Handleiding BOEKHOUDEN AANMANINGEN

Transcriptie

1 Handleiding BOEKHOUDEN AANMANINGEN G. Verwilghensingel 6 - B-3500 Hasselt - t f BTW BE KBC

2 Aanmaningen Parameters Aanmaningen : De verschillende instellingen bevinden zich in menu Parameters, in Submenu Boekhouding. Er zijn volgende instellingen voor de aanmaning Niveau aanmaningen : Niveau : ophogend niveau : Aantal dagen vorig niveau : Standaard zijn 6 niveaus voorzien. Instelbaar aantal dagen welke dienen overschreden te zijn alvorens naar volgend niveau te gaan. Vb 1 : Verschil tussen vervaldatum factuur en datum aanmaning dient meer dan 20 dagen te zijn alvorens factuur naar niveau1 gaat. Intrestpercentage : Kosten : Mail : Fax : Status factuur : Facturen mailen : afzender : Naam afzender BCC Vb 2 : Verschil tussen datum aanmaning Niveau 1 en datum aanmaning dient meer dan 10 dagen te zijn alvorens factuur naar niveau2 gaat. Percentage Intrest op jaarbasis voor berekeningen intresten op aanmaning Kosten in Euro voor berekeningen intresten op aanmaning Mag dit niveau van aanmaningen per mail verzonden worden. Vb een aangetekende zending wordt niet per mail verzonden. Mag dit niveau van aanmaningen per fax verzonden worden. Indien gewenst kan je status factuur laten aanpassen indien ze in dit niveau terecht komen. Vb als je een aangetekende aanmaning maakt kan je de facturen automatisch de status advocaat geven. Bij de het verzenden van de aanmaning wordt de factuur in pdf mee verzonden. Als je het KMO beheer gebruikt voor het maken van de facturen worden deze automatisch in pdf opgeslagen. Dit mailadres wordt gebruikt voor het verzenden van de aanmaning. Dit is de naam die getoond wordt. In ons voorbeeld is het mailadres Betty.houben@adsolut.be maar de naam wordt getoond als boekhouding. je kan een mailadres instellen als BCC waardoor elke mail ook toekomt op dit mailadres.

3 Teksten aanmaningen : Teksten aanmaningen zijn steeds instelbaar per niveau en per taalcode. Als voorbeeld nemen we de tekst van de eerste aanmaning. Het is ook mogelijk om in de teksten gebruik te maken van parameters. Deze worden dan bij de afdruk vervangen door de werkelijke waarden.

4 Indien dit niveau van aanmaningen ook per mail verzonden wordt kan je ook een standaard tekst voor de mail zelf ingeven. Status van een factuur Dit vind je terug onder parameters->boekhouding->status factuur Per status kan je bepalen of de factuur in aanmerking komt om op een aanmaning opgenomen te worden. Bij betwist zie je dat deze factuur wel op de aanmaning vermeldt wordt maar het niveau wordt niet meer verhoogd. Layout : er dient layout ingesteld te staan voor aanmaning. Voor aanpassingen aan deze layout kan u steeds helpdesk contacteren. (helpdesk@adsolut.be)

5 Relatiefiche In de relatiefiche kan je aangeven welke contactpersonen de aanmaning ontvangen. Indien het over een partikulier gaat dan zal het algemeen mailadres van de relatie gebruikt worden. Bedrijf: (BTW-regime is niet gelijk aan partikulier) Partikulier: Genereren aanmaningen : U kunt aanmaningen genereren vanuit de relatie fiche of de lijst van de relaties. U kunt ook aanmaningen aanmaken vanuit het vervaldag boek van de relaties ofwel heeft u ook de menuoptie aanmaningen in het boekhoudprogramma. Via de menuoptie aanmaningen zal het programma enkel de relaties tonen die in aanmerking komen voor het niveau van aanmaning dat je selecteerde. Het maakt niet uit vanwaar je vertrekt voor het aanmaken van de aanmaning je zal steeds in hetzelfde scherm terechtkomen.

6 Voorbeeld via aanmaningen via Boekhouding->Aanmaningen Dan krijg je het volgend selectiescherm. Bij het aanmaken kan je filteren op vertegenwoordiger en groepering Hier kan je de datum voor de aanmaning ingeven. Dit is de datum dit in de brief zal gebruikt worden. Als je datum vervaldag 10/08/2013 ingeeft worden de facturen die vervallen na 10/08/2013 niet van niveau verhoogd. Bij de niveaus kan je kiezen welk niveau van aanmaning je wenst aan te maken. Zo kan je enkel de aanmaningen van niveau 1 laten voorstellen. Eveneens kan je een minimum bedrag van de aanmaning ingeven. Vb 100 als een klant dan een vervallen openstaand saldo heeft van 99, dan wordt de aanmaning niet aangemaakt. Na het ingeven van je selectie klik je op voer uit en krijg je de aanmaningen die kunnen gemaakt worden. In het onderstaande scherm kies je dan voor welke relaties je de aanmaning wenst aan te maken. Je kan de lijnen selecteren met de muis. Via ctrl-a selecteer je alle relaties, dan klik je op Genereer (F6) en worden alle aanmaningen aangemaakt. Voorbeeld: Zo kan je op het plusje klikken links naast de naam van de relatie. Dan krijg je een overzicht met drie tabbladen.

7 - Detail aanmaning, dit zijn de facturen en deelbetalingen die vermeld worden op de aanmaning - Contactpersonen, dit zijn de personen die je kent binnen het bedrijf. Hier kan je eventueel een persoon aanvinken die de aanmaning per mail zal ontvangen. Als je dit aanpast zal je ook zien dat het programma het vinkje Mail zal opzetten op de lijn van de relatie - In het tabblad historiek aanmaningen kan je nakijken welke aanmaning(en) de relatie nog gehad heeft. Indien je een opmerking aanmaning ingeeft dan zal deze opgeslagen worden bij de aanmaning na het genereren van de aanmaning. Zo kan je het niveau van de aanmaning aanpassen. Je kan dit 1 niveau terug zetten zodat je opnieuw een aanmaning maakt van het vorig niveau. Vb de relatie heeft al een aanmaning gekregen van niveau 2, het programma zal voorstellen om nu een aanmaning te sturen van niveau 3. Als je dan het niveau aanpast naar niveau 2 krijgt de realtie opnieuw een aanmaning van het tweede niveau. Zo kan je het niveau ook aanpassen naar Rekening overzicht ofwel telefonisch. Dan wordt het niveau niet verhoogd. Er wordt wel steeds een aanmaning aangemaakt. In het volgend voorbeeld heb ik adsolut gebeld en werd me beloofd volgende week te betalen. Ik heb het niveau op telefonisch gezet en de melding ingegeven. Na het genereren van de aanmaning via genereer (F6) wordt de aanmaning aangemaakt. Bij een telefonische aanmaning wordt er niets naar de klant verzonden. In de relatiefiche van adsolut zie je dat de aanmaning en tekst toegevoegd werd. - Aan het aanmaningsysteem werden volgende uitbreidingen gedaan:

8 o Indien in de relatiefiche een melding ingegeven is wordt er een groene uitroepteken getoond. Als je hierop dubbelklikt krijg je de melding. o Als de klant een betalingsvoorwaarde heeft in de relatie fiche die opgenomen wordt bij domicilieringen ofwel een factuur die gedomicilieerd mag worden dan wordt het vinkje domicilieringen opgezet. o Je kan de body van de mail voor een aanpassen voordat je de mail verzend naar 1 relatie. Als je op het envelopje dubbelklikt krijg je de body van de mail en kan je deze aanpassen ifv deze relatie.

9 G. Verwilghensingel 6 - B-3500 Hasselt - t f BTW BE KBC