llllll llllllllllilllllllllllllll illll Illll llllllllllillllilllllil Aan de leden van de gemeenteraad

Transcriptie

1 Aan de leden van de gemeenteraad uw brief van: uw kenmerk: ons kenmerk: behandeld door: bijlage(n): onderwerp: RI/14/1749 J. van den Beemt Enkele ttiema's rond kostentoerekening Maurik, 29 oktober 214 verzonden: 3 ^ Q^J 2OU Geactite heer/mevrouw, Naar aanleiding van vragen uit de kwaliteitscommissie van 21 oktober jl., informeren wij u over een aantal thema's rond de kostentoerekening in relatie tot de begroting 214 en 215. Het betreft een korte inleiding over de kostentoerekening, de bouwleges en geeft een overzicht van de onderliggende risico's op beide thema's. In de nog door de agendacommissie te plannen presentatie kostentoerekening gaan we nader in op deze thema's. Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Buren, llllll llllllllllilllllllllllllll illll Illll llllllllllillllilllllil De Wetering 1 Postbus BA Maurik Tel.: Fax: (344) gemeente@buren.nl KvK: Bank Nederlandsche Gemeente IBAN nummer: NL27 BNGH BTW: NL B2 1

2 Kostentoerekening, bouwleges en onderliggende risico's Kostentoerekening algemeen Algemeen In het BBV (de begrotingsvoorschriften: Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten) staan geen bepalingen met betrel<king tot de wijze van l<ostenverdeling. E\ke gemeente kan hieraan naar eigen inzicht of behoefte invulling geven. Sterker nog, een kostenverdeelstaat is volgens de begrotingsvoorschriften niet verplicht. Voor een degelijke en volledige onderbouwing van kostendekkendheid, zoals van de bouwleges en riool, is het wel van belang. Het is uiteraard ook wenselijk om de kosten te verantwoorden op de juiste producten. Met een product bedoelen we bijvoorbeeld leerlingenvervoer, grondexploitaties, riolering enz. Op deze manier geven we een zo volledig mogelijk beeld van wat een product kost. Er zijn meerdere varianten om de kosten te verdelen. De basis van de kostenverdeelstaat bestaat uit het in beeld brengen van de totale kosten per afdeling. De totale kosten bestaan uit: 1. Salariskosten; 2. Overhead: Hoe is het afdelinastarief opgebouwd? Het afdelingstarief ontstaat door de totale kosten per afdeling te delen door het aantal productieve uren. Uren voor bijvoorbeeld afdelingsoverleg of studie zijn geen productieve uren. Een fictief voorbeeld van de opbouw van het uurtarief 1. Totale salariskosten / productieve uren ( 1.. / 2.) = 5, Exploitatiekosten A&O / productieve uren ( 85./2.) = 4,25 Exploitatiekosten F&B / productieve uren ( 22. / 2.) = 11, Ondersteunende werkzaamheden A&O / productieve uren ( 2. / 2.) = 1, Ondersteunende werkzaamheden F&B / productieve uren ( 3. / 2.) = 15, Ondersteunende werkzaamheden IZ-fo / productieve uren ( 6. / 2.) = 3!oo 93,25 Wat is de ontwikkeling van het afdelingstarief? Door de overgang in 213 van de brandweer naar de VRGZ en de afdeling Vergunningen en handhaving naar de ODR rekenen we de resterende overheadkosten toe naar minder afdelingen (personen). Het is niet mogelijk om alle overheadkosten evenredig mee te laten dalen. Exploitatiekosten verlaagden we waar dat mogelijk was, zoals vergoeding woon-werk verkeer. Het verminderen van de ondersteunende werkzaamheden (medewerkers) is moeilijker te realiseren. Dan zijn we afhankelijk van natuurlijk verloop, mogelijkheden tot herplaatsing of wanneer iemand op eigen initiatief de organisatie verlaat. Dit resulteert in stijgende afdelingstarieven, want door het wegvallen van die afdelingen moeten we de totale overhead verdelen over minder producten. Zo is het verloop van de afdelingstarieven 211 t/m 213: Ontwikkeling afdelingstarieven IZ-Maatschappelijke ontwikkeling IZ-Werk & inkomen IZ-Burgerzaken IZ-Belastingen Ruimtelijke ontwikkeling (RO) Ruimtelijk beheer (RB) Vergunnincen & handhaving (V&H) I. Grafiek 1 ' " Wat is de ontwikkeling van de totale overheadkosten? Exploitatiekosten ondersteunende afdelingen 2

3 De afgelopen jaren namen we diverse maatregelen om de overheadkosten te verlagen. Met verlagen bedoelen we niet altijd minder uitgeven. Met verlagen bedoelen we kosten buiten de overhead houden. Voorbeelden zijn o.a. de bijdrage aan het Regionaal Archief rechtstreeks verantwoorden in programma 1 en ICT kosten voor uitkeringen rechtstreel<s verantwoorden op het product uitl<eringen. Verder houden we een de leegstand van het gemeentehuis in beeld. Een deel van het gemeentehuis wordt niet gebruil<t en die kosten houden we buiten de overhead en nemen we niet mee in de uurtarieven. Ook zorgden de uittreding van de medewerkers van V&H, de buitendienst en de brandweer voor lagere beïnvloedbare overheadkosten, zoals vergoeding woon-werk, dienstreizen en opleidingskosten. Hiervoor in de plaats kwam de bijdrage in programma 2, 3 en 8 aan respectievelijk de VRGZ. de AVRI en de ODR. bedragen x 1. (werkelijk) Exploitatiekosten ö Afdelino A&O ri Afdeling F&B Grafiek 2 Ondersteunende werl<zaamheden Van alle bedrijfsvoeringskosten zijn de loonkosten het minst makkelijk te verlagen. Dit leidt alleen tot een verlaging als mensen de organisatie verlaten of andere niet ondersteunende werkzaamheden gaan verrichten. Anderzijds zijn er werkzaamheden die niet of slechts deels beïnvloedbaar zijn. Die werkzaamheden moeten gebeuren ongeacht de personele omvang, etc. Voorbeelden zijn de P&C cyclus, ICT, DIV, etc. Ondersteunende vy/erkzaamheden bedragen x 1. (werkelijk) O Grafiek 3 n Afdeling A&O ' i Afdeling F&B Afdeling IZ-Fo Bouwleges De methodiek De methodiek voor de bepaling van de bouwleges van Buren kent een aantal uitgangspunten. Wettelijk is het belangrijk, dat deze niet meer dan 1% kostendekkend mogen zijn. Verder kent Buren een zekere mate van "verevening"; dat wil zeggen dat we de kleinere verbouwingen goedkoper houden en dat we dat compenseren bij de grote projecten. Verder stelt Buren de legestarieven vast, 3

4 bepaalt de ODR per vergunning de te betalen leges en worden die door Buren geïnd. We doen dat aan de liand van de Burense tarievenstructuur zoals we die in de legesverordening opnemen. De ODR nam de "berekeningsmethodiek" van de afdeling V&H over en onderbouwt daarmee de legestarieven zoals we die in onze legesverordening opnemen. Wij zijn eindverantwoordelijk en aansprakelijk voor de legesmethodiek en -raming. De variabelen in de leqesmethodiek Bij de onderbouwing voor de legesverordening maken we gebruik van een methodiek die bij de ODR is ondergebracht. Daarbij spelen diverse variabelen een rol. De norm daarbij is dat de kostendekkendheid maximaal 1% is. Als Buren bepalen wij de volgende variabelen: - Uurtarief RO en RB; - Lokale opslag voor andere kosten ; Verder bepaalde de ODR voor 215 voor het eerst ook variabelen. Dat is gebeurd op basis van een onderzoek van Oranjewoud. Het gaat dan om: - Raming ODR uren; - ODR uurtarief; - Raming van de aantallen (vergunning aanvragen ed.). Al deze variabelen voert de ODR in een doorrekenmodel in en dat resulteert in de legesonderbouwing 215. Verschillen ten opzichte van 213 Ten opzicht van 213 zijn er een aantal verschillen. Zo is er een stijging aan de kostenkant. Vooral omdat de ODR een hogere ureninzet heeft voor bijvoorbeeld de "f^^ inspecties". Verder is voor 215 sprake van 8% kostendekkendheid. Dit is het gevolg van de noodzaak om een nog verdere stijging van de leges te voorkomen. Overigens zijn de uurtarieven van de afdelingen RB, RO en de ODR ongeveer vergelijkbaar met die van 214. Verschillen met andere gemeenten Belangrijk is te constateren dat tussen de gemeenten zo ongeveer alle variabelen in hoogte verschillen. Het gaat dan om uurtarieven, uren ramingen, etc. Verder verschillen ook de tarievenstructuur en de doorreken-methodiek. Zo is Buren de enige of een van de weinige gemeenten die "de onderbouwing van de tarieven" bij de ODR heeft onderbracht. Daarbij worden de raming van het aantal aanvragen, aantal te besteden uren e.d. door de ODR geraamd. Ter vergelijking: enkele andere gemeenten indexeren jaar op jaar, in plaats van opnieuw naar de onderbouwing te kijken. Dat tenwijl wij de onderbouwing jaarlijks volledig actualiseren. Hierdoor zijn de verschillen tussen de tarieven niet transparant en daarmee niet vergelijkbaar, 4

5 De verantwoording Na de nodige aanloopproblemen heeft de accountant van de ODR een positief oordeel over 213 afgegeven voor wat betreft de rechtmatigheid, maar een kritische kanttekening geplaatst ten aanzien van de volledigheid. Dat wil zeggen dat de accountant niet met zekerheid kon vast stellen dat in alle gevallen leges geheven is waar dat nodig was. Fouten trof de accountant echter niet aan. Inmiddels kreeg de accountant van de ODR de opdracht daar voor 214 nader onderzoek naar te doen. De onderliggende Risico's. Welke risico's lopen we t.a.v. de kostenverdeelstaat? Wanneer we kiezen voor een andere variant dan zijn de financiële risico's gering. Het totale bedrag aan te verdelen salaris- en overheadkosten blijft gelijk. Het ene product belasten we waarschijnlijk iets meer en een ander product iets minder. Wanneer we het volledige bedrag aan overhead of een gedeelte hiervan rechtstreeks toerekenen naar bijvoorbeeld programma 1 hebben we een financieel probleem. Het totale bedrag aan overhead verandert niet, maar bepaalde producten belasten we (veel) minder. De toegerekende kosten voor bijvoorbeeld grondexploitaties, begraafplaatsen en riolering worden minder. Tegenover deze kosten staan echter ook daarmee samenhangende inkomsten. Minder kosten is daarom gerelateerd aan minder inkomsten dus minder dekking. Doordat het totale bedrag aan overhead niet verandert, maar de inkomsten wel, ontstaat er een dekkingsprobleem. Zodra we het totale bedrag aan toegerekende overhead verlagen (en dus niet de uitgaven) ontstaat er mogelijk nog een financieel risico. Door de lagere overhead dalen de afdelingstarieven. Het bedrag aan overhead dat we toe rekenen aan leges daalt met als gevolg lagere legesinkomsten (bij gelijkblijvende vraag). Weike risico's lopen we met betrekking tot de bouwleges Met betrekking tot de bouwleges en de legesinkomsten zijn de volgende risico's te onderkennen: - Budgettair is de dalende trend van de gerealiseerde legesinkomsten een risico. Of en in welke mate die in 215 doorzet is o.a. afhankelijk van de economische ontwikkeling die bepalend is voor de "investeringsbereidheid" van onze bedrijven en inwoners. - Onvrede over hoogteverschillen tussen de bouwleges in de regio kan een maatschappelijk en een politiek-bestuurlijk risico zijn. Wat dat betreft streven we naar meer uniformering binnen onze regio. In de nog te plannen presentatie gaan we daar nader op in. - Juridisch vechten bedrijven en/of particulieren de opgelegde bouwleges in toenemende mate aan. Belangrijk daarbij is dat het risico in hoge mate bepaald wordt door het feit dat de kostendekkendheid maximaal 1% mag zijn. Die is voor 215 overigens 8%. Verder is het zaak dat we onze processen op orde hebben. Daarbij toetst de rechter primair op ontvankelijkheid. Dat toetst de rechter op redelijkheid van het tarief, uniforme hantering en de kostendekkendheid. Dit is afhankelijk van de aangevoerde bezwaren. De normaal gehanteerde criteria zijn: O de kostendekkendheid maximaal 1% is; O de kostendekking onderbouwd is; O en er een relatie met de begroting is. Op dit moment lopen twee beroepen over de kostendekkendheid van de leges in 212 én 213. We zien deze procedures met vertrouwen tegemoet, omdat we menen onze leges voldoende te kunnen "onderbouwen" en uniform te hanteren. In 213 wonnen we één zaak, waarbij sprake zou zijn van dubbele legesheffing. Er lopen verder nog zeven bezwaren tegen de leges. Hierbij gaat het niet om de kostendekkendheid. ö

6 Tot slot: Welke kosten rekenen we door naar het product Raad? Uit een onderzoek van de provincie uit 28 komt naar voren dat we veel kosten doorberekenen naar het product Raad. In hoofdlijnen kunnen we de doorberekende kosten verdelen in vier onderdelen- 1. Raad: raadsvergoeding en overheadkosten; , We rekenen de vergoeding voor 1% en de overiieadi(osten op basis van 5% van het aantal raadsleden toe. Griffie: werkzaamheden ter ondersteuning van de raad; We rekenen de salaris- en overheadkosten op basis van 4 personen toe Advies & Ondersteuning: werkzaamheden voor de programmabegroting en jaarstukken- We rekenen de salaris- en overheadkosten toe op basis van de uren die we hier aan besteden. Overige afdelingen: werkzaamheden n.a.v. raadsvragen en verzoeken. We rekenen de salaris- en overheadkosten toe op basis van de uren die we hier aan leesteden. Het onderzoek is verricht in 28. We brengen daarom de toegerekende kosten vanaf 28 in beeld: bedragen x 1. (begroot) Toegerekende kosten bestuur Grafiek 4 Raad B Griffie Advies & ondersteuning n Overige afdelingen De onderdelen van de hierboven genoemde kosten 1, 2 en 3 verantwoorden we conform de begrotingsvoorschnften op het product Raad. De werkzaamheden van overiqe afdelingen (4) verantwoorden we m.i.v. 21 op het product College. Dit zijn namelijk ondersteunende werkzaamheden voor het College van B&W en niet de Raad. Naast stijgende salariskosten en vergoedingen nemen ook de toegerekende overheadkosten toe In totaliteit nemen de overheadkosten niet toe (zie grafiek 2 en 3). maar door het wegvallen van o a de afdelingen brandweer en Vergunningen & handhaving moeten we de totale overhead verdelen over minder producten. Het product bestuur belasten we dus, net zoals andere producten zwaarder 6