Kaders Personeelbeheerplan Oldebroek

Transcriptie

1 Kaders Personeelbeheerplan Oldebroek December 2016

2 Inhoud 1 Inleiding Doel Kader Rollen en verantwoordelijkheden Verantwoordelijkheid Inhuur Inhuur voor ziekte en zwangerschap Inhuur op vaste formatie Inhuur voor tijdelijke projecten en werkzaamheden Inhuur voor specialistische adviezen Rapporteren en verantwoorden Budgetten van het personeelbeheerplan Loonkosten ambtenaren Loonkosten bestuur en raad Continuïteitsbudget Opleidingskosten Cafetariaregeling reiskosten Budgetten Reserve personele kosten Tot slot

3 1 Inleiding In de collegevergadering van 3 maart 2015 is door de algemeen directeur een presentatie gegeven over het personeelsbeheerplan. Een (aan de opmerkingen van het college aangepaste) vervolgpresentatie is 5 maart gepresenteerd aan de raad tijdens een informele raadsbijeenkomst. Op basis van de presentaties in college en raad kon de informatiebehoefte van college en raad grotendeels worden ingevuld. Evenwel bestond zowel in college als raad behoefte aan verdere doorontwikkeling van het instrument personeelsbeheerplan en de daarbij gehanteerde kaders. Dit betreft vooral de verduidelijking van de kaders en begrippen die voor het personeelsbeheerplan worden gehanteerd. Zowel het college als de raad heeft aangegeven deze helderheid te willen hebben. Op 8 juni 2016 is het personeelsbeheerplan een onderwerp geweest tijdens het raadsgesprek. Hierbij is aangegeven door de raad dat de kaders van het personeelbeheerplan nog niet zijn vastgesteld door de raad. Daarnaast heeft de raad ook de wens uitgesproken om vaker geïnformeerd te worden over de stand van zaken. Sturen op de budgetten van het personeelsbeheerplan en binnen bestaande budgetten naar oplossingen zoeken is de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur. De raad heeft aangegeven te willen sturen op het totaal van het budget. Als achteraf toch sprake is van geen budget dan zal de raad de budgetvraag zien terugkomen in de tussenrapportages en de jaarstukken. 2 Doel Het doel van het personeelbeheerplan is: - De reguliere taken binnen het beschikbare budget zo efficiënt mogelijk te realiseren; - Het beschikbare budget flexibel te kunnen inzetten binnen het totaal van de organisatie; - Transparant kunnen handelen en te rapporteren over de inzet van de personeelsbudgetten; 3 Kader Het enige kader wat het college formeel heeft meegekregen is een vastgestelde begroting. Eerder zijn spelregels geagendeerd voor de commissie. Deze spelregels zijn niet vastgesteld. De kaders in dit document zijn een verdere uitwerking van de spelregels. 4 Rollen en verantwoordelijkheden 4.1 Verantwoordelijkheid De algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor de budgetten van het personeelbeheerplan en bewaken van de kaders. De algemeen directeur heeft de bevoegdheid om tussen de budgetten van het personeelbeheerplan te kunnen schuiven om zo efficiënt en effectief mogelijk te kunnen werken. Voor de advisering, bewaking en rapportage wordt de algemeen directeur ondersteund door de afdelingen Personeel en Organisatie en Financiën. 4.2 Inhuur De inhuur van externe medewerkers kunnen we onderverdelen in de onderstaande categorieën: 3

4 4.2.1 Inhuur voor ziekte en zwangerschap Vervanging vindt plaats voor de voortgang van de reguliere taken. De beoordeling of vervanging nodig is vindt plaats door de teamleider. De dekking van kosten vindt plaats uit vergoeding van het UWV (bij zwangerschap) en uit het continuïteitsbudget. Daarvoor vraagt de teamleider budget aan bij de algemeen directeur Inhuur op vaste formatie Binnen de totale loonsom is er vacatureruimte. Vacatureruimte is de niet ingevulde vaste functies binnen teams. Deze loonkosten zijn beschikbaar voor de teamleiders om te kunnen inhuren om de continuïteit en de kwaliteit van onze dienstverlening te kunnen borgen. De teamleider heeft de bevoegdheid om deze middelen in te zetten Inhuur voor tijdelijke projecten en werkzaamheden De afweging of de tijdelijke klussen onder regulier of niet regulier werk vallen is een afweging van het MT. Het MT heeft gezamenlijk met de teamleiders het beste beeld van de taken en verantwoordelijkheden en de benodigde capaciteit. In principe moet voor tijdelijke klussen budget worden aangevraagd via de raad als MT heeft geconcludeerd dat het buiten de reguliere werkzaamheden valt. Het zijn specifieke en duidelijk af te bakenen projecten of werkzaamheden. Maar het college heeft de bevoegdheid om de algemeen directeur te vragen om te kijken of er mogelijkheden zijn om deze kosten binnen de bestaande budgetten te kunnen betalen. Indien dit niet het geval is dan zal het college met een budgetaanvraag komen. Dit kan via een aanvraag van een projectbudget of een vermelding in de reguliere P&C producten Inhuur voor specialistische adviezen Dit zijn kosten voor bijvoorbeeld inhuur voor fiscaal of juridisch advies. In ieder geval werkzaamheden waar geen sprake is van een hiërarchische verhouding tussen leidinggevende en werknemer en waarvan de kennis niet aanwezig binnen de eigen organisatie. Dit is geen inhuur voor reguliere taken, projecten of ziekte / zwangerschap. Voor deze advieskosten is een apart budget nodig en worden de kosten in eerste instantie niet betaald uit de budgetten van het personeelsbeheerplan maar uit hiervoor apart bestemde budgetten. Ook hier heeft het college de bevoegdheid om deze kosten te betalen uit eventuele beschikbare financiële ruimte in de budgetten van het personeelbeheerplan. Als dit mogelijk is dan hoeft de raad niet om extra budget te worden gevraagd. 4.3 Rapporteren en verantwoorden De verantwoording over de besteding van de budgetten zal op hoofdlijnen (conform de budgetcategorieën, zie 5.6) plaatsvinden in de tussenrapportages en de jaarstukken. In deze rapportages rapporteert de algemeen directeur aan het college over de stand van zaken van: - De besteding van de budgetten; - Het verloop van de formatie; - Het verloop van het ziekteverzuim; - Actuele ontwikkelingen (bijv. invoering van landelijke wetgeving); - Ontwikkelingen cao en arbeidsvoorwaarden bestuurders en raad; 5 Budgetten van het personeelbeheerplan 5.1 Loonkosten ambtenaren Dit zijn de loonkosten voor de ambtelijke organisatie (inclusief de loonkosten voor boven formatief personeel). De loonkosten voor de ambtelijke organisatie en de loonkosten voor raad en bestuur willen we gescheiden presenteren omdat het MT en het college geen invloed hebben op de loonkosten voor raad en bestuur en deze groep valt onder een andere arbeidsvoorwaardenregeling dan de ambtelijke organisatie. 4

5 Het budget voor de loonkosten ambtenaren wordt jaarlijks in de begroting vastgesteld. Hier wordt rekening gehouden met de cao ontwikkelingen, ontwikkelingen op het gebied van pensioen en de nog te verwachten loonontwikkeling binnen de schalen. De begrotingssystematiek van de gemeente Oldebroek betekent dat wij elk jaar bij de begrotingshandeling met een budgetvraag komen en de jaarlijkse stijging van de lonen niet verwerken in de meerjarenbegroting. 5.2 Loonkosten bestuur en raad Dit zijn de loonkosten voor het college, de raad, de commissieleden, de BABS en voormalig bestuur. De loonkosten van het voormalig bestuur (pensioenen oud-wethouders) worden betaald uit de speciaal hiervoor gevormde voorziening. Dit zijn wettelijke verplichtingen waar de raad geen invloed op heeft. Het budget voor de loonkosten van bestuur en raad wordt jaarlijks vastgesteld in de begroting. Hier wordt rekening gehouden met de meeste recente circulaires van het ministerie van binnenlandse zaken. 5.3 Continuïteitsbudget Dit budget is bestemd voor meerdere doelen, met name ook voor organisatieontwikkeling en vervanging voor ziekte en zwangerschap in te huren. Jaarlijks wordt dit budget aangevraagd in de begroting. Dit budget is niet bestemd voor de inhuur op vaste formatie en de inhuur van specialistische adviezen. 5.4 Opleidingskosten Dit betreft het jaarlijks opleidingsbudget. Op basis van dit budget wordt door het MT jaarlijks het opleidingsplan vastgesteld voor alle teams. Het opleidingsbudget wordt jaarlijks vastgesteld in de begroting. 5.5 Cafetariaregeling reiskosten Dit betreft het budget voor de fiscale uitruil voor kilometers voor woon-werkverkeer. Het budget wordt jaarlijks vastgesteld in de begroting. Met de invoering het Individueel Keuzebudget in 2017 kan dit wijzigen. 5.6 Budgetten 2017 Voor de begroting 2017 zien de budgetten er als volgt uit: Budgetcategorie Loonkosten ambtenaren Loonkosten zwembad Loonkosten bestuur en raad Continuïteitsbudget Opleidingsbudget Cafetariaregeling Totaal Reserve personele kosten Indien er sprake is van een onderschrijding of overschrijding op bovenstaande budgetten dan worden de saldi verrekend met de reserve personele kosten. Indien het saldo van de reserve ontoereikend is dan wordt het negatieve saldo onttrokken aan de algemene reserve na goedkeuring door de raad. 5

6 6 Tot slot Door het vaststellen van de kaders is er duidelijkheid over de rollen en verantwoordelijkheden bij de uitvoering van het personeelbeheerplan en de besteding van de budgetten binnen het personeelbeheerplan. We hebben definities gegeven aan de diverse inhuur categorieën om duidelijkheid te creëren en de eerder opgestelde spelregels kunnen vertalen naar een nieuw kader waar we de komende jaren mee aan het werk kunnen. 6