in orde zijn en welke niet. De verplichte gegevens van de reiziger kunnen eveneens worden afgedrukt op de diverse klantdocumenten (bevestiging, factuur) 7 van 10 Last saved: BY

8 Info s Memo Dit is een vrij tekstveld dat dient om intern informatie mee te geven. De memo verschijnt bij ingave, wijziging en opvragen boeking. Errata Dit is een vrij tekstveld dat dient om errata in te geven, al dan niet gelinkt aan een welbepaalde feature. Errata verschijnen tijdens de boeking. Bovendien kunnen ze aanleiding geven tot het drukken van een erratawijziging (indien parameter werd aangevinkt) en kan de tekst ook vermeld worden op andere klantdocumenten. Leverancier Info Dit is een vrij tekstveld per taal, eventueel per feature en per datum waar extra info kan worden ingegeven voor de verschillende leveranciersdocumenten (passagierslijst en opdracht leverancier). 8 van 10 Last saved: BY

9 Klant Info Net zoals de leverancier info, heb je ook hier de mogelijkheid infolijnen in te geven per taal, eventueel per feature en per datum. Deze zullen verschijnen afhankelijk van hoe dit werd aangegeven op de verschillende klantdocumenten (bevestiging, facturen en vouchers). Vaste extra producten Aan een product kan men andere producten hangen die al dan niet verplicht moeten worden bijgeboekt. Het gaat hier steeds om diverse producten. In bovenstaand voorbeeld gaat het bijvoorbeeld een visum dat kan worden bijgeboekt via de touroperator. Al naar gelang wat deze extra is, zijn er een aantal parameters die men kan opgeven : - Begindatum einddatum : Periode waartussen het extra product kan geboekt worden. - Opmerking : Vrij tekstveld met betrekking tot extra product. - Verplicht : aard van extra product (voorstellen tijdens de boeking maar niet verplicht bij te boeken, voorstellen tijdens boeking en verplicht bij te boeken, niet voorstellen alleen vermelden). - Inbegrepen : moet de prijs van het extra product al dan niet extra worden gerekend. - Start dag : op de hoeveelste dag moeten de extra s worden voorgesteld (aan te geven met een cijfer). - Vaste startdatum : kan men al dan niet wijzigen in de startdag. - Lengte : lengte uitgedrukt in dagen/nachten, wordt opgehaald uit de parameters van het extra product in kwestie. - Lengte : duur van extra product - Vaste lengte : kan men al dan niet de lengte wijzigen. - Documenten : moeten er al dan niet klantdocumenten gedrukt worden voor de extra s. - Feature(s) : men kan één of meerdere features aan een vast extra product hangen, bijvoorbeeld om een onderscheid in prijs te kunnen meegeven. 9 van 10 Last saved: BY

10 Early booking en voorschot In deze tab heeft men de mogelijkheid om voor de berekening van het voorschot en de facturatie afwijkende voorwaarden in te geven op productniveau. Begindatum: Vertrekdatum vanaf wanneer dat een afwijkend voorschot of saldofactuur van toepassing is. Einddatum: Vertrekdatum tot wanneer dat een afwijkend voorschot of saldofactuur van toepassing is. Voorschot%: Afwijkend voorschot uitgedrukt in een percentage van de totale verkoopsom of van dit product. Voorschotbedrag: Afhankelijk of het percentage voorschot is ingevuld, is dit een vast voorschotbedrag voor het voorschot of een minimumbedrag dat per boeking wordt gerekend. % Percentage op: Percentage wordt afhankelijk van deze parameter gerekend op alles of alleen op dit verblijfsproduct. Saldofactuur Fkt.: Niet-gedomicilieerde klanten: Afwijkend aantal dagen voor vertrek waarop de saldofactuur moet worden voorbereid. Saldofactuur Vv.: Niet-gedomicilieerde klanten: Afwijkende vervaldag uitgedrukt in aantal dagen voor vertrek waarop het saldofactuur moet betaald worden. Saldofactuur Fkt.D.: Gedomicilieerde klanten: Afwijkend aantal dagen voor vertrek waarop de saldofactuur moet worden voorbereid. Saldofactuur Vv.D.: Gedomicilieerde klanten: Afwijkende vervaldag uitgedrukt in aantal dagen voor vertrek waarop het saldofactuur moet betaald worden. 2 e Voorschot%: Indien voorschot in twee keer wordt gerekend, hier het tweede afwijkend voorschot uitgedrukt in een percentage van de totale verkoopsom of van dit product. 2 e Voorschotbedrag: Indien voorschot in twee keer wordt gerekend, hier afhankelijk of het percentage voorschot is ingevuld, het 2 de vaste voorschotbedrag voor het voorschot of het 2de minimumbedrag dat per boeking wordt gerekend. Vaste dat.: Dagen: Vaste datum waarop deze 2 de afwijkende voorschotfactuur moet worden gemaakt en betaald. Aantal dagen voor vertrek waarop deze 2 de afwijkende voorschotfactuur moet worden gemaakt en betaald. 10 van 10 Last saved: BY