Jaarverslag maart 2015 IBMN

Transcriptie

1 Jaarverslag 2014 maart 2015 IBMN Inkoop Bureau Midden Nederland 1

2 Jaarverslag 2014 Stichting Inkoop Bureau Midden Nederland (IBMN) Voorstraat AS Vianen Postbus EA Vianen Tel Bestuursleden 31 december 2014: Bodegraven-Reeuwijk: Giessenlanden IJsselstein Leerdam Leusden Montfoort Scherpenzeel Stichtse Vecht Vianen Woudenberg Zederik Directie IBMN : de heer P. van Boggelen : de heer M. Does (penningmeester) : de heer J. van Delden : mevrouw S. van Heeren : de heer E. Luchtenburg : de heer F. J. Henseler (voorzitter) : de heer V. van Arkel : mevrouw A. van Hussel : de heer W. Wieringa : mevr. S van der Marck Verschoor (secretaris) : de heer J. Koetsenruijter : de heer M. Vromans Directieverslag IBMN 2014 Algemeen In 2014 zijn er verdere slagen gemaakt die voortvloeien uit het bedrijfsplan: IBMN dat zijn wij was met name het verder door ontwikkelen van het bedrijfsplan en verder professionalisering aan de orde. Daarbij zijn de volgende onderwerpen aan de orde geweest: a. Besluitvorming b. Organisatie ontwikkeling c. Gezamenlijk CPI overleg d. Communicatie e. Klanttevredenheid f. Het expliciet maken van de managementtaken g. Het formuleren van spelregels voor de samenwerking in projecten ( zo doen wij het ); Code Gezamenlijke Projecten (Joint Procurement) h. Het initiëren en uitvoeren van projecten aan de hand van een rollende inkoopagenda i. Het ontwikkelen van een robuust proces om projecten goed in de steigers te zetten a. Besluitvorming Alleen de gemeente Stichtse Vecht heeft niet ingestemd met het bedrijfsplan. Zij hebben een andere koers ingezet met de samenwerking Weesp/Wijdemeren. Dit is reden geweest om eind december 2014 het deelnemerschap in de huidige vorm op te beëindigen. Op 31 december 2014 waren er 11 deelnemers in IBMN. Inkoop Bureau Midden Nederland 2

3 b. Organisatie ontwikkeling Op 1 maart is de functie van secretaresse komen te vervallen. In de loop van 2014 is een kenniscentrum ingericht dat de consultants administratief ondersteund. Daarmee kan de consultant zich meer inhoudelijk focussen en hoeft deze minder administratieve handelingen te doen. Bovendien is er een uniforme uitstraling naar buiten. Voor de aanbesteding wordt gebruik gemaakt van een aanbestedingspakket van Aanbestedingskalender (ABK). Dit loopt via het kenniscentrum. Op 31 december 2014 bestond de vaste kernbezetting uit: 1 fte directeur 1 fte manager operations / consultant complexe trajecten 4 fte consultant 0,75 fte contractbeheer Daarnaast wordt gebruik gemaakt van inhuurkrachten als tijdelijke uitbreiding voor gezamenlijke projecten en specifieke project alsmede invulling van het kenniscentrum. Het aantrekken van gekwalificeerd personeel blijft een aandachtspunt. IBMN vormt een voorhoedespeler binnen de publieke inkoop. Zeker op het terrein van het fysieke domein en de beleidsmatige vertaling van het sociale domein naar inkoop staan wij relatief sterk. Het is echter heel erg afhankelijk van de kwaliteit van medewerkers. Wij zullen als IBMN dan ook creatief en flexibel moeten worden om die rol te houden en dit probleem het hoofd te bieden. We zullen kritisch moeten kijken naar de huidige competenties en mogelijkheden met het huidig personeelsbestand in combinatie met de inzet van de flexibele schil. Daarvoor moeten we op zoek naar strategische partners. c. Gezamenlijk CPI overleg De frequentie van het cpi overleg is teruggebracht naar 2 x per jaar. d. Communicatie De rol van cpi en accountmanagement maken dat het beter gaat met uitwisseling van informatie, projectvoortgang e.d. De halfjaarevaluaties geven inzicht in uren zowel op projectniveau als totaal voor de organisatie. Er wordt beter gestuurd en het is een vast item op de agenda bij cpi overleg. De interne communicatie binnen deelnemers is door een duidelijkere cpi rol ook verbeterd. Probleem in enkele gemeente vormt nog steeds het vroegtijdig in het proces betrekken van inkoop waardoor (onnodig) ruis ontstaat. Vooral tijdelijk personeel binnen gemeenten blijken vaak niet op de hoogte van IBMN en haar rol. Dat is een aandachtspunt. e. Klanttevredenheid Is in 2014 niet uitgevoerd maar staat op de rol als een afstudeerderopdracht. Een student van de Haagse Hogeschool voert dit voor IBMN uit. f. Het expliciet maken van de managementtaken De directeur en manager operations hebben de taakverdeling zoals opgenomen in het bedrijfsplan nader uitgewerkt. Werkafspraken gemaakt en diverse templates gemaakt. Er is een tijdregistratiesysteem aangeschaft en zijn sturingsmechanismen opgesteld. We monitoren declarabiliteit, ziekteverzuim etc. Voor 2014 zijn deze cijfers als volgt: Inkoop Bureau Midden Nederland 3

4 90% 85% 80% 75% 70% Declarabiliteit % IBMN 2014 % Declarabel Cummulatief % Target Q1 Q2 Q3 Q4 Wij hebben als intern doel 80 %. Met 83 % betekent dat, dat we ons doel hebben behaald. 20,0% 15,0% 10,0% 5,0% 0,0% Ziekteverzuim % IBMN 2014 % Verzuim Cummulatief % Target Q1 Q2 Q3 Q4 We streven naar maximaal 3 % ziekteverzuim. Vanwege een ernstig ongeval op 15 oktober is een medewerkster full-time non-actief. Dat gaat in een organisatie van 8 mensen dan erg hard. We zitten voor 2014 op 5 % ziekteverzuim. Via de verzekering worden de netto loonkosten gedekt. 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Inhuur % IBMN 2014 Q1 Q2 Q3 Q4 % inhuur Cummulatief Deze grafiek maakt inzichtelijk hoeveel procent IBMN inhuurt voor projecten, dus naast de eigen mensen. Voor 2014 was dat 51 %. Deze personen zijn 100% declarabel. Hiermee monitoren we ook de verhouding vaste kern en flexibele schil. Inkoop Bureau Midden Nederland 4

5 g. Het formuleren van spelregels voor de samenwerking in projecten ( zo doen wij het ); Code Gezamenlijke Projecten (Joint Procurement) De gezamenlijke trajecten blijven moeizaam verlopen. Het niet zien van noodzaak, lokale invulling en het niet vooraf duidelijk hebben van de kaders en spelregels, maakt dat de trajecten lange doorlooptijden kennen, gemeenten afhaken etc. De gezamenlijke cpi vergadering vormt hier de spil om in te grijpen. Daar moeten we afspraken maken over de spelregels. In het bedrijfsplan zijn de spelregels opgenomen voor gezamenlijk inkopen. De cpi vergadering heeft deze nog niet geëffectueerd. In 2014 zijn slechts een 3 gezamenlijke trajecten opgestart. Verzekeringen, Multifunctionals en Energie. Allen zijn voorzien van inkoop strategieën, maar alleen de verzekeringen is met duidelijk analyse uitgevoerd. We moeten een goede afweging maken van wat we wel gezamenlijk doen en wat niet. De spendanalyse dient dit van nadere input te voorzien. h. Het initiëren en uitvoeren van projecten aan de hand van een rollende inkoop-agenda Vanwege het beperkt aantal gezamenlijke inkooptrajecten is de gezamenlijke rollende inkoopkalender minimaal ingezet. Op lokaal niveau is dat op de meeste plaatsen wel het geval en lopen deze goed. Het geeft goede informatie over de (te verwachten) projecten. i. Het ontwikkelen van een robuust proces om projecten goed in de steigers te zetten Er is een checklist opgebouwd die als basis voor elk traject fungeert. Motivatie van keuzes. Om echter meer grip te krijgen en de doorgroei naar op termijn 50/60 % in het kader van IBMN tenzij principe te bewerkstelligen, moet er een standaard inkooptool voor de deelnemers komen. Deze is ontwikkeld en wordt uitgerold met uitzondering van gemeente Stichtse Vecht. Het past in de gedachtegang om meer grip op inkoop(proces) te krijgen Dienstverlening IBMN heeft verschillende trajecten begeleid, zowel individueel als gezamenlijk. Alle gebieden zoals werken, leveringen en diensten, zijn daarbij in beeld. De rol van de consultant is vooral die van procesbegeleiding, marktonderzoeker, aanbestedingsdeskundige en aangever van de commerciële component. Het contact met de markt, goed inleven in de materie blijft een aandachtspunt in het doorlopen van een proces. Het maken van een inkoop- / aanbestedingstrategie is onontbeerlijk. Procesmatig In 2014 zijn aanbestedingen via een elektronisch systeem uitgevoerd. Daarvoor is een samenwerking met Aanbestedingskalender (ABK) aangegaan. Elektronische afhandeling van stukken en gestandaardiseerde uitvragen met automatische digitale dossiervorming. Het monitoren van acties is eenvoudiger, processtappen zijn transparanter en er is sprake van digitale dossiervorming. De IBMN checklist borgt de verplichte motivatiestappen van de Aanbestedingswet. Financieel Binnen IBMN worden de resultaten van de projecten gemeten. Hiervoor wordt een systematiek gebruikt die ook door andere inkoopsamenwerkingsverbanden wordt toegepast. Daarbij wordt uitgegaan van een begrotingsresultaat, inkoop- aanbestedingsresultaat en deze vormen samen het financieel resultaat. Begrotingsresultaat = begroting gemiddelde inschrijfsom Inkoopresultaat = gemiddelde inschrijfsom contractwaarde Financieel resultaat = begrotingsresultaat + inkoopresultaat IBMN maakt alleen de cijfers inzichtelijk. Wat er met de resultaten gedaan wordt is aan de gemeente zelf. Binnen de deelnemende gemeenten is dit het onderwerp waar de meeste discussie over bestaat. Het doel is om inzicht te geven in de afwijking t.o.v. de raming. Velen zien het formulier als het doel van IBMN. (Oud denken dat inkoop alleen om de financiële Inkoop Bureau Midden Nederland 5

6 component gaat). Een van de effecten is dat budgetten moeilijker aan IBMN worden vrijgegeven vanwege de angst dat resultaten worden afgeboekt. Daarom blijft parafering van het document soms lang uit. Met als gevolg dat het dossier niet wordt afgesloten. Bij een aantal gemeenten hebben we de afspraak dat we geen paraaf meer ophalen, maar de dossiers gewoon sluiten. In 2015 wordt gekeken naar een andere vorm van verslaglegging of methode van resultatenberekening. Begroting Gemiddelde inschrijfsom Begro#ngsresultaat Contractwaarde Inkoopresultaat Financieel resultaat Woudenberg , , , , , ,27 Scherpenzeel , , , , , ,94 Leusden , , , , , ,56 Vianen , , , , , ,02 Stichtse Vecht , , , , , ,43 Montfoort , , , , , ,04 IJsselstein , , , , , ,88 Bodegraven - Reeuwijk , , , , , ,03 Zederik , , , , , ,19 Giessenlanden , , , , , ,46 Leerdam , , , , , ,02 TOTAAL , , , , , ,84 De kosten voor IBMN in 2013 zijn circa ,00 (zie jaarrekening 2014). Als we dit afzetten tegen het inkoopresultaat van ,00, daar waar inkoop invloed kan uitoefenen en niet op het begrotingsresultaat, heeft IBMN per saldo meer heeft opgebracht dan dat het gekost heeft. Het financieel resultaat IBMN breed is 24%. Individueel zijn er grote verschillen tussen de gemeenten in resultaten. Van invloed is het aantal en soort projecten dat is begeleid, evenals de wijze van aanbesteden. Openbaar, onderhands, innovatief, etc. Verder zijn de kwalitatieve resultaten, bijvoorbeeld procesverbetering, zoals al eerder aangegeven, moeilijk in een absoluut bedrag te vangen. Resultaat 2014 De jaarrekening 2014 sluit met een positief saldo van ,00. In de administratie is de verplichting inzake levering uren opgenomen. De bandbreedte van over te nemen uren baar het volgende jaar is 15 %. Alle deelnemers op 2 na (Bodegraven-Reeuwijk en Leerdam) vallen binnen de bandbreedte. In geldwaarde ,00 en 8.230,00. Als we deze urenverplichting van Bodegraven-Reeuwijk en Leerdam meenemen in de jaarrekening komen we uit op een negatief exploitatiesaldo. Voorgesteld wordt om het resultaat te verwerken aan de algemene reserve. Communicatie Zoals eerder aangegeven blijft dit een aandachtspunt maar is duidelijk verbeterd. De externe communicatie naar partijen buiten de deelnemers en derden loopt goed. Interne communicatie is verbeterd door meer informatie over projecten, uren te genereren. In de laatste halfjaarevaluatie is ook informatie opgenomen van het gezamenlijk contractbeheer, dus er komt steeds meer (direct) beschikbaar. De nieuwe communicatielijnen volgens het bedrijfsplan, regulier overleg met cpi s hebben effect. Inkoop Bureau Midden Nederland 6

7 Externe Communicatie IBMN is vertegenwoordigd in diverse platforms. (directeur): Vakgroep inkoopmanagement bij PIANOo. Het kenniscentrum aanbesteden van het ministerie van Economische Zaken. Vakgroep CPD van NEVI. Nederlandse Vereniging van Inkoopmanagement. Adviesraad van CROW (Manager operations): Platform GWW van ministerie van EZ In het platform Gunnen op Waarde bij CROW en Bouwend Nederland. Presentaties IBMN heeft in 2014 naast diverse presentaties aan bestuur, bij deelnemers in huis, ook presentaties aan derden gegeven: 25 november 2014 Dag van het Electronisch aanbesteden Presentatie over hoe IBMN de Aanbestedingskalender gebruikt in haar proces. 27 november 2014 Bank voor Nederlandsche Gemeenten Bijeenkomst voor gemeente inzake Aanbesteden en Aanbestedingswet Ondernemersverbanden van IJsselstein, Gemeente Bunschoten, Baarn, AV regio, De presentaties in 2014 in huis hadden als onderwerp: De Aanbestedingswet Inkoopbeleid, Inkoophandboek Procedure inkopen met IBMN Artikelen in mei 2014 Bouwend Nederland (inkopers lokken actief klachten kritiek uit) Augustus 2014, Blad etcetera voor GWW sector (ABK gaat samenwerken met IBMN) DEAL Vakblad van NEVI: artikel over digitaal aanbesteden. Klachtenloket De nieuwe Aanbestedingswet voorziet in een klachtencommissie. Het secretariaat van de klachtencommissie is bij IBMN ondergebracht. Daarvoor is een speciaal adres beschikbaar: Het is van belang dat de marktpartijen op de hoogte worden gebracht van deze mogelijkheid en dat er wordt gecommuniceerd naar de markt dat dit klachtenloket bestaat. In 2014 zijn geen klachten gemeld. Inkoop Bureau Midden Nederland 7

8 Doorkijk 2015 Uittreding gemeente Stichtse Vecht per In december 2014 heeft gemeente Stichtse Vecht aangegeven het lidmaatschap per 31 december 2015 te willen beëindigen. Reden daarvoor is een verschil van inzicht met betrekking tot de invulling van de inkoopfunctie. Verder wordt door gemeente Stichtse Vecht met gemeente Wijdemeeren en Weesp voorbereidingen getroffen tot vergaande samenwerking en oprichting van een SCC. Wel heeft de gemeente aangegeven dat de inkoopfunctie mogelijk met IBMN verder wordt ingevuld, maar dan op projectbasis en niet als deelnemer van de stichting. Begroting 2015 Uittreding van Stichtse Vecht heeft direct invloed op de deelnemersbijdrage. Het is aan IBMN om dit gat op te vangen met uitbreiding met deelnemers dan wel (andere) opdrachten. De inzet van de flexibele schil maakt wel dat de salariscomponent ook flexibel is. Martien Vromans Directeur IBMN Inkoop Bureau Midden Nederland 8

9 Verschillenanalyse bij jaarrekening 2014 Deelnemersbijdrage negatief Wordt vooral veroorzaakt door het wegvallen van de deelnemersbijdrage van gemeente De Ronde Venen voor / ,00. Daar staat tegenover dat door gemeente Vianen, Montfoort en Leusden aanzienlijk meer uren gemaakt zijn. Het deel wat boven de in de samenwerkingsovereenkomst opgenomen bandbreedte van 15 % uitkomt is in rekening gebracht. Vianen ,00, Montfoort en Leusden ,00. Overige baten positief De begroting gaat uit van een inverdieneffect van ,00 en ,00 incidentele baten. In 2014 zijn met name voor gemeente Amersfoort (Via gemeente Leusden en Woudenberg) Servicecentrum Jeugd in Dordrecht en projectleiding de regio Albrandswaard Vijfheerenlanden extra inkomsten gegenereerd. Samen voor een bedrag van ruim ,00. Daar staat een negatieve ontwikkeling van de nog te leveren uren tegenover. De verplichting is met een bedrag van ruim ,00 toegenomen. De verplichting wordt met name veroorzaakt door de gemeente Bodegraven-Reeuwijk. Daar bleven door allerlei omstandigheden projecten uit. Thans is daar een inkoopkalender opgesteld met een veelvoud van projecten die het urenstuwmeer moet terugbrengen. Personeelslasten 9.000,00 negatief De afwijking in personeelskosten is opgebouwd uit verschillende posten. Een niet geraamde ontslagvergoeding ( ,00), ontvangen ziekengelduitkering ( 6.000,00), hogere kosten aan uitzendkrachten in de flexibele schil ( ) Lagere reiskosten ( ,00) maar daar moet 9.000,00 leasekosten in mindering worden gebracht. Lagere opleidingskosten ( 8.000,00) Lagere verzekeringspremies ( 6.000,00) Huisvestingskosten 4.000,00 positief De huisvestingskosten zijn lager door onder meer een lagere huurovereenkomst met gemeente Vianen dan voorheen met de vorige huisvesting bij de gemeente Stichtse Vecht. Kantoorlasten / automatisering ,00 positief De spendanalyse wordt voor twee jaar tegelijk uitgevoerd hetgeen de kosten reduceert. Bovendien komt hiervan de afrekening pas in 2015 en daarmee in het resultaat van De telefoonkosten zijn door het afsluiten van nieuwe abonnementen 2.000,00 lager dan de raming. Algemene kosten 3.000,00 positief Kosten van de accountant zijn 1.000,00 hoger dan geraamd. De contributies aan vak/branche zijn in 2015 beperkt gebleven tot NEVI abonnementen. Inkoop Bureau Midden Nederland 9

10 Jaarrekening IBMN 2014 Inkoop Bureau Midden Nederland 10